Podręcznik klubu siatkarskiego: co w nim jest i kto go pilnuje

Prawie każdy klub ma podręcznik i w prawie każdym klubie leży on na dysku, do którego drogę znają trzy osoby. Powstał w entuzjastyczne lato, liczy czterdzieści stron i nigdy więcej nikt go nie otwiera — także nie nowy rodzic-opiekun drużyny, który w sobotę o ósmej rano stoi przed zamkniętymi drzwiami hali. Problem nie polega na tym, że kluby zapisują za mało. Problem polega na tym, że zapisują niewłaściwe rzeczy, w miejscu, w które nikt nie zagląda w chwili, gdy jest to potrzebne.

Podręcznik na czterdzieści stron niczego nie rozwiązuje

Podręcznika klubowego nie czyta się jak książki. Zagląda się do niego w tych dziewięćdziesięciu sekundach, zanim ktoś musi coś zrobić: dyżurny w barze, który za kwadrans ósma nie potrafi uruchomić kasy, zastępstwo przy stoliku sędziowskim, które nie wie, gdzie leży protokół meczowy, trener, który ma przed sobą kontuzję i szuka, gdzie wisi apteczka. Jeśli odpowiedzi nie ma w dwóch ekranach, ta osoba i tak do kogoś zadzwoni — a wtedy podręcznik nie spełnił żadnej funkcji.

Stąd bierze się najważniejsza zasada projektowa: każda część odpowiada na jedno pytanie i mieści się na jednej kartce A4, mniej więcej 250 słów. Co jest dłuższe, nie jest rozdziałem, tylko załącznikiem. Podręcznik na czterdzieści stron rzadko bywa bardziej dogłębny niż ten na dwanaście; zawiera tylko więcej tekstu, przez który odpowiedź naprawdę istotna staje się nie do znalezienia.

Jeszcze jedna różnica: podręcznik nie opisuje polityki, tylko czynności. Polityka należy do planu strategicznego; podręcznik mówi, do kogo dzwonisz, gdzie coś leży, co możesz zdecydować sam i w jakim czasie dostaniesz odpowiedź.

Zacznij od pytań, nie od rozdziałów

Najszybszy sposób, żeby wiedzieć, co ma się w nim znaleźć, to spojrzeć wstecz. Przewiń dwanaście miesięcy skrzynki zarządu i klubowej grupy na czacie i wypisz każde pytanie, które padło co najmniej dwa razy. W większości klubów zostaje zaskakująco krótka lista, a te pytania to twój spis treści. Wszystko, do czego nie umiesz dopasować pytania, jest rozdziałem dla nikogo — pomiń to.

To podejście ma przyjemny efekt uboczny: piszesz językiem pytającego. Nie „Procedura gospodarki sprzętem, punkt 3”, tylko „Siatka jest zepsuta. Co teraz?”. Kto czegoś szuka, szuka po swoim pytaniu, a nie po twoim nagłówku.

Dziewięć części, które powinny być w nim zawsze

Te dziewięć tematów wraca w każdym klubie. Za każdą częścią stoi pytanie, na które ona odpowiada — zapisz to pytanie dosłownie jako nagłówek sekcji.

• Role i osoby kontaktowe — „Kogo mam złapać?” Do każdego tematu nazwisko, numer telefonu albo adres mailowy, godziny, w których ta osoba jest dostępna, i jedno zdanie o tym, co decyduje, a czego nie. Twarda zasada: jeśli przy temacie nie stoi nazwisko, ten temat jest niczyj i prędzej czy później się posypie. Kto decyduje o podziale na drużyny, kto przecina spór dwóch trenerów o tego samego zawodnika, kto oddzwania do zdenerwowanego rodzica.
• Hala, klucze i godziny — „Jak wejdę i o której muszę wyjść?” Kto ma klucz albo kod, jak się go zdobywa, kto robi ostatnią rundę i numer, pod który dzwonisz, gdy drzwi są zamknięte, a stoi dwadzieścioro dzieci. Samego podziału hali nie wstawiaj jako tabeli — zmienia się za często; odeślij do miejsca, w którym stoi aktualny grafik.
• Sprzęt — „Gdzie są piłki i co, jeśli coś jest zepsute?” Która komórka, który wózek należy do której grupy, co jest klubowe, a co drużyny, kto dozamawia i jak zgłasza się szkodę. Dopisz, w ciągu ilu dni zgłoszenie zostaje podjęte; bez terminu zgłaszanie staje się dobrowolne.
• Stolik sędziowski i sędziowanie — „Mam w sobotę liczyć, o której mam być i co mam robić?” Godzina rozpoczęcia minus ile minut, gdzie leży protokół albo tablet, kto jest pierwszym sędzią i co robisz, jeśli się nie pojawi. Jakie uprawnienia są wymagane na jakim poziomie i który formularz obowiązuje, różni się w zależności od związku — nie stawiaj tam więc przepisów, tylko odnośnik do strony własnego związku plus nazwisko osoby, która to u was prowadzi.
• Dyżury w barze i w hali — „Czego się ode mnie oczekuje i jak się zamienię?” Godzina rozpoczęcia, godzina zakończenia, co otwierasz i co zamykasz, jak działa kasa albo system płatności, a przede wszystkim: jak zamienić się dyżurem i z kim to załatwiasz. Procedura zamiany prowadząca wyłącznie przez zarząd gwarantuje puste dyżury. Jeśli planowanie idzie u was w aplikacji, powinien tam stać odnośnik do grafiku dyżurów w barze, a nie druga lista, która się zestarzeje.
• Zwroty i rozliczenia — „Wyłożyłem swoje pieniądze, jak je odzyskam?” Do kogo to wysyłasz, z jakim dowodem, w jakim terminie i co jest, a co nie jest zwracane: koszty dojazdu, koszty sędziowskie, kurs, sprzęt kupiony z własnej kieszeni. Jedna ścieżka płatności, nie trzy. To, co podatkowo wolno wypłacić wolontariuszowi, różni się w zależności od kraju i zmienia się niemal co roku — nigdy więc nie wstawiaj kwoty do podręcznika bez roku obok, a po aktualny limit odsyłaj do swojego związku albo urzędu skarbowego.
• Kodeks postępowania i bezpieczeństwo — „Co robię, gdy widzę coś, co jest nie tak?” Zasady współżycia w maksymalnie dziesięciu zdaniach, kto jest osobą zaufania i jak się z nią skontaktować bez przechodzenia najpierw przez zarząd, oraz jakiej weryfikacji twój klub wymaga od opiekunów. Czy zaświadczenie o niekaralności jest obowiązkowe i jak się je uzyskuje, różni się w zależności od kraju i związku: opisz, czego wymagacie i gdzie składa się wniosek, a nie co przewiduje prawo gdzie indziej.
• Gdy coś pójdzie nie tak — „Jest sobotni poranek i coś się dzieje, do kogo dzwonię?” Trzy scenariusze wystarczą: odwołanie, kontuzja i incydent. Na scenariusz trzy linijki: kto decyduje, kto kogo informuje i co zapisujesz po fakcie. Przy kontuzji dopisz, gdzie wisi apteczka i AED, kto jest przeszkolony i kiedy dzwonisz od razu pod numer alarmowy. Kto musi jeszcze ogarnąć odwołanie i komunikację na poziomie drużyny, znajdzie scenariusz w odwoływaniu meczu albo treningu.
• Kanały komunikacji — „Gdzie normalnie stoi tego rodzaju informacja?” Który kanał do czego: kalendarz jest wiążący dla godzin i miejsc, jeden kanał klubowy do wiadomości ogólnoklubowych, aplikacja drużyny do spraw codziennych, mail do wszystkiego, co trzeba potem odnaleźć. Dopisz, kto może wysyłać do całego klubu; trzy osoby wysyłające bez koordynacji do wszystkich członków to najszybszy sposób, żeby nikt już nie czytał.

Forma: jedno źródło i jedna kartka A4 na rolę

Czy podręcznik ma być jednym dokumentem, czy stosem osobnych instrukcji? Jednym i drugim, ale nie obok siebie. Jest jedno źródło — jeden dokument albo jedna strona, pod jednym linkiem, która zawsze się zgadza. Z niego wycinasz po jednej kartce A4 na rolę i to właśnie ta kartka jest tym, co ludzie faktycznie dostają.

Cztery albo pięć kartek na role pokrywa w większości klubów wszystko: trener, rodzic-opiekun albo menedżer drużyny, stolik sędziowski, dyżur w barze i sekretarz zawodów. Kartka dla trenera zawiera na przykład dokładnie to:

1. Twoja godzina treningu, twoja część hali i moment, w którym musisz zwolnić parkiet.
2. Jak wchodzisz i kto zamyka.
3. Gdzie stoi twój wózek z piłkami i co sprzątasz po zajęciach.
4. Numer, pod który dzwonisz, gdy hala jest zamknięta.
5. Jak i którym kanałem odwołujesz trening i najpóźniej o której.
6. Co robisz przy kontuzji: gdzie wisi apteczka, kto jest przeszkolony, kiedy dzwonisz pod numer alarmowy.
7. Co decydujesz sam (materiał ćwiczebny, ustawienie, zmiany w twojej drużynie), a czego nie (podział na drużyny, dodatkowe godziny hali, ściąganie zawodnika z innej drużyny).
8. Kto jest twoją osobą kontaktową i kiedy jest dostępna.

Osiem linijek. To mieści się na jednej stronie, wisi w hali i idzie jako zdjęcie do grupy trenerów. Wszystko, czego trener potrzebuje poza tym, dotyczy jego własnej drużyny, a nie klubu — od tego są ustalenia drużynowe, które robi z własną grupą.

Kartka wdrożeniowa dla nowego wolontariusza

To od razu najważniejsze zastosowanie podręcznika: kto dziś powie „tak”, musi móc zacząć w ciągu dziesięciu minut. Nowy wolontariusz potrzebuje w tych dziesięciu minutach pięciu rzeczy, w tej kolejności: na czym polega moje zadanie (w jednym zdaniu, nie w profilu stanowiska), kto jest moją osobą kontaktową (nazwisko, numer, dostępność), gdzie stoją rzeczy, co mogę zdecydować sam i co robię, gdy coś pójdzie nie tak. Zabraknie czwartej — nikt nie odważy się nic zrobić; zabraknie piątej — ktoś zadzwoni do ciebie w sobotę rano.

Przypisz do tego zawsze jedno nazwisko. Dokument nikogo nie zwerbuje i nikogo nie zatrzyma; człowiek tak. Umówcie się, że osoba kontaktowa dzwoni raz w pierwszym tygodniu z tymi samymi trzema pytaniami: czy idzie, na co natrafiłeś i co chciałbyś wiedzieć, kiedy zaczynałeś. Ta ostatnia odpowiedź to darmowa konserwacja twojego podręcznika — dokładnie ta luka, którą poprzedni wolontariusz po cichu załatał sam.

Aktualizuj w chwili, gdy ktoś o coś pyta

Tu pada większość podręczników. Pisze się je raz, świętuje raz, a potem starzeją się w ciszy: numer telefonu już się nie zgadza, skarbnikiem jest kto inny, godziny hali się przesunęły. Zatrzymują to dwie zasady.

Zasada pierwsza: każda sekcja ma jedno nazwisko i jedną datę. Na górze każdej części stoi „Ostatnia zmiana: 14 marca — Marta”. Jedno nazwisko, żadnej komisji: „zarząd” jako właściciel oznacza w praktyce nikogo.

Zasada druga: pytanie, którego nie ma w podręczniku, zostaje dopisane w ciągu 24 godzin. Nie na koniec sezonu, nie na liście — od razu po udzieleniu odpowiedzi, w dwie minuty. To jedyna zasada konserwacji, która w praktyce się utrzymuje, bo podłącza się pod coś, co i tak się dzieje: ktoś zadał pytanie i ktoś na nie odpowiedział. Klub, który wytrzyma z tym jeden sezon, ma pod koniec maja podręcznik pokrywający dokładnie te pytania, które istnieją, i nic ponadto.

Coroczny przegląd zostaje obok tego, ale jako siatka bezpieczeństwa, a nie główny moment. Zaplanuj go w miesiącu, w którym u was układa się drużyny na przyszły sezon — w wielu klubach kwiecień albo maj, ale to zależy od kalendarza rozgrywek twojego związku. Półtorej godziny wystarczy: przejdź wszystkie nazwiska, numery, godziny i kwoty i wykreśl to, do czego przez dwanaście miesięcy nikt nie zajrzał. Zaplanuj go w tym samym tygodniu co resztę przygotowań do sezonu.

Czego być nie musi: wszystkiego, co już stoi w systemie

Podręcznik ma być możliwie krótki, a najszybszy sposób na utrzymanie go w ryzach to pominięcie wszystkiego, co gdzie indziej i tak jest automatycznie aktualne. Godziny treningów, terminarz meczów, kto przyjdzie, kto wiezie, jakich ćwiczeń używa drużyna, jak rozwija się zawodnik: to należy do kalendarza i administracji drużyny, a nie do pliku tekstowego, który ktoś musi poprawiać ręcznie. W Koach te rzeczy stoją przy samej drużynie — podział drużyn w ramach jednego klubu ustawiasz przez powiązanie z klubem, a co widzisz i możesz ustawić jako administrator, stoi w zarządzaniu klubem. Podręcznik odsyła tam raz i nie powtarza treści.

Zostaje dokładnie to, do czego podręcznik jest stworzony: ustalenia, których nie ma w żadnym systemie. Klucze, procedury, przepływy pieniędzy, zasady zachowania, numery telefonów i pytanie, kto o czym decyduje. To zwykle dziesięć do piętnastu stron rozłożonych na dziewięć sekcji — a nie czterdzieści.

Gdzie podręcznik się kończy: wiedza jednej drużyny

Jednej rzeczy świadomie w nim nie ma, choćby nie wiem jak kusiła: wiedzy konkretnego trenera o jego konkretnej grupie. Kto radzi sobie na drugiej pozycji, dlaczego numer 12 w listopadzie omal nie zrezygnował, jaki materiał ćwiczebny niesie tę drużynę — to nie jest informacja klubowa, tylko drużynowa, i przekazuje się ją następcy, zamiast wstawiać do dokumentu klubowego, w którym w ciągu sezonu przestanie się zgadzać. Jak zorganizować takie przekazanie, stoi w przekazaniu drużyny nowemu trenerowi; jeśli przy jednej drużynie pracuje kilku trenerów obok siebie, ta sama zasada obowiązuje w drużynie z kilkoma trenerami. Podręcznik klubowy reguluje wyłącznie to, co każda rola przy każdej drużynie ma robić tak samo.

Test: daj go komuś, kto dołączył w zeszłym miesiącu

Czy twój podręcznik działa, nie dowiesz się, czytając go samemu. Ty odpowiedzi już znasz. Weź zamiast tego kogoś, kto niedawno został wolontariuszem, daj mu trzy pytania i patrz, nie pomagając: „W sobotę o ósmej nie ma nikogo z kluczem — co robisz?”, „Wyłożyłeś piętnaście euro na piłki — jak to odzyskasz?” i „Zawodnik doznaje kontuzji na treningu — co robisz w pierwszych dwóch minutach?”. Znajdzie wszystkie trzy odpowiedzi w dwie minuty — podręcznik jest gotowy. Musi przy którymś do kogoś zadzwonić — wiesz dokładnie, której sekcji brakuje albo która jest za długa.

Zrób ten test raz w roku z innym nowym wolontariuszem. Kosztuje kwadrans i prawie zawsze przynosi kilka konkretnych poprawek.

Częste pytania