Mitgliederversammlung Verein: Einladung, Tagesordnung, Protokoll

Die Mitgliederversammlung deines Vereins ist der Moment, in dem der Vorstand Rechenschaft ablegt und die Mitglieder entscheiden. Dieser Artikel zeigt den Aufbau, der in jedem Verein funktioniert, mit Mustern für die Einladung, die Tagesordnung und das Protokoll. Die genauen Regeln stehen in eurer Satzung und im Recht deines Landes, und die gehen immer vor.

Was ist eine Mitgliederversammlung?

In einem Verein haben die Mitglieder das Sagen. Der Vorstand kümmert sich um das Tagesgeschäft, aber die Mitglieder wählen diesen Vorstand, genehmigen die Zahlen, legen den Beitrag fest und entscheiden über die Satzung. Das tun sie in der Mitgliederversammlung, oft auch Jahreshauptversammlung genannt. In praktisch jedem Verein findet sie mindestens einmal im Jahr statt, und zusätzlich, wenn der Vorstand oder eine Gruppe von Mitgliedern eine außerordentliche Versammlung für nötig hält.

Was genau Pflicht ist, unterscheidet sich je nach Land und Verein: wie oft ihr tagt, wie viel Zeit zwischen Einladung und Versammlung liegt, wer stimmberechtigt ist und welche Mehrheit ein Beschluss braucht. Das steht in eurer Satzung, und das Recht deines Landes kann Mindestanforderungen stellen. Lies beides, bevor du ein Datum festlegst. Dieser Artikel beschreibt den Aufbau, der innerhalb dieses Rahmens fast überall funktioniert.

In einem Volleyballverein liegt die Jahresversammlung meist nach der Saison, wenn die Zahlen des vergangenen Jahres vorliegen und die Pläne für die neue Saison stehen. Wie die Versammlung ins ganze Vereinsjahr passt, steht unter die Jahresplanung im Verein.

Die Vorbereitung: vom Datum bis zur Einladung

Verschick die Einladung so, wie eure Satzung es vorschreibt, meist schriftlich; per E-Mail geht es, wenn eure Satzung und das Recht deines Landes das erlauben. Eine Nachricht in der Gruppen-App ist keine Einladung. Sie geht zwischen den anderen Nachrichten unter, nicht jedes Mitglied ist in der Gruppe, und hinterher kannst du nicht nachweisen, wer sie bekommen hat. Warum die Gruppen-App für solche Nachrichten nicht reicht, steht unter warum die WhatsApp-Gruppe scheitert.

Eine Einladung in fünf Absätzen, zum Ausfüllen:

1. Der Vorstand lädt alle Mitglieder zur Mitgliederversammlung am [Wochentag und Datum] um [Uhrzeit] in [Ort, oder online über den Link unten] ein.
2. Auf der Tagesordnung stehen der Jahresbericht, der Kassenbericht über die vergangene Saison, der Haushaltsplan und der Beitrag für die nächste Saison und die Wahl [Funktion]. Die vollständige Tagesordnung steht unten.
3. Die Unterlagen stehen ab [Datum] bereit unter [Ort]. Fragen zu den Zahlen kannst du vorab per E-Mail an den Kassenwart schicken.
4. Willst du für den Vorstand kandidieren oder einen Antrag stellen, gib dem Schriftführer bis [Datum] Bescheid.
5. Stimmberechtigt sind [laut Satzung, zum Beispiel alle Mitglieder ab 16 Jahren und für jüngere Mitglieder ein Elternteil]. Kannst du nicht kommen, kannst du [wenn die Satzung es erlaubt] ein anderes Mitglied schriftlich bevollmächtigen.

Die Tagesordnung: das steht fast immer darauf

1. Eröffnung und Feststellung der Tagesordnung.
2. Protokoll der letzten Versammlung. Die Mitglieder genehmigen es oder bitten um eine Korrektur.
3. Mitteilungen und Eingänge.
4. Jahresbericht. Mitglieder, Teams, Ergebnisse, Ehrenamtliche und Aktivitäten; wie du ihn aufbaust, steht unter der Jahresbericht eines Sportvereins.
5. Kassenbericht. Der Kassenwart erläutert Einnahmen, Ausgaben und Rücklagen.
6. Bericht der Kassenprüfer. Meist haben zwei Mitglieder außerhalb des Vorstands die Bücher geprüft; in manchen Ländern oder bei größeren Vereinen macht das ein externer Prüfer. Danach bittet der Vorstand die Versammlung, die Finanzführung zu genehmigen; im deutschen Sprachraum heißt das meist Entlastung des Vorstands.
7. Wahl der neuen Kassenprüfer.
8. Haushaltsplan und Beitrag für die neue Saison. Wie du den Beitrag begründest, liest du unter den Mitgliedsbeitrag im Volleyball berechnen.
9. Vorstandswahl. Wer zurücktritt, wer sich zur Wiederwahl stellt und wer kandidiert. Welche Ämter es gibt, steht unter Vorstandsämter im Verein.
10. Anträge von Vorstand oder Mitgliedern. Zum Beispiel eine Änderung der Vereinsordnung, ein neues Vereinskonzept oder eine Investition.
11. Verschiedenes.
12. Schluss der Versammlung.

Setz alles, worüber entschieden werden muss, vorher auf die Tagesordnung. Viele Satzungen erlauben nicht, dass die Versammlung über ein Thema beschließt, das nicht in der Einladung stand, und ein so zustande gekommener Beschluss kann später angefochten werden.

Abstimmen und beschließen in der Mitgliederversammlung

Lass am Eingang alle in eine Anwesenheitsliste eintragen, mit den Vollmachten dazu. Dann weißt du, wie viele stimmberechtigte Mitglieder da sind, und das brauchst du, wenn eure Satzung für bestimmte Beschlüsse eine Mindestzahl an Anwesenden verlangt. Für die Mehrheit gilt meist Folgendes, aber eure Satzung entscheidet:

Über Sachfragen stimmt ihr meist per Handzeichen ab. Über Personen ist eine schriftliche, geheime Wahl üblich, damit sich niemand beobachtet fühlt. Legt fest, wie leere und ungültige Stimmzettel zählen, und lasst zwei Mitglieder außerhalb des Vorstands die Stimmen auszählen. Der Vorsitzende nennt das Ergebnis sofort laut, zum Beispiel: „Der Antrag ist mit 34 Ja-Stimmen bei 3 Gegenstimmen und 2 Enthaltungen angenommen.“ Eine Versammlung, die online oder teils online stattfindet, geht nur, wenn eure Satzung und das Recht deines Landes das erlauben und du nachvollziehen kannst, wer abstimmt.

Das Protokoll der Mitgliederversammlung: was hineingehört

Ein Protokoll ist kein Bericht über die Diskussion, sondern der Nachweis der Beschlüsse. Ein Muster, das funktioniert:

• Kopf: Name des Vereins, Datum, Ort, Beginn und Ende, Versammlungsleiter und Protokollführer.
• Anwesend: die Zahl der stimmberechtigten Mitglieder, die Zahl der Vollmachten, die Vorstandsmitglieder und wer sich entschuldigt hat.
• Pro Tagesordnungspunkt: eine Zusammenfassung in zwei oder drei Sätzen, der Beschluss im genauen Wortlaut und das Abstimmungsergebnis mit Ja, Nein und Enthaltungen.
• Aufgaben: was zu tun ist, wer es tut und bis wann.
• Verschiedenes und Schluss.

Setz eine Beschlussliste an den Anfang, dann muss niemand den ganzen Text lesen, um zu wissen, was beschlossen wurde. Schick den Entwurf innerhalb von ein paar Wochen an den Vorstand und danach an die Mitglieder; die nächste Versammlung genehmigt ihn. Wurde ein neues Vorstandsmitglied gewählt, melde das dem Register, in dem euer Verein eingetragen ist, wenn das Recht deines Landes das verlangt.

So kommen mehr Mitglieder zur Versammlung

• Halte es kurz. Anderthalb Stunden reichen. Wer weiß, dass um zehn Schluss ist, kommt eher.
• Setz das Interessante nach vorn. Der Beitrag und die Pläne für die nächste Saison ziehen mehr Mitglieder an als das Protokoll.
• Verbinde es mit etwas Schönem. Einem Saisonabschluss, der Ehrung der Meisterteams oder einem Imbiss danach.
• Hol die Eltern dazu. In einem Verein mit viel Jugend sind oft die Eltern die Stimmberechtigten; lade sie gesondert ein.

Die Mitgliederversammlung mit Koach Club vorbereiten

Koach macht keine Abstimmungen, keine Anwesenheitsliste und keine Mitgliederverwaltung, und die offizielle Einladung muss jedes stimmberechtigte Mitglied erreichen. Nutze dafür die Adressliste aus deiner Mitgliederverwaltung. Beim Rest der Vorbereitung hilft Koach Club an zwei Stellen.

Mit E-Mail im Vereins-Dashboard schickst du eine Erinnerung oder den Link zu den Unterlagen an Alle Vereinsmitglieder, Nur die Eltern oder eine eigene Gruppe, von der eigenen Domain des Vereins; versenden kannst du, sobald diese Domain verknüpft ist. Mitglieder ohne Koach-Konto bekommen diese Mail nicht, für die Einladung selbst reicht sie also nur, wenn wirklich jeder ein Konto hat. Unter Organisation legst du die Ausschüsse an, die die Versammlung benennt, etwa die Kassenprüfer, mit einer Rolle pro Mitglied wie Vorsitzende(r), Schriftführer(in), Kassenwart oder Mitglied. Was Club sonst kann, steht auf der Seite für Vereine, und was es kostet, auf der Preisseite.

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