Foto dei giovani tesserati: chiedere e registrare il consenso
La foto di squadra finisce sul profilo della societa il sabato sera e la domenica mattina sotto c'e il messaggio di una mamma: perche c'e mia figlia? Di solito un consenso e stato chiesto, da qualche parte a settembre, da qualcun altro. Solo che la risposta non sta nel posto in cui si trovava chi aveva la macchina fotografica.
Perche l'immagine e una domanda a parte
Per il lavoro normale di una societa nessuno deve firmare niente. Nomi, date di nascita, composizione delle squadre, quote: fanno parte del tesseramento stesso e vanno avanti senza firma. L'immagine e l'eccezione. Un giocatore puo dire no a una foto senza che cambi nulla del suo tesseramento, ed e proprio per questo che il materiale fotografico si regge sul consenso. Su quale base si regge il resto dell'amministrazione sta in il GDPR per la tua societa sportiva; questo articolo parla di quell'unica categoria che ne resta fuori.
Nella pratica questo lo rende piu difficile di come suona, per tre motivi. Il consenso e legato a uno scopo, quindi un si non significa si per tutto. Puo essere revocato in qualsiasi momento, senza motivo. E devi poterlo ritrovare il sabato mattina alle nove e mezza, quando qualcuno con un telefono si mette davanti alla squadra. Quasi ogni problema con le foto dei giovani tesserati sta in quel terzo punto, non nel modulo.
Un si unico non esiste: chiedi per tipo di utilizzo
L'errore piu comune e una riga sul modulo di iscrizione: consenso al materiale fotografico, si o no. Per un genitore quella non e una domanda ma una scommessa. La differenza fra una foto di gruppo sul sito della societa e un primo piano di sua figlia con nome e cognome su un profilo social pubblico e enorme, e con una casella sola non puo fare quella differenza. Chi ha dubbi barra no — e allora ti resta anche senza foto di squadra.
Dividi quindi la domanda in quattro, perche e cosi che l'immagine viene usata davvero:
- In modo riservato dentro la squadra. Un video di analisi della partita, una foto nell'ambiente della squadra che vedono solo giocatori, genitori e allenatori. Qui non c'e quasi mai obiezione, purche resti riservato.
- Sui canali della societa. Il sito, i profili social della societa, la newsletter, lo schermo nel bar. Pubblico, ma con un mittente riconoscibile.
- Fuori dalla societa. Stampa locale, uno sponsor che vuole usare l'immagine, la federazione, materiale promozionale, un volantino o uno striscione. Qui la societa perde il controllo su dove finisce l'immagine.
- Immagine con il nome accanto. Si chiede a parte. Una foto e una foto; una foto con nome e cognome sotto rende un ragazzo rintracciabile per chiunque digiti quel nome.
Quattro caselle invece di una costano a un genitore dieci secondi in piu e ti danno tranquillita per tutta la stagione. Aggiungi subito per quanto vale il consenso — la stagione in corso e un accordo praticabile — e a chi ci si rivolge per revocarlo.
Chiedilo una volta a stagione, e chiedilo a due persone
Il momento e la prima settimana, insieme al resto dell'accoglienza: recapiti, numero di emergenza, le poche domande sulla salute che ti servono in palestra. Quell'elenco completo sta in quali dati dei giocatori ti servono davvero come allenatore, e l'immagine e uno dei blocchi. Cominciare piu avanti nella stagione non funziona: allora chiedi il consenso per una foto gia fatta.
Per i giocatori minorenni il consenso lo da il genitore o chi ne fa le veci. L'eta alla quale un ragazzo puo deciderlo da solo per legge cambia da paese a paese — il regolamento europeo colloca quel limite fra i tredici e i sedici anni, e ogni paese lo fissa da se; controlla quale vale nel tuo. Indipendentemente dal limite in vigore da voi: dai dodici anni circa chiedilo anche al giocatore stesso. Un ragazzo che non vuole essere fotografato e a cui non e mai stato chiesto non si fa avanti — semplicemente fa in modo di stare dietro o di non esserci proprio. Che con gli adolescenti se ne parli a parte e coerente con come li tratti per il resto; vedi allenare gli adolescenti.
Ripeti la domanda ogni stagione. Le situazioni familiari cambiano, e un giocatore di quindici anni la pensa diversamente su questo rispetto allo stesso ragazzo a undici. Una riga sul modulo della prima settimana basta; non serve un giro a parte.
Un no che nessuno conosce non e un no
E qui che quasi sempre si sbaglia. Non perche il consenso non sia stato chiesto, ma perche la risposta sta nella casella di posta della segreteria mentre la foto la scatta un allenatore sostituto che quel modulo non l'ha mai visto. Un no che non e visibile nel momento in cui nasce un'immagine non esiste.
Poni quindi tre requisiti al modo in cui lo registri. Un posto solo per squadra, non tre. Visibile a chiunque scatti o condivida immagini: allenatore, assistente, dirigente, il sostituto abituale e chi riempie i canali della societa. E leggibile su un telefono in palestra, perche e li che stai quando la domanda arriva. Una chat non soddisfa nessuno dei tre: scorre via, e chi arriva dopo nella squadra non la vede mai.
Stabilite inoltre che cosa significa un no in palestra, perche e li che puo diventare doloroso. Il ragazzo partecipa normalmente: la questione e l'immagine, non il ragazzo. Per la foto di squadra ne fai due — una completa per l'archivio e per i genitori, una che pubblichi — oppure fai in modo che quel ragazzo resti fuori dall'inquadratura pubblicata. Quello che non fai mai e metterlo da parte spiegando il perche davanti agli altri. Cosi una scelta di privacy fatta a casa diventa in dieci secondi un discorso da spogliatoio.
I cinque momenti in cui va storto
- La foto di squadra a inizio stagione. Si fa nella seconda settimana, spesso con un volontario che ha una buona macchina fotografica, e in quel momento i moduli non sono ancora arrivati. Ribalta l'ordine: fai la foto quando l'elenco e completo, anche se sono tre settimane dopo.
- Il genitore a bordo campo. Non puoi vietare ai genitori di filmare il proprio figlio, e non devi nemmeno volerlo. Quello che concordi e: le immagini in cui altri ragazzi sono riconoscibili restano dentro il gruppo della squadra. Mettilo nel discorso che fai comunque sul comportamento a bordo campo — vedi i genitori a bordo campo.
- Il video di analisi che va un po' oltre. Le immagini che riprendi per guardare le rotazioni sono materiale riservato. Appena qualcuno ne ritaglia uno scambio bello e lo pubblica, e diventato un'altra cosa. Comunica prima all'avversario e all'arbitro che riprendi; come si imposta una ripresa del genere sta in filmare la pallavolo.
- La diretta lasciata pubblica. Una diretta per i nonni e spesso visibile di default a tutto il mondo e resta poi come registrazione. Mettila nascosta o in un gruppo chiuso ed elimina la registrazione a fine stagione; il resto sta in trasmettere una partita in diretta con il telefono.
- Il torneo o la giornata di allenamento in un'altra societa. Li fotografa un'organizzazione che non conosce il tuo elenco. Prima dell'inizio comunica all'organizzazione quali giocatori non possono essere pubblicati, e ricomunicalo se quel giorno spunta un fotografo che non ti aspettavi.
Che cosa scrivi e non scrivi accanto a una foto
L'immagine in se raramente e il problema. Le informazioni intorno lo sono: una foto piu nome e cognome piu il logo della societa piu la sera di allenamento sono un profilo completo di un ragazzo che hai messo online tu. Quattro abitudini lo tengono piccolo:
- Nome, o nome con l'iniziale del cognome. Abbastanza per la societa, troppo poco per un estraneo.
- Niente orari e luoghi nello stesso post. Non ogni martedi alle 18.00 in palestra X sotto la foto di una squadra giovanile. Presi separatamente sono entrambi innocui; insieme no.
- Niente tag e niente nomi nel file. Un tag collega l'immagine a un profilo personale e la porta fuori dal tuo controllo.
- Meglio il gioco del ritratto. Tre giocatori in azione durante uno scambio raccontano della tua squadra piu di un primo piano ritagliato di un ragazzo, ed e molto meno personale.
Una regola non ha eccezioni: negli spogliatoi e nelle docce non si accende mai una fotocamera, nemmeno per scherzo dopo una vittoria. Fanne un accordo all'inizio della stagione invece di andarci a caccia durante l'anno.
Fai attenzione anche alle immagini che produci quasi automaticamente. Una card con il risultato e sotto la foto della tua squadra — in Koach puoi creare il risultato come immagine da condividere — e una pubblicazione normale appena finisce su un profilo pubblico. Stesso elenco, stessa domanda.
Revocare, rimuovere e fare pulizia
Il consenso si puo revocare sempre e non va motivato. Organizza quindi due cose in anticipo: un unico indirizzo a cui arriva una richiesta del genere — non l'allenatore di turno, perche li resta ferma — e un termine entro cui l'immagine e sparita. Una settimana e ampia e realizzabile. Passa pero in rassegna tutti i posti in cui sta l'immagine: il sito, due o tre profili social, la newsletter del mese scorso e lo schermo nel bar. Saltarne uno produce un secondo messaggio, piu arrabbiato.
E sii onesto su quello che non puoi fare: una foto rimasta pubblica per tre settimane e stata scaricata, inoltrata e a volte condivisa da altri. Toglierla dalla fonte e l'unica cosa che puoi fare. Ed e esattamente l'argomento per essere prudenti a monte — un'immagine che non c'e mai stata non devi recuperarla.
Infine fai pulizia anche senza che qualcuno lo chieda. Un archivio societario con le foto di squadra per stagione va benissimo e fa parte della storia di una societa. Una cartella con trecento foto d'azione di giovani tesserati che hanno smesso due anni fa non ha piu nessuno scopo. Metti un momento di pulizia all'anno nel calendario della societa, e registra gli accordi sulle immagini nello stesso posto del resto del tuo modo di lavorare: nel manuale della societa, cosi il prossimo allenatore li trova invece di reinventarli.
Tre regole con cui nella pratica ci arrivi: chiedi il consenso diviso per utilizzo e per stagione, metti la risposta in un unico posto che ogni allenatore possa vedere sul telefono, e non pubblicare mai un nome e un orario accanto alla stessa foto. Chi ha in ordine queste tre cose il sabato mattina non deve piu pensarci prima di prendere in mano la macchina fotografica.
Domande frequenti
Come allenatore posso mettere foto di giovani giocatori sui social?
Solo se i genitori hanno dato il consenso per quell'utilizzo, ed e una cosa diversa dal consenso per una foto dentro la squadra. Chiedilo diviso: riservato dentro la squadra, sui canali della societa, fuori dalla societa e con o senza nome accanto. Se hai un dubbio su una foto specifica, non pubblicarla resta sempre la scelta sicura.
Che cosa faccio se un genitore non da il consenso per la foto di squadra?
Fai due foto: una completa per l'archivio e per i genitori stessi, e una che pubblichi in cui quel ragazzo non c'e. Non dire niente davanti alla squadra e tratta il giocatore esattamente come gli altri. La questione e l'immagine, non la partecipazione.
I genitori a bordo campo possono fotografare la squadra?
Filmare o fotografare il proprio figlio e normale e non lo vieti. Fai pero un accordo: le immagini in cui altri ragazzi sono riconoscibili restano nel gruppo della squadra e non vanno su profili pubblici. Dillo a inizio stagione a tutti i genitori insieme, cosi durante le partite non devi riprendere nessuno.
Devo richiedere il consenso se un giocatore passa a un'altra squadra?
Il consenso e legato a uno scopo e non a una squadra, quindi un si per i canali della societa resta valido. Quello che deve traslocare e la risposta stessa: fai in modo che al passaggio il nuovo allenatore veda chi non vuole immagini su canali pubblici. E richiedilo comunque ogni stagione, perche i ragazzi cambiano idea.
Per quanto tempo una societa puo conservare le foto dei giovani tesserati?
Finche c'e uno scopo. Le foto di squadra per stagione appartengono all'archivio societario e possono restare; le foto d'azione sciolte di giocatori che se ne sono andati da anni non hanno piu scopo e possono sparire. Metti un momento di pulizia all'anno nel calendario della societa, altrimenti non diventa mai il compito di nessuno.
Posso filmare una partita per analisi personale senza consenso?
Comunicalo prima all'avversario e all'arbitro, e con i giovani fai in modo che i genitori sappiano che riprendi e per quale scopo. Le immagini per analisi restano in un ambiente riservato e non vanno su canali pubblici; appena vuoi condividerne uno spezzone, e una domanda nuova con una risposta nuova.
