Komisja szkoleniowa: kto decyduje o czym i kiedy

We wrześniu okazuje się, że nikt nie zadzwonił. Zawodniczka, która miała przejść wyżej, wciąż stoi w starej drużynie, trener kadetów dopiero w połowie sierpnia usłyszał, że prowadzi kadetów, a ojciec, który w czerwcu napisał trzy maile, nigdy nie dostał odpowiedzi. To prawie nigdy nie jest zła wola. To rok klubowy, w którym nikt dokładnie nie wiedział, kto co może zdecydować i kiedy.

Problemem nie jest schemat organizacyjny, tylko kalendarz

Praktycznie każdy klub ma gdzieś schemat z prostokątami: zarząd na górze, pod nim komisja szkoleniowa, komisja młodzieżowa, a potem trenerzy. Ten schemat niczego nie rozwiązuje, bo mówi, kto się czymś zajmuje, a nie kiedy zapada decyzja. Kluby co roku zacinają się na tych samych czterech momentach i zawsze z tego samego powodu: decyzja zapadła wtedy, gdy nie dało się już jej odłożyć, i podjęła ją osoba, która akurat siedziała przy stole.

Ten artykuł układa te cztery momenty po kolei, a przy każdym pisze, kto decyduje, kto przygotowuje i kto komunikuje. Liczę w tygodniach wokół pierwszej kolejki, a nie w miesiącach: tydzień 0 to weekend pierwszego meczu ligowego, a tydzień 20 przed startem to dwadzieścia tygodni wcześniej. Data kalendarzowa tej pierwszej kolejki różni się w zależności od związku i kraju, a terminy zgłoszeń przesuwają się razem z nią. Przelicz tygodnie raz wstecz od własnego terminarza związkowego, a masz rok klubowy, który wszędzie się zgadza. Sezonowa lista kontrolna dla trenera przechodzi przez rok w ten sam sposób, tylko z perspektywy jednej drużyny; to jest warstwa nad nią.

Pięć ról i to, co każda może zdecydować samodzielnie

Zanim rozdzielisz momenty, musi być jasne, co dana rola może zrobić sama — bez konsultacji, bez zebrania. W prawie każdym klubie występuje pięć ról:

• Zarząd. Odpowiada za pieniądze, przestrzeń i ludzi: budżet, składki, godziny w hali, umowy i pytanie, czy trener dostaje wynagrodzenie. Zarząd nie decyduje, kto w której drużynie gra — gdy tylko zacznie, każdy podział zawodników staje się odtąd decyzją zarządu, a więc i przedmiotem odwołania.
• Komisja szkoleniowa. Odpowiada za linię sportową: ile drużyn, w jakiej klasie, kto którą drużynę prowadzi, jak wygląda podział i kto przechodzi wyżej. Najlepiej działa trzy albo pięć osób — liczba nieparzysta, żeby głosowanie się kończyło.
• Komisja młodzieżowa. Odpowiada za wszystko, co młodzież robi obok linii sportowej: turnieje, wydarzenia, opiekę, kontakt z rodzicami. Tu najczęściej coś wpada między krzesła, bo obie komisje sądzą, że to ta druga zajmuje się podziałem młodzieży. Zapisz jedno zdanie: podział młodzieży należy do komisji szkoleniowej, a komisja młodzieżowa jest doradcą — albo dokładnie odwrotnie, jeśli tak wolicie. Byle nie obie po połowie.
• Trener koordynator. Pilnuje ścieżki szkoleniowej, doradza komisji szkoleniowej i jest punktem kontaktowym dla trenerów. W trakcie sezonu może regulować przejścia w obrębie swojej linii, pod warunkiem że to zgłasza.
• Trener drużyny. Decyduje o wszystkim wewnątrz własnej drużyny: ustawienie, czas gry, treść treningu, polityka zmian. Nie decyduje o tym, kto jest w jego drużynie.

Reguła, która trzyma to w całości, mieści się w jednym zdaniu: decyzja należy do roli, która będzie z nią żyć przez cały sezon, a nie do roli, która pierwsza się o niej dowiedziała.

Moment 1: zgłoszenie drużyn, 20 do 14 tygodni przed startem

Tu zapada decyzja, ile drużyn zgłaszasz, w jakiej klasie i w jakiej kategorii wiekowej, i czy łączycie dwie drużyny albo jedną wycofujecie. To, co idzie nie tak, jest prawie zawsze takie samo: zgłasza się na podstawie listy członków z zeszłego roku zamiast na podstawie tych, którzy potwierdzili, że zostają. We wrześniu stoi wtedy drużyna licząca pięć osób.

Naprawa kosztuje jednego maila. Cztery tygodnie przed terminem zgłoszeń każdy członek dostaje jedno pytanie z trzema odpowiedziami: czy grasz u nas w przyszłym sezonie — tak, nie, jeszcze nie wiem. Do liczenia wchodzi tylko „tak”. Doliczaj do tego margines, bo między majem a wrześniem zawsze ktoś odpada: zgłoś szóstkę dopiero przy dziewięciu potwierdzonych „tak”, a drużynę cztery na cztery przy sześciu. Zostajesz poniżej tej granicy — połączenie z inną drużyną to decyzja, którą podejmujesz teraz, a nie we wrześniu pod presją.

Komisja szkoleniowa decyduje o liczbie drużyn i klasie. Zarząd sprawdza tylko dwie rzeczy: czy mieści się to w budżecie i czy są godziny w hali. Sama data zgłoszeń i koszt późniejszego wycofania różnią się w zależności od związku — znajdź te dwie informacje raz i wpisz je do kalendarza klubu, bo one wyznaczają całą twoją wiosnę.

Moment 2: przydział trenerów, 18 do 10 tygodni przed startem

Klasyczna kolejność brzmi: najpierw ułożyć drużyny, potem szukać trenerów. To jest dokładnie na odwrót. W tygodniach, w których twoja komisja jeszcze układa puzzle, dobrzy kandydaci już powiedzieli „tak” klubowi, który zadzwonił wcześniej. Odwróć to: najpóźniej 18 tygodni przed startem zapytaj każdego obecnego trenera, czy zostaje, i poproś o pisemne tak albo nie. „Chyba tak” to przebrane nie.

Każdemu, kto mówi tak, daj jedną kartkę A4 z sześcioma rzeczami: która drużyna, ile treningów w tygodniu, jakie godziny w hali, jaki dzień meczowy, jaki budżet jest na kurs i nazwisko osoby, do której może się zwrócić. To ostatnie nie jest grzecznością, tylko decyzją: trener z osobą kontaktową dzwoni w listopadzie, gdy coś idzie nie tak, a trener bez takiej osoby w listopadzie rezygnuje.

Na dwa pytania musisz mieć odpowiedź z góry. Kto rozstrzyga, gdy dwóch trenerów chce tego samego zawodnika? Trener koordynator doradza z perspektywy ścieżki szkoleniowej, komisja szkoleniowa decyduje. Nigdy dwóch trenerów między sobą — z tego robi się wymiana handlowa, a nie decyzja, i zawodnik dowiaduje się o niej później. A co, jeśli 10 tygodni przed startem wciąż nie ma trenera? Wtedy ten wakat przechodzi do zarządu, bo od tego momentu chodzi o pieniądze: płatna osoba, trenerstwo dzielone albo drużyna grająca w niższej klasie. Zostawisz go w komisji szkoleniowej, a w sierpniu rozwiąże go ten członek komisji, który najsłabiej potrafi powiedzieć nie.

Moment 3: podział drużyn, 8 do 2 tygodni przed startem

To moment z największą ilością emocji i najmniejszą ilością procedury. Uwaga: chodzi tu wyłącznie o to, kto decyduje i w jakiej kolejności. Jak merytorycznie zbudować indywidualną rekomendację, opisuje tekst jak uzasadnić rekomendację przejścia wyżej, a spojrzenie wieloletnie za nią — długofalowy rozwój zawodnika.

1. 8 tygodni przed startem: każdy trener oddaje rekomendację na każdego zawodnika, wszyscy w tym samym formacie. Różne formaty uniemożliwiają porównanie i dają największy wpływ trenerowi, który najładniej pisze.
2. 6 tygodni przed startem: komisja szkoleniowa układa wstępny podział. Wszystkie drużyny naraz na stole, nigdy drużyna po drużynie — jeden zawodnik idący wyżej robi dziurę w drużynie pod spodem.
3. 4 tygodnie przed startem: rozmowy z każdym, dla kogo rekomendacja odbiega od jego oczekiwań. Prowadzone przez trenera, który tę rekomendację wystawił, a nie przez członka komisji, który nigdy nie widział zawodnika w grze.
4. 2 tygodnie przed startem: publikacja, za jednym razem, dla wszystkich naraz.

Najważniejsza zasada stoi między krokiem 3 a 4: żadne nazwisko nie wychodzi na zewnątrz, zanim każda odbiegająca rekomendacja nie zostanie przekazana osobiście. Lista, która krąży wcześniej, zamienia każdą późniejszą rozmowę w obronę. Kto organizuje taki dzień z treningami próbnymi, znajdzie podejście w tekście jak zorganizować dzień naboru.

Ureguluj też odwołania z góry, bo i tak się pojawią. Jeden adres (komisja szkoleniowa, nie trener), jeden termin (dwa tygodnie od publikacji), jedna forma odpowiedzi (pisemnie, przez tego samego członka komisji). Eskalacja do zarządu jest możliwa wyłącznie w sprawie procedury — czy uzgodniona kolejność została zachowana — i nigdy w sprawie treści rekomendacji. Bez tej granicy każdy podział drużyn w ciągu dwóch sezonów wyląduje na stole zarządu, a wtedy o siatkówce decyduje odtąd zarząd.

Moment 4: podsumowanie, 28 do 32 tygodni po starcie

Czwarty moment jest w rzeczywistości pierwszym. Kto podsumowuje w czerwcu, a zgłaszał w maju, podsumowuje do archiwum. Ustaw więc podsumowanie na ostatnie tygodnie rozgrywek, dobrze przed terminem zgłoszeń na kolejny sezon — wtedy to nie retrospektywa, tylko przygotowanie momentu 1.

Poproś każdego trenera o pół strony A4 z trzema odpowiedziami: czy ta drużyna zostaje w przyszłym roku razem? Kto w przyszłym sezonie nie jest tu na swoim miejscu, w górę albo w dół? Czy sam zostajesz trenerem? Nic więcej. Trzy pytania dostaniesz z powrotem, dziesięciu nie.

Połóż obok tego liczby z całego klubu: frekwencję na drużynę, liczbę wypisań i to, kto zrezygnował w trakcie sezonu i w którym miesiącu. Drużyna, z której w listopadzie odeszły trzy osoby, mówi ci o zeszłorocznym podziale więcej niż jakakolwiek tabela końcowa. Trenerzy pracujący z kilkoma drużynami mogą zestawić te dane o frekwencji obok siebie i przesłać komisji jako plik — jak to działa, opisuje tekst jak prowadzić kilka drużyn naraz. Podsumowanie wewnątrz drużyny, z samymi zawodnikami, to inna rozmowa: to podsumowanie sezonu z drużyną.

I na koniec fragment, który kluby standardowo pomijają: komisja czyta te materiały na jednym posiedzeniu, w ciągu dwóch tygodni od wpłynięcia, i coś na ich podstawie postanawia. Podsumowanie, które leży trzy miesiące, stało się formularzem.

Tabela odpowiedzialności

To jest serce całej umowy. Nie kto ma jaką funkcję, tylko kto decyduje w tych jedenastu sprawach, które w praktyce wpadają między krzesła. Dwie kolumny wystarczą: kto rozstrzyga i kto to wykonuje albo bierze telefon do ręki.

Jeśli ktoś chce czwartej kolumny „kto zostaje poinformowany”, odpuść. Klub wolontariuszy utrzyma dwie kolumny; trzy to już ambitnie.

Test: czy jedno nazwisko stoi przy więcej niż trzech rolach?

Wypełnij tabelę jeszcze raz, ale nazwiskami zamiast rolami. Potem policz, ile razy pojawia się każde nazwisko. Jeśli jedno pojawia się częściej niż trzy razy, nie macie klubu, tylko osobę. To działa, dopóki ta osoba jest, i to jest zarazem wasze największe ryzyko: ona jako jedyna wie też, dlaczego w marcu coś postanowiono. Odpadnie przez przeprowadzkę, wypalenie albo konflikt — stanie nie jedno zadanie, tylko cały rok klubowy.

Naprawa idzie w trzech krokach, w tej kolejności:

1. Najpierw zabierz zadania wykonawcze, nie decyzje. Dzwonienie, mailowanie, planowanie i administrowanie da się przekazać komuś, kto zgłosi się dzisiaj. Przekazanie decyzji kosztuje sezon wdrażania.
2. Postaw dwa nazwiska przy każdym z czterech momentów. Nie jako zabezpieczenie, tylko jako parę, która robi to razem — to jedyne przekazanie wiedzy, które dzieje się samo.
3. Zapisz to na maksymalnie dwóch stronach i zatwierdzaj ten dokument co roku od nowa, w tygodniach przed zgłoszeniami. To, co raz zapisano i już nigdy nie przejrzano, w ciągu dwóch lat staje się zwyczajem zamiast umową. Te same dwie strony są też najlepszym początkiem przekazania drużyny następcy.

Dwa wieczory i macie to gotowe

Nie musicie pisać do tego planu strategicznego. Wieczór pierwszy, jakieś 22 tygodnie przed pierwszą kolejką: przejść pięć ról i wypełnić tabelę nazwiskami. Licz na półtorej godziny, z czego godzina to dyskusja o trzech wierszach — zwykle o podziale drużyn, godzinach w hali i o wściekłym rodzicu. Wieczór drugi, dwa tygodnie później: wstawić cztery momenty do kalendarza klubu z prawdziwymi datami, przeliczonymi wstecz od pierwszej kolejki z terminarza związkowego, razem z należącymi do nich zebraniami. Potem to już tylko utrzymanie: raz w roku korekta, zwykle jednego albo dwóch wierszy.

Efekt zauważysz dopiero we wrześniu i to po czymś, co się nie wydarzy. Żaden zawodnik nie usłyszy tego od kolegi z drużyny. Żaden trener nie dowie się na pierwszym treningu, jaką ma drużynę. Żaden rodzic nie napisze trzy razy.

Częste pytania