Vrijwilligers werven sportvereniging: trainers die blijven

Elk voorjaar dezelfde vergadering: vier teams zonder trainer en een lijst met namen waarvan niemand gelooft dat ze ja zeggen. De reflex is een oproep in de nieuwsbrief, en die levert al vier jaar niets op. Ondertussen stopt er in stilte iemand die je met één gesprek in januari had kunnen houden. Dit gaat over allebei: waar trainers vandaan komen, en waarom ze weglopen.

Reken één keer uit wat een vertrekkende trainer kost

Werven en behouden staan bij vrijwel elke vereniging op dezelfde begrotingsregel: nul euro. Daardoor lijken ze even duur. Zet er uren onder en het beeld kantelt. Neem een club met veertien teams en achttien trainersplekken — sommige trainers doen er twee. Vertrekt er per seizoen één op de vier, dan heb je vier tot vijf vacatures. Voor één vacature ben je als technische commissie ongeveer dit kwijt:

• Een uur nadenken over wie het zou kunnen zijn.
• Twee uur mensen benaderen. Reken erop dat je er zes moet vragen voor er één ja zegt.
• Twee uur kennismaken: koffie, een training meekijken, de afspraken doornemen.
• Zes uur in de eerste weken: meelopen, vragen beantwoorden, de eerste keer dat er iets misgaat.

Dat is ruim tien uur per vacature, en dan is het goed gegaan. Stopt de nieuwe trainer in november alsnog, dan begin je in het slechtste deel van het seizoen opnieuw. Een gesprek van twintig minuten in maart met de trainer die je al hebt, kost twintig minuten. Daarbovenop komt wat je niet in uren kunt uitdrukken: alle kennis over de groep die met een vertrekkende trainer meeloopt de deur uit. Hoe je dat beperkt, staat in overdracht naar een nieuwe coach; hier gaat het over de vraag die daarvóór ligt.

Een trainer vraag je iets anders dan een bardienst

De meeste clubs werven trainers met gereedschap dat voor gewone vrijwilligerstaken is gemaakt: een oproep in de nieuwsbrief, een bericht in de clubapp, een intekenlijst bij de bar. Voor bardiensten werkt dat prima. Voor trainers niet, omdat je iets heel anders vraagt.

• Een bardienst is vier blokken van vier uur per jaar, ruilbaar met een ander lid. Komt er iemand niet, dan schuift iemand door en merkt bijna niemand het.
• Een trainer is 34 tot 40 avonden op dezelfde dag van de week, plus de speeldagen. Die avonden zijn niet ruilbaar. Ben jij er dinsdag niet, dan staat er niemand en gaan twaalf kinderen om acht uur weer naar buiten.

De precieze lengte verschilt per bond en per land: tel één keer na hoeveel trainingsweken en speeldagen jullie kalender heeft, en gebruik dat getal in elk gesprek. Eerlijk zijn over veertig avonden werkt beter dan het weglaten, want de trainer ontdekt het toch in oktober. Uit dat verschil volgt de rest van dit artikel: niemand legt zichzelf uit vrije wil vast op veertig avonden naar aanleiding van een oproep aan iedereen, dus je moet de vraag verkleinen in plaats van de oproep herhalen.

Vier kanalen die wél trainers opleveren

Ze zitten alle vier binnen de club. Van buiten komt er zelden een trainer binnenlopen. Zoek dus in deze volgorde.

1. Ouders van een jeugdteam. Ze staan er toch al, en bij de allerjongsten is de ouder die de ballen aangeeft en de spelvorm uitlegt in de praktijk al trainer — alleen zonder de naam. Dwing die naam niet af: veel ouders zeggen nee tegen "jeugdtrainer" en ja tegen "spelbegeleider op zaterdagochtend bij de mini's", terwijl het dezelfde taak is. Het woord houdt mensen tegen, de taak niet.
2. Spelers uit je hoogste team. De speler van tweeëntwintig uit heren 3 is dinsdag toch in de zaal. Vraag hem voor het uur vóór zijn eigen training, niet voor de avond erna. En vraag hem voor de C- of B-jeugd: hij wil zijn eigen sport herkennen, met een net op hoogte en een echte rotatie. Wie hem bij de zesjarigen zet, is hem binnen twee maanden kwijt.
3. Gestopte leden. De speelster die vorig jaar stopte vanwege haar knie, of omdat het met werk en een klein kind niet meer paste, wil vaak nog wel iets — alleen niet drie avonden. Bel binnen een half jaar na het stoppen; daarna is de zaal geen gewoonte meer en wordt terugkomen een besluit in plaats van een voortzetting.
4. Duo's. Twee mensen die samen één team doen. Dit kanaal levert het meest op en wordt het minst gebruikt. Het halveert de vraag (twintig avonden in plaats van veertig), het maakt afwezigheid oplosbaar en het haalt de belangrijkste vertrekreden weg: alleen staan. Twee ouders die om en om dinsdag doen is een volwaardige oplossing, geen noodverband. Voorwaarde is wel dat ze dezelfde afspraken en administratie zien, anders krijg je twee halve trainingen die elkaar niet kennen — zo werk je met twee trainers in één team.

De vraag bepaalt het antwoord

"Wil jij trainer worden?" heeft vier open einden: hoe vaak, hoe lang, met wie, en wat als het niks is. Zo'n vraag krijgt nee, ook van mensen die het eigenlijk wel willen. Een vraag die ja oplevert, timmert die vier dicht. Wat niet werkt: "We zoeken nog een trainer voor de C1, zou dat niets voor jou zijn?" Wat wel werkt: "Ik vraag jou persoonlijk, en niet de groepsapp. Tim traint de C1 op dinsdag van zeven tot half negen. Ik zoek iemand die tot de kerstvakantie met hem meeloopt — dat zijn acht dinsdagen en je hoeft niets voor te bereiden. In december vragen we je of je het leuk vond. Zeg je dan nee, dan is het klaar en heb je ons uit de brand geholpen."

Vier regels zitten daarin verwerkt:

• Vraag één persoon, met naam. Een vraag in een appgroep van dertig mensen is een vraag aan niemand.
• Noem een einddatum. Acht weken, of tot de winterstop. Mensen zeggen ja op iets wat afloopt. Zonder einddatum vraag je impliciet om drie seizoenen, en zo horen ze het ook.
• Noem met wie hij het doet. "Met Tim" is een ander aanbod dan "in je eentje".
• Zeg erbij wat hij níét hoeft. Het rijschema, het wedstrijdformulier, de oudercontacten. Alles wat je expliciet weghaalt, maakt de vraag kleiner.

Over opleidingen: bijna elke bond heeft een trainersopleiding in twee of drie niveaus — in Nederland heten de eerste twee VT2 en VT3, elders heet dat anders. Wat ze kosten, hoe lang ze duren en wie ze betaalt, verschilt per bond; kijk dat na bij je eigen bond. Belangrijker is wannéér je het aanbiedt. Zet je de cursus vooraan ("eerst je papieren halen"), dan is dat een extra drempel bij een vraag die al groot was. Bied hem aan in maand drie of vier, als iemand er toch al staat en merkt dat hij dingen wil kunnen die hij nog niet kan. Dan is het geen eis maar een cadeau — en een van de weinige dingen die een club echt te geven heeft.

De eerste acht weken beslissen of hij blijft

Nieuwe trainers stoppen zelden omdat ze het niet kunnen. Ze stoppen omdat ze er vanaf avond één alleen voor staan. Een inwerkperiode van acht weken kost de club zes uur en scheelt een vacature. Een werkbare opbouw:

1. Week 1 en 2 — meelopen. Hij doet de warming-up en verder niets. Kijken is hier het werk.
2. Week 3 en 4 — één blok. Twintig minuten die hij zelf leidt, vooraf samen doorgenomen.
3. Week 5 en 6 — halve training. De ervaren trainer staat erbij en zegt niets tijdens de oefening; feedback komt na afloop, in de auto.
4. Week 7 en 8 — hele training, met in week 8 een evaluatie van twintig minuten. Eén vraag is daarin belangrijker dan alle andere: wat kost je meer tijd dan je had gedacht?

Regel daarnaast het saaie deel vóór avond één, want daar gaat het in de praktijk mis: de sleutel of toegangscode, waar de ballenkar staat, waar de pomp ligt, wie hij belt bij een blessure, waar de EHBO-koffer hangt en wie zijn vaste aanspreekpunt is. Dat laatste is één naam met een telefoonnummer, geen commissie. Voor de inhoud van dat eerste seizoen geef je hem beginnen als volleybalcoach mee; dat scheelt jou de helft van de vragen.

Hoe minder een nieuwe trainer zelf moet opbouwen, hoe kleiner de kans dat hij afhaakt. Staat het team in Koach al klaar met de spelerslijst, de aanwezigheid van vorig jaar en de oefeningen van zijn voorganger, dan begint hij op avond één met een training in plaats van met een leeg schrift.

Drie momenten waarop een trainer besluit te stoppen

Vertrek voelt op de vergadering als iets plotselings, maar het besluit valt bijna altijd op een van deze drie momenten. Wie ze kent, kan ertussen gaan staan.

• Rond week 6. De nieuwigheid is eraf en de rekensom valt tegen: de avond die anderhalf uur zou kosten, kost er vier — voorbereiden, eerder wegrijden, ballen halen, en 's avonds twintig berichten. De signalen zijn klein: hij vraagt of iemand kan invallen, hij komt precies op tijd in plaats van tien minuten eerder, en hij stelt geen vragen meer. Dit is het moment om taken weg te halen, niet om te vragen of het lukt.
• Na de winterstop. Januari is het zwaarste blok: donker, koud, en op de eerste training na de vakantie staan er zeven van de twaalf. Een trainer die in een halve zaal staat, concludeert dat het niemand iets kan schelen. Twee dingen helpen: iemand van de club die in die eerste week komt kijken, en een gesprek over de opkomstcijfers in plaats van over het gevoel.
• In april. Hier stopt bijna niemand — hier gaat men níét door. Dat is geen besluit tegen de club, maar het uitblijven van een besluit vóór de club, meestal omdat niemand het gevraagd heeft of pas in juni vraagt, als de trainer al iets anders heeft gepland. Vraag het in maart, ruim voordat de teams worden ingeschreven, en vraag niet "doe je het volgend jaar weer?" maar "wat moet er anders om volgend jaar weer ja te zeggen?".

Het ligt zelden aan de spelers

Vraag een gestopte trainer waarom hij ophield en je hoort bijna nooit iets over de groep. Vier andere dingen komen wel steeds terug, en alle vier zijn ze op clubniveau op te lossen.

• De appgroep. Veertig berichten per week waarvan er twee over de training gaan. Spreek af dat afmeldingen niet in de groep komen maar op één vaste plek, en dat de trainer niet geacht wordt 's avonds mee te lezen — zie de teamapp fatsoenlijk inrichten.
• Het rijden. Uitzoeken wie er zaterdag rijdt is het werk waar trainers het vaakst over klagen en dat het minst met trainen te maken heeft. Leg het bij een ouder of bij het team en laat het rijschema buiten de trainer om lopen.
• De ouders. Niet het geroep langs de lijn, maar de twee ouders die na afloop iets vinden van de opstelling. Wijs één persoon in de club aan die die gesprekken overneemt, en zeg dat vóórdat het gebeurt — een trainer die weet dat hij mag doorverwijzen, ligt er niet wakker van.
• De zaterdag. Veel mensen willen best trainen, maar niet ook nog elke zaterdag coachen. Dat is geen halve toewijding, dat is een agenda. Splits die rollen als dat de enige manier is om iemand te houden: de trainer op dinsdag, een ouder of een speler uit een hoger team als wedstrijdcoach. Twee halve begeleiders zijn beter dan nul hele.

Drie keer twintig minuten per jaar

Behoud is geen sfeer en geen bloemetje; het is een gesprek dat op de agenda staat. Drie per seizoen is genoeg, van twintig minuten: één rond week 6, één na de winterstop, één in maart. Steeds dezelfde drie vragen:

1. Wat kost je meer tijd dan je had gedacht? Hier komt het echte werk boven water: het rijden, de app, een zaal regelen bij afgelastingen.
2. Wat doe je nu wat eigenlijk niet van jou is? Bijna elke trainer heeft in stilte twee taken overgenomen die niemand hem heeft gegeven.
3. Wat moet er anders om volgend jaar weer ja te zeggen? Deze vraag stel je in maart, niet in juni.

Schrijf de antwoorden op en doe er binnen twee weken iets mee, al is het maar één ding. Een gesprek zonder opvolging is erger dan geen gesprek: je hebt dan bevestigd dat het probleem bekend is en dat er niets gebeurt. Noteer het antwoord op vraag drie ook ergens waar je opvolger het kan lezen, want die voorjaarsvergadering wordt elk jaar door andere mensen gedaan.

Wat je kunt wegnemen zonder iemand iets te vragen

Een deel van het werk aan behoud kost geen gesprek, alleen een besluit. Drie dingen die op de meeste clubs direct kunnen:

• Houd de zaaltijd stabiel. Een trainingstijd die elk seizoen een uur opschuift, dwingt elke trainer opnieuw een keuze te maken over zijn avond. Een deel zegt dan nee.
• Zorg dat het materiaal klopt. Een ballenkar met acht harde ballen, een pomp die het doet, een net dat op hoogte kan. Klein, maar het is elke week de eerste tien minuten van iemands avond.
• Haal de administratie weg bij de trainer. Aanmeldingen, aanwezigheid, taken en mededelingen horen op één plek te staan die hij niet zelf hoeft bij te houden. In Koach lopen die via mededelingen, polls en taken, en teams, trainers en rollen beheer je centraal via clubbeheer. Het punt is niet welk gereedschap je kiest, maar dat een nieuwe trainer op avond één in een club stapt waar het al geregeld is.

Veelgestelde vragen