Voluntarios en el club: ¿hacer la tarea o pagarla?

En muchos clubes se repite la misma conversación: el mismo grupito lo hace todo y ahora sí que hay que hacer algo. El reflejo es una aportación obligatoria con un importe para librarse al lado. Antes de implantarla, merece la pena calcular cuántas horas pide realmente tu club: esa cifra suele salir más baja de lo que todo el mundo cree. Y entonces resulta que no tienes un problema de aportación, sino otro distinto.

Cuenta primero cuántas horas pide de verdad tu club

Muchos clubes no saben cuántas horas hay en el cuadrante de una temporada. Por eso la discusión va de sensaciones: uno cree que dos turnos de bar son muchos, otro cree que no se pide nada. Cuéntalo una vez y tendrás un número sobre el que todos puedan estar de acuerdo.

Un ejemplo con cifras redondas. Un club con catorce equipos y 180 socios, de los cuales 140 tienen edad para hacer un turno. Por cada jornada en casa, el cuadrante dice esto:

• Bar: 2 personas por 4 horas = 8 horas.
• Responsable de pabellón: 1 persona por 4 horas = 4 horas.
• Mesa de anotación: 5 partidos por 1,5 horas = 7,5 horas.

Son 19,5 horas por jornada. Con quince jornadas en casa, 292,5 horas. Súmale dos días de torneo (unas 80 horas entre los dos) y las jornadas de arreglos y limpieza (40 horas), y te plantas en más de 410 horas por temporada. Divididas entre 140 socios salen menos de tres horas por socio y año: un turno de bar, y aún te sobra.

Esa cifra es el núcleo de todo este asunto. Menos de tres horas al año no es una carga pesada; se siente pesada porque un grupito pequeño hace la mayor parte de esas horas. No tienes por tanto un problema de carga sino de reparto, y eso pide algo distinto de otra llamada en el boletín. Haz el cálculo para tu propio club antes de seguir leyendo. Los desplazamientos a los partidos fuera los dejas aquí fuera a propósito: eso lo organiza cada equipo, junto con el resto de tareas de la lista del delegado de equipo.

Cuatro formas de repartir el trabajo del club

En la práctica hay cuatro modelos, y se diferencian sobre todo en lo que exigen de la junta. También se pueden combinar: muchos clubes ponen en cuadrante los turnos de bar y dejan el resto voluntario.

1. Voluntario, pero pedido en persona. Sin obligación ni importe. Alguien pregunta a los socios uno por uno, con nombre, tarea, fecha y duración. Le cuesta mucho tiempo a quien pregunta y funciona sorprendentemente bien, siempre que esa persona exista. Si desaparece, el modelo se para.
2. Obligación de tareas sin dinero. Cada socio aparece en el cuadrante un número fijo de veces al año; se puede cambiar el turno, pero no librarse pagando. La petición es un número y el cuadrante está cerrado antes de que empiece la temporada. Eso sí, necesitas a alguien que tape los huecos cuando alguien no aparece.
3. Obligación de tareas con importe de rescate. Quien no hace sus turnos paga una cantidad. Esta fórmula — la cuota de voluntariado — es habitual en algunos países y desconocida en otros; en muchos clubes los socios echan las mismas horas sin que aparezca como recargo sobre la cuota. Si en tu país está permitido y cómo hay que recogerlo depende de tu federación y de la forma jurídica del club: pregúntalo antes de anunciarlo.
4. Incluido en la cuota, con descuento por cumplir. El mismo importe en la otra dirección: la aportación va de serie dentro de la cuota y quien hace sus turnos la recupera. Aritméticamente idéntico a la opción 3, psicológicamente no: premias en lugar de castigar. Inconveniente: cobras por adelantado a todo el mundo, también a quien siempre aparece.

Elige uno y escribe por qué. El peor modelo es el que se queda a medias: una obligación que nadie hace cumplir enseña a los socios que aquí los acuerdos son opcionales, y eso se contagia a todo lo que pidas después.

El importe de rescate: qué cantidad hace qué

Un importe de rescate no es una multa sino un precio, y ese precio decide si tu cuadrante se llena. Conviértelo en tarifa por hora. Supón: la obligación son dos turnos de cuatro horas, ocho horas en total, y el rescate son 40 euros. Entonces estás valorando una hora de tus socios en cinco euros. Cualquiera con un trabajo y un sábado ocupado hace esa cuenta en dos segundos y paga. Eso no es mala voluntad: es exactamente lo que tú has ofrecido.

Solo hay un suelo con sentido: la cantidad por la que puedes comprar esas horas tú mismo. Si una persona contratada cuesta en tu país de quince a veinte euros por hora incluidos los costes de empresa, rescatar ocho horas vale de 120 a 160 euros. Esas tarifas varían mucho según el país, así que pon tu propia cifra. Si tu importe queda por debajo, el club está subvencionando el rescate y la proporción de quienes pagan crece cada año, hasta que tengas la caja cuadrada y la barra vacía.

De ahí sale la regla más afilada de toda la normativa: solo se puede pagar por librarse de tareas que puedas sustituir de verdad. Un turno de bar se puede comprar. Un anotador en un partido de la base un sábado por la mañana, no; y un responsable de pabellón, normalmente tampoco. Si aun así los haces rescatables, estás vendiendo algo que no puedes entregar: el dinero está en la cuenta y la mesa de anotación está vacía. Divide por tanto tu lista de tareas en sustituibles y no sustituibles, y haz rescatable solo la primera columna.

Acuerda por último a dónde va ese dinero y hazlo visible en el presupuesto. Si el importe desaparece en el fondo común, es una subida encubierta de la cuota y todo el mundo lo nota dentro de una temporada.

Una multa es un precio, no un castigo

Muchos clubes añaden encima una multa para quien se apunta y no aparece. Parece lógico y rara vez sale bien. Gneezy y Rustichini (2000) estudiaron guarderías en Israel que implantaron una multa para los padres que recogían tarde a sus hijos. El número de recogidas tardías no bajó, sino que subió, y siguió alto después de retirar la multa. La explicación que dan los investigadores: la multa convirtió una obligación social en un servicio con precio. Quien paga ya no tiene nada que explicar.

En un club de voleibol pasa lo mismo. Mientras no aparecer significa "dejas tirado a tu equipo", el freno social es fuerte. En cuanto lleva 25 euros encima, se ha convertido en una transacción, y las transacciones son negociables. Esa misma lógica aparece al hacer cumplir los acuerdos de entrenamiento, donde un sistema de multas rara vez aguanta mucho por la misma razón; en aumentar la asistencia a los entrenamientos está lo que sí funciona en su lugar.

Lo que sí es sostenible: nada de multa, sino una consecuencia que se paga en la misma moneda. Quien no hace su turno vuelve al cuadrante, y en la primera fecha con hueco, no dentro de tres meses. Eso no es un castigo, es cumplir lo acordado.

La consecuencia que nadie planifica: la administración de horas

En el momento en que un turno lleva dinero asociado, cada turno no registrado es un conflicto. Ese es el primer efecto secundario previsible de cualquier normativa de aportación, y suele subestimarse. En el ejemplo de arriba son 140 socios obligados con un turno cada uno: ciento cuarenta líneas al año que tienen que cuadrar, y el doble en cuanto pidas dos turnos, incluidos cambios, lesiones y bajas a mitad de temporada.

Resuelve estas cuatro cosas antes de empezar, no después:

• ¿Cuenta apuntarse o aparecer? Elige aparecer, y que alguien lo marque sobre la marcha: el responsable de la barra esa misma noche, no alguien después de memoria.
• ¿Quién es dueño de la administración? Un nombre, un momento fijo al mes. Dos personas que lo llevan "también" significa que no lo lleva nadie.
• ¿Cuánto tiempo hay para reclamar? Ponle un plazo, por ejemplo dos semanas después del turno. Sin plazo acabas discutiendo en junio sobre un sábado de octubre.
• ¿Quién cobra, y qué pasa si alguien no paga? Esta es la parte desagradable y justo por eso tiene que estar en papel de antemano. Lo que puedes hacer con los morosos cambia según el país y está en vuestros propios estatutos o reglamento interno.

Cuenta con unas dos horas al mes, o sea alrededor de veinte horas en una temporada de diez meses. Ponlo al lado de tu total de más de 410 horas: administrar la normativa cuesta más horas de las que aportan seis socios juntos. No es motivo para no hacerlo, pero sí para mantenerlo simple y recogerlo en un solo sitio, junto con el resto de acuerdos de tu manual del club.

Una hora de barra no es una hora de composición de equipos

El segundo efecto secundario no tarda en aparecer: la discusión sobre qué horas cuentan. Un entrenador está cuarenta tardes en el pabellón, un delegado de equipo le dedica alrededor de una hora por semana, y un miembro de la dirección deportiva se pasa tres fines de semana de mayo componiendo equipos. Si a esas personas se les asigna encima un turno de bar, la bronca está justificada.

La solución no es pesar unas horas contra otras, sino hacer dos categorías y mantenerlas separadas:

• Turnos programables: barra, mesa de anotación, responsable de pabellón, jornada de arreglos, día de torneo. Cortos, intercambiables, los puede hacer cualquiera.
• Cargos: entrenador, delegado, miembro de la junta, secretario de competición, árbitro, vocal de comisión. Largos, ligados a una persona, no intercambiables.

Regla práctica: quien tiene un cargo que cuesta más de cuarenta horas al año queda exento de los turnos programables. Fija ese límite en un número y publica la lista de cargos; si no, cada exención se convierte en una conversación aparte. Y no te metas en un sistema de puntos en el que todas las horas se compensan entre sí: entonces el tesorero reclama noventa horas, el turno de bar cuatro, y acabas pesando horas en lugar de repartir trabajo.

Hay dos casos límite que conviene decidir de entrada. ¿Por socio o por unidad familiar? Una familia con tres hijos jugando recibe tres veces la obligación y tiene un solo sábado. ¿A partir de qué edad? Para trabajar detrás de una barra rige en la mayoría de los países una edad mínima legal por la venta de alcohol; compruébala para tu caso y deja por escrito que en los socios más jóvenes la obligación recae en el padre o la madre. Para eso esos padres tienen que estar en tu base de socios: en un club de base ahí está buena parte de tu potencial de voluntarios, mira añadir a los padres a tu equipo.

¿Problema de aportación o problema de visibilidad?

Antes de implantar una cuota, haz esta prueba. Pregunta a cinco socios al azar dos cosas: ¿qué espera el club de ti esta temporada? y ¿qué has hecho hasta ahora? Si en la primera no saben decir un número y en la segunda no saben decir una fecha, no tienes socios reticentes. Es que nunca se lo has pedido con claridad, y ese problema es mucho más barato de resolver.

Un reparto de tareas que no acaba en las mismas diez personas cumple tres condiciones:

1. La petición es un número. "Dos turnos de cuatro horas por temporada" es una petición. "Contamos con vuestra ayuda" es una atmósfera con la que nadie puede hacer nada.
2. Cada uno ve su propio estado. Un socio que no puede consultar lo que ha hecho cree que hace demasiado cuando hace mucho, y ni se acuerda cuando no hace nada.
3. Se ve que los demás también lo hacen. La gente se suma a lo que ve ocurrir a su alrededor. Un cuadrante con nombres funciona por eso mejor que una llamada a todos: una llamada a todos es una llamada a nadie.

Lo mismo vale para la forma de pedirlo. "¿Quién quiere hacer el turno de bar el sábado?" en el grupo del club produce silencio. "¿Puedes el sábado 14 de marzo de 12 a 16 detrás de la barra? Estás con Erik" es otra pregunta: hay un nombre, una fecha, una hora de fin y un compañero. Guarda el aviso general del club para aquello en lo que de verdad no puedes señalar a nadie.

En la práctica: pon el cuadrante donde los socios ya miran de todos modos. En Koach un turno de bar programado aparece en la agenda del propio socio, junto a sus entrenamientos y partidos, y el panel del club muestra la ocupación de cada turno; con qué reglas de reparto se llena ese cuadrante está en planificar los turnos de bar para todo el club. A nivel de equipo haces lo mismo con las tareas pequeñas mediante avisos, encuestas y tareas.

Al socio nuevo lo vinculas a una tarea desde el primer día

El momento en que alguien se hace socio es el único momento en que la petición no suena a reproche. Quien lleva cuatro años y de repente tiene que hacer un turno oye un cambio. Quien se inscribe hoy oye cómo funciona esto aquí.

Tres cosas que preparas para eso. Una: pon la obligación de tareas en el formulario de inscripción, con el mismo número de arriba y una lista de seis a ocho tareas de la que el nuevo socio marca dos. Preguntar por sus preferencias no cuesta nada y aumenta la probabilidad de que aparezca. Dos: programa el primer turno dentro de las ocho semanas siguientes a la inscripción y pon a su lado a alguien que ya lo hace. La primera vez es la más cara: quien no sabe cómo va la caja ni dónde está la llave, se da de baja del turno. Tres: en socios de la base firma el padre o la madre, no el niño, y pregúntalo en la inscripción, no en marzo cuando el cuadrante no sale.

Para los socios que ya están vale el mismo principio en otro momento: el inicio de temporada. Mete el reparto de tareas en la planificación de tu año de club, a la vez que la composición de equipos y las horas de pabellón, para que el cuadrante esté cerrado antes de que se juegue el primer partido; mira organizar una temporada de voleibol.

Los seis acuerdos que fijas antes de implantar nada

Elijas lo que elijas, estos son los seis puntos a los que recurrirás más tarde. Dónde debe recogerse exactamente una decisión así — estatutos, reglamento interno o solo un acuerdo de junta — cambia según el país y la federación, así que pregúntalo de antemano.

1. Quién está obligado: a partir de qué edad, por socio o por unidad familiar, y si cuentan los socios que no juegan.
2. Cuánto al año, expresado en un número: cuántos turnos y cuántas horas hay detrás.
3. Qué exime: la lista de cargos y el límite de horas, por escrito y en público.
4. Si se puede pagar por librarse, de qué tareas (solo las sustituibles) y por qué importe, con el precio de compra como suelo.
5. A dónde va ese dinero, reconocible como partida propia en el presupuesto.
6. Quién lleva la administración, en qué momento y en qué plazo puede reclamar un socio.

Seis respuestas, un folio. Quien no sea capaz de escribirlas no está implantando una normativa sino formalizando una frustración, y eso cuesta una temporada que no se recupera.

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