Commissione tecnica pallavolo: chi decide cosa, e quando

A settembre si scopre che non ha telefonato nessuno. La giocatrice che doveva salire di categoria è ancora nella sua vecchia squadra, l'allenatore dell'Under 16 ha saputo solo a metà agosto che avrebbe fatto l'Under 16, e il padre che a giugno ha scritto tre mail non ha mai ricevuto risposta. Quasi mai è cattiva volontà. È un anno societario in cui nessuno sapeva con precisione chi potesse decidere cosa, e quando.

Il problema non è l'organigramma, è un calendario

Praticamente ogni società ha da qualche parte uno schema a caselle: consiglio direttivo in alto, sotto una commissione tecnica, una commissione giovanile, e poi gli allenatori. Quello schema non risolve niente, perché dice di che cosa qualcuno si occupa e non quando cade la decisione. Le società si incagliano ogni anno negli stessi quattro momenti, e sempre per lo stesso motivo: la decisione è stata presa nell'istante in cui non era più rinviabile, da chi per caso era seduto al tavolo.

Questo articolo mette in fila quei quattro momenti, indicando per ciascuno chi decide, chi prepara e chi comunica. Conto in settimane attorno alla prima giornata di campionato, non in mesi: settimana 0 è il fine settimana della prima partita, settimana 20 prima dell'inizio è quindi venti settimane prima. La data di calendario di quella prima giornata cambia da federazione a federazione e da paese a paese, e con essa cambiano le scadenze di iscrizione. Conta le settimane all'indietro una volta sola partendo dal calendario della tua federazione e avrai un anno societario che funziona ovunque. La checklist di stagione per allenatori percorre l'anno allo stesso modo, ma dal punto di vista di una squadra sola; questo è lo strato sopra.

Cinque ruoli, e che cosa ciascuno può decidere da solo

Prima di poter distribuire i momenti, deve essere chiaro che cosa un ruolo può fare da solo — senza confronto, senza riunione. Cinque ruoli esistono in quasi tutte le società:

• Consiglio direttivo. Si occupa di soldi, spazi e persone: budget, quote, ore di palestra, contratti e la domanda se un allenatore viene pagato. Il direttivo non decide chi gioca in quale squadra — nel momento in cui lo fa, ogni composizione delle squadre diventa una decisione del direttivo e quindi una procedura di ricorso.
• Commissione tecnica. Si occupa della linea sportiva: quante squadre, in quale categoria, chi allena quale squadra, come si compongono i gruppi e chi passa di categoria. Tre o cinque membri funziona meglio — un numero dispari, così una votazione finisce.
• Commissione giovanile. Si occupa di tutto quello che il settore giovanile fa accanto alla linea sportiva: tornei, attività, accompagnamento, rapporti con i genitori. È qui che più spesso qualcosa cade nel vuoto, perché due commissioni pensano entrambe che sia l'altra a occuparsi della composizione delle squadre giovanili. Metti per iscritto una frase: la composizione delle squadre giovanili è della commissione tecnica, con la commissione giovanile come consulente — oppure esattamente il contrario, se preferisci. Solo non entrambe a metà.
• Allenatore responsabile o coordinatore tecnico. Custodisce la linea metodologica, consiglia la commissione tecnica ed è il riferimento degli allenatori. Può gestire i passaggi di categoria dentro la sua linea durante la stagione, purché li comunichi.
• Allenatore di squadra. Decide tutto dentro la propria squadra: formazione, minutaggio, contenuto degli allenamenti, politica dei cambi. Non decide nulla su chi fa parte della sua squadra.

La regola che tiene insieme tutto sta in una frase: una decisione appartiene al ruolo che dovrà conviverci tutta la stagione, non al ruolo che ne è venuto a conoscenza per primo.

Momento 1: iscrivere le squadre, da 20 a 14 settimane prima dell'inizio

Qui si decide quante squadre iscrivi, in quale categoria e in quale fascia d'età, e se unisci due squadre o ne ritiri una. Quello che va storto è quasi sempre lo stesso: ci si iscrive sull'elenco soci dell'anno prima invece che sui soci che hanno confermato di restare. A settembre ti ritrovi allora una squadra di cinque.

La riparazione costa una mail. Quattro settimane prima della scadenza di iscrizione ogni socio riceve una domanda con tre risposte: giochi con noi la prossima stagione — sì, no, non lo so ancora. Solo i "sì" contano nel conteggio. Aggiungici un margine, perché tra maggio e settembre qualcuno cade sempre: iscrivi una squadra di sei solo con nove "sì" confermati, una squadra di quattro contro quattro con sei. Se resti sotto quella soglia, unire con un'altra squadra è una decisione che prendi adesso, non a settembre sotto pressione.

La commissione tecnica decide il numero e la categoria. Il direttivo verifica solo due cose: rientra nel budget e ci sono ore di palestra. La data di iscrizione in sé, e quanto costa un ritiro tardivo, cambiano da federazione a federazione — cerca questi due dati una volta e mettili nel calendario societario, perché condizionano tutta la tua primavera.

Momento 2: assegnare gli allenatori, da 18 a 10 settimane prima dell'inizio

L'ordine classico è: prima formi le squadre, poi cerchi gli allenatori. È esattamente al contrario. Nelle settimane in cui la tua commissione sta ancora ragionando, i candidati bravi hanno già detto sì a una società che ha chiamato prima. Ribalta: chiedi al più tardi 18 settimane prima dell'inizio a ogni allenatore in carica se continua, e chiedi un sì o un no per iscritto. "Probabilmente sì" è un no travestito.

A chiunque dica sì dai un foglio A4 con sei cose: quale squadra, quanti allenamenti a settimana, quale orario di palestra, quale giorno di gara, quale budget c'è per un corso, e il nome della persona a cui può rivolgersi. Quest'ultimo punto non è cortesia ma una decisione: un allenatore con un riferimento telefona a novembre quando le cose vanno male, un allenatore senza riferimento a novembre smette.

Due domande devi averle già risolte. Chi taglia il nodo se due allenatori vogliono lo stesso giocatore? L'allenatore responsabile consiglia sulla base della linea metodologica, la commissione tecnica decide. Mai i due allenatori fra loro — diventa uno scambio e non una decisione, e il giocatore lo viene a sapere dopo. E se a 10 settimane dall'inizio un allenatore ancora non c'è? Allora quel posto vacante passa al direttivo, perché da quel punto si tratta di soldi: una figura pagata, un incarico condiviso o una squadra che gioca in una categoria più bassa. Se lo lasci alla commissione tecnica, ad agosto lo risolverà il membro che sa dire di no peggio di tutti.

Momento 3: comporre le squadre, da 8 a 2 settimane prima dell'inizio

È il momento con più emozione e meno procedura. Attenzione: qui si parla solo di chi decide e in quale ordine. Come costruire nel merito un singolo parere sta in motivare un parere di passaggio di categoria, e lo sguardo pluriennale dietro tutto questo in lo sviluppo a lungo termine di un giocatore.

1. 8 settimane prima dell'inizio: ogni allenatore consegna per ciascun giocatore un parere, tutti nello stesso formato. Formati diversi rendono impossibile il confronto e danno più peso all'allenatore che scrive meglio.
2. 6 settimane prima dell'inizio: la commissione tecnica stende la bozza di composizione. Tutte le squadre insieme sul tavolo, mai una squadra per volta — un giocatore che sale apre un buco nella squadra sotto.
3. 4 settimane prima dell'inizio: i colloqui con chiunque riceva un parere diverso dalle sue aspettative. Li conduce l'allenatore che ha dato il parere, non un membro della commissione che quel giocatore non l'ha mai visto giocare.
4. 2 settimane prima dell'inizio: pubblicazione, in una volta sola, a tutti insieme.

La regola più importante sta fra il passo 3 e il 4: nessun nome esce prima che ogni parere divergente sia stato comunicato di persona. Un elenco che circola prima trasforma ogni colloquio successivo in una difesa. Chi organizza una giornata di prova trova come farlo in organizzare una giornata di selezione.

Regola in anticipo anche i reclami, perché arriveranno comunque. Un indirizzo (la commissione tecnica, non l'allenatore), un termine (due settimane dalla pubblicazione), una forma di risposta (scritta, dallo stesso membro di commissione). L'escalation al direttivo può riguardare solo la procedura — è stato seguito l'ordine concordato — e mai il merito del parere. Senza quel confine, entro due stagioni ogni composizione delle squadre finisce sul tavolo del direttivo, e da lì in poi è il direttivo a decidere di pallavolo.

Momento 4: valutare, da 28 a 32 settimane dopo l'inizio

Il quarto momento in realtà è il primo. Chi valuta a giugno dopo essersi iscritto a maggio, valuta per l'archivio. Metti quindi la valutazione nelle ultime settimane di campionato, ben prima della scadenza di iscrizione della stagione successiva — così non è uno sguardo indietro ma la preparazione del momento 1.

Chiedi a ogni allenatore mezzo foglio A4 con tre risposte: questa squadra resta insieme l'anno prossimo? Chi la prossima stagione non è più al posto giusto, verso l'alto o verso il basso? Continui tu come allenatore? Nient'altro. Tre domande ti tornano indietro, dieci no.

Mettici accanto i numeri di tutta la società: partecipazione per squadra, numero di assenze, e chi ha smesso durante la stagione e in quale mese. Una squadra da cui a novembre se ne sono andati in tre ti dice di più sulla composizione dell'anno scorso di qualsiasi classifica finale. Gli allenatori che seguono più squadre possono affiancare quei dati di partecipazione e inviarli come file alla commissione — come funziona sta in gestire più squadre come allenatore. La valutazione dentro la squadra, con i giocatori, è un altro discorso: è la valutazione di fine stagione.

E poi il pezzo che le società saltano di default: la commissione legge quei documenti in un'unica seduta, entro due settimane dalla consegna, e decide qualcosa. Una valutazione che resta ferma tre mesi è diventata un modulo.

La tabella delle responsabilità

Questo è il cuore dell'accordo. Non chi ha quale carica, ma chi decide sulle undici questioni che nella pratica cadono nel vuoto. Due colonne bastano: chi taglia il nodo, e chi esegue o alza il telefono.

Se qualcuno vuole una quarta colonna per "chi viene informato", lascia perdere. Una società di volontari tiene aggiornate due colonne; tre sono già ambiziose.

La prova: c'è un nome accanto a più di tre ruoli?

Ricompila ora la tabella, ma con i nomi al posto dei ruoli. Poi conta quante volte compare ciascun nome. Se un nome compare più di tre volte, non hai una società ma una persona. Funziona finché quella persona c'è, ed è nello stesso tempo il vostro rischio più grande: è anche l'unica a sapere perché a marzo si è deciso qualcosa. Se sparisce per un trasloco, un esaurimento o un conflitto, non si ferma un compito ma l'intero anno societario.

Si ripara in tre passi, in quest'ordine:

1. Togli prima i compiti esecutivi, non le decisioni. Telefonare, scrivere, pianificare e amministrare si passano a chi si presenta oggi. Passare le decisioni costa una stagione di affiancamento.
2. Metti due nomi su ciascuno dei quattro momenti. Non come riserva, ma come coppia che lo fa insieme — è l'unico passaggio di consegne che avviene da solo.
3. Mettilo per iscritto su massimo due pagine e riapprova quel documento ogni anno, nelle settimane prima dell'iscrizione. Ciò che è stato scritto una volta e poi mai più riletto, entro due anni è diventato consuetudine invece che accordo. Quelle stesse due pagine sono anche il miglior inizio di un passaggio di consegne a chi ti succede.

Due serate, e ce l'hai

Non serve scriverci sopra un piano strategico. Serata uno, circa 22 settimane prima della prima giornata: si passano in rassegna i cinque ruoli e si riempie la tabella con i nomi. Conta un'ora e mezza, di cui un'ora di discussione su tre righe — di solito la composizione delle squadre, le ore di palestra e il genitore arrabbiato. Serata due, due settimane dopo: i quattro momenti nel calendario societario con date vere, contate all'indietro dalla prima giornata del calendario federale, riunioni comprese. Dopodiché è manutenzione: un aggiustamento all'anno, di solito su una o due righe.

Il risultato lo noti solo a settembre, e da qualcosa che non succede. Nessun giocatore che lo viene a sapere da un compagno. Nessun allenatore che scopre al primo allenamento quale squadra ha. Nessun genitore che scrive tre volte.

Domande frequenti