Clubbeheerders toevoegen: de vijf rollen en waar ze voor bedoeld zijn

Een vereniging is nooit één persoon. De penningmeester wil bij de bijdragen, iemand anders regelt de zaaldagen, en er is een aanspreekpunt voor als er iets vervelends speelt. Toch begint een club in Koach bijna altijd met één account: dat van degene die de app heeft aangedragen. Zolang dat zo blijft, hangt de hele clubadministratie aan één inbox en één telefoon.

Waarom één sleutel te weinig is

Zolang er één persoon bij het clubdeel kan, is die persoon een flessenhals. Hij gaat op vakantie in de week dat de zaalindeling rond moet komen. Hij wisselt na de ledenvergadering van functie en neemt zijn inlog mee. Hij is de enige die weet welke teams er al ingevoerd staan. Niets daarvan is een ramp op de dag zelf, maar het stapelt: alles wat de club digitaal doet, loopt langs één agenda.

Dat is precies het verschil tussen een app die door één coach wordt gebruikt en een app die van de hele vereniging is. In het clubdeel van Koach los je dat op met een onderdeel dat weinig aandacht krijgt en veel doet: Beheerders. Daar zet je medebestuurders erbij, en geef je meteen aan in welke hoedanigheid ze erbij zitten.

Waar Beheerders staat

Open Profiel en tik op Clubdashboard. Je ziet één lijst met de onderdelen van je club, in groepen. Beheerders staat in de groep Club, onder Organisatie, Bijdragen en E-mail, met rechts het aantal beheerders.

Wat je daar ziet is een lijst van iedereen die op dit moment bij het clubdeel kan: per persoon de naam, daaronder het e-mailadres en de rol als label, en rechts een knop met drie puntjes. Meestal sta je er zelf al in als Clubbeheerder — die regel ontstaat vanzelf op het moment dat je met een clubabonnement het eerste team onder de clubnaam zet. Zie je helemaal geen clubdashboard, dan is er nog geen club: bij minstens één team moet de clubnaam ingevuld staan, en hoe dat gaat staat in je team aan de juiste club koppelen.

Iemand toevoegen: een adres en een rol

Onder de lijst staat het blok Beheerder toevoegen met drie dingen. Een invoerveld E-mailadres van bestaand account, daaronder een regel Rol die standaard op Clubbeheerder staat en bij een tik een lijst met de vijf rollen opent, en onderaan de knop Beheerder toevoegen. Meer is het niet: adres invullen, rol kiezen, toevoegen. De persoon verschijnt direct in de lijst erboven en kan bij zijn volgende keer inloggen het clubdashboard openen.

Er is één voorwaarde: het adres moet van een bestaand Koach-account zijn, en dat account heeft géén eigen clubabonnement nodig — dat staat uitgelegd in je volleybalclub beheren. Kent Koach het adres niet, dan krijg je meteen de melding dat er geen Koach-account met dit e-mailadres is, en verandert er niets. Vraag in dat geval welk adres iemand bij het aanmelden heeft gebruikt; hoofdletters maken niet uit, maar een privéadres in plaats van een clubadres wel.

De vijf rollen en waar ze voor bedoeld zijn

De rollijst kent vijf rollen. Ze zijn niet bedacht als niveaus van belangrijkheid, maar als beschrijvingen van wat iemand in de vereniging doet.

• Clubbeheerder — degene die de club in de app draaiende houdt. Dit is de rol voor wie de teams invoert, de zaalindeling bijwerkt en de vragen van collega-trainers beantwoordt. Vaak de secretaris of de ledenadministratie, soms een technisch coördinator.
• Penningmeester — degene die over geld gaat: bijdragen, achterstanden, wie wat nog moet betalen. Een club heeft er meestal precies één, en die persoon heeft zelden behoefte aan de rest van het clubdeel.
• Bestuurslid — de brede rol voor iedereen die namens het bestuur meekijkt en meebeslist: voorzitter, secretaris, jeugdbestuurder, wedstrijdsecretaris. Wie besluiten neemt over teams en seizoenen hoort hier.
• Vertrouwenscontactpersoon — het aanspreekpunt voor ongewenst gedrag: de persoon bij wie een lid of een ouder terechtkan met iets waar hij niet mee naar de eigen trainer wil. Deze rol werkt vertrouwelijk en één op één, en heeft de clubadministratie eigenlijk niet nodig — maar moet wel vindbaar zijn.
• Technisch manager — degene die over de inhoud van het trainerswerk gaat: de technische commissie, een jeugdcoördinator, soms de hoofdtrainer van de vereniging. Deze rol bestaat voor de continuïteit. Stopt een trainer halverwege het seizoen, dan moet iemand kunnen zien wat er is gegeven, wat is blijven liggen en wat er over een speler bekend is, anders begint zijn opvolger bij nul. Hij leest mee in het teamlogboek en schrijft nergens iets; de contactgegevens van leden en de clubexport krijgt hij niet.

De namen passen zich aan de taal van de gebruiker aan. Een bestuurslid dat de app in het Duits of het Pools gebruikt, ziet dezelfde rol in zijn eigen taal staan; je hoeft dus niet uit te leggen wat je hebt ingesteld.

Wat de rol vandaag doet — en wat niet

De rol is meer dan een etiket: hij bepaalt wat iemand te zien krijgt. Een onderdeel waar zijn rol geen recht op heeft, staat niet in zijn lijst op het clubdashboard, en wie het langs de knop om zou proberen te openen, krijgt de gegevens evenmin, want elke opvraag wordt op de server nog een keer tegen de rol getoetst. Zo is het verdeeld:

• Alle vijf de rollen — de ledenlijst met de namen en de teams waarin ze spelen.
• Clubbeheerder, penningmeester, bestuurslid en vertrouwenscontactpersoon — de clubmededelingen. De technisch manager hoort daar niet bij: zijn rol gaat over de inhoud van het trainerswerk, niet over de berichten aan de vereniging.
• Clubbeheerder, penningmeester en bestuurslid — de contactgegevens bij die leden: e-mailadressen en de gekoppelde ouders. De vertrouwenscontactpersoon en de technisch manager niet: de eerste werkt vertrouwelijk en één op één, de tweede heeft aan namen en teams genoeg, en het gaat hier om de contactgegevens van minderjarigen.
• Clubbeheerder en bestuurslid — de zalen, de zaaldagen, de organisatie, de taakplicht, de teamindeling, de clubmail en het uitnodigen van leden vanuit de ledenlijst.
• Clubbeheerder, bestuurslid en technisch manager — het teamlogboek: meelezen in de trainingen, de verslagen en de notities over spelers.
• Ook clubbeheerder en bestuurslid — de clubexport: alle clubgegevens in één bestand, buiten de app om. De technisch manager krijgt die niet; hij leest mee in de app, waar het gesprek bij hoort.
• Clubbeheerder en penningmeester — de bijdragen.
• Alleen de clubbeheerder — het onderdeel Beheerders zelf, en het koppelen van het afzenderdomein voor de clubmail. Dat domein raakt de e-mailreputatie van de hele vereniging en is met één verkeerde instelling bij je domeinnaam kapot te maken.

Twee keuzes daarin zijn het uitleggen waard. Het teamlogboek — meelezen in de trainingen, de trainingsverslagen en de notities die een trainer over een speler maakt — staat los van de teamindeling, al lijken ze op elkaar: het tweede gaat over wie in welk team komt, het eerste over de inhoud van het werk, en dat zijn aantekeningen van een trainer over vaak minderjarige spelers. En de teamindeling voor volgend seizoen is zolang je eraan werkt een concept waarin niets echt gebeurt; pas definitief maken voert hem door en legt daarbij de beoordelingen van het aflopende seizoen vast. Ook die knop blijft bij de Clubbeheerder en het Bestuurslid — het gaat om cijfers over minderjarigen, en dat is geen handeling die de eerstvolgende die het scherm openklikt per ongeluk moet kunnen doen.

Dat maakt deze lijst meer waard dan hij lijkt. Een vereniging moet kunnen opschrijven wie welke gegevens van leden onder zich heeft — dat is precies de vraag die achter de omgang met ledengegevens zit. Een lijst met namen en de rol die erbij hoort is daar een beter antwoord op dan vijf mensen die "ergens ooit toegang hebben gekregen".

Wie in de praktijk wat doet met de onderdelen zelf, staat in de artikelen over die onderdelen. Voor berichten aan de hele vereniging is dat clubmeldingen versturen; voor het rooster van diensten rond wedstrijddagen bardiensten plannen voor de hele club. Daar staat ook wie ze mag aanmaken. Zoek het daar op in plaats van het hier te verwachten.

Van rol wisselen, en iemand weer weghalen

Iemand van rol laten wisselen gaat via de drie puntjes achter zijn naam: kies Rol wijzigen en tik op de nieuwe rol. Dat geldt meteen, er komt Opgeslagen in beeld, en de persoon raakt zijn toegang geen moment kwijt. Er komt ook geen tweede regel bij.

Voeg je iemand toe die al in de lijst staat, dan past de server alleen zijn rol aan; met dezelfde rol krijg je de melding dat deze persoon die rol al in de club heeft, en gebeurt er niets. Iemand eerst verwijderen en opnieuw toevoegen om van rol te wisselen is dus niet nodig.

Verwijderen gaat via dezelfde drie puntjes, met Verwijderen. Gaat het om iemand anders, dan verdwijnt hij meteen uit de lijst, zonder vraag vooraf; in de melding die volgt staat Ongedaan maken, voor als je de verkeerde regel raakte. Wat er dan verdwijnt is alleen de toegang tot het clubdeel: het account van die persoon blijft bestaan, en als hij ook trainer is, houdt hij zijn eigen teams gewoon.

Twee dingen laat de app niet toe, allebei omdat je ze zelf niet meer kunt terugdraaien:

• De clubeigenaar — degene onder wiens account de club is aangemaakt — kan niet door een andere beheerder worden weggehaald. Anders kon een later toegevoegd bestuurslid de oprichter buiten zijn eigen club zetten.
• De laatste sleutel kan er niet uit. Voor elke verwijdering kijkt de app of er daarna nog een clubbeheerder overblijft: een andere uit de lijst, of degene onder wiens account de club is aangemaakt. Blijft er niemand over, dan weigert de app; anders zou de club zichzelf permanent buiten haar eigen dashboard sluiten. Voeg dus eerst een opvolger toe en haal daarna pas de vertrekker weg. Om dezelfde reden weigert de app ook de rol van de laatste clubbeheerder te wijzigen.

Jezelf terugtrekken mag wél, ook zonder dat een ander het voor je doet. Een clubbeheerder doet dat bij Beheerders via de drie puntjes achter zijn eigen naam; omdat hij zichzelf buitensluit, vraagt de app dan eerst om bevestiging. Een vertrouwenscontactpersoon of penningmeester die deze taak niet meer heeft, ziet Beheerders niet, maar vindt onderaan het clubdashboard de knop Mijn clubrol neerleggen. Voor een clubbeheerder gelden de twee blokkades hierboven dan gewoon ook.

Wie je erin zet, en wanneer je de lijst weer bekijkt

Drie vuistregels maken deze lijst bruikbaar in plaats van rommelig. Ten eerste: altijd minstens twee. Eén persoon met toegang is geen verdeling maar een risico, en het herstel duurt precies zolang als die persoon onbereikbaar is.

Ten tweede: denk in functies, niet in personen. "De penningmeester" blijft bestaan als de penningmeester wisselt; "Karin, die het toevallig altijd doet" niet. Zet daarom de rol erbij die bij de functie hoort, ook als er vandaag maar één iemand is die alles doet — dan staat er over twee jaar tenminste wat iemand geacht werd te doen.

Ten derde: loop de lijst één keer per jaar langs, kort na de ledenvergadering of op het moment dat het bestuur wisselt. Dat is het enige moment waarop je zeker weet dat er iets is veranderd, en het kost twee minuten. Wie is vertrokken, gaat eruit; wie erbij is gekomen, gaat erin met de rol die bij zijn nieuwe functie hoort. Een clubadministratie waar oud-bestuursleden nog jaren in blijven staan, is niet gevaarlijk maar wel slordig — en slordig is precies wat een vereniging niet wil zijn richting haar eigen leden. Hoe die rollen zich verhouden tot de rest van het clubdeel, laat Koach voor volleybalverenigingen zien.

Veelgestelde vragen

Verder lezen

Taakplicht sportvereniging bijhouden: wie heeft zijn diensten gedraaid? Ledenadministratie software vereniging: vijf vragen die de keuze maken Telformulier volleybal invullen: stap voor stap Bestuursfuncties vereniging: wie doet wat in je volleybalclub Vertrouwenscontactpersoon sportvereniging: rol, keuze en toegang Organogram vereniging: voorbeeld en sjabloon in PDF en Word Teams aanmaken voor de vereniging: alle teams in één keer

Bekijk 200 volleybaloefeningen met animatie Download een compleet trainingsplan van 8 tot 28 weken