Eigen domein voor de mail van je sportvereniging instellen

Het meeste in de clubomgeving vul je in één zitting in. Leden, teams, zalen, taken: invullen en klaar. Op één punt loopt het anders, en dat is de e-mail. Voordat er ook maar één bericht uit kan, moet het domein van je vereniging gekoppeld zijn — en dat is het enige onderdeel waarvoor je even iemand anders nodig hebt.

Post van een bekende afzender wordt geopend

Kijk eens naar je eigen inbox. Een bericht van een adres dat je herkent, open je. Een bericht van een adres dat je nooit eerder zag, verdwijnt met een half oog naar beneden of komt niet eens in je postvak aan. Dat verschil is precies het verschil tussen post die van jullie eigen clubadres komt en post die van een onbekende dienst komt met de naam van je vereniging erboven.

Bij een oproep voor vrijwilligers, een uitnodiging voor de ledenvergadering of een bericht over een gesloten zaal is dat geen detail. Je verstuurt zo'n bericht één keer. Hoeveel leden het openen, hangt voor een groot deel af van wat er in die afzenderregel staat.

Daarom werkt de clubmail in Koach op één manier: elke vereniging mailt vanaf haar eigen domein. Niet vanaf een adres van Koach met jullie naam ervoor, maar vanaf jullie eigen naam, met jullie eigen reputatie erachter. Dat vraagt eenmalig een handeling die de rest van de clubomgeving niet vraagt, en dit artikel loopt hem stap voor stap door.

Waarom Koach het niet gewoon zelf verstuurt

Technisch zou het makkelijker zijn. Koach zou alle clubpost vanaf één eigen adres kunnen versturen, met het adres van de vereniging als antwoordadres eronder. Dat werkt — tot de eerste keer dat het misgaat.

E-mail werkt namelijk op reputatie. Drukt een ontvanger op de knop 'dit is spam', dan is dat geen klacht over dat ene bericht: het is een min voor het hele domein waar het bericht vandaan kwam. Genoeg van die klachten en de post van dat domein belandt bij iedereen in de spammap. Zou alle clubpost via één adres van Koach lopen, dan zou één ongelukkig mailende vereniging de post van alle andere verenigingen naar beneden trekken. Erger nog: over datzelfde domein gaan ook de inlogcodes waarmee iedereen de app in komt. Een verstopte spammap zou dan niet betekenen dat je een nieuwsbrief mist, maar dat je er niet meer in komt.

Met een eigen domein per vereniging ligt dat risico waar het hoort. Gaat er bij jullie iets mis, dan raakt dat jullie afzenderadres en niemand anders. En omgekeerd: bouwen jullie een goede naam op, dan is die van jullie.

Daarom weigert de app te versturen zolang het domein niet is goedgekeurd. Er is geen terugval en geen tijdelijk adres: staat het domein niet klaar, dan blijft de verzendknop weg en zie je in het mailscherm de melding dat je eerst het domein moet koppelen.

Wat je nodig hebt voordat je begint

Drie dingen, en het derde is meestal de reden dat dit niet in vijf minuten klaar is.

• Een domein dat van de vereniging is. In de praktijk is dat het domein van jullie website. Je hoeft er niets nieuws voor te kopen en je website verandert er niet door.
• Toegang tot de DNS-instellingen van dat domein. DNS is het adresboek van het internet: het vertelt de rest van de wereld welke computers bij jullie domeinnaam horen, en straks ook wie er namens jullie mag mailen. Die instellingen staan bij de partij waar het domein loopt — de hostingpartij, de plek waar de domeinnaam is geregistreerd of het bureau dat de site heeft gebouwd.
• De persoon die daar bij kan. Bij de meeste verenigingen is dat niet iemand uit het bestuur, maar de vrijwilliger of het bureau dat de website onderhoudt. Reken erop dat je die persoon nodig hebt. Het is een klus van tien minuten voor wie het vaker doet, maar je moet hem wel eerst te pakken krijgen.

Zit die persoon niet naast je? Doorloop dan toch alvast de eerste stap in de app. Daarna heb je precies de regels in handen die je hem moet sturen, en dat is een veel concreter verzoek dan "kun jij iets met onze mail doen".

Wie het in de app mag doen: een clubbeheerder. Het afzenderadres bepaalt namens wie er post uitgaat naar het hele ledenbestand, dus die knop ligt niet bij elke coach.

Het domein koppelen in de app

Open je profiel en tik op Clubdashboard. In de balk bovenin kies je E-mail. Daar staan eerst twee velden die over de vorm van je post gaan — de afzendernaam die ontvangers zien en het adres waar antwoorden heen gaan — en daaronder het blok Eigen domein.

1. Typ het domein in het invulveld: alleen de domeinnaam zelf, zonder https:// ervoor en zonder schuine streep erachter. Het veld toont een voorbeeld van de vorm die de app verwacht. Plak je toch een compleet webadres, dan wordt de invoer geweigerd met dat voorbeeld erbij — bewust, want straks moet je bij je webprovider precies dít domein terugvinden.
2. Tik op Domein koppelen.
3. Het blok verandert. Je ziet nu het adres waar de post vandaan gaat komen, met daaronder de stand Wacht op de records, en daar weer onder een lijstje met de regels die bij je domein gezet moeten worden.

Er is dan nog niets veranderd aan jullie domein en er kan nog geen post uit. Wat er wel gebeurde: de maildienst achter Koach heeft de regels klaargezet waarmee jullie kunnen bewijzen dat het domein echt van jullie is.

Eén domein per vereniging. Zolang er een domein gekoppeld is, is het invulveld weg — je kunt er dus niet per ongeluk een tweede naast zetten. Wil je later naar een ander domein, dan tik je eerst op Domein loskoppelen. De app vraagt eerst of je het zeker weet, met de waarschuwing erbij dat er tot een nieuwe koppeling geen post uit kan. En een domein van Koach zelf koppelen kan niet: dan zou jullie post er precies zo uitzien als post van de app.

De records bij je eigen provider zetten

Dit is het deel dat buiten de app gebeurt. Onder het kopje Zet deze records klaar bij jullie domein staan een paar blokjes. Elk blokje bestaat uit drie dingen: het soort record bovenaan (TXT, MX of CNAME, soms met een prioriteitsnummer erbij), daaronder de naam, en daaronder de waarde. Die laatste twee zijn allebei aantikbaar: één tik en de tekst staat op je klembord, met de bevestiging Gekopieerd in beeld. Dat is geen luxe — de handtekeningsleutel is een lange, betekenisloze reeks letters en cijfers, en die typ je op een telefoon niet foutloos over.

Wat de regels doen, in gewone taal: ze vertellen de rest van de wereld dat de maildienst achter Koach namens jullie domein mag versturen, en ze zetten een digitale handtekening onder elk bericht dat uitgaat. Zonder die twee dingen kan iedereen post versturen die eruitziet alsof hij van jullie komt — en dat is precies waarom ontvangende mailservers post zonder die regels wantrouwen.

Bij je webprovider log je in en zoek je het onderdeel dat DNS, DNS-beheer of naamservers heet. Daar voeg je per blokje een nieuw record toe en plak je naam en waarde over. Drie dingen om op te letten:

• Precies overnemen. Geen spatie erbij, geen punt weglaten, geen hoofdletters verzinnen. Wat er staat, staat er niet toevallig.
• Sommige providers vullen de domeinnaam zelf aan. Vraagt het formulier alleen om het stuk vóór jullie domeinnaam, plak dan niet de volledige naam — anders komt je domeinnaam er twee keer in te staan. Twijfel je, kijk dan naar een record dat er al staat en volg die vorm.
• De tijd (TTL) mag op de standaardwaarde blijven. Staat er niets ingevuld, laat het dan zoals het is.

Controleren, en wat de stand betekent

Nieuwe DNS-regels zijn niet meteen overal zichtbaar. Meestal gaat het om minuten, soms duurt het tot een uur. Ga daarna terug naar het mailscherm en tik op Controleer nu. De app laat de maildienst opnieuw kijken en toont daarna de stand:

• Klaar voor gebruik. De regels staan goed. Vanaf nu kan er post uit vanaf jullie eigen adres, en verschijnt de knop om een bericht te schrijven.
• Wacht op de records. Er is nog niets gevonden. Dat is normaal in het eerste uur. De maildienst blijft er daarna nog drie dagen zelf naar zoeken, dus je hoeft niet om de tien minuten op de knop te drukken.
• Niet gelukt — controleer de records. Ook na die drie dagen is er niets gevonden. Er staat dan iets anders bij je provider dan wat de app toont: een halve waarde, een dubbele domeinnaam, of een record dat wel is ingetypt maar niet opgeslagen. Leg de twee lijstjes naast elkaar, teken voor teken.

Blijft het staan op wachten terwijl je zeker weet dat de regels erin staan, kijk dan of ze bij het juiste domein staan. Verenigingen met twee domeinnamen, of met een oude en een nieuwe hostingpartij, zetten de regels wel vaker bij de verkeerde.

Als het later stilvalt

Een gekoppeld domein blijft niet vanzelf goed. De situatie die je het vaakst ziet: de website wordt verbouwd of verhuist naar een andere partij, de DNS gaat mee, en de regels voor de mail zijn niet overgenomen. Er is dan een tijd lang prima gemaild, en juist daarom verwacht niemand een probleem.

Koach merkt dat en zet het verzenden weer stil, met dezelfde melding als bij een nieuwe koppeling. Dat voelt hard, maar het alternatief is slechter: post zonder handtekening komt bij een groot deel van je leden in de spammap terecht, en dat is precies de schade die je met deze hele constructie wilde voorkomen. Zet de regels terug en tik nog een keer op Controleer nu.

Zet het daarom in jullie afspraken: wie aan de website of het domein werkt, laat de mailregels staan. Dat hoort in hetzelfde overdrachtsdocument als de afspraken over welke gegevens jullie van leden bewaren, waar de regels rond ledengegevens over gaan.

En zolang het domein nog niet klaar is: je zit niet zonder kanaal. Een bericht dat op het dashboard van elk lid landt, gaat gewoon door — dat zijn de clubmeldingen, en die hebben geen domein nodig. E-mail is de weg naar mensen die de app minder vaak openen; voor de rest van het jaar is het dashboard vaak sneller. Hoe die twee zich tot elkaar verhouden, en wat de clubomgeving verder allemaal doet, staat in de app voor je volleybalvereniging.

Eén keer regelen en daarna staat het: een kort klusje bij degene die jullie website beheert, en vanaf dat moment komt jullie post aan met jullie eigen naam ervoor.

Veelgestelde vragen

Verder lezen

Een mail naar alle leden van je sportvereniging sturen Telformulier volleybal invullen: stap voor stap Clubbeheerders toevoegen: de vier rollen en waar ze voor bedoeld zijn

Bekijk 200 volleybaloefeningen met animatie Download een compleet trainingsplan van 8 tot 28 weken