Vorstand im Verein: wer im Volleyballverein welche Aufgaben hat
Die kurze Antwort
Der geschäftsführende Vorstand eines Vereins besteht meist aus Vorsitzendem, Schriftführer und Kassenwart, dazu kommen Ressorts wie Sport, Jugend, Spielbetrieb und Ehrenamt. In Koach Club bekommt jedes Vorstandsmitglied eine Vereinsrolle, und diese Rolle bestimmt, was es in der Vereins-App sieht.
Die Aufgaben im Vorstand eines Vereins zu verteilen ist mehr, als Namen auf eine Liste zu schreiben. Wer Vorsitzender, Schriftführer oder Kassenwart wird, bekommt auch Daten von Mitgliedern in die Hand, in einem Volleyballverein oft von Kindern. Hier steht pro Amt, was jemand macht, und welche Rolle er in der Vereins-App bekommt, damit er genau das sieht, was er braucht.
Welche Ämter hat der Vorstand eines Vereins?
Die meisten Vereine haben einen geschäftsführenden Vorstand aus drei Personen: einen Vorsitzenden, einen Schriftführer und einen Kassenwart, oft dazu einen Stellvertreter des Vorsitzenden. Drumherum gibt es Vorstandsmitglieder mit eigenem Ressort im erweiterten Vorstand, oder Ausschüsse, die dem Vorstand berichten. Wie viele Ämter du brauchst, hängt von der Größe deines Vereins ab. Bei einer Handvoll Teams übernimmt eine Person oft zwei davon; ein großer Verein hat für die Jugend und den Spielbetrieb einen eigenen Ausschuss. Was formal in eurer Satzung steht und wer den Verein nach außen vertritt, unterscheidet sich je nach Land und Verein; darum geht es in diesem Artikel nicht. Es geht um die Aufgabenverteilung, und um die Frage, die sich bei einer Vereins-App sofort daraus ergibt: Wer muss was sehen können?
Diese Ämter findest du in einem Volleyballverein häufig:
- Vorsitzender: leitet den Vorstand und die Mitgliederversammlung, hält den Kurs und ist das Gesicht des Vereins nach außen.
- Schriftführer: Post, E-Mails und Protokolle, die Mitgliederliste und die Nachrichten an die Mitglieder.
- Kassenwart: Haushaltsplan, Mitgliedsbeiträge, Rückstände und der Kassenbericht.
- Sportwart: die Trainer, das Trainingskonzept und die Teameinteilung, oft mit einem Sportausschuss.
- Jugendwart: die Jugendteams, ihre Trainer und der Kontakt zu den Eltern.
- Spielwart: der Spielplan, die Hallen und wer pfeift, anschreibt oder Hallendienst hat.
- Ehrenamtskoordinator: wer welchen Dienst übernimmt, von der Theke bis zum Hallenaufbau.
- Vertrauensperson: kein Vorstandsamt, aber eine Rolle, die der Vorstand besetzt.
Willst du auf einem Blatt sehen, wie Vorstand, Ausschüsse und Teams zueinander stehen, dann halte es in einem Organigramm deines Vereins fest.
Koach Club richten wir gemeinsam mit dir ein. Für Club gibt es keine Testphase: Erzähl uns, wie euer Vorstand die Aufgaben verteilt, dann schauen wir gemeinsam, welche Rolle zu wem passt, und legen die Teams und Trainer mit dir an. Trainierst du selbst ein Team, fängst du damit direkt in der App an.
Kennenlernen vereinbaren Mit deinem eigenen Team startenVorstand im Verein: die Aufgaben pro Amt, und was jeder braucht
Vorsitzender
Der Vorsitzende leitet die Sitzungen, hält die Vereinspolitik zusammen und spricht im Namen des Vereins mit der Stadt, dem Verband und den Sponsoren. Er muss nicht alles selbst machen, aber er muss überblicken, wie es den Teams geht: Hat jedes Team einen Trainer, kommen die Spieler, rückt die Jugend nach? Dafür braucht er den Blick auf alle Teams, nicht auf den Beitrag jedes einzelnen Mitglieds.
Schriftführer
Der Schriftführer ist das Gedächtnis des Vereins. Er beantwortet Post und E-Mails, schreibt die Protokolle von Vorstandssitzung und Mitgliederversammlung und hält fest, wer Mitglied ist. Auch die meisten Nachrichten an die Mitglieder kommen von ihm. Dafür braucht er die Kontaktdaten und einen Weg, alle Mitglieder auf einmal zu erreichen. Oft ist er auch derjenige, der die Vereins-App einrichtet und anderen Zugang gibt.
Kassenwart
Der Kassenwart stellt den Haushaltsplan auf, behält die Ausgaben im Blick, verfolgt, wer seinen Mitgliedsbeitrag noch zahlen muss, und legt am Jahresende Rechenschaft ab, meist nachdem die Kassenprüfer die Bücher geprüft haben. Er braucht Namen, Kontaktdaten und Beträge. Was er nicht braucht: die Notizen eines Trainers über einen Spieler oder die Teameinteilung für die nächste Saison. Wie du die Beiträge in einer App ohne Buchhaltungsprogramm festhältst, liest du unter Mitgliedsbeiträge im Volleyballverein verwalten.
Sportwart und Jugendwart
Der Sportwart kümmert sich um das Volleyball selbst: welcher Trainer welches Team bekommt, wie die Teams eingeteilt werden und was im Training passiert. In einem größeren Verein erledigt ein Sportausschuss die Arbeit, und einer davon sitzt im Vorstand. Für die Jugend gibt es oft einen eigenen Jugendwart, der die Jugendtrainer begleitet und mit den Eltern spricht; was alles bei ihm landet, steht in den Aufgaben eines Jugendkoordinators. Um in den Teams mitzulesen, braucht keiner von beiden die Kontaktdaten der Mitglieder. Wer auch die Teams einteilt oder Eltern anruft, braucht eine umfassendere Rolle.
Spielwart und Ehrenamtskoordinator
Der Spielwart stimmt die Heimspiele mit den Hallen ab, regelt verlegte Spiele und sorgt dafür, dass bei jedem Heimspiel die Leute bereitstehen, die der Verein selbst stellt: ein Anschreiber, ein Hallendienst und in vielen Ligen auch ein Schiedsrichter. Der Ehrenamtskoordinator verteilt die übrigen Dienste: die Theke, den Hallenaufbau, das Vereinsfest. Beide Ämter leben von Dienstplänen und von Fairness, denn jeder will wissen, wer schon an der Reihe war. Sie brauchen die Mitgliederliste und den Überblick über Hallen und Dienste, nicht die Finanzen.
Vertrauensperson
Die Vertrauensperson ist die Anlaufstelle bei Grenzverletzungen und unangemessenem Verhalten. Der Vorstand benennt sie, aber sie sitzt möglichst nicht selbst darin: Wer sich über ein Vorstandsmitglied oder einen Trainer beschweren will, muss zu jemandem gehen können, der davon unabhängig ist. Sie arbeitet vertraulich und unter vier Augen und braucht deshalb gerade keinen Zugriff auf die Notizen der Trainer oder die Adressen aller Mitglieder. Mehr über die Rolle und wen du dafür auswählst, liest du unter Vertrauensperson im Sportverein.
Abteilungsleiter Volleyball im Mehrspartenverein
Ist Volleyball eine Abteilung eines Vereins mit mehreren Sportarten, dann steht über allen Abteilungen ein Hauptvorstand. Der regelt meist die Mitgliederverwaltung und die Beiträge zentral. Der Abteilungsleiter Volleyball, oder eine kleine Abteilungsleitung, macht den Rest: Trainer, Teams, Hallen und Spiele. Für die Volleyballer ist er damit Vorsitzender, Schriftführer und Sportwart zugleich, bis er diese Aufgaben verteilt.
Welche Rolle in Koach Club passt zu welchem Vorstandsamt?
In Koach Club fügst du Vorstandsmitglieder mit einer von fünf Rollen hinzu: Vereinsadministrator, Kassenwart, Vorstandsmitglied, Technischer Manager und Vertrauensperson. Die Rolle ist kein Etikett: Sie bestimmt, welche Bereiche des Vereins-Dashboards jemand sieht. So verteilst du sie auf die Ämter oben.
| Amt | Rolle in Koach Club | Was diese Rolle sieht |
|---|---|---|
| Schriftführer oder wer die App verwaltet | Vereinsadministrator | Alles, auch Administratoren und die Domain der Vereinsmail |
| Vorsitzender | Vorstandsmitglied | Alles außer Beiträgen, Administratoren und der Domain der Vereinsmail |
| Kassenwart | Kassenwart | Beiträge, die Mitgliederliste mit Kontaktdaten und Vereinsmitteilungen senden |
| Sportwart, Jugendwart | Technischer Manager | Das Teamprotokoll sowie Namen und Teams der Mitglieder; ändert nichts |
| Spielwart | Vorstandsmitglied | Unter anderem Spieltag, Hallen und die Mitgliederliste |
| Ehrenamtskoordinator | Vorstandsmitglied | Unter anderem Vereinsdienste, die Thekendienste und die Mitgliederliste |
| Vertrauensperson | Vertrauensperson | Namen und Teams, und Vereinsmitteilungen senden; keine Kontaktdaten, kein Teamprotokoll |
| Abteilungsleiter Volleyball | Vereinsadministrator | Alles für die Volleyballabteilung |
Zwei Entscheidungen triffst du selbst. Ein Jugendwart oder Sportwart, der nur mitliest, ist Technischer Manager; teilt er auch die Teams ein, braucht er die Rolle Vorstandsmitglied, denn die Teameinteilung gehört zu dieser Rolle und nicht zum Technischen Manager. Und jeder hat pro Verein eine Rolle. Ist jemand Schriftführer und Kassenwart zugleich, wähle Vereinsadministrator: Nur diese Rolle sieht sowohl die Beiträge als auch die Teameinteilung.
Warum die Rolle bestimmt, was jemand sieht
In vielen Vereinen bekommt der ganze Vorstand denselben Zugang zu allem: den geteilten Ordner, die Mitgliederliste, das Passwort des Vereinskontos. Das geht gut, bis jemand aufhört und seine Kopien behält, oder bis die Vertrauensperson die E-Mail-Adressen und Eltern aller Jugendmitglieder einsehen kann, ohne sie je zu brauchen. In einem Volleyballverein geht es oft auch um Daten von Minderjährigen. Dann ist die Frage, wer was in der Hand hat, keine Formalität.
In Koach Club steht die Verteilung nicht nur auf dem Bildschirm. Ein Bereich, auf den deine Rolle kein Recht hat, steht nicht in der Leiste des Vereins-Dashboards, und jede Abfrage wird auf dem Server noch einmal gegen deine Rolle geprüft. Ein Technischer Manager sieht im Teamprotokoll pro Team die Anwesenheit, was vom Programm erledigt wurde, den Bericht des Trainers und die Notizen über Spieler. Er ändert nichts und sieht keine Kontaktdaten. Warum die Rolle so zugeschnitten ist, liest du unter der Technische Manager als Vereinsrolle.
Was ein Vorstandsmitglied in Koach braucht
Ein Vorstandsmitglied braucht ein Koach-Konto, aber kein eigenes Team und kein eigenes Abo: Die Vereinsrolle läuft über das Vereinsabo. Der Vereinsadministrator trägt die Person unter Administratoren mit der E-Mail-Adresse dieses Kontos ein, wählt die Rolle und tippt auf Vereinsadministrator hinzufügen. Hat das Vorstandsmitglied kein eigenes Team, steht die Schaltfläche Vereins-Dashboard direkt auf dem ersten Bildschirm nach dem Einloggen; trainiert die Person selbst auch ein Team, findet sie die Schaltfläche unter Profil. Das Dashboard zeigt nur die Bereiche, die zu ihrer Rolle gehören. Die Schritte, und was passiert, wenn jemand die Rolle wechselt oder aufhört, stehen unter Vereinsadministratoren hinzufügen.
Ausschüsse, etwa einen Sportausschuss oder einen Jugendausschuss, legst du in Koach unter Organisation an. Und was der Vorstand im Lauf des Jahres regeln muss, von Trainern bis Hallen, steht in der Checkliste für die Volleyballsaison.
Geteilter Ordner, Mitgliederverwaltung oder Vereins-App?
Es gibt drei gängige Wege, den Vorstand an die Informationen zu lassen, und jeder hat seine Stärken.
- Ein geteilter Ordner mit Tabellen. Kostenlos, und jeder kommt damit klar. Nur: Wer Zugriff hat, kann eine Datei auch herunterladen und weiterleiten, und so gibt es die Mitgliederliste nach einer Saison in einer Handvoll Versionen.
- Eine Software für die Mitgliederverwaltung. Stark in dem, wofür sie gemacht ist: Anmeldung, Mitgliedschaft und der Einzug der Beiträge. Was in den Trainings eines Teams passiert, steht dort in der Regel nicht drin.
- Eine Vereins-App mit Rollen, wie Koach Club. Vorstand, Trainer, Spieler und Eltern an einem Ort, und jede Rolle sieht, was sie braucht. Koach ist nur für Volleyball und dreht sich um die Teams und die Arbeit rund um die Teams.
Du kannst auch kombinieren: die Mitgliederverwaltung und den Beitragseinzug in dem System, das der Verein schon hat, die Teams und die Vorstandsarbeit rund um die Teams in Koach.
Was Koach nicht für den Vorstand macht
- Keine Mitgliederverwaltung. Es gibt keinen Import von Mitgliederlisten: Der Trainer trägt seine Spieler ein oder lädt sie ein.
- Keine Zahlungen. Unter Beiträge hältst du fest, wer was zahlen muss, und hinterlegst deinen eigenen Zahlungslink; Koach verschickt und empfängt kein Geld.
- Keine Satzung, Protokolle oder Jahresabschlüsse. Die bewahrst du dort auf, wo sie jetzt liegen. Rechtsberatung gibt Koach auch nicht, und Koach schickt nichts an den Verband.
- Kein Vereins-Dashboard für normale Mitglieder. Ein Mitglied ohne Vereinsrolle sieht die Vereinsmitteilungen, seine eigenen Dienste und seine eigenen offenen Beiträge.
Was kostet Koach Club für den Vorstand?
Club kostet 9,99 € im Monat, oder 8,33 € im Monat bei jährlicher Zahlung, für unbegrenzt viele Teams und Trainer. Vorstandsmitglieder mit einer Vereinsrolle zahlen nichts extra, und Spieler und Eltern nutzen die App kostenlos. Für Club gibt es keine Testphase: Über die Vereinsseite vereinbarst du ein Kennenlernen, und dann richten wir den Verein gemeinsam mit dir ein. Trainierst du selbst ein Team, testest du die App zuerst 14 Tage gratis mit diesem Team. Alle Beträge stehen auf der Preisseite.
Wechsle die Rollen am Abend der Mitgliederversammlung. Füge zuerst den neuen Schriftführer oder Kassenwart hinzu und entferne erst danach den, der aufhört. So entsteht keine Lücke zwischen altem und neuem Vorstand, und es bleibt kein ehemaliges Vorstandsmitglied mit Zugang zurück.
Häufige Fragen
Wer gehört zum geschäftsführenden Vorstand eines Vereins?
Meist drei Ämter: der Vorsitzende, der Schriftführer und der Kassenwart, oft ergänzt um einen Stellvertreter des Vorsitzenden. Sie treffen die laufenden Entscheidungen zwischen den Vorstandssitzungen. Andere Vorstandsmitglieder haben ein eigenes Ressort, etwa Sport, Jugend, Spielbetrieb oder Ehrenamt. Wie es genau geregelt ist und wer den Verein vertreten darf, steht in eurer Satzung und unterscheidet sich je nach Land.
Welche Aufgaben hat ein Spielwart im Verein?
Der Spielwart sorgt dafür, dass der Spielplan steht. Er stimmt die Heimspiele mit den Hallen ab, regelt verlegte Spiele und sorgt dafür, dass bei jedem Heimspiel die Leute bereitstehen, die der Verein selbst stellt, etwa ein Anschreiber, ein Hallendienst und oft ein Schiedsrichter. In Koach Club bekommt er die Rolle Vorstandsmitglied. Unter Spieltag teilt er pro Heimspiel einen Schiedsrichter, einen Anschreiber und einen Hallendienst ein, und mit Automatisch einteilen verteilt Koach die offenen Plätze fair auf die Helfer.
Kann eine Person zwei Vorstandsämter übernehmen?
Oft ja; schau in eurer Satzung nach, ob dazu etwas geregelt ist. In kleinen Vereinen ist der Schriftführer zum Beispiel auch Spielwart. In Koach Club hat jemand pro Verein eine Rolle. Wähle dann die Rolle, die alles abdeckt, was er macht. Wer Schriftführer und Kassenwart zugleich ist, wird Vereinsadministrator, denn nur diese Rolle sieht sowohl die Beiträge als auch die Teameinteilung.
Darf die Vertrauensperson im Vorstand sitzen?
Besser nicht. Wer sich über ein Vorstandsmitglied oder einen Trainer beschweren will, muss zu jemandem gehen können, der davon unabhängig ist. Deshalb benennst du die Vertrauensperson am besten neben dem Vorstand, nicht in ihm. In Koach Club hat sie eine eigene Rolle: Sie sieht Namen und Teams und kann Vereinsmitteilungen senden, aber sie sieht keine Kontaktdaten und keine Notizen der Trainer.
Braucht ein Vorstandsmitglied ein eigenes Team oder Abo in Koach?
Nein. Ein Vorstandsmitglied braucht nur ein Koach-Konto: Seine Vereinsrolle läuft über das Club-Abo des Vereins. Club kostet 9,99 € im Monat, oder 8,33 € im Monat bei jährlicher Zahlung, für unbegrenzt viele Teams und Trainer; Spieler und Eltern nutzen die App kostenlos. Für Club gibt es keine Testphase: Du vereinbarst ein Kennenlernen über die Vereinsseite. Ohne eigenes Team steht die Schaltfläche Vereins-Dashboard direkt auf dem ersten Bildschirm nach dem Einloggen.
Gib jedem Vorstandsamt die passende Rolle
Für Club gibt es keine Testphase: Vereinbare über die Vereinsseite ein Kennenlernen, dann richten wir deinen Verein gemeinsam mit dir ein, und jede Rolle sieht genau das, was sie braucht. Trainierst du selbst ein Team, startest du unten 14 Tage gratis.
Mit Koach loslegenOder lies zuerst, was die Volleyball-Trainer-App alles kann.