Cómo gestionar un club de voleibol: el año de la junta directiva

Si te preguntas cómo gestionar un club de voleibol sin que la junta se lleve cada año las mismas sorpresas, empieza por un calendario anual: el reparto que llega tarde, la instalación que ya está llena, los turnos que siempre acaban en las mismas personas. Aquí tienes el año de un club de voleibol, momento a momento, con lo que una app puede hacer por ti en cada uno y lo que no.

Cómo gestionar un club de voleibol: los cinco momentos del año

El año de un club de voleibol gira en torno a una fecha: la primera jornada de liga. Cambia según el país y la federación, así que cuenta hacia atrás desde vuestro propio calendario de competición. Aquí partimos de una liga que empieza en otoño; si la vuestra va de otra manera, desplaza los momentos. El calendario tiene cinco momentos en los que la junta decide u organiza algo.

1. El reparto de equipos de la próxima temporada, con margen antes de la fecha de inscripción de la federación.
2. Horarios de pista y entrenadores, cerrados antes del primer entrenamiento.
3. El inicio de temporada: repartir los turnos e informar a todos.
4. Una revisión a mitad de temporada, por ejemplo en el parón de Navidad.
5. El cierre: evaluar, guardar las cifras y rendir cuentas en la asamblea general de socios.

Quién toma cada decisión y con cuántas semanas de antelación lo explicamos en la comisión técnica: quién decide qué y cuándo; la parte de un solo equipo está en la lista de comprobación para la temporada de voleibol. Aquí nos centramos en lo que la junta organiza en cada momento y en qué parte de Koach Club le ayuda.

Primavera: el reparto de equipos de la próxima temporada

El reparto es el momento de más tensión. Los jugadores quieren saber dónde van a jugar, los entrenadores a quién van a tener, y la federación quiere saber antes de la fecha de inscripción cuántos equipos inscribes y en qué división. Quien empieza tarde reparte con prisas.

En Koach lo haces en el panel del club, en Reparto de equipos. Con Nuevo reparto empiezas un borrador, y mientras sea un borrador no cambia nada en tus equipos reales. Con Copiar equipos aparecen de una vez los equipos de esta temporada, cada uno como un grupo. Si dudas entre dos planteamientos, con Otro borrador haces una segunda versión, vacía o como copia de la primera, y las comparas. En cada equipo anotas la División para la inscripción; es solo una nota, porque Koach no envía nada a la federación. Si al crear un equipo nuevo ya eliges un entrenador, esa persona pasa a ser entrenador de ese equipo en cuanto el reparto es definitivo.

Solo Hacer definitivo traslada de verdad a los jugadores, y ese botón solo lo ven los administradores del club y los miembros de la junta. Hazlo después del último partido de esta temporada y después de exportar (mira el consejo del final): a partir de ahí ya no puedes cambiar el reparto. Las cifras de cada jugador van con él: el nuevo entrenador las ve en el jugador, en "Antes en otros equipos". Cómo funciona el borrador, de los grupos a los criterios de valoración, lo explicamos en hacer el reparto de equipos para la nueva temporada.

Verano: horarios de pista y entrenadores cerrados

En cuanto los equipos están decididos, llega la pregunta de dónde y cuándo entrenan. Las horas de pabellón y el número de pistas determinan cuántos equipos caben cada tarde.

En Instalaciones añades cada pabellón con Añadir instalación, con su número de pistas, y con Añadir bloque los bloques fijos: un día de la semana, una hora de inicio y de fin, una pista o la instalación entera, y el equipo. Esa hoja es de consulta: no pone entrenamientos en la agenda por sí sola. Después, el entrenador programa sus entrenamientos con Programar entrenamientos recurrentes a la hora del cuadrante. Si un entrenador quiere cambiar o llega un equipo nuevo, todos miran la misma lista en lugar de un archivo del año pasado reenviado por correo. Mira el cuadrante semanal fijo de tus instalaciones.

Si todavía falta un entrenador, envías un enlace por equipo con Invitar a un entrenador; quien lo abre pasa a ser entrenador de ese equipo. Un entrenador que ya usa Koach con su propio equipo se une con el Código del club; su equipo sigue entonces en su propia suscripción hasta que lo transfiere a la cuenta del club.

Inicio de temporada: repartir los turnos e informar a todos

Un partido en casa necesita gente que no juega: un anotador, un responsable de sala, un árbitro si tu federación se lo pide al club y, en los clubes con cafetería, alguien detrás de la barra. Sin un acuerdo, siempre lo hacen los mismos. Fija al principio cuántos turnos le tocan a cada socio y repártelos en cuanto se conozca el calendario de partidos.

• Tareas del club. Con Configurar tareas fijas el Objetivo por temporada: cuántos turnos le tocan a cada miembro, a cada familia o a cada equipo, con exenciones como Los entrenadores están exentos o un límite de edad. Después Koach cuenta solo quién ha cumplido. Mira llevar el control de las tareas del club.
• Jornada. Para cada partido en casa asignas un Árbitro, un Anotador y un Responsable de sala. Asignar automáticamente reparte los huecos libres de forma justa: primero va quien menos veces ha tenido turno. Los turnos aparecen en la agenda de los jugadores.
• Turnos de barra. Generar turnos para un año crea un turno de barra para cada partido en casa de los próximos doce meses y reparte los huecos de forma justa entre los miembros de 16 años o más y los padres de jugadores más jóvenes de los otros equipos. Por eso solo funciona cuando los partidos en casa ya están en la agenda de los equipos.
• Mensajes. Con Avisos del club envías un aviso a todos los miembros en la app, y con el correo del club un mensaje desde el dominio propio del club. Los miembros sin cuenta de Koach no reciben ninguno de los dos.

A mitad de temporada: ¿qué equipos requieren atención?

Sin un momento fijo a mitad de temporada, a veces la junta no se entera hasta el siguiente reparto de que un equipo lleva semanas entrenando sin plan. El parón de Navidad es un buen momento para repasar todos los equipos una vez.

Para eso, el panel del club tiene el Registro del equipo: por equipo, los últimos entrenamientos con la asistencia, lo que se ha hecho del programa, el informe del entrenador y sus notas sobre jugadores. Es solo de lectura. Arriba, el bloque de señales cuenta cuántos equipos requieren atención, con lo que destaca en cada uno: sin informe, todavía sin programa, jugadores ausentes en tres entrenamientos seguidos o notas pendientes de seguimiento. Si alguien quiere seguirlo en todo el club sin ser entrenador, le das el rol de Director técnico: lee en todos los equipos, no cambia nada y no ve datos de contacto. Qué ve cada rol lo explicamos en el panel de tu club.

Final de temporada: evaluación, exportación y la asamblea general

Después del último partido, la junta quiere saber cómo ha ido el año y dejarlo por escrito antes de volver a repartir los equipos. En la asamblea general los socios lo preguntan: cuántos equipos jugaron y cómo fue la asistencia.

El Informe del club de tu perfil pone en lista todos los equipos de los que eres propietario o entrenador, con la temporada en curso de cada uno: el número de jugadores, los partidos ganados y perdidos, la asistencia en los entrenamientos en los que se marcó y el máximo anotador. Con Exportar informe del club (CSV) lo descargas para la documentación de la asamblea. Si no eres propietario o entrenador de todos los equipos, ves la asistencia de todos en el Resumen del panel del club. Además, cada entrenador cierra su propio equipo con Iniciar una nueva temporada: los resultados se guardan y el equipo empieza de cero.

Si quieres guardar el año entero, en Exportar todo generas un único archivo con todos los equipos, jugadores, entrenamientos, asistencia, informes, notas y valoraciones del club. Solo pueden hacerlo el administrador del club y un miembro de la junta. El archivo contiene datos personales de los miembros, también de menores, así que guárdalo con cuidado. Qué contiene exactamente lo explicamos en la exportación de todos los datos del club.

Hoja de cálculo, programa de socios o app de club: ¿qué encaja con vuestro año?

Koach lo hacemos nosotros. Lee esto, por tanto, como la versión de una parte interesada, y compáralo con tu propio club.

Una hoja de cálculo y una agenda compartidas no cuestan nada y se montan en una tarde. Para un club con dos o tres equipos, muchas veces basta. Se queda corta cuando el archivo vive en el ordenador de una sola persona, cuando no todos tienen la última versión o cuando cada año hacen los turnos los mismos porque nadie lleva la cuenta de quién hizo qué.

Un programa de gestión de socios se ocupa de los socios y del dinero: quién es socio y cuánto paga cada uno. Eso sigue siendo necesario, también junto a una app de club.

Una app de club para voleibol, como Koach Club, se ocupa de la parte deportiva del año: el reparto, los horarios de pista, los entrenamientos y partidos, los turnos y las cifras del final. La diferencia con la hoja de cálculo: la asistencia del informe del club es lo que los entrenadores han marcado en sus entrenamientos, no una lista que alguien tiene que hacer al final. Más en la app para tu club de voleibol.

Lo que Koach Club no hace en el año del club

Koach no sustituye tu gestión de socios y no tiene importación de socios: los miembros entran porque un entrenador da de alta a su equipo o invita a alguien. Tampoco cobra cuotas: en Aportaciones llevas el control de quién tiene algo pendiente y añades tu propio enlace de pago, pero Koach no envía ni recibe dinero. El presupuesto y las cuentas anuales para la asamblea los preparas, por tanto, fuera de Koach. Koach no envía nada a la federación y es solo para voleibol en pista: un club con varias secciones lo usa solo para la sección de voleibol. Las categorías de edad del reparto de equipos funcionan con límites fijos en años y una fecha de referencia fija, el 30 de septiembre, y eso no encaja con todas las federaciones.

Para qué club encaja Koach Club y cuánto cuesta

Koach Club encaja con un club de voleibol de varios equipos en el que la junta rehace cada año las mismas listas: el reparto, el cuadrante de pistas, los turnos y el resumen final. Encaja menos con un club de un solo equipo, porque entonces basta con Coach, y con una junta que busca sobre todo un sistema para socios y dinero.

Club cuesta 9,99 € al mes para todo el club, u 8,33 € al mes con el plan anual, sea cual sea el número de equipos y entrenadores. Los jugadores y las familias usan Koach gratis. A partir de cuatro equipos, Club sale más barato que varias suscripciones Coach sueltas (4 × 2,99 € = 11,96 €). Club no tiene periodo de prueba: deja tus datos en la página para clubes, te enseñamos el panel del club y repasamos lo que necesitáis. Si decidís seguir, dejamos preparados los equipos y los entrenadores. Todos los importes están en la página de precios.

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