Vereinsdienste: Arbeitsstunden leisten oder ablösen?

In vielen Vereinen läuft dasselbe Gespräch: dieselbe kleine Gruppe macht alles, und jetzt muss wirklich etwas passieren. Der Reflex ist eine Pflicht mit einer Ablösesumme daneben. Bevor du die einführst, lohnt es sich auszurechnen, wie viele Stunden dein Verein tatsächlich braucht — diese Zahl fällt oft niedriger aus, als alle denken. Und dann zeigt sich häufig, dass du gar kein Stundenproblem hast, sondern etwas anderes.

Zähl zuerst, wie viele Stunden dein Verein wirklich braucht

Viele Vereine wissen nicht, wie viele Stunden pro Saison im Dienstplan stecken. Dadurch läuft die Diskussion über Gefühl: der eine findet zwei Thekendienste viel, der andere findet, dass gar nichts verlangt wird. Zähl es einmal, dann hast du eine Zahl, auf die sich alle einigen können.

Ein Beispiel mit runden Zahlen. Ein Verein mit vierzehn Mannschaften und 180 Mitgliedern, von denen 140 alt genug sind, um selbst einen Dienst zu übernehmen. Pro Heimspieltag steht das hier im Plan:

• Theke: 2 Personen mal 4 Stunden = 8 Stunden.
• Hallendienst: 1 Person mal 4 Stunden = 4 Stunden.
• Kampfgericht: 5 Spiele mal 1,5 Stunden = 7,5 Stunden.

Das sind 19,5 Stunden pro Spieltag. Bei fünfzehn Heimspieltagen sind das 292,5 Stunden. Zähl zwei Turniertage dazu (zusammen etwa 80 Stunden) und die Arbeitseinsätze und Putztermine (40 Stunden), und du liegst bei gut 410 Stunden pro Saison. Geteilt durch 140 Mitglieder sind das noch keine drei Stunden pro Mitglied und Jahr — ein Thekendienst, und dann bleibt sogar noch etwas übrig.

Diese Zahl ist der Kern des ganzen Themas. Noch keine drei Stunden im Jahr sind nicht schwer; sie fühlen sich schwer an, weil eine kleine Gruppe den weitaus größten Teil dieser Stunden leistet. Du hast also kein Lastproblem, sondern ein Verteilungsproblem, und das verlangt etwas anderes als noch einen Aufruf im Newsletter. Rechne es für deinen eigenen Verein aus, bevor du weiterliest. Die Fahrten zu Auswärtsspielen lässt du hier bewusst außen vor — das regelt eine Mannschaft selbst, zusammen mit den anderen Aufgaben aus der Aufgabenliste des Teammanagers.

Vier Wege, die Vereinsarbeit zu verteilen

In der Praxis gibt es vier Modelle, und sie unterscheiden sich vor allem darin, was sie vom Vorstand verlangen. Sie lassen sich auch kombinieren: viele Vereine planen die Thekendienste und lassen den Rest freiwillig.

1. Freiwillig, aber persönlich gefragt. Keine Pflicht, kein Betrag. Jemand fragt die Mitglieder einzeln, mit Name, Aufgabe, Datum und Dauer dabei. Kostet den Fragenden viel Zeit und funktioniert erstaunlich gut, sofern dieser Fragende existiert. Fällt er weg, kommt das Modell zum Erliegen.
2. Dienstpflicht ohne Geld. Jedes Mitglied ist eine feste Anzahl Male pro Jahr eingeteilt; tauschen ist erlaubt, ablösen nicht. Die Anforderung ist eine Zahl, und der Plan steht, bevor die Saison beginnt. Du brauchst allerdings jemanden, der die Lücken füllt, wenn jemand nicht kommt.
3. Dienstpflicht mit Ablösesumme. Wer seine Dienste nicht leistet, zahlt einen Betrag. Diese Form — die Arbeitsstundenregelung — ist in Deutschland und den Niederlanden verbreitet, längst aber nicht überall; in Spanien, Italien und Polen packen Vereinsmitglieder ebenso mit an, nur eben nicht als Abgabe auf den Mitgliedsbeitrag. Ob es in deinem Land zulässig ist und wie du es festhalten musst, unterscheidet sich je nach Verband und Rechtsform: frag das nach, bevor du es ankündigst.
4. Im Mitgliedsbeitrag verrechnet, mit Rabatt bei Ausführung. Derselbe Betrag, andere Richtung: die Abgabe steckt standardmäßig im Beitrag, und wer seine Dienste leistet, bekommt sie zurück. Rechnerisch identisch mit Option 3, psychologisch nicht — du belohnst statt zu bestrafen. Nachteil: du ziehst im Voraus von allen ein, auch von denen, die immer kommen.

Wähl eines und schreib auf, warum. Das schlechteste Modell ist das halbe: eine Pflicht, die niemand durchsetzt, lehrt die Mitglieder, dass Absprachen hier unverbindlich sind — und das färbt auf alles ab, was du danach verlangst.

Die Ablösesumme: welcher Betrag was bewirkt

Eine Ablösesumme ist keine Strafe, sondern ein Preis, und dieser Preis entscheidet, ob dein Dienstplan voll wird. Rechne ihn in einen Stundensatz um. Angenommen: die Dienstpflicht besteht aus zwei Diensten à vier Stunden, zusammen acht Stunden, und die Ablösesumme beträgt 40 Euro. Dann bewertest du eine Stunde deiner Mitglieder mit fünf Euro. Jeder mit einem Job und einem vollen Samstag rechnet das in zwei Sekunden aus und löst ab. Das ist kein Unwille; das ist genau das, was du angeboten hast.

Es gibt nur eine Untergrenze, die etwas taugt: der Betrag, für den du diese Stunden selbst einkaufen kannst. Kostet eine bezahlte Kraft in deinem Land fünfzehn bis zwanzig Euro pro Stunde inklusive Arbeitgeberkosten, dann sind acht abgelöste Stunden 120 bis 160 Euro wert. Diese Sätze unterscheiden sich stark von Land zu Land, also setz deine eigene Zahl ein. Liegt deine Ablösesumme darunter, subventioniert der Verein das Ablösen, und der Anteil der Ablösenden wächst jedes Jahr — bis du eine ausgeglichene Kasse und eine leere Theke hast.

Daraus folgt die schärfste Regel der ganzen Regelung: ablösen darf man nur Aufgaben, die du tatsächlich ersetzen kannst. Einen Thekendienst kannst du einkaufen. Einen Schreiber bei einem Jugendspiel am Samstagmorgen nicht, und einen Hallendienst meistens auch nicht. Machst du die trotzdem ablösbar, verkaufst du etwas, das du nicht liefern kannst: das Geld ist auf dem Konto und der Schreibtisch ist leer. Teil deine Aufgabenliste also in ersetzbar und nicht ersetzbar, und mach nur die erste Spalte ablösbar.

Leg schließlich fest, wohin das Geld geht, und mach das im Haushaltsplan sichtbar. Verschwindet die Ablösesumme im allgemeinen Topf, ist es eine verkappte Beitragserhöhung, und das spürt innerhalb einer Saison jeder.

Eine Strafgebühr ist ein Preis, keine Strafe

Viele Vereine setzen noch eine Strafgebühr obendrauf für alle, die sich eintragen und dann nicht erscheinen. Das wirkt logisch und geht selten gut aus. Gneezy und Rustichini (2000) untersuchten Kindertagesstätten in Israel, die eine Gebühr für Eltern einführten, die ihr Kind zu spät abholten. Die Zahl der zu spät abgeholten Kinder sank nicht, sondern stieg — und sie blieb hoch, nachdem die Gebühr wieder abgeschafft war. Die Erklärung der Forscher: die Gebühr verwandelte eine soziale Verpflichtung in eine Dienstleistung mit Preisschild. Wer zahlt, muss nichts mehr erklären.

In einem Volleyballverein passiert dasselbe. Solange Nichterscheinen bedeutet „du lässt deine Mannschaft hängen“, ist die soziale Bremse stark. Sobald 25 Euro darauf stehen, ist es eine Transaktion geworden, und Transaktionen sind verhandelbar. Dieselbe Abwägung gilt beim Durchsetzen von Trainingsabsprachen, wo ein Strafensystem aus demselben Grund selten lange hält; in die Trainingsbeteiligung erhöhen steht, was stattdessen wirkt.

Was sich hält: keine Gebühr, sondern eine Folge, die in derselben Währung bezahlt wird. Wer seinen Dienst nicht leistet, wird neu eingeteilt — und zwar auf den nächstmöglichen Termin mit einer Lücke, nicht in drei Monaten. Das ist keine Strafe, das ist die Absprache einhalten.

Die Folge, die niemand einplant: die Stundenverwaltung

In dem Moment, in dem an einem Dienst Geld hängt, ist jeder nicht erfasste Dienst ein Konflikt. Das ist die erste vorhersehbare Nebenwirkung jeder Abgaberegelung, und sie wird oft unterschätzt. Im Beispiel oben sind das 140 dienstpflichtige Mitglieder mit je einem Dienst: hundertvierzig Zeilen pro Jahr, die stimmen müssen, und das Doppelte, sobald du zwei Dienste verlangst — inklusive Tausch, Verletzungen und Austritten mitten in der Saison.

Regle diese vier Dinge, bevor du anfängst, nicht danach:

• Zählt das Eintragen oder das Erscheinen? Wähl das Erscheinen und lass jemanden vor Ort abhaken — den Thekenverantwortlichen am Abend selbst, nicht jemanden, der es hinterher aus dem Kopf macht.
• Wem gehört die Verwaltung? Ein Name, ein fester Termin im Monat. Zwei Leute, die es beide nebenbei machen, heißt: niemand macht es.
• Wie lange kann man Einspruch erheben? Setz eine Frist, zum Beispiel zwei Wochen nach dem Dienst. Ohne Frist diskutierst du im Juni über einen Samstag im Oktober.
• Wer zieht ein, und was passiert, wenn jemand nicht zahlt? Das ist der unangenehme Teil und muss genau deshalb vorab auf Papier. Was du mit Nichtzahlern tun darfst, unterscheidet sich je nach Land und steht in deiner eigenen Satzung oder Vereinsordnung.

Rechne mit etwa zwei Stunden im Monat, also rund zwanzig Stunden über eine Saison von zehn Monaten. Leg das neben deine Gesamtsumme von gut 410 Stunden: die Verwaltung der Regelung kostet mehr Stunden, als sechs Mitglieder zusammen beitragen. Kein Grund, es nicht zu tun, aber ein Grund, es einfach zu halten und an einer Stelle festzuhalten — zusammen mit dem Rest der Absprachen in deinem Vereinshandbuch.

Eine Stunde Thekendienst ist keine Stunde Mannschaftseinteilung

Die zweite Nebenwirkung lässt selten lange auf sich warten: die Diskussion darüber, welche Stunden zählen. Ein Trainer steht vierzig Abende in der Halle, ein Teammanager legt etwa eine Stunde pro Woche drauf, und ein Mitglied der sportlichen Leitung sitzt im Mai drei Wochenenden an der Mannschaftseinteilung. Wenn diese Leute obendrein einen Thekendienst zugeteilt bekommen, gibt es zu Recht Streit.

Die Lösung besteht nicht darin, Stunden gegeneinander aufzuwiegen, sondern zwei Kategorien zu bilden und sie auseinanderzuhalten:

• Planbare Dienste: Thekendienst, Kampfgericht, Hallendienst, Arbeitseinsatz, Turniertag. Kurz, austauschbar, jeder kann es.
• Ämter: Trainer, Teammanager, Vorstandsmitglied, Spielleiter, Schiedsrichter, Ausschussmitglied. Lang, an eine Person gebunden, nicht austauschbar.

Faustregel: wer ein Amt hat, das mehr als vierzig Stunden im Jahr kostet, ist von planbaren Diensten befreit. Setz diese Grenze auf eine Zahl und veröffentliche die Ämterliste, sonst wird jede Befreiung zu einem eigenen Gespräch. Und fang nicht mit einem Punktesystem an, in dem alle Stunden gegeneinander verrechnet werden: dann meldet der Kassenwart neunzig Stunden an, der Thekendienst vier, und du wiegst Stunden ab, statt Arbeit zu verteilen.

Zwei Grenzfälle entscheidest du besser sofort. Pro Mitglied oder pro Haushalt? Eine Familie mit drei spielenden Kindern bekommt die Pflicht dreimal und hat einen Samstag. Ab welchem Alter? Für das Arbeiten hinter einer Theke gilt in den meisten Ländern ein gesetzliches Mindestalter wegen des Alkoholausschanks; prüf das für deine Situation und halte fest, dass die Pflicht für jüngere Mitglieder bei den Eltern liegt. Dann müssen diese Eltern aber in deiner Mitgliederliste stehen — bei einem Jugendverein steckt dort ein großer Teil deines Helferpotenzials, siehe Eltern zu deinem Team hinzufügen.

Stundenproblem oder Sichtbarkeitsproblem?

Bevor du eine Abgabe einführst, machst du diesen Test. Frag fünf beliebige Mitglieder zwei Dinge: was erwartet der Verein diese Saison von dir? und was hast du bisher gemacht? Können sie auf die erste Frage keine Zahl nennen und auf die zweite kein Datum, dann hast du keine unwilligen Mitglieder. Dann hast du es einfach nie deutlich gefragt — und das ist ein viel günstigeres Problem.

Eine Aufgabenverteilung, die nicht bei denselben zehn Leuten landet, erfüllt drei Bedingungen:

1. Die Anforderung ist eine Zahl. „Zwei Dienste à vier Stunden pro Saison“ ist eine Anforderung. „Wir zählen auf eure Hilfe“ ist ein Stimmungsbild, mit dem niemand etwas anfangen kann.
2. Jeder sieht seinen eigenen Stand. Ein Mitglied, das nicht nachschauen kann, was es geleistet hat, glaubt, es mache zu viel, wenn es viel macht, und denkt gar nicht daran, wenn es nichts macht.
3. Es ist sichtbar, dass andere es auch tun. Menschen machen mit bei dem, was sie um sich herum passieren sehen. Ein Plan mit Namen darin wirkt deshalb besser als ein Aufruf an alle — ein Aufruf an alle ist ein Aufruf an niemanden.

Dasselbe gilt für die Art, wie du fragst. „Wer möchte am Samstag Thekendienst machen?“ in der Vereinsgruppe erzeugt Schweigen. „Kannst du am Samstag, 14. März, von 12 bis 16 Uhr an der Theke stehen? Du bist zusammen mit Erik eingeteilt“ ist eine andere Frage: darin stehen ein Name, ein Datum, eine Endzeit und ein Kollege. Heb die breite Vereinsmitteilung für die Dinge auf, für die du wirklich niemanden benennen kannst.

Praktisch: stell den Plan dorthin, wo die Mitglieder ohnehin schauen. In Koach steht ein eingeplanter Thekendienst im Kalender des Mitglieds selbst, neben seinen Trainings und Spielen, und das Vereinsdashboard zeigt pro Dienst die Besetzung; nach welchen Verteilungsregeln dieser Plan gefüllt wird, steht in Thekendienste für den ganzen Verein planen. Auf Mannschaftsebene machst du dasselbe mit kleineren Aufgaben über Mitteilungen, Umfragen und Aufgaben.

Neue Mitglieder koppelst du sofort an eine Aufgabe

Der Moment, in dem jemand Mitglied wird, ist der einzige Moment, in dem die Frage kein Vorwurf ist. Wer schon vier Jahre dabei ist und plötzlich einen Dienst leisten soll, hört eine Veränderung. Wer sich heute anmeldet, hört, wie es hier läuft.

Drei Dinge richtest du dafür ein. Erstens: setz die Dienstpflicht auf das Anmeldeformular, in derselben Zahl wie oben, mit einer Auswahlliste von sechs bis acht Aufgaben, aus denen das neue Mitglied zwei ankreuzt. Die Vorliebe abzufragen kostet nichts und erhöht die Chance, dass jemand erscheint. Zweitens: plane den ersten Dienst innerhalb von acht Wochen nach der Anmeldung und stell jemanden daneben, der es schon macht. Das erste Mal ist das teuerste: wer nicht weiß, wie die Kasse funktioniert oder wo der Schlüssel hängt, meldet sich ab. Drittens: bei Jugendmitgliedern unterschreiben die Eltern, nicht das Kind — und frag es bei der Anmeldung, nicht im März, wenn der Plan nicht voll wird.

Für bestehende Mitglieder gilt dasselbe Prinzip zu einem anderen Zeitpunkt: zum Saisonstart. Nimm die Aufgabenverteilung in die Planung deines Vereinsjahres auf, zusammen mit der Mannschaftseinteilung und den Hallenzeiten, damit der Plan steht, bevor das erste Spiel gespielt wird — siehe eine Volleyballsaison organisieren.

Die sechs Absprachen, die du festhältst, bevor du etwas einführst

Was du auch wählst, das sind die sechs Punkte, auf die du später zurückgreifst. Wo so ein Beschluss genau festgehalten werden muss — Satzung, Vereinsordnung oder nur ein Vorstandsbeschluss — unterscheidet sich je nach Land und Verband, frag das also vorab nach.

1. Wer dienstpflichtig ist: ab welchem Alter, pro Mitglied oder pro Haushalt, und ob nicht spielende Mitglieder mitzählen.
2. Wie viel pro Jahr, ausgedrückt in einer Zahl: Anzahl der Dienste und die Stundenzahl dahinter.
3. Was befreit: die Ämterliste und die Stundengrenze, schwarz auf weiß und öffentlich.
4. Ob Ablösen erlaubt ist, für welche Aufgaben (nur die ersetzbaren) und zu welchem Betrag, mit dem Einkaufspreis als Untergrenze.
5. Wohin das Ablösegeld geht, erkennbar als eigener Posten im Haushaltsplan.
6. Wer die Verwaltung macht, zu welchem Zeitpunkt, und innerhalb welcher Frist ein Mitglied Einspruch erheben kann.

Sechs Antworten, eine Seite. Wer sie nicht aufschreiben kann, führt noch keine Regelung ein, sondern formalisiert einen Frust — und das kostet eine Saison, die du nicht zurückbekommst.

Häufige Fragen