Sportausschuss im Volleyballverein: wer entscheidet wann

Im September stellt sich heraus, dass niemand angerufen hat. Die Spielerin, die aufrücken sollte, steht noch in ihrer alten Mannschaft, der Trainer der C1 hat erst Mitte August erfahren, dass er die C1 übernimmt, und der Vater, der im Juni dreimal geschrieben hat, hat nie eine Antwort bekommen. Das ist fast nie böser Wille. Es ist ein Vereinsjahr, in dem niemand genau wusste, wer was entscheiden durfte, und wann.

Das Problem ist kein Organigramm, es ist ein Kalender

Praktisch jeder Verein hat irgendwo ein Schaubild mit Kästchen: Vorstand oben, darunter ein Sportausschuss, ein Jugendausschuss, und dann die Trainer. Dieses Schaubild löst nichts, denn es sagt, wer wofür zuständig ist, und nicht, wann die Entscheidung fällt. Vereine laufen sich jährlich an denselben vier Momenten fest, und immer aus demselben Grund: die Entscheidung wurde in dem Moment getroffen, in dem sie sich nicht länger aufschieben ließ, von der Person, die zufällig am Tisch saß.

Dieser Artikel reiht diese vier Momente auf, mit je einer Angabe dazu, wer entscheidet, wer vorbereitet und wer kommuniziert. Ich zähle in Wochen rund um den ersten Spieltag, nicht in Monaten: Woche 0 ist das Wochenende des ersten Punktspiels, Woche 20 vor dem Start ist also zwanzig Wochen davor. Das Kalenderdatum dieses ersten Spieltags unterscheidet sich je nach Verband und Land, und die Meldefristen verschieben sich mit. Rechne die Wochen einmal von deinem eigenen Verbandskalender zurück, und du hast ein Vereinsjahr, das überall stimmt. Die Saisoncheckliste für Trainer läuft auf dieselbe Weise durchs Jahr, aber aus Sicht einer Mannschaft; das hier ist die Ebene darüber.

Fünf Rollen, und was jede Rolle selbstständig entscheiden darf

Bevor du die Momente verteilen kannst, muss feststehen, was eine Rolle allein tun darf — ohne Absprache, ohne Sitzung. Fünf Rollen kommen in fast jedem Verein vor:

• Vorstand. Zuständig für Geld, Räume und Menschen: Budget, Mitgliedsbeitrag, Hallenzeiten, Verträge und die Frage, ob ein Trainer bezahlt wird. Der Vorstand entscheidet nicht, wer in welcher Mannschaft spielt — sobald er das doch tut, ist jede Mannschaftseinteilung künftig ein Vorstandsbeschluss und damit ein Einspruchsverfahren.
• Sportausschuss. Zuständig für die sportliche Linie: wie viele Mannschaften, in welcher Spielklasse, wer welche Mannschaft trainiert, wie eingeteilt wird und wer aufrückt. Drei oder fünf Mitglieder funktionieren am besten — eine ungerade Zahl, damit eine Abstimmung endet.
• Jugendausschuss. Zuständig für alles, was die Jugend neben der sportlichen Linie macht: Turniere, Aktionen, Betreuung, Kontakt zu den Eltern. Hier fällt am häufigsten etwas zwischen die Stühle, weil beide Ausschüsse denken, der andere sei für die Jugendeinteilung zuständig. Legt einen Satz fest: die Jugendeinteilung gehört dem Sportausschuss, mit dem Jugendausschuss als Berater — oder genau umgekehrt, wenn euch das lieber ist. Nur nicht beides halb.
• Cheftrainer oder sportlicher Leiter. Wacht über die Lernlinie, berät den Sportausschuss und ist Ansprechpartner der Trainer. Darf während der Saison Aufrücken innerhalb seiner Linie regeln, sofern er es meldet.
• Mannschaftstrainer. Entscheidet alles innerhalb seiner eigenen Mannschaft: Aufstellung, Spielzeit, Trainingsinhalt, Wechselpolitik. Entscheidet nichts darüber, wer in seiner Mannschaft ist.

Die Regel, die das zusammenhält, passt in einen Satz: eine Entscheidung gehört zu der Rolle, die die ganze Saison damit leben muss, nicht zu der Rolle, die als Erste davon erfahren hat.

Moment 1: Mannschaften melden, 20 bis 14 Wochen vor dem Start

Hier wird entschieden, wie viele Mannschaften du meldest, in welcher Spielklasse und in welcher Altersklasse, und ob du zwei Mannschaften zusammenlegst oder eine zurückziehst. Was schiefgeht, ist fast immer dasselbe: gemeldet wird auf Basis des Mitgliederbestands vom letzten Jahr statt auf Basis der Mitglieder, die bestätigt haben, dass sie bleiben. Im September steht dann eine Mannschaft mit fünf Leuten da.

Die Reparatur kostet eine Mail. Vier Wochen vor dem Meldeschluss bekommt jedes Mitglied eine Frage mit drei Antworten: spielst du nächste Saison bei uns — ja, nein, weiß ich noch nicht. Nur „ja" zählt in der Zählung mit. Rechne obendrauf mit einem Puffer, denn zwischen Mai und September fällt immer jemand weg: melde eine Sechser-Mannschaft erst bei neun bestätigten Ja-Stimmen, eine Vier-gegen-vier-Mannschaft bei sechs. Bleibst du unter dieser Grenze, dann ist das Zusammenlegen mit einer anderen Mannschaft eine Entscheidung, die du jetzt triffst, nicht im September unter Druck.

Der Sportausschuss entscheidet über Anzahl und Spielklasse. Der Vorstand prüft nur zwei Dinge: passt es ins Budget, und gibt es Hallenzeiten. Der Meldetermin selbst und die Kosten eines späteren Rückzugs unterscheiden sich je nach Verband — schlag diese beiden Angaben einmal nach und trag sie in den Vereinskalender ein, denn sie bestimmen dein ganzes Frühjahr.

Moment 2: Trainer zuordnen, 18 bis 10 Wochen vor dem Start

Die klassische Reihenfolge ist: erst die Mannschaften bilden, dann Trainer suchen. Das ist genau falsch herum. In den Wochen, in denen euer Ausschuss noch puzzelt, haben die guten Kandidaten längst einem Verein zugesagt, der früher angerufen hat. Dreh es um: frag spätestens 18 Wochen vor dem Start jeden amtierenden Trainer, ob er weitermacht, und bitte um ein schriftliches Ja oder Nein. „Wahrscheinlich schon" ist ein Nein in Verkleidung.

Gib jedem, der ja sagt, ein A4-Blatt mit sechs Angaben darauf: welche Mannschaft, wie viele Trainings pro Woche, welche Hallenzeit, welcher Spieltag, welches Budget es für eine Fortbildung gibt, und den Namen der Person, an die er sich wenden kann. Letzteres ist keine Höflichkeit, sondern eine Entscheidung: ein Trainer mit Ansprechpartner ruft im November an, wenn etwas schiefläuft; ein Trainer ohne Ansprechpartner hört im November auf.

Zwei Fragen musst du vorher beantwortet haben. Wer entscheidet, wenn zwei Trainer denselben Spieler wollen? Der Cheftrainer berät aus der Lernlinie heraus, der Sportausschuss entscheidet. Nie die beiden Trainer untereinander — daraus wird ein Tauschhandel und keine Entscheidung, und der Spieler erfährt später davon. Und was, wenn 10 Wochen vor dem Start noch kein Trainer da ist? Dann wandert diese Vakanz zum Vorstand, denn ab diesem Punkt geht es um Geld: eine bezahlte Kraft, ein geteiltes Traineramt oder eine Mannschaft, die eine Klasse tiefer spielt. Lässt du sie beim Sportausschuss liegen, wird sie im August von dem Ausschussmitglied gelöst, das am schlechtesten Nein sagen kann.

Moment 3: Mannschaften einteilen, 8 bis 2 Wochen vor dem Start

Das ist der Moment mit den meisten Emotionen und dem wenigsten Verfahren. Achtung: es geht hier nur darum, wer entscheidet und in welcher Reihenfolge. Wie du eine einzelne Empfehlung inhaltlich aufbaust, steht in eine Aufstiegsempfehlung begründen, und der Mehrjahresblick dahinter in die langfristige Entwicklung eines Spielers.

1. 8 Wochen vor dem Start: jeder Trainer gibt pro Spieler eine Empfehlung ab, alle im selben Format. Unterschiedliche Formate machen einen Vergleich unmöglich und geben dem Trainer, der am schönsten schreibt, den meisten Einfluss.
2. 6 Wochen vor dem Start: der Sportausschuss legt den Einteilungsentwurf. Alle Mannschaften gleichzeitig auf den Tisch, nie Mannschaft für Mannschaft — ein Spieler, der aufrückt, reißt ein Loch in die Mannschaft darunter.
3. 4 Wochen vor dem Start: die Gespräche mit allen, bei denen die Empfehlung von ihrer Erwartung abweicht. Geführt von dem Trainer, der die Empfehlung gegeben hat, nicht von einem Ausschussmitglied, das den Spieler nie hat spielen sehen.
4. 2 Wochen vor dem Start: Veröffentlichung, auf einmal, an alle gleichzeitig.

Die wichtigste Regel steht zwischen Schritt 3 und 4: kein einziger Name geht nach draußen, bevor jede abweichende Empfehlung persönlich überbracht wurde. Eine Liste, die früher kursiert, macht jedes Gespräch danach zu einer Verteidigung. Wer so einen Tag mit Sichtungstrainings organisiert, findet das Vorgehen dafür in einen Sichtungstag organisieren.

Regelt auch den Einspruch vorher, denn der kommt sowieso. Eine Adresse (der Sportausschuss, nicht der Trainer), eine Frist (zwei Wochen nach der Veröffentlichung), eine Antwortform (schriftlich, durch dasselbe Ausschussmitglied). Eine Eskalation zum Vorstand ist nur über das Verfahren möglich — wurde die vereinbarte Reihenfolge eingehalten — und nie über den Inhalt der Empfehlung. Ohne diese Grenze landet jede Mannschaftseinteilung binnen zweier Saisons auf dem Vorstandstisch, und dann entscheidet der Vorstand künftig über Volleyball.

Moment 4: auswerten, 28 bis 32 Wochen nach dem Start

Der vierte Moment ist in Wirklichkeit der erste. Wer im Juni auswertet, obwohl er im Mai gemeldet hat, wertet fürs Archiv aus. Setz die Auswertung deshalb in die letzten Wochen der Saison, deutlich vor den Meldeschluss der nächsten Saison — dann ist sie kein Rückblick, sondern die Vorbereitung von Moment 1.

Bitte jeden Trainer um eine halbe A4-Seite mit drei Antworten: bleibt diese Mannschaft nächstes Jahr zusammen? Wer ist hier nächste Saison nicht mehr richtig aufgehoben, nach oben oder nach unten? Bleibst du selbst Trainer? Mehr nicht. Drei Fragen bekommst du zurück, zehn Fragen nicht.

Leg daneben die vereinsweiten Zahlen: Anwesenheit pro Mannschaft, die Zahl der Abmeldungen, und wer während der Saison aufgehört hat und in welchem Monat. Eine Mannschaft, in der im November drei Leute gegangen sind, erzählt dir mehr über die Einteilung des letzten Jahres als jede Abschlusstabelle. Trainer, die mit mehreren Mannschaften arbeiten, können diese Anwesenheitszahlen nebeneinanderlegen und als Datei an den Ausschuss weiterleiten — wie das geht, steht in mehrere Mannschaften als Trainer verwalten. Die Auswertung in der Mannschaft, mit den Spielern selbst, ist ein anderes Gespräch: das ist die Saisonauswertung.

Und dann der Teil, den Vereine standardmäßig überspringen: der Ausschuss liest diese Unterlagen in einer Sitzung, innerhalb von zwei Wochen nach Eingang, und beschließt etwas dazu. Eine Auswertung, die drei Monate liegen bleibt, ist zu einem Formular geworden.

Die Verantwortungstabelle

Das ist das Herz der Absprache. Nicht wer welche Funktion hat, sondern wer über die elf Dinge entscheidet, die in der Praxis zwischen die Stühle fallen. Zwei Spalten genügen: wer haut den Knoten durch, und wer führt es aus oder greift zum Telefon.

Will jemand eine vierte Spalte für „wer wird informiert", lass es. Ein Verein aus Ehrenamtlichen pflegt zwei Spalten; drei sind schon ehrgeizig.

Der Test: steht ein Name bei mehr als drei Rollen?

Füll die Tabelle jetzt noch einmal aus, aber mit Namen statt Rollen. Zähl danach, wie oft jeder Name vorkommt. Kommt ein Name häufiger als dreimal vor, dann habt ihr keinen Verein, sondern eine Person. Das funktioniert, solange diese Person da ist, und es ist zugleich euer größtes Risiko: sie ist auch die Einzige, die weiß, warum im März etwas entschieden wurde. Fällt sie durch einen Umzug, einen Burn-out oder einen Konflikt weg, bleibt nicht eine Aufgabe stehen, sondern das ganze Vereinsjahr.

Repariert wird in drei Schritten, in dieser Reihenfolge:

1. Nimm zuerst die ausführenden Aufgaben weg, nicht die Entscheidungen. Anrufen, schreiben, planen und verwalten lassen sich an jemanden übergeben, der sich heute meldet. Entscheidungen zu übergeben kostet eine Saison Einarbeitung.
2. Setz zwei Namen an jeden der vier Momente. Nicht als Rückfallebene, sondern als Paar, das es gemeinsam macht — das ist die einzige Übergabe, die von selbst passiert.
3. Halte es auf höchstens zwei Seiten fest und beschließt dieses Dokument jedes Jahr neu, in den Wochen vor der Meldung. Was einmal aufgeschrieben und danach nie wieder angesehen wurde, ist binnen zweier Jahre Gewohnheit statt Absprache geworden. Dieselben zwei Seiten sind auch der beste Anfang für eine Übergabe an einen Nachfolger.

Zwei Abende, und es steht

Du musst dafür kein Konzept schreiben. Abend eins, etwa 22 Wochen vor dem ersten Spieltag: die fünf Rollen durchgehen und die Tabelle mit Namen ausfüllen. Rechne mit anderthalb Stunden, davon eine Stunde Diskussion über drei Zeilen — meist die Mannschaftseinteilung, die Hallenzeiten und der wütende Elternteil. Abend zwei, zwei Wochen später: die vier Momente mit echten Daten in den Vereinskalender setzen, zurückgerechnet vom ersten Spieltag aus dem Verbandskalender, einschließlich der Sitzungen, die dazugehören. Danach ist es Wartung: einmal im Jahr nachjustieren, meist an einer oder zwei Zeilen.

Das Ergebnis merkst du erst im September, und dann an etwas, das nicht passiert. Kein Spieler, der es von einem Mitspieler erfährt. Kein Trainer, der beim ersten Training hört, welche Mannschaft er hat. Kein Elternteil, das dreimal schreibt.

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