Configurare un dominio proprio per la mail della società sportiva
Quasi tutto l'ambiente società si compila in una sola seduta. Soci, squadre, palestre, turni: si riempie e si chiude. Su un punto le cose vanno diversamente, ed è la posta elettronica. Prima che possa uscire anche un solo messaggio, il dominio della vostra società deve essere collegato — ed è l'unica parte per cui ti serve qualcun altro.
La posta di un mittente conosciuto viene aperta
Guarda la tua casella. Un messaggio da un indirizzo che riconosci lo apri. Un messaggio da un indirizzo che non hai mai visto scivola via con mezzo sguardo, o non arriva nemmeno in posta in arrivo. Quella differenza è esattamente la differenza tra la posta che parte dal vostro indirizzo di società e la posta che parte da un servizio sconosciuto con sopra il nome della vostra società.
Per un appello ai volontari, la convocazione dell'assemblea dei soci o un messaggio su una palestra chiusa non è un dettaglio. Un messaggio così lo mandi una volta sola. Quanti soci lo aprono dipende in buona parte da che cosa c'è scritto in quella riga del mittente.
Per questo la mail della società in Koach funziona in un modo solo: ogni società scrive dal proprio dominio. Non da un indirizzo di Koach con davanti il vostro nome, ma dal vostro nome, con dietro la vostra reputazione. Questo richiede una volta sola un'operazione che il resto dell'ambiente società non richiede, e questo articolo la percorre passo per passo.
Perché Koach non invia semplicemente per conto suo
Tecnicamente sarebbe più facile. Koach potrebbe mandare tutta la posta delle società da un indirizzo suo, con sotto l'indirizzo della società come indirizzo per le risposte. Funziona, fino alla prima volta che va storto.
La posta elettronica funziona sulla reputazione. Se un destinatario preme il pulsante «è spam», quella non è una lamentela su quel singolo messaggio: è un meno per l'intero dominio da cui il messaggio è partito. Con abbastanza segnalazioni di quel tipo, la posta di quel dominio finisce nello spam di tutti. Se tutta la posta delle società passasse da un unico indirizzo di Koach, una sola società sfortunata trascinerebbe giù la posta di tutte le altre. Peggio ancora: su quello stesso dominio viaggiano anche i codici di accesso con cui si entra nell'app. Una cartella spam intasata non vorrebbe dire perdersi una newsletter, ma non riuscire più a entrare.
Con un dominio per ogni società quel rischio sta dove deve stare. Se da voi qualcosa va storto, tocca al vostro indirizzo mittente e a nessun altro. E al contrario: se vi costruite una buona reputazione, quella è vostra.
Per questo l'app si rifiuta di inviare finché il dominio non è approvato. Non c'è un ripiego e non c'è un indirizzo provvisorio: se il dominio non è pronto, il pulsante di invio resta assente e nella schermata della posta vedi l'avviso che devi prima collegare il dominio.
Che cosa serve prima di cominciare
Tre cose, e la terza è di solito il motivo per cui non si chiude in cinque minuti.
- Un dominio che sia della società. In pratica è il dominio del vostro sito. Non devi comprare niente di nuovo e il sito non cambia.
- L'accesso alle impostazioni DNS di quel dominio. Il DNS è la rubrica di internet: dice al resto del mondo quali computer stanno dietro al vostro nome a dominio e, tra poco, anche chi può scrivere a vostro nome. Quelle impostazioni stanno da chi gestisce il dominio: l'hosting, il posto dove il nome è stato registrato o l'agenzia che ha fatto il sito.
- La persona che ci può entrare. Nella maggior parte delle società non è qualcuno del direttivo, ma il volontario o l'agenzia che tiene su il sito. Metti in conto che ti servirà quella persona. Per chi lo fa spesso è un lavoro da dieci minuti, ma prima devi riuscire a prenderla.
Quella persona non ce l'hai accanto? Fai comunque già il primo passo nell'app. Dopo avrai in mano esattamente i record da mandarle, e come richiesta è molto più concreta di «puoi fare qualcosa con la nostra mail?».
Chi può farlo nell'app: un amministratore della società. L'indirizzo mittente stabilisce a nome di chi parte la posta verso tutto il tesseramento, quindi quel pulsante non sta in mano a ogni allenatore.
Collegare il dominio nell'app
Apri il tuo profilo e tocca Dashboard della società. Nella barra in alto scegli E-mail. Lì trovi prima due campi che riguardano la forma della vostra posta — il nome mittente che i destinatari vedono e l'indirizzo a cui vanno le risposte — e sotto il blocco Dominio proprio.
- Scrivi il dominio nel campo: solo il nome a dominio, senza https:// davanti e senza barra dietro. Il campo mostra un esempio della forma che l'app si aspetta. Se incolli comunque un indirizzo web completo, l'inserimento viene rifiutato con accanto quell'esempio — di proposito, perché tra poco dovrai ritrovare proprio questo dominio dal vostro provider.
- Tocca Collega il dominio.
- Il blocco cambia. Ora vedi l'indirizzo da cui partirà la posta, sotto lo stato In attesa dei record, e sotto ancora l'elenco dei record da inserire nel vostro dominio.
A quel punto sul vostro dominio non è cambiato ancora niente e non può uscire posta. Quello che è successo: il servizio di posta dietro Koach ha preparato i record con cui potrete dimostrare che il dominio è davvero vostro.
Un dominio per società. Finché ce n'è uno collegato, il campo di inserimento sparisce, quindi non puoi metterne un secondo accanto per sbaglio. Se più avanti vuoi passare a un altro dominio, tocca prima Scollega il dominio. L'app chiede conferma, avvertendo che fino a un nuovo collegamento non potrà uscire posta. E un dominio di Koach stesso non si può collegare: la vostra posta sembrerebbe in tutto e per tutto posta dell'app.
Mettere i record dal vostro provider
Questa è la parte che succede fuori dall'app. Sotto il titolo Inserite questi record nel vostro dominio ci sono alcuni riquadri. Ogni riquadro è fatto di tre cose: il tipo di record in alto (TXT, MX o CNAME, a volte con accanto un numero di priorità), sotto il nome, e sotto ancora il valore. Gli ultimi due si possono toccare: un tocco e il testo è negli appunti, con la conferma Copiato a schermo. Non è un lusso — la chiave della firma è una sequenza lunga e senza senso di lettere e cifre, e su un telefono non la ricopi senza sbagliare.
Che cosa fanno quei record, in parole semplici: dicono al resto del mondo che il servizio di posta dietro Koach può inviare a nome del vostro dominio, e mettono una firma digitale sotto ogni messaggio che parte. Senza queste due cose chiunque può mandare posta che sembra vostra, ed è esattamente per questo che i server di posta che ricevono guardano con sospetto i messaggi privi di quei record.
Dal vostro provider entri e cerchi la sezione che si chiama DNS, gestione DNS o name server. Lì aggiungi un nuovo record per ogni riquadro e ci incolli nome e valore. Tre cose a cui fare attenzione:
- Copia esattamente. Nessuno spazio in più, nessun punto in meno, nessuna maiuscola inventata. Quello che c'è scritto non è lì per caso.
- Alcuni provider aggiungono da soli il nome a dominio. Se il modulo chiede solo la parte prima del vostro nome a dominio, non incollare il nome completo: altrimenti il dominio ci finisce dentro due volte. Nel dubbio guarda un record che c'è già e segui quella forma.
- Il tempo (TTL) può restare sul valore predefinito. Se non c'è niente da compilare, lascia le cose come stanno.
In breve: i record si aggiungono, non se ne sostituisce nessuno. Non togliere mai un record esistente per fare spazio: a quel record possono essere appesi la posta o il sito della società. Se non sai che cosa fa un record che c'è già, lascialo dov'è e chiedi.
Verificare, e che cosa significa lo stato
I record DNS nuovi non sono visibili ovunque all'istante. Di solito si parla di minuti, a volte ci vuole fino a un'ora. Torna poi nella schermata della posta e tocca Verifica ora. L'app fa guardare di nuovo il servizio di posta e mostra lo stato:
- Pronto all'uso. I record sono a posto. Da adesso può uscire posta dal vostro indirizzo, e compare il pulsante per scrivere un messaggio.
- In attesa dei record. Non è stato ancora trovato niente. Nella prima ora è normale. Il servizio di posta continua poi a cercarli da solo per tre giorni, quindi non serve premere il pulsante ogni dieci minuti.
- Non riuscito — controlla i record. Anche dopo quei tre giorni non è stato trovato niente. Dal vostro provider c'è quindi qualcosa di diverso da quello che mostra l'app: un valore a metà, un nome a dominio doppio, o un record digitato ma non salvato. Metti i due elenchi uno accanto all'altro, carattere per carattere.
Se resta in attesa mentre sei sicuro che i record ci sono, controlla che siano sul dominio giusto. Le società con due nomi a dominio, o con un vecchio e un nuovo hosting, li mettono spesso su quello sbagliato.
Se più avanti si ferma
Un dominio collegato non resta a posto da solo. La situazione che si vede più spesso: il sito viene rifatto o cambia gestore, il DNS si sposta con lui, e i record della posta non vengono riportati. Fino a quel momento si è scritto benissimo, e proprio per questo nessuno si aspetta un problema.
Koach se ne accorge e ferma di nuovo gli invii, con lo stesso avviso di un collegamento nuovo. Sembra severo, ma l'alternativa è peggio: la posta senza firma finisce nello spam di buona parte dei vostri soci, ed è esattamente il danno che tutta questa costruzione voleva evitare. Rimetti i record e tocca ancora una volta Verifica ora.
Mettetelo quindi nero su bianco nei vostri accordi: chi lavora sul sito o sul dominio lascia stare i record della posta. Sta nello stesso documento di passaggio di consegne degli accordi su quali dati dei soci conservate, di cui parlano le regole sui dati dei soci.
E finché il dominio non è pronto non siete senza canale. Un messaggio che atterra sulla dashboard di ogni socio parte lo stesso: sono gli avvisi della società, e non hanno bisogno di nessun dominio. L'e-mail è la strada verso chi apre l'app meno spesso; per il resto dell'anno la dashboard è spesso più rapida. Come si rapportano le due cose, e che cos'altro fa l'ambiente società, sta in l'app per la vostra società di pallavolo.
Si sistema una volta e poi resta: un lavoretto breve per chi gestisce il vostro sito, e da quel momento la vostra posta arriva con il vostro nome davanti.
Domande frequenti
L'indirizzo mittente deve essere una casella che esiste già da noi?
No. La parte prima della chiocciola non deve esistere come casella dal vostro provider; l'app la usa solo per inviare. La conseguenza è però che la posta mandata direttamente a quell'indirizzo non arriva da nessuna parte. Compila quindi l'indirizzo per le risposte che sta sopra il blocco del dominio, con un indirizzo che qualcuno legge davvero: può tranquillamente stare da un altro fornitore.
Possiamo usare un sottodominio invece del dominio principale?
Si può: un nome come mail.vostraclub.it viene accettato senza problemi. Un sottodominio così si costruisce però una reputazione tutta sua, separata da quella del dominio del sito, e finisce anche nell'indirizzo mittente della posta. Viene rifiutato solo un dominio di Koach stesso, perché in quel caso la vostra posta non si distinguerebbe dalla nostra.
Se scolleghiamo il dominio perdiamo tutto?
No. Scollegare toglie solo il collegamento del dominio: nome mittente, indirizzo per le risposte, firma ed elenco dei messaggi già inviati restano. Quello che perdete è la possibilità di inviare finché non è pronto un nuovo dominio. Se ricollegate più avanti arriva una serie di record nuova, quindi confrontatela con quello che è rimasto dal vostro provider e aggiornate i vecchi.
L'app dice che questo dominio è già collegato. Com'è possibile?
Quel messaggio arriva dal servizio di posta e significa che lo stesso nome a dominio è già in uso da un'altra parte: in un collegamento precedente della vostra società o in un altro account. Togli prima quel collegamento esistente e riprova. Se non ne vieni a capo — per esempio perché nessuno si ricorda più dove sta quel collegamento — scrivi a Koach.
