Fotos von Jugendmitgliedern: Einwilligung einholen und festhalten
Das Mannschaftsfoto steht am Samstagabend auf dem Vereinskonto und am Sonntagmorgen steht darunter eine Nachricht einer Mutter: Warum ist meine Tochter darauf zu sehen? Meistens ist irgendwann im September von irgendwem eine Art Einwilligung eingeholt worden. Nur liegt die Antwort nicht an der Stelle, an der die Person mit der Kamera stand.
Warum Bildmaterial eine eigene Frage ist
Für die normale Arbeit eines Vereins muss niemand etwas unterschreiben. Namen, Geburtsdaten, Mannschaftseinteilung, Beiträge: Das gehört zur Mitgliedschaft selbst und läuft ohne Unterschrift. Bildmaterial ist die Ausnahme. Ein Spieler kann Nein zu einem Foto sagen, ohne dass sich an seiner Mitgliedschaft etwas ändert, und genau deshalb läuft Bildmaterial sehr wohl über eine Einwilligung. Auf welcher Grundlage der Rest der Verwaltung läuft, steht in der DSGVO für deinen Sportverein; dieser Artikel handelt von der einen Kategorie, die dort herausfällt.
Das macht es in der Praxis schwieriger, als es klingt, aus drei Gründen. Eine Einwilligung gehört zu einem Zweck, ein Ja bedeutet also kein Ja für alles. Sie darf jederzeit widerrufen werden, ohne Begründung. Und du musst sie am Samstagmorgen um halb zehn wiederfinden können, wenn jemand mit einem Handy vor der Mannschaft steht. Fast jedes Problem mit Fotos von Jugendmitgliedern steckt in diesem dritten Punkt, nicht im Formular.
Ein Ja gibt es nicht: frag pro Verwendungsart
Der häufigste Fehler ist eine Zeile auf dem Anmeldeformular: Einwilligung für Bildmaterial, ja oder nein. Für ein Elternteil ist das keine Frage, sondern ein Ratespiel. Der Unterschied zwischen einem Gruppenfoto auf der Vereinsseite und einem Porträt ihrer Tochter mit vollem Namen auf einem öffentlichen Social-Media-Konto ist riesig, und mit einem Häkchen kann sie diesen Unterschied nicht machen. Wer zweifelt, kreuzt Nein an — und dann hast du auch kein Mannschaftsfoto mehr.
Teil die Frage deshalb in vier, denn so wird Bildmaterial in Wirklichkeit genutzt:
- Geschlossen innerhalb der Mannschaft. Ein Analysevideo des Spiels, ein Foto in der Mannschaftsumgebung, das nur Spieler, Eltern und Trainer sehen. Dagegen gibt es so gut wie nie Einwände, sofern es geschlossen bleibt.
- Auf den Kanälen des Vereins. Die Website, die Vereinskonten in den sozialen Medien, der Newsletter, der Bildschirm im Vereinsheim. Öffentlich, aber mit einem erkennbaren Absender.
- Außerhalb des Vereins. Regionale Presse, ein Sponsor, der Bildmaterial nutzen will, der Verband, Werbematerial, ein Flyer oder ein Banner. Hier verliert der Verein die Kontrolle darüber, wo das Bild landet.
- Bild mit Namen dabei. Getrennt fragen. Ein Foto ist ein Foto; ein Foto mit vollem Namen darunter macht ein Kind auffindbar für jeden, der diesen Namen eintippt.
Vier Häkchen statt eines kosten ein Elternteil zehn Sekunden mehr und bringen dir die ganze Saison Ruhe. Schreib gleich dazu, wie lange die Einwilligung gilt — die laufende Saison ist eine praktikable Absprache — und an wen sich jemand wenden kann, um sie zu widerrufen.
Frag einmal pro Saison, und frag zwei Menschen
Der Zeitpunkt ist die erste Woche, zusammen mit dem Rest der Aufnahme: Kontaktdaten, Notfallnummer, die paar Gesundheitsfragen, die du in der Halle brauchst. Diese vollständige Liste steht in welche Spielerdaten du als Trainer wirklich brauchst, und Bildmaterial ist darin ein Block. Später in der Saison damit anzufangen funktioniert nicht: Dann fragst du nach einer Einwilligung für ein Foto, das es schon gibt.
Bei minderjährigen Spielern gibt das Elternteil oder die sorgeberechtigte Person die Einwilligung. Das Alter, ab dem ein Kind darüber laut Gesetz selbst entscheiden darf, unterscheidet sich pro Land — in der europäischen Verordnung liegt diese Grenze irgendwo zwischen dreizehn und sechzehn Jahren, und jedes Land füllt das selbst aus. Unabhängig davon, welche Grenze dein Land setzt: Frag ab etwa zwölf Jahren auch die Spielerin selbst. Ein Kind, das nicht aufs Foto will und nie gefragt wurde, meldet sich nicht — es sorgt einfach dafür, dass es hinten steht oder gerade weg ist. Dass du Jugendliche in diesem Alter getrennt ansprichst, passt dazu, wie du sie sonst auch behandelst; siehe Jugendliche in der Pubertät coachen.
Wiederhol die Frage jede Saison. Familiensituationen ändern sich, und eine Spielerin von fünfzehn denkt anders über Bildmaterial als dasselbe Kind mit elf. Eine Zeile auf dem Formular der ersten Woche reicht; du brauchst dafür keine eigene Runde.
Ein Nein, das niemand kennt, ist kein Nein
Hier geht es fast immer schief. Nicht weil keine Einwilligung eingeholt wurde, sondern weil die Antwort im Postfach der Mitgliederverwaltung liegt, während das Foto von einem Aushilfstrainer gemacht wird, der dieses Formular nie gesehen hat. Ein Nein, das in dem Moment nicht sichtbar ist, in dem Bildmaterial entsteht, existiert nicht.
Stell deshalb drei Anforderungen an die Art, wie du es festhältst. Eine Stelle pro Mannschaft, nicht drei. Sichtbar für alle, die Bildmaterial machen oder teilen: Trainerin, Assistent, Mannschaftsverantwortliche, die feste Aushilfe und die Person, die die Vereinskanäle füllt. Und lesbar auf einem Handy in der Halle, denn dort stehst du, wenn die Frage aufkommt. Ein Chatverlauf erfüllt keine der drei Anforderungen: Er scrollt weg, und wer später zur Mannschaft stößt, sieht ihn nie.
Vereinbart außerdem, was ein Nein in der Halle bedeutet, denn dort kann es unangenehm werden. Das Kind macht ganz normal mit: Es geht um das Bild, nicht um das Kind. Bei einem Mannschaftsfoto machst du zwei — eines vollständig fürs Archiv und für die Eltern, eines, das du veröffentlichst — oder du sorgst dafür, dass das Kind außerhalb des veröffentlichten Ausschnitts liegt. Was du nie machst, ist einen Spieler mit Erklärung beiseitezustellen, während der Rest danebensteht. Dann ist eine Datenschutzentscheidung von zu Hause innerhalb von zehn Sekunden eine Geschichte in der Umkleide.
Die fünf Momente, in denen es schiefgeht
- Das Mannschaftsfoto zu Saisonbeginn. Das wird in Woche zwei gemacht, oft von einer freiwilligen Person mit einer guten Kamera, und zu diesem Zeitpunkt sind die Formulare noch nicht zurück. Dreh es um: Mach das Foto erst, wenn die Liste vollständig ist, auch wenn das drei Wochen später ist.
- Das Elternteil an der Seitenlinie. Du kannst Eltern nicht verbieten, ihr eigenes Kind zu filmen, und das solltest du auch nicht wollen. Was du sehr wohl vereinbarst: Bildmaterial, auf dem andere Kinder erkennbar sind, bleibt in der Mannschaftsgruppe. Nimm das mit in das Gespräch, das du ohnehin über das Verhalten am Spielfeldrand führst — siehe Eltern an der Seitenlinie.
- Das Analysevideo, das "kurz" weitergeht. Bildmaterial, das du machst, um Rotationen anzuschauen, ist geschlossenes Material. Sobald jemand einen schönen Ballwechsel herausschneidet und ihn postet, ist es etwas anderes geworden. Meld das Filmen vorab beim Gegner und bei der Schiedsrichterin; wie du solche Aufnahmen aufsetzt, steht in Volleyball filmen.
- Der Livestream, der öffentlich steht. Ein Stream für Oma und Opa ist standardmäßig oft für die ganze Welt sichtbar und bleibt danach als Aufzeichnung stehen. Stell ihn auf verborgen oder in eine geschlossene Gruppe und lösch die Aufzeichnung nach der Saison; der Rest steht in ein Spiel mit dem Handy livestreamen.
- Das Turnier oder der Trainingstag bei einem anderen Verein. Dort fotografiert eine Organisation, die deine Liste nicht kennt. Meld vor Beginn bei der Organisation, welche Spieler nicht veröffentlicht werden dürfen, und meld es erneut, wenn an dem Tag ein Fotograf auftaucht, mit dem du nicht gerechnet hast.
Was du zu einem Foto schreibst und was nicht
Das Bild selbst ist selten das Problem. Die Informationen drumherum sind es sehr wohl: ein Foto plus voller Name plus Vereinslogo plus Trainingsabend ist ein vollständiges Profil eines Kindes, das du selbst online gestellt hast. Vier Gewohnheiten halten das klein:
- Vorname, oder Vorname mit dem ersten Buchstaben des Nachnamens. Genug für den Verein, zu wenig für eine fremde Person.
- Keine Zeiten und Orte im selben Beitrag. Nicht "jeden Dienstag um 18.00 Uhr in der Sporthalle X" unter einem Foto einer Jugendmannschaft. Einzeln ist beides harmlos; zusammen nicht.
- Keine Verlinkungen und keine Namen in der Datei. Eine Verlinkung koppelt das Bild an ein persönliches Konto und nimmt es aus deiner Verwaltung heraus.
- Lieber Spiel als Porträt. Drei Spieler in Aktion während eines Ballwechsels erzählen mehr über deine Mannschaft als eine ausgeschnittene Nahaufnahme eines Kindes, und es ist deutlich weniger persönlich.
Eine Regel kennt keine Ausnahme: In Umkleiden und Duschräumen geht nie eine Kamera an, auch nicht für einen Spaß nach einem gewonnenen Spiel. Mach daraus eine Absprache zu Saisonbeginn, statt während der Saison Jagd darauf zu machen.
Achte auch auf die Bilder, die du fast automatisch machst. Eine Ergebniskarte mit deinem eigenen Mannschaftsfoto darunter — in Koach kannst du so ein Ergebnis als Teilbild erstellen — ist eine ganz normale Veröffentlichung, sobald sie auf einem öffentlichen Konto landet. Dieselbe Liste, dieselbe Frage.
Widerrufen, entfernen und aufräumen
Eine Einwilligung zu widerrufen ist jederzeit erlaubt und muss nicht begründet werden. Regel deshalb zwei Dinge vorab: eine Adresse, bei der so eine Bitte eingeht — nicht der zufällig anwesende Trainer, denn dort bleibt sie liegen — und eine Frist, innerhalb derer das Bild weg ist. Eine Woche ist großzügig und machbar. Geh dann aber alle Stellen durch, an denen das Bild steht: die Website, zwei oder drei Social-Konten, den Newsletter vom letzten Monat und den Bildschirm im Vereinsheim. Eine davon zu überspringen bringt dir eine zweite und ärgerlichere Nachricht ein.
Und sei ehrlich darüber, was du nicht kannst: Ein Foto, das drei Wochen lang öffentlich stand, ist heruntergeladen, weitergeschickt und manchmal von anderen geteilt worden. Es an der Quelle zu entfernen ist alles, was du tun kannst. Genau das ist das Argument, an der Vorderseite zurückhaltend zu sein — Bildmaterial, das nie dastand, musst du nicht zurückholen.
Räum zum Schluss auch auf, ohne dass jemand darum bittet. Ein Vereinsarchiv mit Mannschaftsfotos pro Saison ist völlig in Ordnung und gehört zur Geschichte eines Vereins. Ein Ordner mit dreihundert Aktionsfotos von Jugendmitgliedern, die vor zwei Jahren aufgehört haben, dient keinem Zweck mehr. Setz einen Aufräumtermin pro Jahr in den Vereinskalender und halt die Absprachen zu Bildmaterial an derselben Stelle fest wie den Rest eurer Arbeitsweise: im Vereinshandbuch, damit der nächste Trainer sie vorfindet, statt sie neu zu erfinden.
Drei Regeln, mit denen du in der Praxis durchkommst: Hol die Einwilligung aufgeteilt und pro Saison ein, setz die Antwort an eine Stelle, die jede Trainerin auf ihrem Handy sehen kann, und veröffentliche nie einen Namen und eine Uhrzeit bei demselben Foto. Wer diese drei im Griff hat, muss am Samstagmorgen nicht mehr nachdenken, bevor er die Kamera in die Hand nimmt.
Häufige Fragen
Darf ich als Trainer Fotos von Jugendspielern in die sozialen Medien stellen?
Nur wenn die Eltern für diese Verwendung eingewilligt haben, und das ist etwas anderes als eine Einwilligung für ein Foto innerhalb der Mannschaft. Frag es aufgeteilt: geschlossen innerhalb der Mannschaft, auf den Vereinskanälen, außerhalb des Vereins und mit oder ohne Namen dabei. Zweifelst du bei einem bestimmten Foto, ist Nichtveröffentlichen immer die sichere Entscheidung.
Was mache ich, wenn ein Elternteil keine Einwilligung für das Mannschaftsfoto gibt?
Mach zwei Fotos: ein vollständiges fürs Archiv und für die Eltern selbst, und eines, das du veröffentlichst, auf dem dieses Kind nicht zu sehen ist. Sag nichts dazu, während die Mannschaft danebensteht, und behandle den Spieler sonst genau gleich. Es geht um das Bild, nicht ums Mitmachen.
Dürfen Eltern an der Seitenlinie Fotos von der Mannschaft machen?
Ihr eigenes Kind zu filmen oder zu fotografieren ist normal und das verbietest du nicht. Triff aber eine Absprache: Bildmaterial, auf dem andere Kinder erkennbar sind, bleibt in der Mannschaftsgruppe und geht nicht auf öffentliche Konten. Sag das zu Saisonbeginn allen Eltern gleichzeitig, dann musst du während der Spiele niemanden darauf ansprechen.
Muss ich erneut um Einwilligung bitten, wenn eine Spielerin in eine andere Mannschaft wechselt?
Eine Einwilligung gehört zu einem Zweck und nicht zu einer Mannschaft, ein Ja für die Vereinskanäle gilt also weiter. Was sehr wohl mitumziehen muss, ist die Antwort selbst: Sorg dafür, dass die neue Trainerin bei der Übergabe sieht, wer kein Bildmaterial auf öffentlichen Kanälen will. Frag es außerdem jede Saison neu, denn Kinder ändern ihre Meinung.
Wie lange darf ein Verein Fotos von Jugendmitgliedern aufbewahren?
So lange es einen Zweck gibt. Mannschaftsfotos pro Saison gehören zum Vereinsarchiv und dürfen bleiben; einzelne Aktionsfotos von Spielern, die seit Jahren weg sind, haben keinen Zweck mehr und können gelöscht werden. Setz einen Aufräumtermin pro Jahr in den Vereinskalender, sonst wird es nie die Aufgabe von jemandem.
Darf ich ein Spiel zur eigenen Analyse filmen, ohne Einwilligung?
Meld es vorab beim Gegner und bei der Schiedsrichterin, und sorg bei Jugendlichen dafür, dass die Eltern wissen, dass du filmst und wofür. Bildmaterial zur Analyse bleibt in einer geschlossenen Umgebung und geht nicht auf öffentliche Kanäle; sobald du einen Ausschnitt daraus teilen willst, ist das eine neue Frage mit einer neuen Antwort.
