Junta directiva de un club deportivo: funciones de cada cargo

Repartir las funciones de la junta directiva de un club deportivo es más que poner nombres en una lista. Quien es presidente, secretario o tesorero también tiene en sus manos datos de los socios, y en un club de voleibol muchas veces de menores. Aquí tienes, cargo a cargo, lo que hace cada uno y qué rol recibe en la app del club para ver justo lo que necesita.

¿Qué funciones tiene la junta directiva de un club deportivo?

La mayoría de los clubes tienen al frente a tres personas: un presidente, un secretario y un tesorero. A su alrededor hay vocales con un área propia, o comisiones que rinden cuentas a la junta. Cuántos cargos necesitas depende del tamaño de tu club. Con un puñado de equipos, una persona suele ocupar dos; un club grande tiene su propia comisión para la cantera y para la competición. Lo que dicen formalmente tus estatutos y quién firma en nombre del club depende del país y de cada entidad; de eso no trata este artículo. Trata del reparto de tareas, y de la pregunta que surge enseguida con una app del club: ¿quién tiene que poder ver qué?

Estos cargos aparecen a menudo en un club de voleibol:

• Presidente: dirige la junta y la asamblea general, vigila el rumbo del club y es su cara hacia fuera.
• Secretario: correo, actas, el listado de socios y los mensajes a los socios.
• Tesorero: presupuesto, cuotas, impagos y la rendición de cuentas.
• Área técnica: entrenadores, la línea de entrenamiento y la composición de los equipos, a menudo con una comisión técnica.
• Cantera: los equipos de formación, sus entrenadores y el contacto con las familias.
• Competición: el calendario de partidos, las instalaciones y quién arbitra, anota o hace de responsable de sala.
• Voluntariado: quién cubre cada turno, de la cantina al montaje de la pista.
• Persona de confianza: no es un cargo de la junta, pero la junta la nombra. Cumple un papel parecido al del delegado de protección que tienen muchos clubes con menores.

Si quieres ver en una sola hoja cómo se relacionan la junta, las comisiones y los equipos, plásmalo en un organigrama de tu club.

Las funciones de cada cargo, y lo que necesita cada uno

Presidente

El presidente preside las reuniones, mantiene unida la línea del club y habla en su nombre con el ayuntamiento, la federación y los patrocinadores. No tiene que hacerlo todo él, pero sí debe ver cómo van los equipos: si cada equipo tiene entrenador, si los jugadores vienen, si la cantera sube. Para eso necesita ver todos los equipos, no la cuota de cada socio.

Secretario

El secretario es la memoria del club. Responde el correo, redacta las actas de la junta y de la asamblea y lleva el registro de quién es socio. La mayoría de los mensajes a los socios también salen de él. Para eso necesita los datos de contacto y una forma de llegar a todos los socios a la vez. A menudo es también quien configura la app del club y da acceso a los demás.

Tesorero

El tesorero elabora el presupuesto, controla los gastos, lleva la cuenta de quién tiene la cuota pendiente y rinde cuentas al final del ejercicio, a menudo después de que unos censores de cuentas hayan revisado los libros. Necesita nombres, datos de contacto e importes. Lo que no necesita: las notas de un entrenador sobre un jugador, o la composición de los equipos de la temporada que viene. Cómo llevar las cuotas en una app sin programa de contabilidad lo explicamos en controlar las cuotas de tu club de voleibol.

Área técnica y cantera

El responsable del área técnica se ocupa del voleibol en sí: qué entrenador lleva cada equipo, cómo se forman los equipos y qué se hace en los entrenamientos. En un club más grande el trabajo lo hace una comisión técnica y uno de sus miembros se sienta en la junta. Para la cantera suele haber un coordinador propio, que acompaña a los entrenadores de formación y atiende a las familias; todo lo que le toca está en las funciones de un coordinador de cantera. Para seguir lo que pasa en los equipos, ninguno de los dos necesita los datos de contacto de los socios. Quien también forma los equipos o llama a las familias necesita un rol más amplio.

Competición y voluntariado

El responsable de competición cuadra los partidos en casa con las instalaciones, gestiona los aplazamientos y se asegura de que en cada partido en casa estén los oficiales que pone el propio club: según la competición, un anotador, un responsable de sala y a veces también un árbitro. El coordinador de voluntarios reparte el resto de los turnos: la cantina, el montaje, el día del club. Las dos funciones viven de cuadrantes y de que el reparto sea justo, porque todo el mundo quiere saber a quién le ha tocado ya. Necesitan el listado de socios y la vista de instalaciones y turnos, no las finanzas.

Persona de confianza

La persona de confianza es a quien se acude ante una conducta inapropiada. La junta la nombra, pero mejor que no forme parte de ella: quien tiene una queja sobre un directivo o un entrenador tiene que poder acudir a alguien independiente. Trabaja de forma confidencial y uno a uno, así que precisamente no necesita acceso a las notas de los entrenadores ni a las direcciones de todos los socios. Más sobre este papel y a quién elegir en la persona de confianza en tu club deportivo.

Responsable de la sección de voleibol en un club polideportivo

Si el voleibol es una sección de un club con varios deportes, por encima de todas las secciones hay una junta directiva general. Esta suele llevar de forma centralizada el registro de socios y las cuotas. El responsable de la sección de voleibol, o una pequeña junta de sección, se encarga del resto: entrenadores, equipos, instalaciones y partidos. Para los jugadores de voleibol es a la vez presidente, secretario y coordinador técnico, hasta que reparte esas tareas.

¿Qué rol de Koach Club encaja con cada cargo de la junta?

En Koach Club añades a los miembros de la junta con uno de cinco roles: Administrador del club, Tesorero, Miembro de la junta, Director técnico y Persona de confianza. El rol no es una etiqueta: decide qué secciones del panel del club ve cada uno. Así los repartes entre los cargos de arriba.

Dos decisiones las tomas tú. Un coordinador de cantera o coordinador técnico que solo sigue lo que pasa es Director técnico; si además forma los equipos, necesita el rol Miembro de la junta, porque el Reparto de equipos va con ese rol y no con el director técnico. Y cada persona tiene un rol por club. Si alguien es secretario y tesorero a la vez, elige Administrador del club: solo ese rol ve tanto las aportaciones como el reparto de equipos.

Por qué el rol decide lo que ve cada uno

En muchos clubes toda la junta tiene el mismo acceso a todo: la carpeta compartida, el listado de socios, la contraseña de la cuenta del club. Funciona hasta que alguien se va y se queda con sus copias, o hasta que la persona de confianza puede ver los correos y los padres de todos los jugadores de cantera sin necesitarlos nunca. En un club de voleibol a menudo se trata también de datos de menores. Entonces, quién tiene qué en sus manos no es un simple trámite.

En Koach Club el reparto no está solo en la pantalla. Una sección a la que tu rol no tiene derecho no aparece en la barra del panel del club, y cada consulta se vuelve a comprobar contra tu rol en el servidor. Un director técnico ve en el Registro del equipo, por equipo, la asistencia, lo que se hizo del programa, el informe del entrenador y las notas sobre los jugadores. No cambia nada y no ve datos de contacto. Por qué este rol está planteado así lo explicamos en el director técnico como rol del club.

Lo que necesita un miembro de la junta en Koach

Un miembro de la junta necesita una cuenta de Koach, pero no un equipo propio ni una suscripción propia: su rol va incluido en la suscripción del club. El administrador del club lo añade en Administradores con el correo de esa cuenta, elige el Rol y toca Añadir administrador. Si el miembro de la junta no tiene equipo propio, el botón Panel del club aparece en la primera pantalla nada más iniciar sesión; si también entrena a un equipo, encuentra ese botón en Perfil. El panel solo muestra las secciones de su rol. Los pasos, y qué pasa cuando alguien cambia de rol o se va, están en añadir administradores del club.

Las comisiones, como una comisión técnica o una de cantera, las registras en Koach en Organización. Y lo que la junta tiene que organizar a lo largo del año, de los entrenadores a las instalaciones, está en la lista de comprobación para la temporada de voleibol.

¿Carpeta compartida, programa de gestión de socios o app del club?

Hay tres formas habituales de dar a la junta acceso a la información, y cada una tiene su punto fuerte.

• Una carpeta compartida con hojas de cálculo. Gratis, y todo el mundo sabe usarla. Eso sí: quien tiene acceso también puede descargar un archivo y reenviarlo, y así, después de una temporada, el listado de socios existe en un puñado de versiones.
• Un programa de gestión de socios. Fuerte en aquello para lo que está hecho: altas, membresía y cobro de cuotas. Lo que pasa en los entrenamientos de un equipo normalmente no está ahí.
• Una app del club con roles, como Koach Club. Junta, entrenadores, jugadores y familias en un mismo entorno, y cada uno ve lo que le toca según su rol. Koach es solo para voleibol y se ocupa de los equipos y del trabajo alrededor de los equipos.

También puedes combinar: el registro de socios y el cobro de cuotas en el sistema que el club ya tiene, y los equipos y el trabajo de la junta alrededor de los equipos en Koach.

Lo que Koach no hace por la junta

• No gestiona socios. No se importan listados de socios: el entrenador añade a sus jugadores o los invita.
• No cobra. En Aportaciones llevas quién tiene que pagar qué y añades tu propio enlace de pago; Koach no envía ni recibe dinero.
• No guarda estatutos, actas ni cuentas anuales. Los guardas donde ya los guardas. Koach tampoco da asesoramiento jurídico, y no envía nada a la federación.
• No hay panel del club para los socios sin rol. Un socio sin rol en el club ve los avisos del club, sus propios turnos y sus propias aportaciones pendientes.

¿Cuánto cuesta Koach Club para la junta?

Club cuesta 9,99 € al mes, u 8,33 € al mes si pagas por año, con equipos y entrenadores ilimitados. Los miembros de la junta con un rol en el club no pagan nada extra, y jugadores y familias usan la app gratis. Club no tiene periodo de prueba: en la página para clubes pides una reunión y ponemos en marcha el club contigo. Si entrenas tú mismo a un equipo, primero pruebas la app 14 días gratis con ese equipo. Todos los importes están en la página de precios.

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