Walne zebranie członków klubu sportowego: porządek obrad i wzory

Walne zebranie członków klubu sportowego to moment, w którym zarząd rozlicza się ze swojej pracy, a członkowie decydują. Ten artykuł pokazuje układ, który działa w każdym stowarzyszeniu, ze wzorami zawiadomienia, porządku obrad i protokołu. Dokładne zasady określa wasz statut i prawo twojego kraju, a one zawsze mają pierwszeństwo.

Czym jest walne zebranie członków?

W stowarzyszeniu najważniejsi są członkowie. Zarząd prowadzi bieżące sprawy, ale to członkowie go wybierają, zatwierdzają finanse, ustalają składki i decydują o statucie. Robią to na walnym zebraniu członków. W niemal każdym stowarzyszeniu takie zebranie odbywa się co najmniej raz w roku, a poza tym wtedy, gdy zarząd albo grupa członków uzna, że potrzebne jest zebranie nadzwyczajne.

Co dokładnie jest obowiązkowe, zależy od kraju i od stowarzyszenia: jak często się zbieracie, ile czasu musi minąć między zawiadomieniem a zebraniem, kto ma prawo głosu i jaka większość jest potrzebna do podjęcia uchwały. Określa to wasz statut, a prawo twojego kraju może stawiać minimalne wymagania. Przeczytaj je, zanim wyznaczysz datę. Ten artykuł opisuje układ, który w tych ramach działa prawie wszędzie.

W klubie siatkarskim zebranie roczne odbywa się zwykle po sezonie, gdy są już liczby za miniony rok i plany na nowy sezon. Jak zebranie wpisuje się w cały rok klubowy, opisujemy w artykule plan roku w klubie sportowym.

Przygotowanie: od daty do zawiadomienia

Wyślij zawiadomienie w sposób, który przewiduje statut, zwykle na piśmie; e-mailem możesz, jeśli pozwala na to statut i prawo twojego kraju. Wiadomość na grupowym czacie to nie zawiadomienie. Ginie wśród innych wiadomości, nie każdy członek jest w grupie, a później nie udowodnisz, kto ją dostał. Dlaczego grupowy czat nie nadaje się do takich wiadomości, opisujemy w artykule dlaczego grupa na WhatsAppie przestaje działać.

Zawiadomienie w pięciu akapitach, do uzupełnienia:

1. Zarząd zaprasza wszystkich członków na walne zebranie członków w dniu [dzień i data] o godzinie [godzina] w [miejsce, albo online przez link poniżej].
2. W porządku obrad są: sprawozdanie roczne, sprawozdanie finansowe za miniony sezon, budżet i składki na przyszły sezon oraz wybór [funkcja]. Pełny porządek obrad znajduje się poniżej.
3. Materiały są dostępne od [data] w [miejsce]. Pytania dotyczące finansów możesz wcześniej wysłać mailem do skarbnika.
4. Jeśli chcesz kandydować do zarządu albo złożyć wniosek, daj znać sekretarzowi przed [data].
5. Prawo głosu mają [zgodnie ze statutem, na przykład wszyscy członkowie od 16 lat, a za młodszych członków jeden rodzic]. Jeśli nie możesz przyjść, możesz [jeśli statut na to pozwala] udzielić pisemnego pełnomocnictwa innemu członkowi.

Porządek obrad: to jest w nim prawie zawsze

1. Otwarcie i przyjęcie porządku obrad.
2. Protokół z poprzedniego zebrania. Członkowie go zatwierdzają albo proszą o poprawkę.
3. Komunikaty i korespondencja.
4. Sprawozdanie roczne. Członkowie, drużyny, wyniki, wolontariusze i wydarzenia; jak je przygotować, opisujemy w artykule sprawozdanie roczne klubu sportowego.
5. Sprawozdanie finansowe. Skarbnik omawia przychody, wydatki i rezerwy.
6. Sprawozdanie komisji rewizyjnej. Księgi sprawdzili zwykle członkowie spoza zarządu; w niektórych krajach albo w większych stowarzyszeniach robi to zewnętrzny biegły. Potem zebranie głosuje nad zatwierdzeniem gospodarki finansowej zarządu; w Polsce mówi się o udzieleniu zarządowi absolutorium.
7. Wybór komisji rewizyjnej, jeśli przewiduje to statut albo kończy się jej kadencja.
8. Budżet i składki na nowy sezon. Jak uzasadnić wysokość składki, przeczytasz w artykule jak obliczyć składkę w klubie siatkarskim.
9. Wybór zarządu. Kto odchodzi, kto ubiega się o ponowny wybór i kto kandyduje. Jakie są funkcje, opisujemy w artykule funkcje w zarządzie stowarzyszenia.
10. Wnioski zarządu lub członków. Na przykład zmiana regulaminu wewnętrznego, nowy plan działania albo inwestycja.
11. Wolne wnioski.
12. Zamknięcie.

Wszystko, o czym trzeba zdecydować, umieść wcześniej w porządku obrad. Wiele statutów nie pozwala zebraniu podejmować uchwał w sprawie, której nie było w zawiadomieniu, a tak podjętą uchwałę można później zaskarżyć.

Głosowania i uchwały na walnym zebraniu

Przy wejściu niech każdy podpisze listę obecności, a pełnomocnictwa dołącz do niej. Wtedy wiesz, ilu jest członków z prawem głosu, a to jest potrzebne, jeśli statut przy niektórych uchwałach wymaga minimalnej liczby obecnych. Co do większości zwykle obowiązuje poniższe, ale decyduje statut:

W sprawach merytorycznych głosuje się zwykle przez podniesienie ręki. W sprawach osobowych przyjęte jest tajne głosowanie na kartkach, żeby nikt nie czuł się obserwowany. Ustalcie, jak liczą się puste i nieważne karty, i niech głosy liczy dwóch członków spoza zarządu. Przewodniczący od razu ogłasza wynik na głos, na przykład: "Wniosek został przyjęty: 34 głosy za, 3 przeciw, 2 wstrzymujące się." Zebranie online lub częściowo online jest możliwe tylko wtedy, gdy pozwala na to statut i prawo twojego kraju i gdy można sprawdzić, kto głosuje.

Protokół z walnego zebrania: co musi się w nim znaleźć

Protokół to nie relacja z dyskusji, tylko dowód podjętych uchwał. Wzór, który się sprawdza:

• Nagłówek: nazwa stowarzyszenia, data, miejsce, godzina rozpoczęcia i zakończenia, przewodniczący zebrania i protokolant.
• Obecni: liczba członków z prawem głosu, liczba pełnomocnictw, członkowie zarządu i osoby, które zgłosiły nieobecność.
• Każdy punkt porządku obrad: streszczenie w dwóch lub trzech zdaniach, treść uchwały dosłownie tak, jak została podjęta, i wynik głosowania: za, przeciw, wstrzymujące się.
• Zadania: co trzeba zrobić, kto to robi i do kiedy.
• Wolne wnioski i zamknięcie.

Na górze umieść listę uchwał, wtedy nikt nie musi czytać całego tekstu, żeby wiedzieć, co postanowiono. Projekt wyślij w ciągu kilku tygodni do zarządu, a potem do członków; następne zebranie go przyjmuje. Jeśli wybrano nowego członka zarządu, zgłoś to do rejestru, w którym jest wpisane wasze stowarzyszenie (w Polsce zwykle KRS albo ewidencja prowadzona przez starostę), jeśli wymaga tego prawo twojego kraju.

Jak przyciągnąć więcej członków na zebranie

• Niech będzie krótkie. Półtorej godziny wystarczy. Kto wie, że o dwudziestej drugiej będzie po wszystkim, przyjdzie chętniej.
• Ciekawe sprawy na początek. Składki i plany na przyszły sezon przyciągają więcej członków niż protokół.
• Połącz je z czymś przyjemnym. Z zakończeniem sezonu, uhonorowaniem drużyn mistrzowskich albo poczęstunkiem po zebraniu.
• Zaangażuj rodziców. W klubie z dużą liczbą młodzieży to często rodzice mają prawo głosu; zaproś ich osobno.

Przygotowanie walnego zebrania z Koach Club

Koach nie prowadzi głosowań, listy obecności ani ewidencji członków, a oficjalne zawiadomienie musi dotrzeć do każdego członka z prawem głosu. Użyj do tego listy adresów z ewidencji członków. W pozostałym przygotowaniu Koach Club pomaga w dwóch miejscach.

Funkcją E-mail w panelu klubu wyślesz przypomnienie albo link do materiałów do grupy Wszyscy członkowie, Tylko rodzice albo do własnej grupy, z domeny klubu; wysyłka jest możliwa, gdy ta domena zostanie podłączona. Członkowie bez konta Koach nie dostaną tego maila, więc do samego zawiadomienia wystarczy to tylko wtedy, gdy naprawdę każdy ma konto. W sekcji Organizacja zapisujesz komisje powoływane przez zebranie, na przykład komisję rewizyjną, z rolą każdej osoby: Przewodniczący, Sekretarz, Skarbnik lub Członek. Co jeszcze robi Club, przeczytasz na stronie dla klubów, a ile kosztuje, na stronie z cennikiem.

Częste pytania

Czytaj dalej

Jak prowadzić klub sportowy: rok zarządu klubu siatkarskiego Sprawozdanie roczne klubu sportowego: wzór z danymi sportowymi Obowiązki zarządu klubu sportowego: kto za co odpowiada

Zobacz 200 ćwiczeń siatkarskich z animacją Pobierz pełny plan treningowy na 8–28 tygodni