Software gestione soci per una società sportiva: cinque domande che decidono
Sei appena diventato segretario o tesoriere e hai ereditato un file. Una scheda per ogni squadra, da qualche parte una colonna che si chiama «pagato?», e in fondo una fila di nomi di cui nessuno sa più se giochino ancora. La domanda allora non è quale programma sia il migliore. La domanda è quale tipo di sistema si adatti alla vostra società — e la risposta discende da cinque risposte che hai già.
Cinque domande, e soltanto dopo un programma
Quasi tutti i confronti cominciano con un elenco di funzioni. Ordine sbagliato: quasi ogni programma sa fare quasi tutto, ed è proprio per questo che con quell'elenco non scegli niente. Rispondi prima a queste cinque domande e porta le risposte a ogni dimostrazione.
- Quanti soci siete? A grandi linee: fino a una quarantina, da quaranta a qualche centinaio, oppure di più. Il confine che conta davvero non è il numero di soci ma il numero di variazioni al mese: con quaranta soci sono un paio, con trecento sono decine.
- Chi inserisce i dati — il direttivo o le persone che stanno con le squadre? È il perno di tutta la scelta; più avanti c'è un paragrafo apposta.
- I soldi passano dalla società? La società incassa le quote, emette ricevute, deve tirare fuori un bilancio? Oppure i soldi sono una manciata di bonifici che il tesoriere spunta a mano?
- Quante squadre ci sono, e le persone si spostano fra l'una e l'altra? Una squadra è un elenco. Venti squadre di cui ogni anno metà si sposta è un'altra cosa: lì il legame fra persona e squadra conta più dei dati anagrafici.
- Chi deve poterci entrare? Una sola persona che fa tutto, oppure cinque persone con ruoli diversi — un tesoriere che deve arrivare agli importi, un responsabile gare che ha bisogno solo di nomi e squadre, un responsabile per la tutela dei minori che non dovrebbe poter esportare l'elenco soci.
Quattro risposte le hai in dieci minuti. La quinta — chi può entrarci — costa una riunione di consiglio, ed è esattamente il motivo per cui quella domanda quasi mai è stata fatta.
Quattro tipi di sistema, e a che cosa rinunci con ciascuno
I prodotti sono centinaia, ma si riducono a quattro forme. Ogni forma fa bene una cosa e in cambio rinuncia a qualcos'altro.
1. Un foglio di calcolo, ma per scelta. In una società piccola, con poche variazioni, una sola persona che inserisce e nessun flusso di denaro da rendicontare, un file condiviso è una scelta legittima: gratis, tutti lo sanno usare, nessuno deve mantenerlo. A che cosa rinunci sta nel paragrafo successivo — abbastanza da smettere di farlo a cinquanta soci.
2. Un gestionale soci con la fatturazione. Costruito attorno al denaro: iscrizioni e dimissioni con la data, regole di quota per categoria, ricevute, addebiti in banca, un'esportazione per la contabilità. A che cosa rinunci: squadre, allenamenti e presenze lì sono al massimo un campo, gli allenatori non ci entrano, e la configurazione porta via tempo. Per una società in cui la persona più carica è il tesoriere, ne vale la pena.
3. Software gestionale generico per associazioni. Ampio: soci, volontari, affitto degli spazi, newsletter, sito, a volte una cassa. Attraente perché sta tutto in un posto solo. A che cosa rinunci: molta configurazione, e la conoscenza sta in uno o due volontari. Se se ne vanno, nessuno osa più toccarlo.
4. Un'app sportiva in cui le squadre già lavorano. Qui l'elenco soci non è lavoro d'inserimento ma un sottoprodotto: gli allenatori tengono aggiornata la loro rosa perché serve prima di tutto a loro, il direttivo ne legge la somma. A che cosa rinunci: niente ricevute, niente addebiti, niente contabilità, e di solito nessun modulo d'iscrizione sul sito.
Metti le tue risposte accanto a queste quattro forme e la scelta si restringe. Soldi che passano dalla società, con le ricevute? Forma 2, eventualmente accanto alla forma 4. Molte squadre, poco movimento di denaro, allenatori che già lavorano in digitale? Forma 4. Anche una sede e degli affitti? Forma 3. Tre squadre e trenta soci? Forma 1, senza vergognarsene.
Chi inserisce: il perno
Un sistema in cui il direttivo ricopia quello che gli allenatori hanno già inserito è strutturalmente in ritardo. Non è una questione di disciplina ma di dove nasce l'informazione. Qualcuno smette a metà stagione, qualcuno passa a un'altra squadra, un giocatore sta fermo sei settimane per un infortunio, un nuovo arrivato si allena tre volte prima di iscriversi. Tutto questo nasce in allenamento, dall'allenatore, e arriva al direttivo solo quando qualcuno lo comunica — proprio il passaggio che nessuno fa.
Ci sono due impostazioni che funzionano, e una che non funziona.
- Inserisce il direttivo. Funziona con poche variazioni e una persona che se ne assume davvero la responsabilità. Vantaggio: dati uniformi, un solo proprietario. Svantaggio: quella persona è un collo di bottiglia e un rischio il giorno in cui se ne va.
- Inseriscono le squadre, il direttivo legge. Funziona con molte squadre. Condizione: all'allenatore deve servire per sé. Chi inserisce solo perché lo chiede il direttivo regge una stagione; chi usa lo stesso elenco per la formazione e per le presenze lo tiene aggiornato da solo.
- Possono modificare entrambi. È l'impostazione che non funziona. Due persone che aggiornano la stessa riga, e nessuno che sappia quale sia l'ultima.
A una dimostrazione non chiedere quindi «posso aggiungere dei soci» — lo sa fare qualunque cosa — ma: chi può modificare questo campo, e che cosa succede se due persone lo fanno insieme. La seconda risposta dice più di tutto l'elenco delle funzioni.
Quattro cose che un foglio di calcolo, per costruzione, non può fare
Non sono scomodità ma limiti. Passali in rassegna come criteri: il sistema che stai guardando le sa fare tutte e quattro?
- Conservare le variazioni con la data
- Collegare una persona a più squadre e più ruoli
- Una sola verità, con un proprietario per ogni dato
- Accesso per ruolo, non per file
Variazioni con la data. Una cella che sovrascrivi distrugge il valore precedente. Te ne accorgi solo quando qualcuno chiede chi era socio nella prima metà della stagione — per un conguaglio a chi è entrato a stagione iniziata, per una comunicazione alla federazione o all'assicurazione a cui siete affiliati, oppure perché un ex socio sostiene di aver dato le dimissioni in tempo. In un file quella risposta non c'è più. Un sistema registra una modifica come un evento: questo socio è stato iscritto in questa data, cancellato in quest'altra. Verificalo in una dimostrazione chiedendo l'elenco soci a una data qualsiasi del passato. Se il sistema non ci riesce, non hai una gestione soci ma una rubrica.
Il legame con le squadre. Una persona sta raramente in un posto solo. Una ragazza di sedici anni si allena con la prima squadra, sua madre sta nell'elenco dei volontari, e l'anno prossimo arbitra lei stessa. In un foglio di calcolo copi la riga — e da quel momento mantieni due righe che devono restare uguali. Se la famiglia trasloca, cambi l'indirizzo in un punto e ti dimentichi l'altro. Un sistema salva la persona una volta sola e le appartenenze a parte: un nome, più collegamenti. È per questo che lì un cambio di cognome è un'unica operazione e in un file è una caccia.
Le altre due sono altrettanto dure e sono già trattate altrove. Una sola verità vuol dire che un dato ha un posto e un proprietario; come ci si arriva partendo da un elenco di carta o da liste sparse sta in dalla lista soci cartacea alla gestione digitale della squadra. Accesso per ruolo è la domanda se il sistema distingua fra chi può vedere nomi e squadre e chi si ritrova fra le mani anche gli indirizzi e-mail dei minorenni; che cosa vada organizzato attorno a questo sta in il GDPR per la tua società sportiva. Qui limitati alla domanda sul sistema: sa gestire i permessi per ruolo, oppure è tutto o niente?
Gratis, open source o a pagamento
Quasi ogni direttivo comincia da qui, e la tripartizione inganna.
Gratis di solito vuol dire: gratis fino a un certo numero di soci, oppure senza quello che ti servirà più avanti — esportazioni, collegamenti, più amministratori. Non è una trappola, purché tu vada a cercare quel confine prima di cominciare.
Open source vuol dire che la licenza non costa niente, non che il sistema non costi niente. Qualcuno deve farlo girare, aggiornarlo, farne il backup e ripararlo quando si rompe di domenica sera. Non è un importo ma una persona. Chiedi quindi chi lo riprende in mano se quel volontario smette; se la risposta è «vedremo», scegli qualcos'altro.
A pagamento ti dà una fattura e un fornitore da poter chiamare. La vera domanda sui costi non è quasi mai il canone mensile, ma il tempo di configurazione.
In breve: chiedi a ogni sistema, anche a quello gratuito, come si tirano fuori di nuovo i vostri dati. Un'esportazione in un file normale, di tutti i campi, senza dover coinvolgere il fornitore. Se non si può, ogni altra caratteristica non conta.
Il limite onesto: dove un'app sportiva perde
Se il baricentro della vostra amministrazione sta nelle ricevute, negli addebiti e nel bilancio, qualunque app sportiva perde contro un gestionale soci costruito per quello. Non è un pulsante che manca, è un altro mestiere. Un gestionale così calcola la quota in proporzione per chi entra a stagione iniziata, produce un file di addebiti che la banca accetta, collega i pagamenti alla contabilità e tira fuori un prospetto che i revisori dei conti possono controllare. Un'app per allenamenti e partite non fa niente di tutto questo, e non dovrebbe nemmeno provarci.
Koach su questo è esplicito: l'app non tocca il denaro. Nella parte società, alla voce Contributi, puoi comunque creare una voce — la quota, l'abbigliamento, un contributo per un torneo — assegnarla a un'intera squadra e spuntare chi ha pagato, con accanto il tuo link di pagamento. È tenere il conto, non incassare; come si determina l'importo sta in calcolare la quota: per squadra o per socio. Per una società che spunta a mano una volta all'anno è abbastanza. Per una società con addebiti mensili e un commercialista no, e allora si compra un programma che lo sa fare.
Due sistemi affiancati si possono tenere, purché stabiliate prima quale dei due comanda: di solito il sistema del denaro per «chi è socio», il sistema delle squadre per «chi gioca dove». Non lasciate mai che rispondano alla stessa domanda.
Quando la forma di Koach va bene
Questa forma va bene in un caso solo: una società in cui le squadre lavorano comunque già nello stesso ambiente. L'allenatore prepara la sua rosa, tiene le presenze, programma allenamenti e partite. Il direttivo apre la stessa casa e alla voce Soci vede la somma: tutti i giocatori, raggruppati per squadra, con un campo di ricerca per nome o per squadra. Sola lettura, e che cosa ci sia scritto dipende dal tuo ruolo: senza il diritto ai recapiti vedi soltanto nomi e squadre. Nessuno ha ricopiato niente.
Attorno a questo c'è più di un elenco: collegare le squadre alla società, amministratori con un ruolo, palestre, commissioni e una composizione delle squadre per la stagione successiva — vedi gestire la tua società di pallavolo e, per la domanda più ampia, l'app per la vostra società di pallavolo. Coach costa 2,99 € al mese per una squadra, Club 9,99 € al mese per tutta la società, a prescindere dal numero di squadre.
E l'onestà che ci va accanto: questo non è un gestionale soci. Nessun modulo d'iscrizione sul sito in cui un nuovo socio si registra da solo, nessuna fatturazione, nessun collegamento con un programma di contabilità; i nuovi soci entrano perché un allenatore li aggiunge alla sua squadra. Se il vostro problema più grosso è incassare le quote, scegliete la forma 2 e usate questo articolo come questionario per quel fornitore. Se il problema è che nessuno sa chi è socio, la risposta è più semplice: fate tenere l'elenco alle persone che lo usano davvero. Quale logo ci sia sopra è secondario.
Domande frequenti
Siamo ottanta soci e c'è una sola persona che tiene tutto. Un foglio di calcolo è davvero troppo poco?
Ottanta soci si reggono con un file, finché le variazioni sono poche. A decidere non è il numero ma il rischio: con un solo inseritore l'intera amministrazione si ferma appena quella persona si ammala o smette. Verificalo onestamente. Se un secondo consigliere domani riesce ad aprire il file e a trovarci qualcosa, non c'è fretta. Se la risposta è no, il problema non è il foglio di calcolo ma la dipendenza da una persona sola — e quello un sistema con accessi e ruoli lo risolve davvero.
Si possono importare i dati da un gestionale esistente, o va rifatto tutto da capo?
Chiedilo sempre prima di firmare, e chiedilo da tutte e due le parti: come si tirano fuori i dati dal vecchio sistema, e quale formato accetta quello nuovo. Nella pratica ottieni un'esportazione in CSV o Excel e devi abbinare le colonne a mano. Metti in conto del lavoro manuale sulle cose che cambiano da sistema a sistema: i legami fra genitore e figlio, le appartenenze alle squadre e la data in cui una persona è diventata socia. Programma il passaggio in un periodo tranquillo, non poco prima delle iscrizioni al campionato.
Che differenza c'è fra la gestione soci e un'app per la squadra — servono tutte e due?
Rispondono a domande diverse. La gestione soci riguarda chi è socio, da quando, e quanto deve pagare. Un'app per la squadra riguarda chi si allena il martedì e chi gioca il sabato. Alcune società fanno entrambe le cose in un unico ambiente, altre le tengono separate di proposito. Si può fare in tutti e due i modi, purché stabiliate quale sistema risponde a «chi è socio». Senza quell'accordo vi ritrovate con due elenchi che divergono.
Se cambiamo sistema dobbiamo comunicarlo alla federazione?
Cambia da paese a paese e da federazione a federazione, quindi controllate presso la vostra federazione prima di annunciare qualcosa. Quello che vale ovunque: la comunicazione alla federazione o all'assicurazione è di solito un flusso a parte rispetto alla vostra amministrazione. Fate in modo di poter estrarre dal nuovo sistema un elenco soci a una data di riferimento, perché è il formato che una comunicazione del genere richiede.
