Volontari nel club: svolgere il turno o riscattarlo?

In tanti club gira sempre la stessa discussione: lo stesso piccolo gruppo fa tutto, e adesso qualcosa deve davvero cambiare. Il riflesso è un contributo obbligatorio con accanto una quota di riscatto. Prima di introdurlo, vale la pena calcolare quante ore il tuo club chiede davvero — quel numero risulta quasi sempre più basso di quanto tutti credano. E allora si scopre spesso che non hai un problema di contributi, ma qualcos'altro.

Prima conta quante ore chiede davvero il tuo club

Molte società non sanno quante ore ci sono in un anno di turni. Così la discussione va avanti a sensazioni: uno trova che due turni al bar siano tanti, un altro trova che non venga chiesto niente. Contale una volta e avrai un numero su cui tutti possono essere d'accordo.

Un esempio con cifre tonde. Un club con quattordici squadre e 180 soci, di cui 140 abbastanza grandi da fare un turno da soli. Per ogni giornata casalinga nel programma c'è questo:

• Bar: 2 persone per 4 ore = 8 ore.
• Addetto alla palestra: 1 persona per 4 ore = 4 ore.
• Tavolo del segnapunti: 5 partite per 1,5 ore = 7,5 ore.

Fanno 19,5 ore per giornata casalinga. Con quindici giornate casalinghe sono 292,5 ore. Aggiungici due giornate di torneo (insieme circa 80 ore) e i momenti di lavori e pulizie (40 ore), e arrivi a oltre 410 ore per stagione. Diviso 140 soci fanno meno di tre ore per socio all'anno — un turno al bar, e ti avanza pure qualcosa.

Quel numero è il cuore di tutto questo discorso. Meno di tre ore all'anno non è pesante; sembra pesante perché un piccolo gruppo si fa la stragrande maggioranza di quelle ore. Non hai quindi un problema di carico ma un problema di distribuzione, e chiede qualcosa di diverso da un altro appello nella newsletter. Fai il conto per il tuo club prima di continuare a leggere. Il trasporto alle trasferte lo lasci di proposito fuori — se lo organizza la squadra da sola, insieme agli altri compiti nell'elenco dei compiti del team manager.

Quattro modi per dividere il lavoro del club

Nella pratica esistono quattro modelli, e si distinguono soprattutto per quello che chiedono al consiglio direttivo. Si possono anche combinare: molti club mettono a turno i servizi al bar e lasciano volontario il resto.

1. Volontario, ma chiesto di persona. Nessun obbligo, nessuna cifra. Qualcuno chiede ai soci uno per uno, con nome, compito, data e durata. Costa molto tempo a chi chiede e funziona sorprendentemente bene, purché quella persona esista. Se viene a mancare, il modello si ferma.
2. Obbligo di servizio senza soldi. Ogni socio è messo a turno un numero fisso di volte all'anno; scambiarsi il turno si può, riscattarlo no. La richiesta è un numero e il calendario dei turni è pronto prima che inizi la stagione. Ti serve però qualcuno che tappi i buchi quando qualcuno non si presenta.
3. Obbligo di servizio con quota di riscatto. Chi non fa i suoi turni paga una cifra. Questa forma — il contributo per il volontariato — è pratica corrente in alcuni paesi, ma non ovunque; altrove i soci fanno comunque moltissimo lavoro per il club, solo non sotto forma di prelievo sulla quota associativa. Se sia ammesso nel tuo paese e come vada messo nero su bianco dipende dalla tua federazione e dalla forma giuridica della società: informati prima di annunciarlo.
4. Inglobato nella quota associativa, con sconto a chi lavora. Stessa cifra, direzione opposta: il contributo sta di default nella quota e chi fa i suoi turni se lo vede restituire. Aritmeticamente identico all'opzione 3, psicologicamente no — premi invece di punire. Svantaggio: incassi in anticipo da tutti, anche da chi c'è sempre.

Scegline uno e scrivi perché. Il modello peggiore è quello fatto a metà: un obbligo che nessuno fa rispettare insegna ai soci che qui gli accordi non impegnano — e questo si riflette su tutto ciò che chiederai dopo.

La quota di riscatto: quale cifra fa che cosa

Una quota di riscatto non è una multa ma un prezzo, e quel prezzo decide se il tuo calendario dei turni si riempie. Convertila in una tariffa oraria. Poniamo: l'obbligo è di due turni da quattro ore, otto ore in tutto, e la quota di riscatto è 40 euro. Allora stai valutando un'ora dei tuoi soci cinque euro. Chiunque abbia un lavoro e un sabato pieno fa quel conto in due secondi e riscatta. Non è cattiva volontà; è esattamente quello che gli hai offerto tu.

C'è un solo limite inferiore che ha senso: la cifra con cui potresti comprarti quelle ore. Se nel tuo paese una persona assunta costa dai quindici ai venti euro l'ora compresi gli oneri, riscattare otto ore vale dai 120 ai 160 euro. Quelle tariffe variano molto da paese a paese, quindi metti il tuo numero. Se la tua quota di riscatto sta sotto, il club sta sovvenzionando il riscatto e la quota di chi riscatta cresce ogni anno — finché avrai una cassa in pareggio e un bar vuoto.

Da qui discende la regola più netta di tutto il sistema: si può riscattare solo per i compiti che sei davvero in grado di sostituire. Un turno al bar lo puoi comprare. Un segnapunti a una partita giovanile del sabato mattina no, e nemmeno, di solito, un addetto alla palestra. Se li rendi comunque riscattabili, vendi qualcosa che non puoi consegnare: i soldi sono sul conto e il tavolo del segnapunti è vuoto. Dividi quindi l'elenco dei compiti in sostituibili e non sostituibili, e rendi riscattabile solo la prima colonna.

Infine, stabilite dove va a finire quel denaro e rendetelo visibile nel bilancio. Se la quota di riscatto sparisce nel calderone generale, è un aumento mascherato della quota associativa e tutti lo percepiscono entro una stagione.

Una multa è un prezzo, non una punizione

Molti club ci aggiungono sopra una multa per chi si iscrive a un turno e non si presenta. Sembra logico e raramente finisce bene. Gneezy e Rustichini (2000) hanno studiato asili nido in Israele che avevano introdotto una multa per i genitori che ritiravano il figlio in ritardo. Il numero di bambini ritirati in ritardo non è calato, è salito — ed è rimasto alto anche dopo che la multa era stata abolita. La spiegazione data dai ricercatori: la multa aveva trasformato un obbligo sociale in un servizio con un cartellino del prezzo. Chi paga non deve più spiegare niente.

In un club di pallavolo succede la stessa cosa. Finché non presentarsi significa lasciare la squadra nei guai, il freno sociale è forte. Appena ci sono 25 euro sopra, è diventata una transazione, e le transazioni sono negoziabili. La stessa logica vale nel far rispettare gli accordi sugli allenamenti, dove un sistema di multe per lo stesso motivo regge di rado a lungo; in aumentare la presenza agli allenamenti trovi che cosa funziona al suo posto.

Quello che regge invece è: niente multa, ma una conseguenza pagata nella stessa valuta. Chi non fa il suo turno viene rimesso a turno — e alla prima data con un buco, non fra tre mesi. Non è una punizione, è rispettare l'accordo.

La conseguenza che nessuno mette in conto: la gestione delle ore

Nel momento in cui a un turno è appeso del denaro, ogni turno non registrato è un conflitto. È il primo effetto collaterale prevedibile di qualsiasi regolamento sui contributi, e viene spesso sottovalutato. Nell'esempio qui sopra sono 140 soci obbligati con un turno a testa: centoquaranta righe all'anno che devono essere giuste, e il doppio appena chiedi due turni — comprese le sostituzioni, gli infortuni e le disdette a metà stagione.

Sistema queste quattro cose prima di iniziare, non dopo:

• Conta iscriversi o presentarsi? Scegli presentarsi, e fai spuntare l'elenco sul posto — dal responsabile del bar la sera stessa, non da qualcuno a memoria dopo.
• Chi è proprietario della registrazione? Un nome solo, un momento fisso al mese. Due persone che lo fanno entrambe nei ritagli di tempo significa che non lo fa nessuno.
• Quanto tempo c'è per contestare? Mettici un termine, per esempio due settimane dopo il turno. Senza termine a giugno discuti di un sabato di ottobre.
• Chi incassa, e che succede se qualcuno non paga? È la parte sgradevole e proprio per questo va messa per iscritto prima. Che cosa puoi fare con chi non paga cambia da paese a paese e sta nel tuo statuto o nel regolamento interno.

Metti in conto circa due ore al mese, quindi attorno alle venti ore in una stagione di dieci mesi. Mettile accanto al tuo totale di oltre 410 ore: la gestione del regolamento costa più ore di quante ne portino sei soci messi insieme. Non è un motivo per non farlo, è un motivo per tenerlo semplice e per fissarlo in un posto solo — insieme al resto degli accordi nel tuo manuale del club.

Un'ora di turno al bar non è un'ora di composizione squadre

Il secondo effetto collaterale non si fa attendere: la discussione su quali ore contano. Un allenatore sta in palestra quaranta sere, un team manager ci mette un'ora a settimana, e un membro della commissione tecnica passa tre weekend di maggio sulla composizione delle squadre. Se a queste persone tocca anche un turno al bar, i malumori sono legittimi.

La soluzione non è pesare le ore una contro l'altra, ma creare due categorie e tenerle separate:

• Turni programmabili: bar, tavolo del segnapunti, addetto alla palestra, giornata di lavori, giornata di torneo. Brevi, intercambiabili, li può fare chiunque.
• Incarichi: allenatore, team manager, consigliere, segretario gare, arbitro, membro di commissione. Lunghi, legati a una persona, non intercambiabili.

Regola pratica: chi ha un incarico che costa più di quaranta ore all'anno è esonerato dai turni programmabili. Metti quel confine su un numero e pubblica l'elenco degli incarichi, altrimenti ogni esonero diventa una trattativa a parte. E non metterti a costruire un sistema a punti in cui tutte le ore si compensano a vicenda: allora il tesoriere reclama novanta ore, il turno al bar ne vale quattro, e stai pesando ore invece di distribuire lavoro.

Due casi limite conviene deciderli subito. Per socio o per nucleo familiare? Una famiglia con tre figli che giocano riceve tre volte l'obbligo e ha un sabato solo. Da quale età? Per lavorare dietro il bancone quasi ovunque esiste un'età minima di legge legata alla vendita di alcolici; verificala per la tua situazione e metti per iscritto che per i soci più giovani l'obbligo ricade sul genitore. Allora però quei genitori devono essere nel tuo elenco soci — in un club giovanile lì sta buona parte del tuo potenziale di volontari, vedi aggiungere i genitori alla squadra.

Problema di contributi o problema di visibilità?

Prima di introdurre un prelievo, fai questa prova. Chiedi a cinque soci a caso due cose: che cosa si aspetta il club da te questa stagione? e che cosa hai fatto finora? Se alla prima domanda non sanno dire un numero e alla seconda non sanno dire una data, non hai soci svogliati. Semplicemente non l'hai mai chiesto in modo chiaro — ed è un problema molto più economico da risolvere.

Una divisione dei compiti che non finisce sempre sulle stesse dieci persone soddisfa tre condizioni:

1. La richiesta è un numero. Due turni da quattro ore per stagione è una richiesta. Contiamo sul vostro aiuto è un'atmosfera con cui nessuno può fare niente.
2. Ognuno vede la propria situazione. Un socio che non può andare a vedere che cosa ha fatto crede di fare troppo quando fa tanto, e non ci pensa proprio quando non fa niente.
3. Si vede che anche gli altri lo fanno. Le persone si adeguano a quello che vedono succedere attorno a loro. Un calendario con dentro i nomi funziona quindi meglio di un appello a tutti — un appello a tutti è un appello a nessuno.

Lo stesso vale per il modo in cui chiedi. Chi fa il turno al bar sabato? nel gruppo del club produce silenzio. Puoi stare tu al bar sabato 14 marzo dalle 12 alle 16? Sei insieme a Erik è un'altra richiesta: ci sono un nome, una data, un orario di fine e un collega. Tieni da parte l'avviso a tutto il club per le cose per cui davvero non puoi indicare nessuno.

In pratica: metti il calendario dei turni nel posto in cui i soci guardano già. In Koach un turno al bar programmato compare nell'agenda del socio stesso, accanto ai suoi allenamenti e alle sue partite, e la bacheca del club mostra la copertura per ogni turno; con quali regole di distribuzione si riempie quel calendario sta in programmare i turni al bar per tutto il club. A livello di squadra fai lo stesso con i lavoretti più piccoli attraverso avvisi, sondaggi e compiti.

I nuovi soci li colleghi subito a un compito

Il momento in cui qualcuno diventa socio è l'unico momento in cui la richiesta non suona come un rimprovero. Chi è nel club da quattro anni e all'improvviso deve fare un turno sente un cambiamento. Chi si iscrive oggi sente come funziona qui.

Tre cose da preparare per questo. Uno: metti l'obbligo di servizio sul modulo di iscrizione, con lo stesso numero di cui sopra, e un elenco di sei-otto compiti da cui il nuovo socio ne spunta due. Chiedere la preferenza non costa niente e aumenta la probabilità che poi si presenti. Due: programma il primo turno entro otto settimane dall'iscrizione e mettigli accanto qualcuno che lo fa già. La prima volta è la più costosa: chi non sa come funziona la cassa o dove sta la chiave, si tira indietro. Tre: per i soci giovani firma il genitore, non il ragazzo — e chiediglielo all'iscrizione, non a marzo quando il calendario dei turni non si chiude.

Per i soci già presenti vale lo stesso principio in un altro momento: l'inizio della stagione. Metti la divisione dei compiti nella pianificazione dell'anno del club, insieme alla composizione delle squadre e agli orari di palestra, così il calendario dei turni è pronto prima che si giochi la prima partita — vedi organizzare una stagione di pallavolo.

I sei accordi da mettere per iscritto prima di introdurre qualcosa

Qualunque cosa tu scelga, questi sono i sei punti a cui poi tornerai. Dove esattamente vada messa una decisione del genere — statuto, regolamento interno o soltanto una delibera del consiglio — cambia da paese a paese e da federazione a federazione, quindi informati prima.

1. Chi è tenuto ai turni: da quale età, per socio o per nucleo familiare, e se i soci non giocatori contano.
2. Quanto all'anno, espresso in un numero: quanti turni e quante ore ci stanno dietro.
3. Che cosa esonera: l'elenco degli incarichi e il limite di ore, nero su bianco e pubblico.
4. Se si può riscattare, per quali compiti (solo i sostituibili) e a quale cifra, con il prezzo d'acquisto come limite inferiore.
5. Dove va a finire il denaro dei riscatti, riconoscibile come voce a sé nel bilancio.
6. Chi tiene la registrazione, in quale momento, ed entro quale termine un socio può contestare.

Sei risposte, un foglio. Chi non riesce a scriverle non sta ancora introducendo un regolamento ma sta formalizzando una frustrazione — e questo costa una stagione che non torna indietro.

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