Comisión técnica de voleibol: quién decide qué, y cuándo

En septiembre resulta que nadie había llamado. La jugadora que iba a subir sigue en su equipo de siempre, el entrenador del cadete se enteró a mediados de agosto de que le tocaba el cadete, y el padre que escribió tres correos en junio nunca recibió respuesta. Casi nunca es mala voluntad. Es un año de club en el que nadie sabía exactamente quién podía decidir qué, y cuándo.

El problema no es un organigrama, es un calendario

Prácticamente todos los clubes tienen en algún sitio un esquema con cuadraditos: la junta directiva arriba, debajo una comisión técnica, una comisión juvenil y después los entrenadores. Ese esquema no resuelve nada, porque dice quién manda sobre algo y no cuándo se toma la decisión. Los clubes se atascan cada año en los mismos cuatro momentos, y siempre por la misma razón: la decisión se tomó cuando ya no se podía aplazar más, y la tomó quien casualmente estaba sentado a la mesa.

Este artículo pone esos cuatro momentos en fila, con quién decide, quién prepara y quién comunica en cada uno. Cuento en semanas alrededor de la primera jornada, no en meses: la semana 0 es el fin de semana del primer partido de liga, así que la semana 20 antes del inicio son veinte semanas antes de esa fecha. La fecha de esa primera jornada cambia según la federación y el país, y los plazos de inscripción cambian con ella. Cuenta las semanas hacia atrás una sola vez desde tu propio calendario federativo y tendrás un año de club que encaja en cualquier sitio. La lista de temporada para entrenadores recorre el año de la misma manera, pero desde un solo equipo; esto es la capa de encima.

Cinco papeles y qué puede decidir cada uno por su cuenta

Antes de repartir los momentos hay que tener claro qué puede hacer un papel solo, sin consultar y sin reunión. Cinco papeles aparecen en casi todos los clubes:

• Junta directiva. Manda sobre dinero, espacio y personas: presupuesto, cuotas, horas de pista, contratos y la pregunta de si un entrenador cobra. La directiva no decide quién juega en qué equipo; en cuanto lo hace, cada reparto de equipos pasa a ser una decisión de la directiva y, con ello, un procedimiento de reclamación.
• Comisión técnica. Manda sobre la línea deportiva: cuántos equipos, en qué categoría, quién entrena cada equipo, cómo se reparte y quién sube. Tres o cinco miembros funciona mejor: un número impar, para que una votación termine.
• Comisión juvenil. Manda sobre todo lo que la base hace al margen de la línea deportiva: torneos, actividades, acompañamiento, contacto con las familias. Aquí es donde más cosas se caen entre dos sillas, porque las dos comisiones creen que la otra lleva el reparto de la base. Fija una frase: el reparto de equipos de base es de la comisión técnica, con la comisión juvenil como asesora, o exactamente al revés, si lo prefieres. Lo único que no vale es las dos a medias.
• Entrenador principal o coordinador técnico. Vela por la línea de aprendizaje, asesora a la comisión técnica y es el punto de contacto de los entrenadores. Puede mover jugadores dentro de su línea durante la temporada, siempre que lo comunique.
• Entrenador de equipo. Decide todo lo que ocurre dentro de su equipo: alineación, minutos, contenido del entrenamiento, política de cambios. No decide nada sobre quién está en su equipo.

La regla que mantiene todo esto en pie cabe en una frase: una decisión pertenece al papel que tendrá que convivir con ella toda la temporada, no al que se enteró primero.

Momento 1: inscribir equipos, de 20 a 14 semanas antes del inicio

Aquí se decide cuántos equipos inscribes, en qué categoría y en qué grupo de edad, y si juntas dos equipos o retiras uno. Lo que sale mal es casi siempre lo mismo: se inscribe según el listado de socios del año pasado y no según los socios que han confirmado que siguen. Y en septiembre te encuentras con un equipo de cinco.

La reparación cuesta un correo. Cuatro semanas antes del plazo de inscripción, cada socio recibe una pregunta con tres respuestas: ¿juegas con nosotros la próxima temporada? Sí, no, todavía no lo sé. Solo el "sí" cuenta. Añade además un margen, porque entre mayo y septiembre siempre cae alguien: inscribe un equipo de seis cuando tengas nueve "síes" confirmados, y un equipo de cuatro contra cuatro con seis. Si te quedas por debajo de ese umbral, juntar equipos es una decisión que tomas ahora, no en septiembre y con prisas.

La comisión técnica decide el número y la categoría. La junta directiva solo comprueba dos cosas: si cabe en el presupuesto y si hay horas de pista. La fecha de inscripción en sí, y lo que cuesta retirarse más tarde, cambia según la federación; busca esos dos datos una vez y ponlos en el calendario del club, porque condicionan toda tu primavera.

Momento 2: asignar entrenadores, de 18 a 10 semanas antes del inicio

El orden clásico es: primero formar los equipos y después buscar entrenadores. Es justo al revés. En las semanas en las que tu comisión sigue con el rompecabezas, los buenos candidatos ya han dicho que sí a un club que llamó antes. Dale la vuelta: pregunta como muy tarde 18 semanas antes del inicio a cada entrenador actual si sigue, y pide un sí o un no por escrito. "Probablemente sí" es un no disfrazado.

Dale a todo el que diga que sí un folio con seis cosas: qué equipo, cuántos entrenamientos por semana, qué horario de pista, qué día de partido, qué presupuesto hay para un curso y el nombre de la persona a la que puede acudir. Eso último no es cortesía, es una decisión: un entrenador con alguien a quien acudir llama en noviembre cuando algo va mal; un entrenador sin ese contacto lo deja en noviembre.

Hay dos preguntas que tienes que tener respondidas de antemano. ¿Quién corta el nudo cuando dos entrenadores quieren al mismo jugador? El entrenador principal asesora desde la línea de aprendizaje y la comisión técnica decide. Nunca los dos entrenadores entre ellos: eso se convierte en un intercambio y no en una decisión, y el jugador se entera después. ¿Y si 10 semanas antes del inicio todavía no hay entrenador? Entonces esa vacante pasa a la junta directiva, porque a partir de ese punto la cosa va de dinero: una persona contratada, un entrenamiento compartido o un equipo que juega en una categoría más baja. Si la dejas en manos de la comisión técnica, en agosto la resolverá el miembro que peor sabe decir que no.

Momento 3: repartir los equipos, de 8 a 2 semanas antes del inicio

Es el momento con más emoción y menos procedimiento. Ojo: aquí se trata solo de quién decide y en qué orden. Cómo se construye un informe individual por dentro está en fundamentar un consejo de promoción, y la mirada a varios años, en el desarrollo del jugador a largo plazo.

1. 8 semanas antes del inicio: cada entrenador entrega un informe por jugador, todos en el mismo formato. Formatos distintos hacen imposible comparar y dan más influencia al entrenador que mejor escribe.
2. 6 semanas antes del inicio: la comisión técnica monta el reparto provisional. Todos los equipos a la vez sobre la mesa, nunca equipo por equipo: un jugador que sube abre un agujero en el equipo de abajo.
3. 4 semanas antes del inicio: las charlas con todos aquellos cuyo informe se aparta de lo que esperaban. Las lleva el entrenador que dio el informe, no un miembro de la comisión que nunca ha visto jugar a ese jugador.
4. 2 semanas antes del inicio: publicación, de una vez, para todos a la vez.

La regla más importante está entre los pasos 3 y 4: ningún nombre sale al exterior antes de que cada informe discrepante se haya comunicado en persona. Una lista que circula antes convierte cada charla posterior en una defensa. Quien organice una jornada con entrenamientos de prueba encontrará el planteamiento en organizar un día de selección.

Deja también resuelto de antemano el procedimiento de reclamación, porque va a llegar igual. Una dirección (la comisión técnica, no el entrenador), un plazo (dos semanas desde la publicación) y una forma de respuesta (por escrito, del mismo miembro de la comisión). La escalada a la junta directiva solo puede ser sobre el procedimiento —si se ha seguido el orden acordado— y nunca sobre el contenido del informe. Sin ese límite, en dos temporadas cada reparto de equipos acaba en la mesa de la directiva, y entonces la directiva decide sobre voleibol para siempre.

Momento 4: evaluar, de 28 a 32 semanas después del inicio

El cuarto momento es en realidad el primero. Quien evalúa en junio habiendo inscrito en mayo, evalúa para el archivo. Coloca por eso la evaluación en las últimas semanas de la competición, bastante antes del plazo de inscripción de la temporada siguiente: así no es una mirada atrás, sino la preparación del momento 1.

Pide a cada entrenador medio folio con tres respuestas: ¿sigue junto este equipo el año que viene? ¿Quién no estará ya en su sitio la próxima temporada, hacia arriba o hacia abajo? ¿Sigues tú de entrenador? Nada más. Tres preguntas te vuelven; diez, no.

Pon al lado las cifras de todo el club: asistencia por equipo, número de bajas, y quién ha dejado el club durante la temporada y en qué mes. Un equipo del que en noviembre se fueron tres personas te dice más sobre el reparto del año pasado que cualquier tabla de clasificación. Los entrenadores que llevan varios equipos pueden poner esas cifras de asistencia una al lado de la otra y enviarlas como archivo a la comisión; cómo funciona eso está en gestionar varios equipos como entrenador. La evaluación dentro del equipo, con los propios jugadores, es otra conversación: esa es la evaluación de temporada.

Y ahora la parte que los clubes se saltan por sistema: la comisión lee esos documentos en una sola sesión, dentro de las dos semanas siguientes a recibirlos, y decide algo con ellos. Una evaluación que se queda tres meses en un cajón se ha convertido en un formulario.

La tabla de responsabilidades

Este es el corazón del acuerdo. No quién tiene qué cargo, sino quién decide sobre las once cosas que en la práctica se caen entre dos sillas. Con dos columnas basta: quién corta el nudo y quién lo ejecuta o coge el teléfono.

Si alguien quiere una cuarta columna con "a quién se informa", déjalo estar. Un club de voluntarios mantiene dos columnas al día; tres ya es ambicioso.

La prueba: ¿hay un nombre en más de tres papeles?

Rellena ahora la tabla otra vez, pero con nombres en lugar de papeles. Cuenta después cuántas veces aparece cada nombre. Si uno aparece más de tres veces, no tienes un club, tienes una persona. Eso funciona mientras esa persona esté, y es a la vez vuestro mayor riesgo: también es la única que sabe por qué se decidió algo en marzo. Si desaparece por una mudanza, un agotamiento o un conflicto, no se para una tarea, se para el año entero.

La reparación va en tres pasos, en este orden:

1. Quita primero las tareas de ejecución, no las decisiones. Llamar, escribir, planificar y administrar se pueden traspasar a alguien que se apunte hoy mismo. Traspasar decisiones cuesta una temporada de rodaje.
2. Pon dos nombres en cada uno de los cuatro momentos. No como reserva, sino como pareja que lo hace junta: es el único traspaso que ocurre por sí solo.
3. Ponlo por escrito en dos páginas como máximo y aprueba ese documento cada año de nuevo, en las semanas previas a la inscripción. Lo que se escribe una vez y no se vuelve a mirar se convierte en dos años en costumbre en lugar de acuerdo. Esas mismas dos páginas son además el mejor comienzo para traspasar un equipo a un sucesor.

Dos tardes y lo tienes montado

No hace falta escribir un plan estratégico. Tarde uno, unas 22 semanas antes de la primera jornada: repasar los cinco papeles y rellenar la tabla con nombres. Cuenta con hora y media, de la cual una hora será discusión sobre tres filas, normalmente el reparto de equipos, las horas de pista y el padre enfadado. Tarde dos, dos semanas después: poner los cuatro momentos en el calendario del club con fechas reales, contadas hacia atrás desde la primera jornada del calendario federativo, incluidas las reuniones que hacen falta. A partir de ahí es mantenimiento: un ajuste al año, casi siempre en una o dos filas.

El resultado no lo notas hasta septiembre, y entonces por algo que no ocurre. Ningún jugador que se entera por un compañero. Ningún entrenador que descubre en el primer entrenamiento qué equipo lleva. Ningún padre que escribe tres veces.

Preguntas frecuentes