Vereinshandbuch Volleyball: was drinsteht, wer es pflegt

Fast jeder Verein hat ein Handbuch, und bei fast jedem Verein liegt es auf einem Laufwerk, auf dem sich drei Leute auskennen. Es ist in einem begeisterten Sommer geschrieben, hat vierzig Seiten und wird danach nie wieder geöffnet — auch nicht von dem neuen Elternteil, das am Samstagmorgen um acht vor einer verschlossenen Hallentür steht. Das Problem ist nicht, dass Vereine zu wenig festhalten. Das Problem ist, dass sie das Falsche festhalten, an einer Stelle, an der in dem Moment, in dem es gebraucht wird, niemand nachschaut.

Ein Handbuch mit vierzig Seiten löst gar nichts

Ein Vereinshandbuch wird nicht gelesen wie ein Buch. Es wird in den neunzig Sekunden konsultiert, bevor jemand etwas tun muss: der Thekendienst, der um Viertel vor acht die Kasse nicht zum Laufen bringt, die Aushilfe am Schreibertisch, die nicht weiß, wo der Spielberichtsbogen liegt, der Trainer, der eine Verletzung vor sich hat und sucht, wo der Erste-Hilfe-Koffer hängt. Steht die Antwort nicht innerhalb von zwei Bildschirmen da, ruft diese Person trotzdem jemanden an — und dann hatte das Handbuch keinerlei Funktion.

Daraus folgt die wichtigste Gestaltungsregel: jeder Baustein beantwortet eine Frage und passt auf eine A4-Seite, ungefähr 250 Wörter. Was länger ist, ist kein Kapitel, sondern ein Anhang. Ein Handbuch mit vierzig Seiten ist selten gründlicher als eines mit zwölf; es enthält nur mehr Text, der die Antwort, auf die es ankam, unauffindbar macht.

Noch ein Unterschied: ein Handbuch beschreibt keine Politik, sondern Handlungen. Grundsätze gehören in ein Leitbild; ein Handbuch sagt, wen du anrufst, wo etwas liegt, was du selbst entscheiden darfst und innerhalb welcher Frist du eine Antwort bekommst.

Fang bei den Fragen an, nicht bei den Kapiteln

Der schnellste Weg herauszufinden, was hineingehört, ist zurückzuschauen. Scroll zwölf Monate durch das Vorstandspostfach und den Vereinschat und notier jede Frage, die mindestens zweimal gestellt wurde. Bei den meisten Vereinen bleibt eine erstaunlich kurze Liste übrig, und diese Fragen sind dein Inhaltsverzeichnis. Alles, wozu dir keine passende Frage einfällt, ist ein Kapitel für niemanden — lass es weg.

Dieser Ansatz hat einen angenehmen Nebeneffekt: du schreibst in der Sprache des Fragenden. Nicht „Protokoll Materialverwaltung, Artikel 3", sondern „Ein Netz ist kaputt. Was jetzt?". Wer etwas sucht, sucht nach seiner eigenen Frage, nicht nach deiner Überschrift.

Die neun Bausteine, die immer hineingehören

Diese neun Themen tauchen in jedem Verein auf. Hinter jedem Baustein steht die Frage, die er beantwortet — schreib diese Frage auch wörtlich als Überschrift über den Abschnitt.

• Rollen und Ansprechpersonen — „Wen brauche ich?" Pro Thema ein Name, eine Telefonnummer oder Mailadresse, die Zeiten, zu denen diese Person erreichbar ist, und ein Satz dazu, was sie entscheidet und was nicht. Harte Regel: steht bei einem Thema kein Name, gehört dieses Thema niemandem und geht früher oder später schief. Wer entscheidet über die Mannschaftseinteilung, wer haut den Knoten durch, wenn zwei Trainer denselben Spieler wollen, wer ruft ein wütendes Elternteil zurück.
• Halle, Schlüssel und Zeiten — „Wie komme ich rein und wann muss ich raus?" Wer hat einen Schlüssel oder Code, wie kommt man daran, wer macht die letzte Runde, und die Nummer, die du anrufst, wenn die Tür zu ist und zwanzig Kinder davorstehen. Den Hallenbelegungsplan selbst setzt du nicht als Tabelle hinein — der ändert sich zu oft; verweise auf die Stelle, an der der aktuelle Plan steht.
• Material — „Wo liegen die Bälle und was, wenn etwas kaputt ist?" Welcher Raum, welcher Wagen gehört zu welcher Gruppe, was gehört dem Verein und was einer Mannschaft, wer bestellt nach, und wie du einen Schaden meldest. Schreib dazu, innerhalb wie vieler Tage eine Meldung bearbeitet wird; ohne Frist ist Melden freiwillig geworden.
• Schreibertisch und Schiedsrichter — „Ich muss am Samstag schreiben, wann muss ich da sein und was muss ich tun?" Anwurfzeit minus wie viele Minuten, wo der Spielberichtsbogen oder das Tablet liegt, wer erster Schiedsrichter ist und was du machst, wenn der nicht auftaucht. Welche Ausbildung auf welchem Niveau verlangt wird und welches Formular gilt, unterscheidet sich je nach Verband — setz dort also keine Regeln hin, sondern einen Link auf die Seite deines eigenen Verbands, plus den Namen der Person, die es bei euch regelt.
• Theken- und Hallendienst — „Was wird von mir erwartet und wie tausche ich?" Anfangszeit, Endzeit, was du öffnest und abschließt, wie die Kasse oder das Bezahlsystem funktioniert, und vor allem: wie du einen Dienst tauschst und mit wem du das regelst. Ein Tauschverfahren, das nur über den Vorstand läuft, produziert garantiert leere Dienste. Läuft die Planung bei euch in der App, gehört dorthin ein Verweis auf den Thekendienstplan statt einer zweiten Liste, die veraltet.
• Erstattungen und Abrechnungen — „Ich habe etwas ausgelegt, wie bekomme ich es zurück?" An wen schickst du es, mit welchem Beleg, innerhalb welcher Frist, und was wird erstattet und was nicht: Fahrtkosten, Schiedsrichterkosten, ein Kurs, Material, das du selbst gekauft hast. Ein Zahlungsweg, nicht drei. Was steuerlich an Aufwandsentschädigung für Ehrenamtliche zulässig ist, unterscheidet sich je nach Land und ändert sich fast jährlich — setz deshalb nie einen Betrag ins Handbuch ohne die Jahreszahl daneben, und verweise für die aktuelle Grenze auf deinen Verband oder die Steuerbehörde.
• Verhaltenskodex und Sicherheit — „Was mache ich, wenn ich etwas sehe, das nicht in Ordnung ist?" Die Umgangsregeln in höchstens zehn Sätzen, wer die Vertrauensperson ist und wie du sie erreichst, ohne erst am Vorstand vorbeizumüssen, und welche Überprüfung euer Verein von Betreuern verlangt. Ob ein Führungszeugnis Pflicht ist und wie man es beantragt, unterscheidet sich je nach Land und Verband: beschreibe, was ihr verlangt und wo der Antrag läuft, nicht was das Gesetz anderswo vorschreibt.
• Wenn etwas schiefgeht — „Es ist Samstagmorgen und es passiert etwas, wen rufe ich an?" Drei Szenarien genügen: Absage, Verletzung und Vorfall. Pro Szenario drei Zeilen: wer entscheidet, wer informiert wen, und was du hinterher festhältst. Bei einer Verletzung steht dabei, wo der Erste-Hilfe-Koffer und der Defibrillator (AED) hängen, wer ausgebildet ist, und wann du sofort den Notruf wählst. Wer Absage und Kommunikation auf Mannschaftsebene noch regeln muss, findet den Ablauf in ein Spiel oder Training absagen.
• Kommunikationskanäle — „Wo steht diese Art von Information normalerweise?" Welcher Kanal wofür: der Kalender ist maßgeblich für Zeiten und Orte, ein Vereinskanal für vereinsweite Nachrichten, die Team-App für das Tägliche, Mail für alles, was du später wiederfinden musst. Schreib dazu, wer vereinsweit etwas verschicken darf; drei Leute, die unkoordiniert an alle Mitglieder schreiben, sind der schnellste Weg dahin, dass niemand mehr liest.

Die Form: eine Quelle, und pro Rolle eine A4-Seite

Muss das Handbuch ein Dokument sein oder ein Stapel einzelner Anleitungen? Beides, aber nicht nebeneinander. Es gibt eine Quelle — ein Dokument oder eine Seite, unter einem Link, die immer stimmt. Daraus schneidest du pro Rolle eine A4-Seite, und diese Seite ist das, was die Leute tatsächlich bekommen.

Vier oder fünf Rollenblätter decken bei den meisten Vereinen alles ab: Trainer, Elternvertreter oder Teammanager, Schreibertisch, Thekendienst und Wettkampfwart. Das Blatt für einen Trainer enthält zum Beispiel genau das hier:

1. Deine Trainingszeit, dein Hallenteil und der Zeitpunkt, zu dem du das Feld frei haben musst.
2. Wie du hineinkommst und wer abschließt.
3. Wo dein Ballwagen steht und was du hinterher aufräumst.
4. Die Nummer, die du anrufst, wenn die Halle zu ist.
5. Wie und über welchen Kanal du ein Training absagst, und bis wann das spätestens sein muss.
6. Was du bei einer Verletzung tust: wo der Koffer hängt, wer ausgebildet ist, wann du 112 oder die örtliche Notrufnummer wählst.
7. Was du selbst entscheidest (Übungsinhalte, Aufstellung, Wechsel innerhalb deiner Mannschaft) und was nicht (Einteilung, zusätzliche Hallenzeiten, einen Spieler aus einer anderen Mannschaft holen).
8. Wer deine Ansprechperson ist und wann sie erreichbar ist.

Acht Zeilen. Das passt auf eine Seite, hängt in der Halle und geht als Foto in die Trainergruppe. Alles, was ein Trainer darüber hinaus braucht, betrifft seine eigene Mannschaft und nicht den Verein — dafür gibt es die Teamabsprachen, die er mit seiner eigenen Gruppe trifft.

Das Einarbeitungsblatt für neue Ehrenamtliche

Das ist zugleich die wichtigste Anwendung des Handbuchs: wer heute Ja sagt, muss innerhalb von zehn Minuten anfangen können. Eine neue ehrenamtliche Kraft braucht in diesen zehn Minuten fünf Dinge, in dieser Reihenfolge: was ist meine Aufgabe (in einem Satz, nicht in einem Anforderungsprofil), wer ist meine Ansprechperson (Name, Nummer, Erreichbarkeit), wo stehen die Sachen, was darf ich selbst entscheiden und was mache ich, wenn etwas schiefgeht. Fehlt das vierte, traut sich niemand etwas; fehlt das fünfte, ruft dich jemand am Samstagmorgen an.

Häng daran immer einen Namen. Ein Dokument arbeitet niemanden ein und hält niemanden; ein Mensch schon. Vereinbart, dass die Ansprechperson in der ersten Woche einmal anruft, mit denselben drei Fragen: klappt es, woran bist du hängen geblieben, und was hättest du am Anfang gern gewusst. Diese letzte Antwort ist kostenlose Pflege für dein Handbuch — genau die Lücke, die die vorige ehrenamtliche Kraft stillschweigend selbst gelöst hatte.

Aktualisieren in dem Moment, in dem jemand fragt

Hier scheitern die meisten Handbücher. Sie werden einmal geschrieben, einmal gefeiert, und danach veralten sie im Stillen: die Telefonnummer stimmt nicht mehr, der Kassenwart ist jemand anderes, die Hallenzeiten haben sich verschoben. Zwei Regeln verhindern das.

Regel eins: jeder Abschnitt hat einen Namen und ein Datum. Oben über jedem Baustein steht „Zuletzt geändert: 14. März — Marieke". Ein Name, kein Ausschuss: „der Vorstand" als Eigentümer bedeutet in der Praxis niemand.

Regel zwei: eine Frage, die nicht im Handbuch steht, wird innerhalb von 24 Stunden ergänzt. Nicht am Saisonende, nicht auf einer Liste — sofort nach der Antwort, in zwei Minuten. Das ist die einzige Pflegeregel, die sich in der Praxis hält, weil sie an etwas anknüpft, das ohnehin passiert: jemand hat gefragt und jemand hat geantwortet. Ein Verein, der das eine Saison durchhält, hat Ende Mai ein Handbuch, das genau die Fragen abdeckt, die es wirklich gibt — und nichts darüber hinaus.

Die jährliche Runde bleibt daneben bestehen, aber als Auffangnetz, nicht als Hauptmoment. Leg sie in den Monat, in dem bei euch die Mannschaften für die kommende Saison eingeteilt werden — bei vielen Vereinen April oder Mai, aber das hängt vom Spielkalender deines Verbands ab. Anderthalb Stunden reichen: geh alle Namen, Nummern, Zeiten und Beträge durch und streich, was zwölf Monate lang von niemandem aufgerufen wurde. Leg sie in dieselbe Woche wie den Rest deiner Saisonvorbereitung.

Was nicht hineinmuss: alles, was schon in einem System steht

Ein Handbuch soll so kurz wie möglich sein, und der schnellste Weg, es kurz zu halten, ist alles wegzulassen, was anderswo schon automatisch aktuell ist. Trainingszeiten, Spielpläne, wer kommt, wer fährt, welche Übungen eine Mannschaft nutzt, wie sich ein Spieler entwickelt: das gehört in den Kalender und in die Mannschaftsverwaltung, nicht in eine Textdatei, die jemand von Hand pflegen muss. In Koach stehen diese Dinge bei der Mannschaft selbst — die Zuordnung eurer Mannschaften unter einem Verein regelst du über die Vereinsanbindung, und was du als Verwalter siehst und einstellen kannst, steht in deinen Verein verwalten. Das Handbuch verweist einmal darauf und wiederholt den Inhalt nicht.

Was übrig bleibt, ist genau das, wofür ein Handbuch gedacht ist: die Absprachen, die in keinem System stecken. Schlüssel, Abläufe, Geldflüsse, Verhaltensregeln, Telefonnummern, und die Frage, wer worüber entscheidet. Das sind in der Regel zehn bis fünfzehn Seiten, verteilt auf neun Abschnitte — und keine vierzig.

Wo das Handbuch aufhört: das Wissen über eine einzelne Mannschaft

Eines gehört bewusst nicht hinein, so verlockend es auch ist: das Wissen eines bestimmten Trainers über seine bestimmte Gruppe. Wer auf seiner zweiten Position zurechtkommt, warum Nummer 12 im November fast aufgehört hätte, welche Übungsinhalte diese Mannschaft tragen — das ist keine Vereinsinformation, sondern Mannschaftsinformation, und die übergibst du einem Nachfolger, statt sie in ein Vereinsdokument zu schreiben, in dem sie schon nach einer Saison nicht mehr stimmt. Wie du diese Übergabe organisierst, steht in Übergabe an einen neuen Trainer; arbeiten mehrere Trainer nebeneinander an derselben Mannschaft, gilt dasselbe Prinzip in eine Mannschaft mit mehreren Trainern. Das Vereinshandbuch regelt nur, was jede Rolle bei jeder Mannschaft gleich machen muss.

Der Test: gib es jemandem, der letzten Monat dazugekommen ist

Ob dein Handbuch funktioniert, weißt du nicht, indem du es selbst liest. Du kennst die Antworten schon. Nimm stattdessen jemanden, der vor Kurzem Ehrenamtlicher geworden ist, gib ihm drei Fragen und schau zu, ohne zu helfen: „Am Samstag um acht ist niemand mit einem Schlüssel da — was machst du?", „Du hast fünfzehn Euro für Bälle ausgelegt — wie bekommst du das zurück?" und „Ein Spieler verletzt sich im Training — was machst du in den ersten zwei Minuten?". Findet er alle drei Antworten innerhalb von zwei Minuten, ist das Handbuch fertig. Muss er bei einer davon jemanden anrufen, weißt du genau, welcher Abschnitt fehlt oder zu lang ist.

Mach diesen Test einmal im Jahr mit einer anderen neuen ehrenamtlichen Kraft. Er kostet eine Viertelstunde und liefert praktisch immer ein paar konkrete Verbesserungen.

Häufige Fragen