Jak prowadzić klub sportowy: rok zarządu klubu siatkarskiego

Jeśli zastanawiasz się, jak prowadzić klub sportowy tak, żeby zarząd co roku nie dawał się zaskoczyć tym samym, zacznij od rocznego kalendarza: podział, który przychodzi za późno, hala, która okazuje się pełna, dyżury, które zawsze trafiają do tych samych osób. Poniżej rok klubu siatkarskiego, moment po momencie, a przy każdym z nich to, co aplikacja może przejąć, i to, czego nie przejmie.

Jak prowadzić klub sportowy: pięć stałych momentów w roku

Rok klubu siatkarskiego kręci się wokół jednej daty: pierwszej kolejki rozgrywek. Zależy ona od kraju i związku, więc licz wstecz od własnego terminarza. Poniżej zakładamy rozgrywki, które zaczynają się jesienią; jeśli u was jest inaczej, przesuń odpowiednio poszczególne momenty. Plan składa się z pięciu momentów, w których zarząd coś postanawia albo załatwia.

1. Podział na drużyny na kolejny sezon, z dużym zapasem przed terminem zgłoszeń do rozgrywek.
2. Godziny na hali i trenerzy, wszystko ustalone przed pierwszym treningiem.
3. Start sezonu: podział dyżurów i dotarcie do wszystkich.
4. Przegląd w połowie sezonu, na przykład w przerwie świątecznej.
5. Zamknięcie sezonu: ocena, zachowanie liczb i sprawozdanie na walnym zebraniu członków.

Kto podejmuje którą decyzję i ile tygodni przed startem, opisujemy w artykule komisja techniczna: kto decyduje o czym i kiedy; perspektywę jednej drużyny znajdziesz na liście kontrolnej na sezon siatkarski. Tutaj chodzi o to, co zarząd załatwia w każdym momencie i która część Koach Club w tym pomaga.

Wiosna: podział na drużyny na kolejny sezon

Podział na drużyny to moment największych emocji. Zawodnicy chcą wiedzieć, gdzie trafią, trenerzy, kogo dostaną, a związek przed terminem zgłoszeń chce wiedzieć, ile drużyn zgłaszasz i do której klasy rozgrywkowej. Kto zaczyna za późno, dzieli zawodników pod presją czasu.

W Koach robisz to w panelu klubu, w zakładce Podział na drużyny. Przyciskiem Nowy podział zaczynasz szkic, a dopóki to szkic, w twoich prawdziwych drużynach nic się nie zmienia. Przyciskiem Przenieś drużyny od razu wstawiasz drużyny z tego sezonu, każdą jako osobną grupę. Jeśli wahasz się między dwoma układami, przyciskiem Kolejna wersja tworzysz drugą wersję, pustą albo jako kopię pierwszej, i porównujesz je obok siebie. Przy każdej drużynie w polu Klasa zapisujesz klasę rozgrywkową do zgłoszenia; to tylko notatka, bo Koach niczego nie wysyła do związku. Jeśli przy nowej drużynie od razu wybierzesz trenera, zostanie on trenerem tej drużyny, gdy tylko podział będzie ostateczny.

Dopiero Zatwierdź naprawdę przenosi zawodników, a ten przycisk widzą tylko zarządcy klubu i członkowie zarządu. Zrób to dopiero po ostatnim meczu tego sezonu i po eksporcie (zobacz wskazówkę na końcu): potem nie da się już zmienić podziału. Liczby zawodnika idą razem z nim: nowy trener widzi je u zawodnika w sekcji „Wcześniej w innych drużynach”. Jak działa szkic, od grup po kryteria oceny, przeczytasz w artykule podział na drużyny na nowy sezon.

Lato: godziny na hali i trenerzy

Gdy drużyny są już ustalone, pojawia się pytanie, gdzie i kiedy trenują. Liczba godzin na hali i boisk decyduje o tym, ile drużyn zmieści się jednego wieczoru.

W zakładce Hale przyciskiem Dodaj halę dodajesz każdą halę z liczbą boisk, a przyciskiem Dodaj blok stałe bloki: dzień tygodnia, godzinę rozpoczęcia i zakończenia, jedno boisko albo całą halę oraz drużynę. Ten grafik służy do wglądu: sam nie wpisuje treningów do kalendarza. Trener planuje potem swoje treningi przyciskiem Zaplanuj cykliczne treningi na godzinę z grafiku. Gdy trener chce się zamienić albo dochodzi nowa drużyna, wszyscy patrzą na tę samą listę zamiast na zeszłoroczny plik rozesłany mailem. Zobacz stały tygodniowy grafik twoich hal.

Jeśli wciąż brakuje trenera, wysyłasz dla danej drużyny link przyciskiem Zaproś trenera; kto go otworzy, zostaje trenerem tej drużyny. Trener, który już używa Koach dla własnej drużyny, dołącza za pomocą pola Kod klubu; jego drużyna zostaje wtedy na jego własnej subskrypcji, dopóki nie przekaże jej na konto klubu.

Start sezonu: podział dyżurów i dotarcie do wszystkich

Mecz u siebie potrzebuje ludzi, którzy nie grają: sekretarza zawodów, dyżurnego hali, sędziego, jeśli związek wymaga go od klubu, a w klubach z bufetem kogoś za ladą. Bez ustaleń robią to ciągle te same osoby. Na starcie ustal, ile dyżurów przypada na członka, i rozdziel je, gdy tylko znany jest terminarz meczów.

• Dyżury klubowe. Przyciskiem Skonfiguruj dyżury ustawiasz pole Norma na sezon: ile dyżurów przypada na członka, rodzinę lub drużynę, ze zwolnieniami takimi jak Trenerzy są zwolnieni albo granica wieku. Potem Koach sam liczy, kto odbył dyżur. Zobacz rozliczanie dyżurów w klubie.
• Dzień meczowy. Na każdy mecz u siebie wyznaczasz osoby do ról Sędzia, Sekretarz i Dyżur hali. Przydziel automatycznie sprawiedliwie rozdziela wolne miejsca: najpierw trafia tam ten, kto miał najmniej dyżurów. Dyżury pojawiają się w kalendarzu zawodników.
• Dyżury barowe. Wygeneruj dyżury na rok tworzy dyżur barowy na każdy mecz u siebie w ciągu najbliższych dwunastu miesięcy i sprawiedliwie rozdziela miejsca między członków w wieku od 16 lat i rodziców młodszych zawodników z innych drużyn. Działa więc dopiero wtedy, gdy mecze u siebie są w kalendarzach drużyn.
• Wiadomości. Przez Ogłoszenia klubowe wysyłasz powiadomienie do wszystkich członków w aplikacji, a pocztą klubową wiadomość z własnej domeny klubu. Członkowie bez konta Koach nie dostają ani jednego, ani drugiego.

Połowa sezonu: które drużyny wymagają uwagi?

Bez stałego momentu w połowie sezonu zarząd czasem dopiero przy kolejnym podziale dowiaduje się, że jakaś drużyna od tygodni trenuje bez planu. Przerwa świąteczna to dobry moment, żeby raz przejrzeć wszystkie drużyny.

Do tego służy w panelu klubu Dziennik drużyny: dla każdej drużyny ostatnie treningi z obecnością, co zrobiono z programu, sprawozdanie trenera i jego notatki o zawodnikach. Jest tylko do odczytu. Na górze blok sygnałów liczy, ile drużyn wymaga uwagi, i przy każdej pokazuje, co się wyróżnia: brak sprawozdania, jeszcze brak programu, zawodnicy nieobecni na trzech treningach z rzędu albo notatki czekające na dalsze kroki. Jeśli ktoś chce śledzić to w całym klubie, nie zostając trenerem, nadajesz mu rolę Menedżer techniczny: czyta we wszystkich drużynach, niczego nie zmienia i nie widzi danych kontaktowych. Która rola co widzi, opisujemy w artykule panel twojego klubu.

Koniec sezonu: ocena, eksport i walne zebranie

Po ostatnim meczu zarząd chce wiedzieć, jak minął rok, i zapisać to, zanim drużyny zostaną podzielone na nowo. Na walnym zebraniu członków padają pytania: ile drużyn grało i jaka była frekwencja.

Raport klubu w twoim profilu zestawia wszystkie drużyny, których jesteś właścicielem lub trenerem, z bieżącym sezonem każdej z nich: liczbą zawodników, wygranymi i przegranymi meczami, frekwencją na treningach, na których zaznaczono obecność, oraz najlepszym punktującym. Przyciskiem Eksportuj raport klubu (CSV) pobierasz go do materiałów na zebranie. Jeśli nie jesteś właścicielem ani trenerem każdej drużyny, frekwencję wszystkich drużyn zobaczysz w zakładce Przegląd panelu klubu. Poza tym każdy trener zamyka własną drużynę przyciskiem Rozpocznij nowy sezon: wyniki zostają zachowane, a drużyna zaczyna od czystej karty.

Jeśli chcesz zachować cały rok, w sekcji Eksportuj wszystko tworzysz jeden plik ze wszystkimi drużynami, zawodnikami, treningami, obecnością, sprawozdaniami, notatkami i ocenami klubu. Mogą to zrobić tylko zarządca klubu i członek zarządu. Plik zawiera dane osobowe członków, także niepełnoletnich, więc przechowuj go starannie. Co dokładnie się w nim znajduje, przeczytasz w artykule eksport wszystkich danych klubu.

Arkusz, ewidencja członków czy aplikacja klubowa: co pasuje do waszego roku?

Koach to nasz produkt. Czytaj to więc jako głos strony zainteresowanej i porównaj z własnym klubem.

Wspólny arkusz kalkulacyjny i kalendarz nic nie kosztują i da się je przygotować w jeden wieczór. Dla klubu z dwiema lub trzema drużynami to często wystarczy. Problem zaczyna się, gdy plik mieszka u jednej osoby, gdy nie wszyscy mają najnowszą wersję albo gdy co roku dyżury pełnią te same osoby, bo nikt nie zapisuje, kto co zrobił.

System do ewidencji członków zajmuje się członkami i pieniędzmi: kto jest członkiem i ile płaci. Jest potrzebny także obok aplikacji klubowej.

Aplikacja klubowa do siatkówki, taka jak Koach Club, zajmuje się sportową częścią roku: podziałem na drużyny, godzinami na hali, treningami i meczami, dyżurami i liczbami na koniec. Różnica w porównaniu z arkuszem: frekwencja w raporcie klubu to to, co trenerzy zaznaczyli na swoich treningach, a nie lista, którą ktoś musi jeszcze przygotować na koniec. Więcej w artykule aplikacja dla twojego klubu siatkarskiego.

Czego Koach Club nie przejmuje w roku klubowym

Koach nie zastępuje ewidencji członków i nie ma importu członków: członkowie trafiają do aplikacji, gdy trener dodaje swoją drużynę albo kogoś zaprasza. Koach nie pobiera też składek: w zakładce Składki śledzisz, kto ma jeszcze coś do zapłacenia, i dodajesz własny link do płatności, ale Koach nie wysyła ani nie przyjmuje pieniędzy. Budżet i sprawozdanie finansowe na walne zebranie przygotowujesz więc poza Koach. Koach niczego nie wysyła do związku i jest tylko do siatkówki halowej: klub wielosekcyjny używa go tylko w sekcji siatkówki. Kategorie wiekowe w podziale na drużyny działają ze stałymi granicami w latach i stałą datą odniesienia, 30 września, co nie pasuje do przepisów każdego związku.

Dla jakiego klubu jest Koach Club i ile kosztuje

Koach Club pasuje do klubu siatkarskiego z kilkoma drużynami, w którym zarząd co roku od nowa tworzy te same listy: podział na drużyny, grafik hal, dyżury i podsumowanie na koniec. Mniej pasuje do klubu z jedną drużyną, bo wtedy wystarczy Coach, i do zarządu, który szuka przede wszystkim systemu do członków i pieniędzy.

Club kosztuje 9,99 € miesięcznie za cały klub albo 8,33 € miesięcznie przy płatności rocznej, niezależnie od liczby drużyn i trenerów. Zawodnicy i rodzice korzystają z Koach za darmo. Od czterech drużyn Club wychodzi taniej niż osobne subskrypcje Coach (4 × 2,99 € = 11,96 €). Club nie ma okresu próbnego: zostaw swoje dane na stronie dla klubów, a pokażemy ci panel klubu i omówimy, czego potrzebujecie. Jeśli zdecydujecie się na dalszą współpracę, przygotujemy drużyny i trenerów. Wszystkie kwoty znajdziesz na stronie z cennikiem.

Częste pytania

Czytaj dalej

Komisja szkoleniowa: kto decyduje o czym i kiedy Podział na drużyny na nowy sezon: wersja robocza, w której nic się nie przesuwa Aplikacja dla klubu siatkarskiego: od drużyny do klubu

Zobacz 200 ćwiczeń siatkarskich z animacją Pobierz pełny plan treningowy na 8–28 tygodni