Welke spelersgegevens heb je als coach echt nodig?

De meeste coaches ontdekken pas dat ze een noodnummer missen op het moment dat ze het nodig hebben. Een half uur aan het begin van het seizoen voorkomt dat. Dit is de lijst met gegevens die je als coach echt gebruikt, plus de dingen die je bewust níet vastlegt.

De basislijst: wat je van elke speler weet

Begin klein en functioneel. Per speler heb je nodig: naam en geboortedatum (voor speelgerechtigdheid en leeftijdscategorie), telefoonnummer en e-mailadres, bij jeugd die van minimaal één ouder of verzorger, en minstens één noodnummer dat niet hetzelfde is als het nummer van de speler zelf. Voeg daaraan toe: rugnummer, positie en eventuele tweede positie, en shirtmaat. Dat is de complete administratieve basis, en die is in tien minuten per team ingevuld.

Praktisch net zo waardevol is een tweede laag die niemand vraagt: wie rijdt er wel of niet, wie kan op woensdag nooit, wie heeft een baan met onregelmatige diensten, en of iemand nog een tweede sport doet. Dat laatste is geen nieuwsgierigheid maar belastingsinformatie: een speler die daarnaast drie keer per week traint, heeft een ander herstelverhaal dan de rest.

De gezondheidskant: kort en functioneel

Je bent geen arts en hoeft geen medisch dossier bij te houden. Wat je wél wilt weten, is wat je in de zaal moet kunnen doen. Vier vragen volstaan: heeft de speler een aandoening waar ik bij inspanning rekening mee moet houden (bijvoorbeeld astma, epilepsie, diabetes)? Is er medicatie die tijdens sport bij de hand moet zijn, zoals een inhalator, en waar ligt die? Zijn er allergieën die relevant zijn bij eten of bij eerste hulp? En: welke blessures heeft de speler eerder gehad die nog aandacht vragen?

Die laatste vraag is de nuttigste voor je trainingen. Een eerdere enkelverzwikking of knieklacht betekent extra aandacht bij de opbouw, niet minder trainen. Wat je met die kennis doet, staat in blessurepreventie. Wat je er níet mee doet: adviseren. Bij klachten, twijfel over belastbaarheid of een terugkeer na blessure is de fysiotherapeut of arts aan zet, niet de coach.

Verzamel het bovendien op één plek in plaats van op een gevouwen A4 in je tas. Spelersprofielen en coach-notities staan in Koach bij elkaar, zodat je bij een blessure of afmelding niet eerst drie appgesprekken hoeft terug te scrollen. Hoe je zo'n profiel opzet, staat in een spelersprofiel aanmaken.

Bij jeugd: toestemming en afspraken

Bij minderjarige spelers komen er drie dingen bij, en die regel je liefst schriftelijk aan het begin van het seizoen. Eén: wie mag het kind meenemen na een wedstrijd? Bij een uitwedstrijd met rijschema is het niet vanzelfsprekend dat elke ouder weet met wie zijn kind meerijdt — leg vast wie wel en niet mag. Twee: beeldmateriaal. Vraag toestemming voor foto's en video's, en respecteer een 'nee' zonder discussie; teamfoto's op sociale media zijn een van de meest voorkomende bronnen van gedoe. Drie: bijzonderheden thuis die relevant zijn voor de begeleiding, bijvoorbeeld een gescheiden situatie waarin communicatie naar beide ouders moet. Vraag daar niet naar door, maar geef ouders de ruimte het te melden — en zorg dat mededelingen dan aantoonbaar bij beide ouders terechtkomen.

Wat je beter niet vastlegt

• Uitgebreide medische details. Diagnoses, behandelverslagen en medicatieschema's horen niet in een teamadministratie. Noteer alleen wat jij in de zaal moet weten en waar de medicatie ligt.
• Oordelen over karakter. Schrijf gedrag op ("kwam drie keer te laat"), geen etiketten ("ongemotiveerd"). Het eerste is bespreekbaar, het tweede is een oordeel dat een seizoen lang aan een speler blijft plakken.
• Privé-informatie over gezinnen die je toevallig hoort en die geen invloed heeft op de begeleiding.
• Alles wat je niet zou willen voorlezen aan de speler zelf. Dat is de beste toets voor elke notitie die je maakt — zie ook spelersnotities bijhouden.

Bewaren, delen en opruimen

Drie eenvoudige regels houden het netjes. Beperk de toegang: contactgegevens mogen bij de teammanager liggen, coach-notities zijn van de coach. Deel niets buiten het team zonder dat de speler of ouder het weet — ook geen telefoonlijst naar een andere vereniging. Ruim op: aan het eind van het seizoen verwijder je gegevens van spelers die vertrekken, en draag je alleen over wat de volgende coach nodig heeft. Hoe een club daar breder mee omgaat, staat in privacy en gegevens. Voor de meeste teams volstaat dit: verzamel weinig, bewaar het op één plek, en gooi het weg als het niet meer nodig is.

Veelgestelde vragen

Verder lezen

Spelersprofielen aanmaken met positie en rugnummer Je account en gegevens: hoe Koach met privacy omgaat Notities per speler bijhouden (en waarom elke coach dat zou moeten doen)