Foto dei giovani tesserati: chiedere e registrare il consenso

La foto di squadra finisce sul profilo della società il sabato sera e la domenica mattina sotto c'è il messaggio di una mamma: perché c'è mia figlia? Di solito un consenso è stato chiesto, da qualche parte a settembre, da qualcun altro. Solo che la risposta non sta nel posto in cui si trovava chi aveva la macchina fotografica.

Perché l'immagine è una domanda a parte

Per il lavoro normale di una società nessuno deve firmare niente. Nomi, date di nascita, composizione delle squadre, quote: fanno parte del tesseramento stesso e vanno avanti senza firma. L'immagine è l'eccezione. Un giocatore può dire no a una foto senza che cambi nulla del suo tesseramento, ed è proprio per questo che il materiale fotografico si regge sul consenso. Su quale base si regge il resto dell'amministrazione sta in il GDPR per la tua società sportiva; questo articolo parla di quell'unica categoria che ne resta fuori.

Nella pratica questo lo rende più difficile di come suona, per tre motivi. Il consenso è legato a uno scopo, quindi un sì non significa sì per tutto. Può essere revocato in qualsiasi momento, senza motivo. E devi poterlo ritrovare il sabato mattina alle nove e mezza, quando qualcuno con un telefono si mette davanti alla squadra. Quasi ogni problema con le foto dei giovani tesserati sta in quel terzo punto, non nel modulo.

Un sì unico non esiste: chiedi per tipo di utilizzo

L'errore più comune è una riga sul modulo di iscrizione: consenso al materiale fotografico, sì o no. Per un genitore quella non è una domanda ma una scommessa. La differenza fra una foto di gruppo sul sito della società e un primo piano di sua figlia con nome e cognome su un profilo social pubblico è enorme, e con una casella sola non può fare quella differenza. Chi ha dubbi barra no — e allora ti resta anche senza foto di squadra.

Dividi quindi la domanda in quattro, perché è così che l'immagine viene usata davvero:

• In modo riservato dentro la squadra. Un video di analisi della partita, una foto nell'ambiente della squadra che vedono solo giocatori, genitori e allenatori. Qui non c'è quasi mai obiezione, purché resti riservato.
• Sui canali della società. Il sito, i profili social della società, la newsletter, lo schermo nel bar. Pubblico, ma con un mittente riconoscibile.
• Fuori dalla società. Stampa locale, uno sponsor che vuole usare l'immagine, la federazione, materiale promozionale, un volantino o uno striscione. Qui la società perde il controllo su dove finisce l'immagine.
• Immagine con il nome accanto. Si chiede a parte. Una foto è una foto; una foto con nome e cognome sotto rende un ragazzo rintracciabile per chiunque digiti quel nome.

Quattro caselle invece di una costano a un genitore dieci secondi in più e ti danno tranquillità per tutta la stagione. Aggiungi subito per quanto vale il consenso — la stagione in corso è un accordo praticabile — e a chi ci si rivolge per revocarlo.

Chiedilo una volta a stagione, e chiedilo a due persone

Il momento è la prima settimana, insieme al resto dell'accoglienza: recapiti, numero di emergenza, le poche domande sulla salute che ti servono in palestra. Quell'elenco completo sta in quali dati dei giocatori ti servono davvero come allenatore, e l'immagine è uno dei blocchi. Cominciare più avanti nella stagione non funziona: allora chiedi il consenso per una foto già fatta.

Per i giocatori minorenni il consenso lo dà il genitore o chi ne fa le veci. L'età alla quale un ragazzo può deciderlo da solo per legge cambia da paese a paese — il regolamento europeo colloca quel limite fra i tredici e i sedici anni, e ogni paese lo fissa da sé; controlla quale vale nel tuo. Indipendentemente dal limite in vigore da voi: dai dodici anni circa chiedilo anche al giocatore stesso. Un ragazzo che non vuole essere fotografato e a cui non è mai stato chiesto non si fa avanti — semplicemente fa in modo di stare dietro o di non esserci proprio. Che con gli adolescenti se ne parli a parte è coerente con come li tratti per il resto; vedi allenare gli adolescenti.

Ripeti la domanda ogni stagione. Le situazioni familiari cambiano, e un giocatore di quindici anni la pensa diversamente su questo rispetto allo stesso ragazzo a undici. Una riga sul modulo della prima settimana basta; non serve un giro a parte.

Un no che nessuno conosce non è un no

È qui che quasi sempre si sbaglia. Non perché il consenso non sia stato chiesto, ma perché la risposta sta nella casella di posta della segreteria mentre la foto la scatta un allenatore sostituto che quel modulo non l'ha mai visto. Un no che non è visibile nel momento in cui nasce un'immagine non esiste.

Poni quindi tre requisiti al modo in cui lo registri. Un posto solo per squadra, non tre. Visibile a chiunque scatti o condivida immagini: allenatore, assistente, dirigente, il sostituto abituale e chi riempie i canali della società. E leggibile su un telefono in palestra, perché è lì che stai quando la domanda arriva. Una chat non soddisfa nessuno dei tre: scorre via, e chi arriva dopo nella squadra non la vede mai.

Stabilite inoltre che cosa significa un no in palestra, perché è lì che può diventare doloroso. Il ragazzo partecipa normalmente: la questione è l'immagine, non il ragazzo. Per la foto di squadra ne fai due — una completa per l'archivio e per i genitori, una che pubblichi — oppure fai in modo che quel ragazzo resti fuori dall'inquadratura pubblicata. Quello che non fai mai è metterlo da parte spiegando il perché davanti agli altri. Così una scelta di privacy fatta a casa diventa in dieci secondi un discorso da spogliatoio.

I cinque momenti in cui va storto

1. La foto di squadra a inizio stagione. Si fa nella seconda settimana, spesso con un volontario che ha una buona macchina fotografica, e in quel momento i moduli non sono ancora arrivati. Ribalta l'ordine: fai la foto quando l'elenco è completo, anche se sono tre settimane dopo.
2. Il genitore a bordo campo. Non puoi vietare ai genitori di filmare il proprio figlio, e non devi nemmeno volerlo. Quello che concordi è: le immagini in cui altri ragazzi sono riconoscibili restano dentro il gruppo della squadra. Mettilo nel discorso che fai comunque sul comportamento a bordo campo — vedi i genitori a bordo campo.
3. Il video di analisi che va un po' oltre. Le immagini che riprendi per guardare le rotazioni sono materiale riservato. Appena qualcuno ne ritaglia uno scambio bello e lo pubblica, è diventato un'altra cosa. Comunica prima all'avversario e all'arbitro che riprendi; come si imposta una ripresa del genere sta in filmare la pallavolo.
4. La diretta lasciata pubblica. Una diretta per i nonni è spesso visibile di default a tutto il mondo e resta poi come registrazione. Mettila nascosta o in un gruppo chiuso ed elimina la registrazione a fine stagione; il resto sta in trasmettere una partita in diretta con il telefono.
5. Il torneo o la giornata di allenamento in un'altra società. Lì fotografa un'organizzazione che non conosce il tuo elenco. Prima dell'inizio comunica all'organizzazione quali giocatori non possono essere pubblicati, e ricomunicalo se quel giorno spunta un fotografo che non ti aspettavi.

Che cosa scrivi e non scrivi accanto a una foto

L'immagine in sé raramente è il problema. Le informazioni intorno lo sono: una foto più nome e cognome più il logo della società più la sera di allenamento sono un profilo completo di un ragazzo che hai messo online tu. Quattro abitudini lo tengono piccolo:

• Nome, o nome con l'iniziale del cognome. Abbastanza per la società, troppo poco per un estraneo.
• Niente orari e luoghi nello stesso post. Non ogni martedì alle 18.00 in palestra X sotto la foto di una squadra giovanile. Presi separatamente sono entrambi innocui; insieme no.
• Niente tag e niente nomi nel file. Un tag collega l'immagine a un profilo personale e la porta fuori dal tuo controllo.
• Meglio il gioco del ritratto. Tre giocatori in azione durante uno scambio raccontano della tua squadra più di un primo piano ritagliato di un ragazzo, ed è molto meno personale.

Una regola non ha eccezioni: negli spogliatoi e nelle docce non si accende mai una fotocamera, nemmeno per scherzo dopo una vittoria. Fanne un accordo all'inizio della stagione invece di andarci a caccia durante l'anno.

Fai attenzione anche alle immagini che produci quasi automaticamente. Una card con il risultato e sotto la foto della tua squadra — in Koach puoi creare il risultato come immagine da condividere — è una pubblicazione normale appena finisce su un profilo pubblico. Stesso elenco, stessa domanda.

Revocare, rimuovere e fare pulizia

Il consenso si può revocare sempre e non va motivato. Organizza quindi due cose in anticipo: un unico indirizzo a cui arriva una richiesta del genere — non l'allenatore di turno, perché lì resta ferma — e un termine entro cui l'immagine è sparita. Una settimana è ampia e realizzabile. Passa però in rassegna tutti i posti in cui sta l'immagine: il sito, due o tre profili social, la newsletter del mese scorso e lo schermo nel bar. Saltarne uno produce un secondo messaggio, più arrabbiato.

E sii onesto su quello che non puoi fare: una foto rimasta pubblica per tre settimane è stata scaricata, inoltrata e a volte condivisa da altri. Toglierla dalla fonte è l'unica cosa che puoi fare. Ed è esattamente l'argomento per essere prudenti a monte — un'immagine che non c'è mai stata non devi recuperarla.

Infine fai pulizia anche senza che qualcuno lo chieda. Un archivio societario con le foto di squadra per stagione va benissimo e fa parte della storia di una società. Una cartella con trecento foto d'azione di giovani tesserati che hanno smesso due anni fa non ha più nessuno scopo. Metti un momento di pulizia all'anno nel calendario della società, e registra gli accordi sulle immagini nello stesso posto del resto del tuo modo di lavorare: nel manuale della società, così il prossimo allenatore li trova invece di reinventarli.

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