Añadir administradores del club: los cinco roles
Un club nunca es una sola persona. El tesorero quiere llegar a las aportaciones, otra persona organiza las jornadas en el pabellón y hace falta alguien a quien acudir cuando pasa algo desagradable. Y aun así, un club en Koach casi siempre empieza con una única cuenta: la de quien trajo la app. Mientras eso siga así, toda la administración del club depende de un solo buzón y de un solo móvil.
Por qué una sola llave es demasiado poco
Mientras solo una persona pueda entrar en la parte del club, esa persona es un cuello de botella. Se va de vacaciones justo la semana en que hay que cerrar el reparto de pistas. Cambia de cargo después de la asamblea y se lleva su acceso con él. Es el único que sabe qué equipos están ya introducidos. Nada de eso es un drama el día concreto, pero se acumula: todo lo que el club hace en digital pasa por una sola agenda.
Esa es justo la diferencia entre una app que usa un entrenador y una app que es de todo el club. En la parte de club de Koach lo resuelves con una pestaña que recibe poca atención y hace mucho: Administradores. Ahí añades a otros miembros de la junta y dejas registrado de entrada en calidad de qué están.
Dónde está la pestaña Administradores
Abre Perfil y toca Panel del club. Arriba aparece una barra con las secciones de tu club: resumen, miembros, reparto de equipos, tareas del club, jornada, instalaciones y así. Esa barra solo empieza a desplazarse en horizontal cuando hay más de cuatro secciones. Administradores, con una llavecita delante, va la última.
Lo que ves ahí es la lista de todo el que ahora mismo puede entrar en la parte del club: por persona, el nombre y, debajo, el rol y el correo. Normalmente ya apareces tú como Administrador del club; esa línea se crea sola en cuanto pones el primer equipo bajo el nombre del club con una suscripción Club. Si no ves ningún panel del club, es que todavía no hay club: al menos un equipo tiene que llevar el nombre del club relleno, y cómo se hace está en vincular tu equipo al club correcto.
Añadir a alguien: un correo y un rol
Debajo de la lista hay un bloque pequeño con tres cosas. Un campo con el texto Correo de una cuenta existente, debajo una línea Rol con un selector que arranca en Administrador del club, y abajo del todo el botón Añadir administrador. No hay más: escribes el correo, eliges el rol y añades. La persona aparece al momento en la lista de arriba y puede abrir el panel del club la próxima vez que inicie sesión.
Hay una condición: el correo tiene que ser el de una cuenta de Koach que ya exista, y esa cuenta no necesita una suscripción Club propia, como se explica en gestionar tu club de voleibol. Si Koach no reconoce el correo, te sale al instante el aviso No hay ninguna cuenta con este correo y no cambia nada. Pregunta entonces con qué dirección se registró esa persona: las mayúsculas dan igual, pero un correo personal en lugar del correo del club no.
Los cinco roles y para qué sirve cada uno
El selector tiene cinco roles. No están pensados como niveles de importancia, sino como descripciones de lo que alguien hace en el club.
- Administrador del club — quien mantiene el club en marcha dentro de la app. Es el rol de quien introduce los equipos, actualiza el reparto de pistas y responde a las dudas de los demás entrenadores. Muchas veces el secretario o quien lleva el registro de socios, a veces un coordinador deportivo.
- Tesorero — quien se ocupa del dinero: aportaciones, impagos, quién tiene algo pendiente. Un club suele tener exactamente uno, y esa persona rara vez necesita el resto de la parte de club.
- Miembro de la junta — el rol amplio para todo el que mira y decide en nombre de la junta: presidente, secretario, responsable de cantera, delegado de competición. Quien toma decisiones sobre equipos y temporadas entra aquí.
- Persona de confianza — el punto de contacto para las conductas indebidas: la persona a la que un jugador o un padre puede acudir con algo que no quiere contarle a su propio entrenador. Este rol trabaja de forma confidencial y uno a uno, y en realidad no necesita la administración del club, pero sí tiene que poder encontrarse.
- Director técnico — quien se ocupa del contenido del trabajo de los entrenadores: la comisión técnica, un coordinador de cantera, a veces el primer entrenador del club. Este rol existe por la continuidad. Si un entrenador lo deja a mitad de temporada, alguien tiene que poder ver qué se ha dado, qué se ha quedado por hacer y qué se sabe de cada jugador; si no, su sucesor empieza de cero. Lee el registro del equipo y no escribe en ninguna parte; los datos de contacto de los socios y la exportación del club no los recibe.
Los nombres se adaptan al idioma de cada usuario. Un miembro de la junta que use la app en alemán o en polaco verá ese mismo rol en su idioma, así que no tienes que explicarle qué has configurado.
Qué hace hoy el rol, y qué no
El rol es más que una etiqueta: decide lo que cada uno llega a ver. Una sección sobre la que su rol no tiene derecho ni siquiera aparece como pestaña en la barra, y quien intentara abrirla saltándose el botón tampoco obtiene los datos, porque cada consulta se vuelve a comprobar contra el rol en el servidor. Así está repartido:
- Los cinco roles — la lista de socios con los nombres y los equipos en los que juegan.
- Administrador del club, tesorero, miembro de la junta y persona de confianza — los avisos del club. El director técnico no entra ahí: su rol va sobre el contenido del trabajo de los entrenadores, no sobre los mensajes al club.
- Administrador del club, tesorero y miembro de la junta — los datos de contacto de esos socios: correos electrónicos y los padres vinculados. La persona de confianza y el director técnico no: la primera ejerce su papel de forma confidencial y uno a uno, al segundo le bastan los nombres y los equipos, y aquí hablamos de datos de contacto de menores.
- Administrador del club y miembro de la junta — las instalaciones, las jornadas, la organización, las tareas del club, el reparto de equipos y el correo del club.
- Administrador del club, miembro de la junta y director técnico — el registro del equipo: leer los entrenamientos, los informes y las notas que un entrenador escribe sobre un jugador.
- También administrador del club y miembro de la junta — la exportación del club: todos los datos del club en un solo archivo, fuera de la app. El director técnico no la recibe; él lee dentro de la app, donde está la conversación a la que eso pertenece.
- Administrador del club y tesorero — las aportaciones.
- Solo el administrador del club — la propia pestaña de Administradores y la vinculación del dominio remitente para el correo del club. Ese dominio afecta a la reputación de correo de todo el club, y un solo ajuste mal puesto en tu nombre de dominio lo estropea.
Dos de esas decisiones merecen una explicación. El registro del equipo — leer los entrenamientos, los informes de entrenamiento y las notas que un entrenador escribe sobre un jugador — va a propósito aparte del reparto de equipos, por mucho que se parezcan: lo segundo trata de quién acaba en qué equipo, lo primero del contenido del trabajo, y son apuntes de un entrenador sobre jugadores a menudo menores de edad. Y el reparto de equipos para la temporada que viene es, mientras lo trabajas, un borrador en el que no ocurre nada de verdad; solo al hacerlo definitivo se aplica y quedan fijadas las valoraciones de la temporada que termina. Ese botón también se queda con el Administrador del club y el Miembro de la junta: se trata de datos sobre menores, y no es una acción que deba hacer sin querer el primero que abra esa pantalla.
Eso hace que esta lista valga más de lo que parece. Un club tiene que poder poner por escrito quién maneja qué datos de sus socios, que es exactamente la pregunta que hay detrás de el tratamiento de los datos de los socios. Una lista de nombres con el rol que le corresponde a cada uno responde mejor a eso que cinco personas que «en algún momento recibieron acceso».
Quién hace qué en la práctica con cada sección está en los artículos de esas secciones. Para los mensajes a todo el club, los avisos del club; para el cuadrante de turnos alrededor de las jornadas de partido, planificar los turnos de cantina de todo el club. Ahí se explica también quién puede crearlos. Búscalo allí en lugar de esperarlo aquí.
Cambiar de rol, y quitar a alguien de la lista
Cambiar a alguien de rol se hace en el mismo sitio, y es menos evidente de lo que parece: escribes de nuevo su correo, eliges el rol nuevo y tocas añadir. La línea que ya existía se actualiza. No aparece una segunda línea, y esa persona no pierde el acceso en ningún momento.
Ojo con un matiz. Si escribes el mismo correo con el mismo rol que ya tiene, te sale igualmente el aviso Ya es administrador y no pasa nada. No es un fallo: sencillamente no hay nada que cambiar. Solo un rol distinto lo cambia de verdad. Quien no lo sabe elimina primero a la persona y la vuelve a añadir; también funciona, pero es dar un rodeo y puede salir mal si en ese momento no queda nadie más.
Para eliminar, la cruz a la derecha del nombre. La app pide una confirmación con el nombre o el correo delante, para que en una lista de ocho no te lleves por delante la línea equivocada. Lo que desaparece es solo el acceso a la parte del club: la cuenta de esa persona sigue existiendo y, si además es entrenador, conserva sus equipos.
Hay dos cosas que la app no permite, las dos porque después no podrías deshacerlas:
- Al propietario del club — la persona bajo cuya cuenta se creó el club — no lo puede quitar otro administrador. Si no, un miembro de la junta añadido más tarde podría dejar fuera al fundador de su propio club.
- La última llave no se puede sacar. Antes de cada eliminación la app comprueba si después queda alguien con permisos de club: otro administrador de la lista, o la persona bajo cuya cuenta se creó el club. Si no queda nadie, la app se niega; de lo contrario el club se cerraría a sí mismo para siempre fuera de su propio panel. Añade primero un sucesor y quita después al que se va.
Salirte tú mismo sí se puede, y sin que nadie lo haga por ti. Una persona de confianza o un tesorero que ya no tiene esa tarea puede quitarse de la lista sin tener que pedírselo a nadie. Los dos bloqueos de arriba valen igualmente para él.
A quién metes en la lista, y cuándo la vuelves a mirar
Tres reglas sencillas hacen que esta lista sea útil en lugar de un cajón de sastre. La primera: siempre al menos dos. Una sola persona con acceso no es un reparto, es un riesgo, y la recuperación dura exactamente lo que esa persona esté ilocalizable.
La segunda: piensa en cargos, no en personas. «El tesorero» sigue existiendo cuando cambia el tesorero; «Carmen, que es la que siempre lo hace» no. Pon por eso el rol que corresponde al cargo, aunque hoy haya una sola persona que lo haga todo: así, dentro de dos años, al menos constará qué se esperaba de cada uno.
La tercera: repasa la lista una vez al año, justo después de la asamblea o en el momento en que cambie la junta. Es el único momento en el que sabes seguro que algo ha cambiado, y cuesta dos minutos. Quien se ha ido, fuera; quien ha entrado, dentro con el rol que corresponde a su nuevo cargo. Una administración de club en la que los exdirectivos siguen años dentro no es peligrosa, pero sí descuidada, y descuidado es justo lo que un club no quiere parecerles a sus propios socios. Cómo se relacionan estos roles con el resto del área de club lo muestra Koach para clubes de voleibol.
En corto: para cambiar a alguien de rol, vuelve a añadir el mismo correo con un rol distinto. Si repites el rol que ya tiene, solo verás el aviso Ya es administrador y no cambiará nada.
Preguntas frecuentes
¿Recibe un correo la persona a la que añado como administradora?
No. No sale ninguna invitación ni ningún aviso; la línea solo aparece en la lista. Esa persona lo nota cuando vuelve a abrir la app y de repente tiene un panel del club. Díselo tú, o no encontrará nunca ese botón.
¿Cuesta dinero un administrador más?
El rol en sí no: el importe del club no cambia por ello, y el panel del club sigue abierto para esa persona mientras el club pague, también sin equipo propio. Para un equipo vale lo mismo que para cualquier entrenador: si la persona entrena un equipo que está en la cuenta de club, Koach le sale gratis mientras el club pague, y como jugador o padre siempre. Un equipo que es solo suyo necesita su propia suscripción tras los 14 días de prueba. Un administrador del club tampoco es un entrenador de equipo: no cuenta para el número de entrenadores que puedes vincular a un equipo.
¿La persona que añado puede añadir a otras por su cuenta?
No, salvo que le des el rol de Administrador del club. La pestaña de Administradores pertenece a ese único rol: solo un administrador del club puede añadir a alguien, cambiar un rol o eliminar a otro. Un tesorero, un miembro de la junta, una persona de confianza o un director técnico ni siquiera ve esa pestaña, y un intento de llegar hasta ella saltándose el botón se rechaza en el servidor. Una cosa sí puede hacer cualquiera: quitarse a sí mismo de la lista.
¿Qué pasa si me quito a mí mismo de la lista?
Pierdes el panel del club en cuanto la app se recarga, pero tu cuenta y tus propios equipos siguen siendo tuyos. Si eres la persona bajo cuya cuenta se creó el club, conservas igualmente el acceso al club: ese acceso va con el club y no con tu línea en la lista. Para el resto, otro administrador tendrá que volver a añadirte.
Pruébalo tú mismo en Koach
Menos administración, más entrenamiento.
Empieza con KoachO lee primero todo lo que hace la app para entrenadores de voleibol.