Esporta tutto: i dati della società in un unico ZIP
Ti chiama un consigliere: una mamma vuole sapere che cosa ha registrato la società su sua figlia, e se quando smette si può anche cancellare. Oppure, più sottile: il club sta pensando a un altro sistema e qualcuno si chiede ad alta voce se tutto quello che è stato inserito in tre stagioni ne esce anche fuori. Le due domande hanno bisogno della stessa risposta, e quella risposta è un unico file.
Perché una società deve poter riavere i propri dati
Una società che lavora una stagione con Koach costruisce senza accorgersene un archivio notevole. Squadre con la loro composizione, giocatori con data di nascita e ruolo, allenamenti con chi c'era e chi no, resoconti degli allenamenti, note degli allenatori, valutazioni, partite con i risultati e i numeri che ci stanno sotto. È esattamente lo scopo — è così che si allena meglio — ma vuol dire anche che prima o poi arriva il momento in cui qualcuno vuole poter consultare, portare via o controllare tutta quella pila.
Ci sono tre momenti in cui quella domanda arriva davvero. Il primo è la fine di una stagione, quando un consiglio vuole fissare com'era l'anno prima di rifare le squadre. Il secondo è un cambio di sistema: chi se ne va vuole portarsi dietro i suoi dati, e chi resta vuole sapere che si può. Il terzo è una richiesta di accesso da parte di un socio o dei genitori di un socio.
Fino a settembre 2026 il modulo società non aveva una risposta. Nell'app c'erano tre pulsanti di esportazione, ma erano tutti per squadra o per giocatore — utili per un allenatore, inutili per un consiglio con venti squadre. Chi voleva tutto il club doveva passare per venti schermate. L'esportazione della società sostituisce tutto questo con un pulsante solo.
C'è dentro anche una rassicurazione che non devi sottovalutare se devi convincere un consiglio ad adottare un sistema nuovo. La domanda «e se fra due anni smettiamo, perdiamo tutto?» nelle società è un freno vero, e a ragione: ci sono abbastanza club che da un sistema chiuso si sono ritrovati con una cartella di fogli di calcolo sparsi. Un'esportazione che puoi fare da solo in qualsiasi momento, senza doverla chiedere a nessuno, toglie quel freno.
Dodici file: che cosa c'è nello ZIP
L'esportazione produce un unico file ZIP con dentro dodici CSV. Ogni file riguarda un solo tipo di dato, così lo apri in un foglio di calcolo senza dover prima decifrare le colonne:
- overzicht — che cosa è stato esportato, quando e su quale periodo.
- teams — tutte le squadre che in questo momento sono collegate al nome della società.
- spelers — i giocatori per squadra.
- trainers — chi è collegato a quale squadra.
- trainingen e programma — gli allenamenti pianificati e il calendario delle partite.
- aanwezigheid — chi c'era a quale allenamento.
- verslagen — i resoconti degli allenamenti.
- notities e beoordelingen — quello che gli allenatori hanno registrato sui giocatori.
- wedstrijden e statistieken — i risultati e i numeri che ci stanno sotto.
Il file di riepilogo è il primo che apri. Lì non c'è solo che cosa è stato incluso e su quale periodo, ma anche una riga let_op che ripete a parole semplici quello che l'app dice già poco prima del download: una volta scaricato, questo file è fuori dalla protezione di Koach. Quella riga c'è perché chi lo ritrova sei mesi dopo in una cartella condivisa veda subito che cosa ha davanti.
I nomi dei file sono in olandese in tutte le lingue, quindi anche un dirigente italiano riceve un file che si chiama spelers.csv. Il contenuto invece segue la lingua dell'app: le intestazioni delle colonne e i valori fissi stanno nella lingua in cui usi Koach. È una scelta voluta — così i nomi restano confrontabili tra le lingue, mentre il contenuto resta leggibile per chi ci lavora.
Non confondere questa esportazione con le due che c'erano già. Il CSV che un allenatore prepara per la sua commissione, descritto in gestire più squadre come allenatore, riguarda le sue squadre. Il rapporto finale per squadra in impostare una nuova stagione riguarda una squadra sola. Questa è tutta la società in una volta, e infatti non è un diritto da allenatore ma un diritto da dirigente.
Come si fa l'esportazione nell'app
Il pulsante sta in fondo alla scheda Panoramica della dashboard della società, sotto la voce Esporta tutto. Se non sai dove trovare la dashboard della società, è spiegato in la dashboard della società per il tuo club.
Sotto la voce c'è una riga di spiegazione, e vale la pena leggerla prima di toccare: un unico file con tutte le squadre, i giocatori, le sedute, le presenze, i resoconti, le note e le valutazioni del club — contiene dati personali dei soci, anche di minori.
Se tocchi Esporta, arriva prima una conferma: «Appena questo file è sul tuo computer, Koach non lo protegge più. Conservalo con cura e non condividerlo oltre il necessario. Continuare?» Non è una formalità ma il cuore di tutto l'argomento, e più avanti c'è il perché.
In una società grande il file può diventare troppo grande per un solo download. Allora ricevi una seconda domanda: «L'intero club è troppo grande per un solo file. Prendo gli ultimi dodici mesi?» con il pulsante Ultimi dodici mesi. È quasi sempre la risposta che cerchi, perché la stagione in corso ci rientra ampiamente. Se vuoi un altro periodo — per esempio esattamente una stagione, oppure proprio un anno più indietro — puoi indicarlo tu invece di accettare il periodo predefinito.
Poi lo ZIP scende e compare l'avviso che l'esportazione è pronta. Lo scompatti e lo apri con il programma che usi già; tutti e dodici i file sono normali CSV.
Che cosa volutamente non c'è
L'elenco di quello che manca è importante quanto l'elenco di quello che c'è, perché il ragionamento dietro è: quello che non parte non si può perdere.
Non ci sono dati di contatto — nessun indirizzo e-mail, nessun numero di telefono, nessun indirizzo. Per molti dirigenti è la sorpresa, perché è esattamente quello che ti aspetteresti in un'anagrafica soci. Il motivo è che una lista di contatti è l'unica cosa con cui, partendo da un file rubato o inoltrato, puoi fare subito qualcosa: scrivere, telefonare, presentarti. Per lo scopo di questa esportazione — sapere che cosa è stato registrato sui soci — non ti serve.
Non ci sono nemmeno chiavi degli account. Un allenatore, o l'autore di una nota, compare con il nome e non con un identificativo tecnico. Un nome basta per riconoscere qualcuno; una chiave di accesso non va in un file che finisce su un portatile.
Mancano inoltre i messaggi e i motivi delle disdette, i genitori e i tutori, i contatti di emergenza e ovviamente tutto quello che riguarda squadre fuori da questa società. Anche gli esercizi non ci sono: sono materiale di allenamento e non un dato personale, sono collegati alla libreria degli esercizi, e un'animazione in un CSV non ci sta.
Ancora un confine da conoscere: l'esportazione lavora sulle squadre che in questo momento sono collegate a questo nome di società. Una squadra passata a un'altra società non parte — nemmeno se la stagione scorsa ne faceva ancora parte. Questo evita che qualcuno, tramite un vecchio collegamento, si porti via l'elenco soci di un altro club.
Chi può esportare, e perché gli altri no
Possono farlo solo il gestore del club e un membro del consiglio. Chi ha quale ruolo e come si assegna è spiegato in i ruoli di società e come invitare gli amministratori. Gli altri ruoli non vedono funzionare il pulsante, e per ciascuno c'è un ragionamento.
Il direttore tecnico espressamente non ce l'ha. La cosa stupisce, perché è proprio lui che si occupa della qualità del lavoro degli allenatori. Ma lui legge dentro l'app — lì ci sono i registri squadra e i segnali, e lì ci sta anche il discorso da fare. Non gli serve un file separato da inoltrare per e-mail; gli serve un colloquio con l'allenatore in questione.
Il tesoriere non ce l'ha perché si occupa di soldi e non del contenuto delle note degli allenatori. La persona di fiducia non ce l'ha perché per definizione lavora in modo riservato e uno a uno: un file con tutto di tutti i soci è l'opposto di come deve funzionare quel ruolo.
Appena lo ZIP è su un portatile, Koach non c'entra più. Nessun ruolo, nessun accesso, nessuna regola lo protegge ancora — è un file in una cartella dei download. Conservalo in un posto sicuro, non metterlo in una cartella condivisa del club e cancellalo appena non ti serve più. Che cosa invece Koach protegge dentro l'app è spiegato in privacy e dati in Koach.
Gestire in pratica una richiesta di accesso
Se arriva una richiesta da un socio o dai genitori di un socio, l'esportazione della società è il tuo strumento ma non la tua risposta. Il file riguarda infatti tutto il club, e non puoi inoltrarlo: daresti via in un colpo solo i dati di tutti gli altri soci.
Il modo giusto di procedere è breve. Fai l'esportazione, apri i file in cui compare quel giocatore — spelers, aanwezigheid, notities, beoordelingen, statistieken — e filtra su quel nome. Metti le righe che restano in un documento a parte e manda quello. Così sei sicuro di non dimenticare niente e che non parta niente che non c'entra.
Due cose meritano un cenno. La prima: nelle note e nelle valutazioni compare il nome dell'allenatore che le ha scritte. In una richiesta di accesso è rilevante, perché un genitore che legge che cosa è stato scritto su suo figlio di solito vuole sapere da chi — ed è meglio che lo veda arrivare tu prima che salti fuori nel colloquio successivo. La seconda: fai l'esportazione nel momento in cui tratti la richiesta e non da un file del mese scorso. Un vecchio ZIP non ha quello che è stato aggiunto da allora, ed è esattamente il tipo di incompletezza su cui una richiesta si arena.
Una cosa l'esportazione non può farla per te: non dice niente sulla domanda se quei dati puoi conservarli, per quanto tempo e su quale base. È una domanda da consiglio e non da pulsante, ed è sviluppata in il GDPR per una società sportiva. Rispondi a quella domanda prima di dare a qualcuno i diritti di esportazione, non dopo.
L'esportazione non lascia traccia
Questa funzione legge soltanto. Non scrive niente indietro: non compare una riga di registro nell'app, non c'è un contrassegno «ultima esportazione» sulla società, e i soci non ricevono nessun avviso. Per i dati stessi quindi non cambia niente, per quante volte tu usi il pulsante.
È una scelta di progetto con un rovescio che devi conoscere: vuol dire anche che l'app non può dirti chi negli ultimi mesi ha fatto un'esportazione. Chi vuole tenerne traccia lo fa fuori da Koach — per esempio stabilendo in consiglio che un'esportazione finisce sempre a verbale, con il motivo. Costa una frase e impedisce che fra un anno nessuno sappia più quante copie sono in giro.
Tieni quindi anche i diritti stretti. Meno persone possono usare il pulsante, meno file nascono, e più è facile sapere dove sono. Due persone con il diritto di esportare in una società di solito bastano.
Domande frequenti
Perché non ci sono gli indirizzi e-mail e i numeri di telefono?
Perché una lista di contatti è l'unica parte con cui, partendo da un file inoltrato o rubato, puoi fare subito qualcosa: scrivere, telefonare o presentarti. Per lo scopo di questa esportazione — mettere nero su bianco che cosa è stato registrato sui soci — quei dati non servono. Anche i contatti di emergenza e i dati di genitori e tutori restano quindi fuori.
Il direttore tecnico non può semplicemente avere l'esportazione?
No, ed è una scelta, non una dimenticanza. Lui legge i registri squadra e i segnali direttamente nell'app, nel posto dove ci sta anche il discorso con l'allenatore. Un file separato che può inoltrare per e-mail non aggiunge niente e aumenta solo il numero di copie in circolazione. Se gli serve comunque qualcosa, lo chiede al gestore o a un membro del consiglio.
Che cosa faccio se l'app dice che il club è troppo grande?
Scegli il pulsante Ultimi dodici mesi che l'app stessa propone. Così la stagione in corso ci rientra ampiamente e il file diventa abbastanza piccolo. Se ti serve un altro anno, puoi indicare tu una data di inizio e una di fine invece del periodo predefinito. Puoi quindi anche esportare stagione per stagione se vuoi avere tutto.
Qualcuno vede che ho fatto un'esportazione?
No. La funzione legge soltanto e non scrive niente indietro: non c'è una riga di registro, non c'è un contrassegno sulla società e ai soci non arriva nessun avviso. Questo vuol dire anche che Koach più avanti non potrà dirti chi ha esportato. Se vuoi tenerlo sotto controllo, stabilite in consiglio che un'esportazione finisce sempre a verbale con il motivo.
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