Configurar un dominio propio para el correo de tu club deportivo
Casi todo lo del entorno de club se rellena de una sentada. Socios, equipos, instalaciones, tareas: lo pones y listo. Hay un punto en el que la cosa va distinta, y es el correo. Antes de que pueda salir un solo mensaje, el dominio del club tiene que estar conectado, y esa es la única parte para la que necesitas a otra persona.
El correo de un remitente conocido se abre
Mira tu propia bandeja de entrada. Un mensaje de una dirección que reconoces, lo abres. Un mensaje de una dirección que no has visto nunca se va hacia abajo con medio ojo puesto, o directamente no llega a tu buzón. Esa diferencia es exactamente la que hay entre el correo que sale de vuestra propia dirección de club y el correo que sale de un servicio desconocido con el nombre de vuestro club escrito encima.
En una llamada a voluntarios, una convocatoria de asamblea o un aviso de pabellón cerrado, eso no es un detalle. Un mensaje así se envía una vez. Cuántos socios lo abran depende en buena parte de lo que ponga en esa línea de remitente.
Por eso el correo del club en Koach funciona de una sola manera: cada club escribe desde su propio dominio. No desde una dirección de Koach con vuestro nombre delante, sino desde vuestro propio nombre, con vuestra propia reputación detrás. Eso exige una gestión inicial que el resto del entorno de club no pide, y este artículo la recorre paso a paso.
Por qué Koach no lo envía todo por su cuenta
Técnicamente sería más fácil. Koach podría enviar todo el correo de todos los clubes desde una única dirección propia, con la dirección del club debajo como dirección de respuesta. Y funcionaría, hasta la primera vez que algo saliera mal.
El correo electrónico se mueve por reputación. Si alguien pulsa «esto es spam», eso no es una queja sobre ese mensaje concreto: es un punto negativo para todo el dominio del que salió. Suficientes quejas y el correo de ese dominio acaba en la carpeta de spam de todo el mundo. Si todo el correo de club pasara por una única dirección de Koach, un solo club desafortunado arrastraría hacia abajo el correo de todos los demás. Y aún peor: por ese mismo dominio pasan también los códigos de acceso con los que todo el mundo entra en la app. Una carpeta de spam atascada no significaría entonces perderte una circular, sino no poder entrar.
Con un dominio propio por club, ese riesgo queda donde le corresponde. Si algo sale mal en vuestro club, afecta a vuestra dirección de remitente y a la de nadie más. Y al revés: si construís una buena reputación, es vuestra.
Por eso la app se niega a enviar mientras el dominio no esté aprobado. No hay plan B ni dirección provisional: si el dominio no está listo, el botón de enviar no aparece y en la pantalla de correo se lee el aviso de que primero hay que conectar el dominio.
Lo que necesitas antes de empezar
Tres cosas, y la tercera suele ser el motivo de que esto no se resuelva en cinco minutos.
- Un dominio que sea del club. En la práctica, el dominio de vuestra web. No tienes que comprar nada nuevo y vuestra web no cambia por esto.
- Acceso a la configuración DNS de ese dominio. El DNS es la guía de direcciones de internet: le dice al resto del mundo qué máquinas corresponden a vuestro nombre de dominio y, a partir de ahora, también quién puede enviar correo en vuestro nombre. Esa configuración está en manos de quien aloja el dominio: la empresa de hosting, el sitio donde se registró el nombre o la agencia que hizo la web.
- La persona que tiene ese acceso. En la mayoría de los clubes no es alguien de la junta, sino el voluntario o la agencia que mantiene la web. Cuenta con que vas a necesitarlo. Es una tarea de diez minutos para quien lo hace a menudo, pero primero hay que localizarlo.
¿Esa persona no está a tu lado? Da igual, haz de todas formas el primer paso dentro de la app. Después tendrás en la mano exactamente los registros que hay que enviarle, y eso es una petición mucho más concreta que «¿puedes mirar una cosa del correo?».
Quién puede hacerlo en la app: un administrador del club. La dirección de remitente decide en nombre de quién sale el correo hacia todo el fichero de socios, así que ese botón no está al alcance de cualquier entrenador.
Conectar el dominio en la app
Abre tu perfil y pulsa Panel del club. En la barra superior elige Correo. Ahí verás primero dos campos que van sobre la forma de vuestro correo —el nombre del remitente que ven los destinatarios y la dirección a la que llegan las respuestas— y debajo el bloque Dominio propio.
- Escribe el dominio en el campo: solo el nombre de dominio, sin https:// delante y sin barra detrás. El campo muestra un ejemplo del formato que espera la app. Si pegas una dirección web completa, se rechaza y se te vuelve a mostrar ese ejemplo, a propósito: luego tendrás que encontrar exactamente este dominio en el panel de vuestro proveedor.
- Pulsa Conectar dominio.
- El bloque cambia. Ahora ves la dirección desde la que va a salir el correo, debajo el estado Esperando los registros, y más abajo una lista con los registros que hay que añadir a vuestro dominio.
En ese momento todavía no ha cambiado nada en vuestro dominio ni puede salir correo. Lo que sí ha ocurrido: el servicio de correo que hay detrás de Koach ha preparado los registros con los que podréis demostrar que el dominio es realmente vuestro.
Un dominio por club. Mientras haya uno conectado, el campo de texto desaparece, así que no puedes poner un segundo por error. Si más adelante quieres cambiar a otro dominio, primero pulsas Desconectar dominio. La app pregunta si estás seguro y avisa de que hasta que haya una conexión nueva no podrá salir correo. Y no se puede conectar un dominio del propio Koach: entonces vuestro correo tendría exactamente la misma pinta que el de la app.
Añadir los registros en vuestro proveedor
Esta es la parte que ocurre fuera de la app. Bajo el título Añadid estos registros donde esté vuestro dominio hay unos cuantos bloques. Cada bloque tiene tres cosas: arriba el tipo de registro (TXT, MX o CNAME, a veces con un número de prioridad al lado), debajo el nombre y debajo el valor. Los dos últimos son pulsables: un toque y el texto está en el portapapeles, con la confirmación Copiado en pantalla. No es un lujo: la clave de firma es una ristra larga y sin sentido de letras y números, y eso en un móvil no se copia a mano sin errores.
Lo que hacen esos registros, en cristiano: le dicen al resto del mundo que el servicio de correo que hay detrás de Koach puede enviar en nombre de vuestro dominio, y ponen una firma digital en cada mensaje que sale. Sin esas dos cosas, cualquiera puede mandar correo con pinta de venir de vosotros, y por eso los servidores que reciben desconfían del correo que no las lleva.
Entra en el panel de vuestro proveedor y busca la sección que se llame DNS, gestión de DNS o servidores de nombres. Ahí añades un registro nuevo por cada bloque y pegas el nombre y el valor. Tres cosas a las que prestar atención:
- Copiar exactamente. Sin añadir un espacio, sin quitar un punto, sin inventarse mayúsculas. Lo que pone, pone por algo.
- Algunos proveedores completan solos el nombre del dominio. Si el formulario solo pide la parte anterior a vuestro nombre de dominio, no pegues el nombre completo: acabaría escrito dos veces. Si dudas, mira un registro que ya exista y copia esa forma.
- El tiempo (TTL) puede quedarse en el valor por defecto. Si no hay nada puesto, déjalo como está.
En resumen: los registros se añaden, no se sustituyen. No quites nunca un registro existente para hacer sitio: de él puede depender el correo o la web de vuestro club. Si no sabes qué hace un registro que ya está, déjalo y pregunta.
Comprobar, y qué significa cada estado
Los registros DNS nuevos no se ven en todas partes al instante. Normalmente son minutos, a veces tarda hasta una hora. Vuelve después a la pantalla de correo y pulsa Comprobar ahora. La app hace que el servicio de correo vuelva a mirar y muestra el estado:
- Listo para usar. Los registros están bien. A partir de ahora puede salir correo desde vuestra propia dirección, y aparece el botón para escribir un mensaje.
- Esperando los registros. Todavía no se ha encontrado nada. Es lo normal durante la primera hora. Después, el servicio de correo sigue buscando por su cuenta durante tres días, así que no hace falta pulsar el botón cada diez minutos.
- Falló: revisad los registros. Pasados esos tres días tampoco se ha encontrado nada. Entonces lo que hay en vuestro proveedor no coincide con lo que muestra la app: un valor a medias, un nombre de dominio duplicado, o un registro que se escribió pero no se guardó. Pon las dos listas una al lado de la otra y compáralas carácter a carácter.
Si se queda en «esperando» y tú tienes la certeza de que los registros están puestos, comprueba si están en el dominio correcto. Los clubes con dos nombres de dominio, o con una empresa de hosting antigua y otra nueva, los ponen en el equivocado más a menudo de lo que parece.
Si más adelante deja de funcionar
Un dominio conectado no se queda bien para siempre. La situación más habitual: se rehace la web o se cambia de proveedor, el DNS se muda con ella, y los registros del correo no se copian. Hasta ese momento se llevaba tiempo enviando sin problema, y justo por eso nadie se espera un fallo.
Koach lo detecta y vuelve a parar los envíos, con el mismo aviso que en una conexión nueva. Suena duro, pero la alternativa es peor: el correo sin firma acaba en la carpeta de spam de buena parte de vuestros socios, que es exactamente el daño que este montaje quería evitar. Vuelve a poner los registros y pulsa otra vez Comprobar ahora.
Déjalo por escrito en vuestros acuerdos: quien toque la web o el dominio, que deje los registros del correo en su sitio. Eso va en el mismo documento de traspaso que los acuerdos sobre qué datos guardáis de los socios, de lo que trata las reglas sobre los datos de los socios.
Y mientras el dominio no esté listo, no te quedas sin canal. Un mensaje que aterriza en el panel de cada socio sigue funcionando: son los avisos del club, y no necesitan dominio. El correo es el camino hacia la gente que abre la app con menos frecuencia; para el resto del año, el panel suele ser más rápido. Cómo se relacionan esos dos canales, y qué más hace el entorno de club, está en la app para tu club de voleibol.
Se resuelve una vez y queda hecho: un rato de trabajo para quien lleva vuestra web y, a partir de ese momento, vuestro correo llega con vuestro propio nombre delante.
Preguntas frecuentes
¿La dirección de remitente tiene que existir como buzón en nuestro proveedor?
No. La parte anterior a la @ no necesita existir como buzón; la app solo la usa para enviar. Eso sí, el correo que alguien escriba directamente a esa dirección no llegará a ninguna parte. Por eso conviene rellenar la dirección de respuesta que está encima del bloque del dominio, con una dirección que alguien lea de verdad; puede estar perfectamente en otro proveedor.
¿Podemos usar un subdominio en lugar del dominio principal?
Sí: un nombre del tipo correo.vuestroclub.es se acepta sin problema. Ese subdominio construye entonces su propia reputación, separada de la del dominio de vuestra web, y la dirección de remitente también lo llevará. Lo único que se rechaza es un dominio del propio Koach, porque así vuestro correo no se distinguiría del suyo.
Si desconectamos el dominio, ¿lo perdemos todo?
No. Desconectar solo quita la conexión del dominio; el nombre del remitente, la dirección de respuesta, la firma y la lista de mensajes enviados antes se quedan. Lo que sí pierdes es la posibilidad de enviar hasta que haya un dominio nuevo listo. Si vuelves a conectar más adelante, vendrá con un juego de registros nuevo: compáralo con lo que siga habiendo en vuestro proveedor y actualiza lo antiguo.
La app dice que este dominio ya está conectado. ¿Cómo puede ser?
Ese aviso viene del servicio de correo y significa que ese mismo nombre de dominio ya se está usando en otro sitio: en una conexión anterior de vuestro club o en otra cuenta. Retira primero esa conexión existente y vuelve a intentarlo. Si no lo consigues, por ejemplo porque nadie recuerda dónde está esa conexión, ponte en contacto con Koach.
