Reclutare allenatori nella società: trovarli e tenerli

Ogni primavera la stessa riunione: quattro squadre senza allenatore e un elenco di nomi in cui nessuno crede davvero. Il riflesso è un appello nella newsletter, e da quattro anni non produce niente. Intanto qualcuno smette in silenzio, qualcuno che avresti tenuto con un colloquio a gennaio. Questo articolo parla di tutte e due le cose: da dove arrivano gli allenatori e perché se ne vanno.

Fai una volta il conto di quanto costa un allenatore che se ne va

Reclutare e trattenere stanno, in quasi tutte le società, sulla stessa riga di bilancio: zero euro. Così sembrano costare uguale. Mettici sotto le ore e il quadro si ribalta. Prendi una società con quattordici squadre e diciotto posti da allenatore — qualcuno ne segue due. Se ogni stagione se ne va uno su quattro, hai da quattro a cinque posti scoperti. Per un solo posto, come commissione tecnica, spendi all'incirca questo:

• Un'ora per pensare a chi potrebbe essere.
• Due ore per contattare le persone. Metti in conto che devi chiederlo a sei persone prima che una dica sì.
• Due ore di conoscenza: un caffè, un allenamento guardato insieme, gli accordi da rivedere.
• Sei ore nelle prime settimane: affiancamento, risposte alle domande, la prima volta che qualcosa va storto.

Fanno oltre dieci ore per posto, e questo se è andata bene. Se il nuovo allenatore molla comunque a novembre, ricominci nel periodo peggiore della stagione. Un colloquio di venti minuti a marzo con l'allenatore che hai già costa venti minuti. Sopra ci sta quello che non riesci a esprimere in ore: tutta la conoscenza del gruppo che esce dalla porta insieme all'allenatore che se ne va. Come limitare quel danno lo trovi in il passaggio di consegne a un nuovo allenatore; qui parliamo della domanda che viene prima.

A un allenatore chiedi una cosa diversa da un turno al bar

La maggior parte delle società cerca allenatori con strumenti pensati per i normali incarichi da volontario: un appello nella newsletter, un messaggio nel gruppo della società, un foglio per le iscrizioni appeso al bar. Per i turni al bar funziona benissimo. Per gli allenatori no, perché stai chiedendo una cosa completamente diversa.

• Un turno al bar sono quattro blocchi da quattro ore all'anno, scambiabili con un altro socio. Se qualcuno non viene, un altro si sposta e quasi nessuno se ne accorge.
• Un allenatore sono dalle 34 alle 40 serate nello stesso giorno della settimana, più le giornate di gara. Quelle serate non sono scambiabili. Se il martedì non ci sei tu, in palestra non c'è nessuno e dodici ragazzini alle otto tornano fuori.

La durata esatta cambia da federazione a federazione e da paese a paese: conta una volta quante settimane di allenamento e quante giornate di gara ha il vostro calendario, e usa quel numero in ogni colloquio. Essere onesti sulle quaranta serate funziona meglio che tacerlo, perché tanto l'allenatore lo scopre a ottobre. Da quella differenza discende tutto il resto dell'articolo: nessuno si vincola spontaneamente a quaranta serate per via di un appello rivolto a tutti, quindi devi rimpicciolire la domanda invece di ripetere l'appello.

Quattro canali che gli allenatori li trovano davvero

Stanno tutti e quattro dentro la società. Da fuori non entra quasi mai un allenatore. Cerca quindi in questo ordine.

1. I genitori di una squadra giovanile. Sono lì comunque, e con i più piccoli il genitore che passa i palloni e spiega il gioco è già di fatto un allenatore — solo senza il nome. Non forzare quel nome: molti genitori dicono no a "allenatore del giovanile" e sì a "chi guida il gioco il sabato mattina con i minivolley", pur trattandosi dello stesso compito. È la parola a fermare le persone, non il compito.
2. I giocatori della tua prima squadra. Il ventiduenne della terza squadra maschile il martedì è comunque in palestra. Chiediglielo per l'ora prima del suo allenamento, non per la serata dopo. E chiediglielo per l'under 14 o l'under 16: vuole riconoscere il proprio sport, con la rete alla sua altezza e una rotazione vera. Chi lo mette con i bambini di sei anni lo perde in due mesi.
3. Chi ha smesso di giocare. La giocatrice che l'anno scorso si è fermata per il ginocchio, o perché con il lavoro e un figlio piccolo non tornavano più i conti, spesso qualcosa vuole ancora farla — solo non tre sere a settimana. Chiamala entro sei mesi da quando ha smesso; dopo la palestra non è più un'abitudine e tornare diventa una decisione invece che una prosecuzione.
4. Le coppie. Due persone che insieme seguono una squadra. È il canale che rende di più ed è quello meno usato. Dimezza la domanda (venti serate invece di quaranta), rende risolvibile un'assenza e toglie di mezzo il motivo di abbandono numero uno: stare da soli. Due genitori che si alternano il martedì sono una soluzione a pieno titolo, non un cerotto. La condizione è che vedano gli stessi accordi e la stessa amministrazione, altrimenti ti ritrovi con due mezzi allenamenti che non si conoscono — ecco come si lavora in due sulla stessa squadra.

È la domanda a decidere la risposta

"Ti va di fare l'allenatore?" ha quattro finali aperti: quante volte, per quanto tempo, con chi, e se poi non fa per me. Una domanda così riceve no, anche da chi in fondo lo vorrebbe. Una domanda che ottiene sì chiude tutti e quattro. Quello che non funziona: "Cerchiamo ancora un allenatore per l'under 14, non è che ti interesserebbe?". Quello che funziona: "Lo sto chiedendo a te personalmente, non al gruppo. Tim allena l'under 14 il martedì dalle sette alle otto e mezza. Cerco qualcuno che lo affianchi fino alle vacanze di Natale — sono otto martedì e non devi preparare niente. A dicembre ti chiediamo se ti è piaciuto. Se allora dici no, finisce lì e ci hai tolto dai guai."

Dentro ci sono quattro regole:

• Chiedilo a una persona sola, per nome. Una domanda in un gruppo da trenta persone è una domanda a nessuno.
• Indica una data di fine. Otto settimane, o fino alla sosta invernale. Le persone dicono sì a qualcosa che finisce. Senza data di fine stai chiedendo implicitamente tre stagioni, ed è così che viene sentito.
• Di' con chi lo farà. "Con Tim" è un'offerta diversa da "da solo".
• Di' anche che cosa non dovrà fare. Il piano dei trasporti, il referto di gara, i contatti con i genitori. Tutto quello che togli esplicitamente rimpicciolisce la domanda.

Sui corsi: quasi ogni federazione ha un percorso per allenatori su due o tre livelli. Come si chiamano, quanto costano, quanto durano e chi li paga cambia da federazione a federazione: verificalo presso la tua e non promettere niente prima. Più importante è quando lo proponi. Se metti il corso davanti a tutto ("prima prenditi il patentino"), aggiungi un ostacolo a una domanda che era già grande. Proponilo al terzo o quarto mese, quando la persona è già lì e si accorge di voler fare cose che ancora non sa fare. A quel punto non è un requisito ma un regalo — e una delle poche cose che una società ha davvero da dare.

Le prime otto settimane decidono se resta

I nuovi allenatori smettono raramente perché non ne sono capaci. Smettono perché dalla prima sera sono lì da soli. Un inserimento di otto settimane costa alla società sei ore e ti risparmia un posto scoperto. Una progressione che funziona:

1. Settimane 1 e 2 — affiancamento. Fa il riscaldamento e nient'altro. Qui il lavoro è guardare.
2. Settimane 3 e 4 — un blocco. Venti minuti che conduce lui, rivisti insieme prima.
3. Settimane 5 e 6 — mezzo allenamento. L'allenatore esperto sta lì e durante l'esercizio non dice niente; il riscontro arriva dopo, in macchina.
4. Settimane 7 e 8 — allenamento intero, con nella settimana 8 una valutazione di venti minuti. Una domanda lì conta più di tutte le altre: che cosa ti sta portando via più tempo di quanto pensassi?

Sistema poi la parte noiosa prima della prima sera, perché è lì che nella pratica si inceppa tutto: la chiave o il codice d'accesso, dove sta il carrello dei palloni, dov'è la pompa, chi chiama in caso di infortunio, dov'è la cassetta del primo soccorso e chi è il suo referente fisso. Quest'ultimo è un nome con un numero di telefono, non una commissione. Per i contenuti di quella prima stagione dagli iniziare come allenatore di pallavolo; ti risparmia metà delle domande.

Meno cose deve costruirsi da zero un nuovo allenatore, minore è la probabilità che si sfili. Se in Koach la squadra è già pronta con l'elenco dei giocatori, le presenze dell'anno scorso e gli esercizi del suo predecessore, la prima sera comincia con un allenamento invece che con un quaderno bianco.

Tre momenti in cui un allenatore decide di smettere

In riunione l'addio sembra sempre una cosa improvvisa, ma la decisione cade quasi sempre in uno di questi tre momenti. Chi li conosce può mettercisi in mezzo.

• Intorno alla sesta settimana. La novità è passata e il conto non torna: la serata che doveva costare un'ora e mezza ne costa quattro — preparare, uscire prima dal lavoro, prendere i palloni e, la sera, venti messaggi. I segnali sono piccoli: chiede se qualcuno può sostituirlo, arriva puntuale invece che dieci minuti prima, e smette di fare domande. Questo è il momento di togliergli compiti, non di chiedergli se ce la fa.
• Dopo la sosta invernale. Gennaio è il blocco più duro: buio, freddo, e al primo allenamento dopo le vacanze si presentano in sette su dodici. Un allenatore in una palestra mezza vuota conclude che a nessuno importa niente. Due cose aiutano: qualcuno della società che in quella prima settimana passa a vedere, e un colloquio sui numeri delle presenze invece che sulla sensazione.
• Ad aprile. Qui quasi nessuno smette — qui semplicemente non si continua. Non è una decisione contro la società, è la mancata decisione a favore della società, di solito perché nessuno l'ha chiesto, o l'ha chiesto solo a giugno, quando l'allenatore ha già programmato altro. Chiedilo a marzo, ben prima che le squadre vengano iscritte, e non chiedere "l'anno prossimo lo rifai?" ma "che cosa deve cambiare perché l'anno prossimo tu dica di nuovo sì?".

Raramente dipende dai giocatori

Chiedi a un allenatore che ha smesso perché l'ha fatto e quasi mai senti parlare del gruppo. Tornano invece sempre le stesse altre quattro cose, e tutte e quattro si risolvono a livello di società.

• Il gruppo di messaggistica. Quaranta messaggi a settimana di cui due riguardano l'allenamento. Stabilite che le assenze non si comunicano nel gruppo ma in un unico posto fisso, e che l'allenatore non è tenuto a leggere la sera — vedi come si imposta bene il gruppo della squadra.
• I trasporti. Capire chi guida il sabato è il lavoro di cui gli allenatori si lamentano più spesso e che meno ha a che fare con l'allenare. Affidalo a un genitore o alla squadra e fai girare il piano dei trasporti fuori dall'allenatore.
• I genitori. Non le urla a bordo campo, ma i due genitori che a fine partita hanno un'opinione sulla formazione. Indica una persona nella società che prende in carico quei colloqui, e dillo prima che succeda — un allenatore che sa di poter rimandare a qualcun altro non ci perde il sonno.
• Il sabato. Molti vogliono volentieri allenare, ma non anche stare in panchina ogni sabato. Non è mezza dedizione, è un'agenda. Separa i due ruoli se è l'unico modo per tenere qualcuno: l'allenatore il martedì, un genitore o un giocatore di una squadra superiore come allenatore in partita. Due mezze guide sono meglio di zero guide intere.

Tre volte venti minuti all'anno

Trattenere non è un clima e non è un mazzo di fiori; è un colloquio che sta in agenda. Tre a stagione bastano, da venti minuti: uno intorno alla sesta settimana, uno dopo la sosta invernale, uno a marzo. Sempre le stesse tre domande:

1. Che cosa ti sta portando via più tempo di quanto pensassi? Qui viene a galla il lavoro vero: i trasporti, il gruppo di messaggi, trovare una palestra quando salta qualcosa.
2. Che cosa stai facendo che in realtà non è compito tuo? Quasi ogni allenatore si è preso in silenzio due incarichi che nessuno gli aveva dato.
3. Che cosa deve cambiare perché l'anno prossimo tu dica di nuovo sì? Questa la fai a marzo, non a giugno.

Scrivi le risposte e fanne qualcosa entro due settimane, anche una cosa sola. Un colloquio senza seguito è peggio di nessun colloquio: hai confermato che il problema è noto e che non succede niente. Annota la risposta alla terza domanda anche in un posto dove il tuo successore possa leggerla, perché quella riunione di primavera ogni anno la fanno persone diverse.

Quello che puoi togliere senza chiedere niente a nessuno

Una parte del lavoro sul trattenere non costa un colloquio, solo una decisione. Tre cose che nella maggior parte delle società si possono fare subito:

• Tieni stabili gli orari di palestra. Un orario di allenamento che ogni stagione slitta di un'ora costringe ogni allenatore a rifare una scelta sulla propria serata. Una parte a quel punto dice no.
• Fa' che il materiale sia a posto. Un carrello con otto palloni gonfi, una pompa che funziona, una rete che si può mettere all'altezza giusta. Piccole cose, ma sono i primi dieci minuti della serata di qualcuno, ogni settimana.
• Togli l'amministrazione all'allenatore. Iscrizioni, presenze, incarichi e comunicazioni devono stare in un unico posto che non deve aggiornare lui. In Koach passano da comunicazioni, sondaggi e incarichi, mentre squadre, allenatori e ruoli si gestiscono in modo centralizzato con la gestione della società. Il punto non è quale strumento scegli, ma che un nuovo allenatore la prima sera entri in una società dove è già tutto sistemato.

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