Come gestire una società di pallavolo: l'anno del direttivo

Se ti chiedi come gestire una società di pallavolo senza che il direttivo venga sorpreso ogni anno dalle stesse cose, parti da un calendario annuale: la composizione che arriva tardi, la palestra che risulta già piena, i turni che finiscono sempre sulle stesse persone. Ecco l'anno di una società di pallavolo, momento per momento, con quello che un'app può fare per te in ciascuno e quello che non può fare.

Come gestire una società di pallavolo: i cinque momenti dell'anno

L'anno di una società di pallavolo ruota attorno a una data: la prima giornata di campionato. Cambia da paese a paese e da federazione a federazione, quindi conta a ritroso dal vostro calendario delle gare. Qui partiamo da un campionato che comincia in autunno; se da voi va diversamente, sposta i momenti di conseguenza. Il calendario ha cinque momenti in cui il direttivo decide o organizza qualcosa.

1. La composizione delle squadre per la prossima stagione, con largo anticipo sulla scadenza per l'iscrizione al campionato.
2. Ore di palestra e allenatori, definiti prima del primo allenamento.
3. L'inizio della stagione: distribuire i turni e raggiungere tutti.
4. Un controllo a metà stagione, per esempio durante la pausa natalizia.
5. La chiusura: valutare, conservare i numeri e rendere conto all'assemblea dei soci.

Chi prende quale decisione e con quante settimane di anticipo lo trovi nella commissione tecnica: chi decide cosa, e quando; il lato della singola squadra è nella checklist per la stagione di pallavolo. Qui parliamo di cosa organizza il direttivo in ogni momento e di quale parte di Koach Club lo aiuta.

Primavera: la composizione delle squadre per la prossima stagione

La composizione è il momento più delicato. I giocatori vogliono sapere dove finiranno, gli allenatori chi avranno, e la federazione vuole sapere entro la scadenza delle iscrizioni quante squadre iscrivi e in quale categoria. Chi comincia tardi compone le squadre sotto pressione.

In Koach lo fai nella dashboard della società, in Composizione squadre. Con Nuova composizione apri una bozza, e finché resta una bozza le tue squadre reali non cambiano. Con Riprendi le squadre trovi in un colpo solo le squadre di questa stagione, ognuna come gruppo. Se sei indeciso tra due impostazioni, con Un’altra bozza crei una seconda versione, vuota o come copia della prima, e le metti a confronto. Per ogni squadra annoti la Categoria per l'iscrizione; è solo una nota, perché Koach non invia nulla alla federazione. Se per una nuova squadra scegli già un allenatore, quella persona diventa allenatore della squadra appena la composizione è definitiva.

Solo Rendi definitivo sposta davvero i giocatori, e quel pulsante lo vedono solo i gestori del club e i membri del consiglio. Fallo solo dopo l'ultima partita di questa stagione e dopo l'esportazione (vedi il consiglio in fondo): da quel momento non puoi più modificare la composizione. I numeri di un giocatore lo seguono: il nuovo allenatore li vede nella scheda del giocatore, in "In precedenza in altre squadre". Come funziona la bozza, con i gruppi e i criteri di valutazione, lo spieghiamo nella guida su come comporre le squadre per la nuova stagione.

Estate: ore di palestra e allenatori definiti

Appena le squadre sono fissate, arriva la domanda su dove e quando si allenano. Le ore di palestra e il numero di campi decidono quante squadre trovano posto ogni sera.

In Palestre aggiungi ogni impianto con Aggiungi palestra, con il numero di campi, e con Aggiungi blocco i blocchi fissi: un giorno della settimana, un orario di inizio e di fine, un campo o la palestra intera, e la squadra. Quel foglio è un riferimento: da solo non mette allenamenti in agenda. L'allenatore poi pianifica i suoi allenamenti con Pianifica allenamenti ricorrenti all'orario del planning. Se un allenatore vuole fare cambio o arriva una nuova squadra, tutti guardano la stessa lista invece di un file dell'anno scorso girato per e-mail. Vedi il planning settimanale fisso delle tue palestre.

Se manca ancora un allenatore, mandi per ogni squadra un link con Invita un allenatore; chi lo apre diventa allenatore di quella squadra. Un allenatore che usa già Koach per la sua squadra si unisce con il Codice società; la sua squadra resta allora sul suo abbonamento finché non la trasferisce all'account della società.

Inizio stagione: distribuire i turni e raggiungere tutti

Una partita in casa ha bisogno di persone che non giocano: un segnapunti, un responsabile della palestra, un arbitro se la tua federazione lo chiede alla società e, nelle società con un bar in palestra, qualcuno al bancone. Senza un accordo li fanno sempre gli stessi. Stabilisci all'inizio quanti turni spettano a ogni socio e distribuiscili appena è pronto il calendario delle partite.

• Turni del club. Con Configura i turni fissi l'Obiettivo a stagione: quanti turni spettano a ogni membro, a ogni famiglia o a ogni squadra, con esenzioni come Gli allenatori sono esenti o un limite di età. Poi Koach conta da solo chi ha fatto il suo turno. Vedi tenere traccia dei turni dei volontari nella società.
• Giornata. Per ogni partita in casa assegni un Arbitro, un Segnapunti e un Responsabile palestra. Assegna automaticamente distribuisce i posti liberi in modo equo: prima tocca a chi ha fatto meno turni. I turni compaiono nell'agenda dei giocatori.
• Turni bar. Genera turni per un anno crea un turno bar per ogni partita in casa dei prossimi dodici mesi e distribuisce i posti in modo equo tra i membri dai 16 anni in su e i genitori dei giocatori più giovani delle altre squadre. Funziona quindi solo quando le partite in casa sono già nell'agenda delle squadre.
• Messaggi. Con Avvisi della società mandi un avviso a tutti i membri nell'app, e con l'e-mail del club un messaggio dal dominio della società. I membri senza account Koach non ricevono né l'uno né l'altro.

Metà stagione: quali squadre richiedono attenzione?

Senza un momento fisso a metà stagione, a volte il direttivo scopre solo alla composizione successiva che una squadra si allena da settimane senza un programma. La pausa natalizia è un momento logico per passare in rassegna tutte le squadre una volta.

Per questo nella dashboard della società c'è il Registro squadra: per ogni squadra gli ultimi allenamenti con le presenze, cosa è stato fatto del programma, il resoconto dell'allenatore e le sue note sui giocatori. È solo in lettura. In alto, il riquadro delle segnalazioni conta quante squadre richiedono attenzione, con quello che spicca per ciascuna: nessun resoconto, ancora nessun programma, giocatori assenti per tre allenamenti di fila o note in attesa di seguito. Se qualcuno vuole seguire tutto questo per l'intera società senza diventare allenatore, gli dai il ruolo di Direttore tecnico: legge in tutte le squadre, non modifica nulla e non vede i dati di contatto. Quale ruolo vede cosa lo trovi nella dashboard della tua società.

Fine stagione: valutazione, esportazione e assemblea dei soci

Dopo l'ultima partita il direttivo vuole sapere com'è andato l'anno, e metterlo nero su bianco prima di ricomporre le squadre. All'assemblea dei soci qualcuno lo chiede sempre: quante squadre hanno giocato e com'è andata la partecipazione agli allenamenti.

Il Rapporto della società nel tuo profilo mette in fila tutte le squadre di cui sei proprietario o allenatore, con la stagione in corso di ciascuna: il numero di giocatori, le partite vinte e perse, le presenze sugli allenamenti in cui sono state segnate e il miglior realizzatore. Con Esporta report della società (CSV) lo scarichi per i documenti dell'assemblea. Se non sei proprietario o allenatore di ogni squadra, vedi le presenze di tutte le squadre nella Panoramica della dashboard della società. Inoltre ogni allenatore chiude la propria squadra con Inizia una nuova stagione: i risultati restano salvati e la squadra riparte da zero.

Se vuoi conservare l'intero anno, in Esporta tutto crei un unico file con tutte le squadre, i giocatori, gli allenamenti, le presenze, i resoconti, le note e le valutazioni della società. Possono farlo solo il gestore del club e un membro del consiglio. Il file contiene dati personali dei membri, anche di minorenni, quindi conservalo con cura. Cosa contiene esattamente lo trovi nell'esportazione di tutti i dati della società.

Foglio di calcolo, gestionale soci o app per la società: cosa fa per voi?

Koach lo facciamo noi. Leggi quindi questa parte come il racconto di chi ha un interesse, e confrontala con la tua società.

Un foglio di calcolo e un calendario condivisi non costano nulla e si preparano in una sera. Per una società con due o tre squadre spesso bastano. Il problema nasce quando il file vive sul computer di una sola persona, quando non tutti hanno l'ultima versione, o quando ogni anno i turni li fanno sempre gli stessi perché nessuno tiene traccia di chi ha fatto cosa.

Un gestionale per i soci si occupa dei soci e dei soldi: chi è socio e quanto paga. Serve comunque, anche accanto a un'app per la società.

Un'app per una società di pallavolo, come Koach Club, si occupa della parte sportiva dell'anno: la composizione delle squadre, le ore di palestra, gli allenamenti e le partite, i turni e i numeri di fine stagione. La differenza con il foglio di calcolo: le presenze nel rapporto della società sono quelle che gli allenatori hanno segnato durante i loro allenamenti, non una lista che qualcuno deve ancora compilare alla fine. Ne parliamo nell'app per la tua società di pallavolo.

Cosa Koach Club non fa nell'anno della società

Koach non sostituisce il tuo gestionale dei soci e non ha un'importazione dei soci: i membri entrano perché un allenatore inserisce la sua squadra o invita qualcuno. Koach non incassa nemmeno le quote: in Contributi tieni traccia di chi ha ancora qualcosa in sospeso e aggiungi il tuo link di pagamento, ma Koach non invia e non riceve denaro. Il bilancio preventivo e il rendiconto per l'assemblea dei soci li prepari quindi fuori da Koach. Koach non invia nulla alla federazione ed è solo per la pallavolo indoor: una polisportiva lo usa solo per la sezione pallavolo. Le fasce d'età nella composizione delle squadre funzionano con limiti fissi in anni e una data di riferimento fissa, il 30 settembre, che non coincide con le regole di ogni federazione.

Per quale società è adatto Koach Club, e quanto costa

Koach Club è adatto a una società di pallavolo con più squadre, dove il direttivo rifà ogni anno le stesse liste: la composizione, il planning delle palestre, i turni e il quadro finale. È meno adatto a una società con una sola squadra, perché lì basta Coach, e a un direttivo che cerca soprattutto un sistema per soci e soldi.

Club costa 9,99 € al mese per l'intera società, o 8,33 € al mese con il pagamento annuale, qualunque sia il numero di squadre e allenatori. Giocatori e genitori usano Koach gratis. Da quattro squadre in su Club costa meno di abbonamenti Coach separati (4 × 2,99 € = 11,96 €). Club non ha un periodo di prova: lascia i tuoi dati nella pagina per le società, ti mostriamo la dashboard della società e vediamo insieme cosa vi serve. Se decidete di andare avanti, prepariamo noi squadre e allenatori. Tutti gli importi sono sulla pagina dei prezzi.

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