Captar voluntarios: entrenadores de club que se quedan

Cada primavera la misma reunión: cuatro equipos sin entrenador y una lista de nombres de los que nadie cree que vayan a decir que sí. El reflejo es un llamamiento en el boletín, y eso lleva cuatro años sin dar resultado. Mientras tanto, alguien lo deja en silencio: alguien a quien podrías haber retenido con una conversación en enero. Esto va de las dos cosas: de dónde salen los entrenadores y por qué se marchan.

Calcula una vez lo que cuesta un entrenador que se va

Captar y retener aparecen en casi cualquier club en la misma línea del presupuesto: cero euros. Por eso parecen igual de caros. Ponles horas debajo y el cuadro cambia. Toma un club con catorce equipos y dieciocho puestos de entrenador, porque algunos llevan dos. Si cada temporada se va uno de cada cuatro, tienes cuatro o cinco vacantes. Como comisión técnica, una sola vacante te cuesta más o menos esto:

• Una hora pensando en quién podría ser.
• Dos horas abordando gente. Cuenta con preguntar a seis para que uno diga que sí.
• Dos horas de primer contacto: un café, ver un entrenamiento, repasar los acuerdos.
• Seis horas en las primeras semanas: acompañar, responder preguntas, la primera vez que algo sale mal.

Son más de diez horas por vacante, y eso si sale bien. Si el entrenador nuevo lo deja igualmente en noviembre, vuelves a empezar en la peor parte de la temporada. Una conversación de veinte minutos en marzo con el entrenador que ya tienes cuesta veinte minutos. A eso se suma lo que no se puede expresar en horas: todo el conocimiento sobre el grupo que sale por la puerta con el entrenador que se va. Cómo limitar eso está en el traspaso a un nuevo entrenador; aquí hablamos de la pregunta que viene antes.

A un entrenador le pides algo distinto que un turno de bar

La mayoría de los clubes captan entrenadores con herramientas hechas para tareas de voluntariado corrientes: un llamamiento en el boletín, un mensaje en el grupo del club, una hoja para apuntarse junto a la barra. Para los turnos de bar eso funciona bien. Para entrenadores no, porque estás pidiendo algo muy distinto.

• Un turno de bar son cuatro bloques de cuatro horas al año, intercambiables con otro socio. Si alguien no aparece, otro se corre un puesto y casi nadie lo nota.
• Un entrenador son de 34 a 40 noches el mismo día de la semana, más las jornadas de partido. Esas noches no son intercambiables. Si tú no estás el martes, no hay nadie y doce niños se vuelven a casa a las ocho.

La duración exacta varía según la federación y el país: cuenta una sola vez cuántas semanas de entrenamiento y cuántas jornadas tiene vuestro calendario y usa esa cifra en cada conversación. Ser sincero sobre cuarenta noches funciona mejor que omitirlo, porque el entrenador lo va a descubrir igual en octubre. De esa diferencia sale el resto del artículo: nadie se compromete por voluntad propia a cuarenta noches a raíz de un llamamiento dirigido a todo el mundo, así que hay que empequeñecer la pregunta en lugar de repetir el llamamiento.

Cuatro canales que sí dan entrenadores

Los cuatro están dentro del club. De fuera casi nunca entra un entrenador por la puerta. Busca, por tanto, en este orden.

1. Madres y padres de un equipo de base. Ya están allí y, en las categorías más pequeñas, el padre que pasa los balones y explica el juego ya es entrenador en la práctica, solo que sin el nombre. No fuerces ese nombre: mucha gente dice que no a "entrenador de base" y que sí a "monitor de juego los sábados por la mañana con los más pequeños", siendo la misma tarea. La palabra frena a la gente; la tarea no.
2. Jugadores de tu primer equipo. El jugador de veintidós años del tercer equipo masculino está el martes en el pabellón de todas formas. Pídeselo para la hora anterior a su propio entrenamiento, no para la de después. Y pídeselo para infantiles o cadetes: quiere reconocer su propio deporte, con la red a su altura y una rotación de verdad. Quien lo pone con los de seis años lo pierde en dos meses.
3. Antiguos socios. La jugadora que lo dejó el año pasado por la rodilla, o porque ya no le encajaba con el trabajo y un hijo pequeño, muchas veces todavía quiere hacer algo, solo que no tres noches. Llámala dentro del medio año siguiente a su salida; después el pabellón ya no es una costumbre y volver se convierte en una decisión en lugar de en una continuación.
4. Parejas. Dos personas que llevan juntas un equipo. Este canal es el que más da y el que menos se usa. Parte la pregunta por la mitad (veinte noches en lugar de cuarenta), hace que una ausencia tenga solución y elimina el principal motivo de abandono: estar solo. Dos padres que se turnan los martes es una solución completa, no un apaño. Eso sí, con la condición de que vean los mismos acuerdos y la misma administración; si no, tendrás dos medios entrenamientos que no se conocen entre sí. Aquí tienes cómo trabajar con dos entrenadores en un equipo.

La pregunta determina la respuesta

"¿Te gustaría ser entrenador?" tiene cuatro finales abiertos: cada cuánto, cuánto tiempo, con quién y qué pasa si no funciona. Una pregunta así recibe un no, incluso de gente que en el fondo quiere. Una pregunta que consigue un sí cierra esos cuatro. Lo que no funciona: "Todavía buscamos entrenador para el cadete, ¿no sería algo para ti?". Lo que sí funciona: "Te lo pido a ti personalmente, no al grupo de mensajes. Tim entrena al cadete los martes de siete a ocho y media. Busco a alguien que le acompañe hasta las vacaciones de Navidad: son ocho martes y no tienes que preparar nada. En diciembre te preguntamos si te ha gustado. Si dices que no, se acaba ahí y nos habrás sacado de un apuro."

Ahí dentro hay cuatro reglas:

• Pregunta a una persona, por su nombre. Una pregunta en un grupo de treinta personas es una pregunta a nadie.
• Pon una fecha de final. Ocho semanas, o hasta el parón de invierno. La gente dice que sí a algo que termina. Sin fecha de final estás pidiendo implícitamente tres temporadas, y así es como lo oyen.
• Di con quién lo va a hacer. "Con Tim" es una oferta distinta de "tú solo".
• Di también lo que no tendrá que hacer. El plan de desplazamientos, el acta del partido, el contacto con las familias. Todo lo que quitas de forma explícita empequeñece la pregunta.

Sobre las titulaciones: casi todas las federaciones tienen una formación de entrenador en dos o tres niveles. Lo que cuestan, lo que duran y quién las paga varía según la federación, así que consúltalo en la tuya. Más importante es cuándo lo ofreces. Si pones el curso por delante ("primero saca el título"), añades un obstáculo más a una pregunta que ya era grande. Ofrécelo en el tercer o cuarto mes, cuando alguien ya está allí y nota que quiere saber hacer cosas que aún no sabe. Entonces no es un requisito sino un regalo, y es una de las pocas cosas que un club tiene de verdad para dar.

Las primeras ocho semanas deciden si se queda

Los entrenadores nuevos rara vez lo dejan porque no sepan. Lo dejan porque desde la primera noche están solos. Un periodo de acompañamiento de ocho semanas le cuesta al club seis horas y le ahorra una vacante. Una progresión que funciona:

1. Semanas 1 y 2: acompañar. Hace el calentamiento y nada más. Mirar es aquí el trabajo.
2. Semanas 3 y 4: un bloque. Veinte minutos que dirige él, repasados juntos de antemano.
3. Semanas 5 y 6: medio entrenamiento. El entrenador con experiencia está presente y no dice nada durante el ejercicio; la devolución llega al terminar, en el coche.
4. Semanas 7 y 8: entrenamiento completo, con una evaluación de veinte minutos en la semana 8. Una pregunta es ahí más importante que todas las demás: ¿qué te está costando más tiempo del que esperabas?

Organiza además la parte aburrida antes de la primera noche, porque es ahí donde falla en la práctica: la llave o el código de acceso, dónde está el carro de balones, dónde está el inflador, a quién llama ante una lesión, dónde está el botiquín y quién es su persona de contacto fija. Eso último es un nombre con un teléfono, no una comisión. Para el contenido de esa primera temporada le das empezar como entrenador de voleibol; eso te ahorra la mitad de las preguntas.

Cuanto menos tenga que construir por su cuenta un entrenador nuevo, menor es la probabilidad de que se descuelgue. Si el equipo ya está listo en Koach con la lista de jugadores, la asistencia del año pasado y los ejercicios de su predecesor, la primera noche empieza con un entrenamiento en lugar de con un cuaderno en blanco.

Tres momentos en los que un entrenador decide dejarlo

En la reunión, una marcha parece siempre algo repentino, pero la decisión se toma casi siempre en uno de estos tres momentos. Quien los conoce, puede ponerse en medio.

• Hacia la semana 6. Se ha pasado la novedad y las cuentas decepcionan: la noche que iba a costar hora y media cuesta cuatro (preparar, salir antes de casa, sacar balones y, por la noche, veinte mensajes). Las señales son pequeñas: pregunta si alguien puede sustituirle, llega justo a la hora en lugar de diez minutos antes, y deja de hacer preguntas. Este es el momento de quitar tareas, no de preguntar si le va bien.
• Después del parón de invierno. Enero es el bloque más duro: oscuro, frío, y en el primer entrenamiento tras las vacaciones hay siete de doce. Un entrenador que se planta en un pabellón medio vacío concluye que a nadie le importa. Ayudan dos cosas: que alguien del club se pase a mirar esa primera semana, y una conversación sobre los datos de asistencia en lugar de sobre la sensación.
• En abril. Aquí casi nadie lo deja: aquí simplemente no se continúa. No es una decisión contra el club, sino la ausencia de una decisión a favor del club, normalmente porque nadie se lo ha preguntado o se lo pregunta en junio, cuando el entrenador ya ha planeado otra cosa. Pregúntalo en marzo, bastante antes de que se inscriban los equipos, y no preguntes "¿lo vuelves a hacer el año que viene?" sino "¿qué tendría que cambiar para volver a decir que sí?".

Rara vez es por los jugadores

Pregunta a un entrenador que lo ha dejado por qué paró y casi nunca oirás nada sobre el grupo. Sí vuelven una y otra vez otras cuatro cosas, y las cuatro se resuelven a nivel de club.

• El grupo de mensajes. Cuarenta mensajes por semana de los que dos van sobre el entrenamiento. Acordad que las bajas no se ponen en el grupo sino en un único sitio fijo, y que no se espera del entrenador que lea por la noche; mira cómo organizar bien el grupo del equipo.
• Los desplazamientos. Averiguar quién lleva el coche el sábado es el trabajo del que más se quejan los entrenadores y el que menos tiene que ver con entrenar. Déjalo en manos de una madre o un padre, o del propio equipo, y que el plan de desplazamientos vaya por fuera del entrenador.
• Las familias. No los gritos desde la banda, sino los dos padres que al terminar opinan sobre la alineación. Designa a una persona del club que asuma esas conversaciones, y dilo antes de que ocurra: un entrenador que sabe que puede derivar no pierde el sueño por ello.
• El sábado. Mucha gente entrenaría encantada, pero no quiere además dirigir todos los sábados. Eso no es media entrega, es una agenda. Separa esos dos papeles si es la única manera de retener a alguien: el entrenador el martes, y un padre o un jugador de un equipo superior como entrenador de partido. Dos responsables a medias son mejor que ninguno entero.

Tres veces veinte minutos al año

Retener no es ambiente ni un ramo de flores; es una conversación que está en la agenda. Con tres por temporada basta, de veinte minutos: una hacia la semana 6, otra después del parón de invierno y otra en marzo. Siempre las mismas tres preguntas:

1. ¿Qué te cuesta más tiempo del que esperabas? Aquí sale a la luz el trabajo real: los desplazamientos, el grupo de mensajes, buscar pista cuando se suspende algo.
2. ¿Qué estás haciendo ahora que en realidad no te corresponde? Casi todos los entrenadores han asumido en silencio dos tareas que nadie les dio.
3. ¿Qué tendría que cambiar para volver a decir que sí el año que viene? Esta se pregunta en marzo, no en junio.

Apunta las respuestas y haz algo con ellas en menos de dos semanas, aunque sea una sola cosa. Una conversación sin seguimiento es peor que ninguna conversación: has confirmado que el problema se conoce y que no pasa nada. Anota también la respuesta a la tercera pregunta en un sitio donde pueda leerla quien venga detrás, porque esa reunión de primavera la hacen cada año personas distintas.

Lo que puedes quitar sin preguntarle nada a nadie

Una parte del trabajo de retención no cuesta una conversación, solo una decisión. Tres cosas que en la mayoría de los clubes se pueden hacer de inmediato:

• Mantén estable el horario de pista. Un horario de entrenamiento que cada temporada se corre una hora obliga a cada entrenador a volver a decidir sobre su noche. Una parte dirá que no.
• Que el material esté en orden. Un carro con ocho balones bien hinchados, un inflador que funciona, una red que se puede poner a su altura. Es poca cosa, pero son cada semana los primeros diez minutos de la noche de alguien.
• Quita la administración de encima del entrenador. Confirmaciones, asistencia, tareas y avisos deberían estar en un único sitio que él no tenga que mantener. En Koach eso va por avisos, encuestas y tareas, y los equipos, entrenadores y roles se gestionan de forma centralizada en la gestión del club. La cuestión no es qué herramienta eliges, sino que un entrenador nuevo entre la primera noche en un club donde ya está todo organizado.

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