Hallenbelegungsplan Volleyballverein: den festen Wochenplan festhalten

In fast jedem Verein existiert der Hallenbelegungsplan als ein Dokument, gemacht von einer Person. Zu Saisonbeginn wird er herumgeschickt, danach verschwindet er in allen Postfächern, und ab dem Moment ist die Frage „wann trainiert die Jugend noch mal“ eine Nachricht an genau diese Person. Das ist nicht schlimm, weil der Plan kompliziert wäre. Es ist schlimm, weil er nirgends steht, wo die Leute ihn selbst finden.

Das A4-Blatt, das jedes Jahr neu getippt wird

Die Hallenaufteilung eines Vereins ändert sich von Saison zu Saison kaum. Dieselben Hallen, ungefähr dieselben Abende, ungefähr dieselben Mannschaften. Trotzdem fängt fast jeder Vorstand für jede neue Saison wieder von vorn an: jemand öffnet die Datei vom letzten Jahr, ändert drei Zeilen und schickt sie herum. Oft in einem Layout, das auf dem Handy nicht zu lesen ist.

Das Problem liegt nicht im Tippen. Es liegt daran, dass das Dokument bei einer Person wohnt. Wer es hat, weiß Bescheid; wer es verlegt hat, fragt nach. Der Trainer, der zwei Monate später mit einer anderen Mannschaft tauschen will, weiß nicht, welcher Block dann frei ist. Der Koordinator, der ein zusätzliches Feld für ein Nachholspiel sucht, muss erst herausfinden, wer an dem Abend in der Halle steht. Alle rufen dieselbe Nummer an.

Und dann gibt es noch die stille Variante desselben Problems: der Plan stimmt nicht mehr. Mitten in der Saison ist eine Mannschaft dazugekommen, ein Block hat sich um eine Viertelstunde verschoben, und der Wochenendtag ist anders eingeteilt. Die herumgeschickte Datei weiß davon nichts, denn sie ist eine Momentaufnahme. Was du willst, ist keine Momentaufnahme, sondern ein Ort: eine Liste, die du pflegst, statt sie neu zu verschicken.

Was ein Hallenbelegungsplan ist, und was er nicht tut

In Koach steht dieses Blatt unter Vereinsdashboard → Hallen, in der Gruppe Planung. Das Vereinsdashboard öffnest du über dein Profil, den Kreis oben rechts in der App. Hallen enthält zwei Dinge: die Hallen, in denen ihr spielt und trainiert, und pro Halle die festen Blöcke darin, gezeichnet als Grundriss der Halle.

Wichtig, das gleich scharf zu haben: Der Plan selbst plant nichts ein. Es kommt kein einziges Training in irgendjemandes Kalender, weil du hier einen Block einträgst, und es geht keine Nachricht an Spieler raus. Ist der Plan fertig, kannst du ihn aber mit dem Knopf Hallenplan festlegen unten festlegen. Dann bekommt jeder Trainer einer Mannschaft, die in einem Block steht, seine Hallenzeit als Karte auf sein Dashboard, mit dem Knopf Als wiederkehrendes Training planen. Ob er ihn benutzt, entscheidet der Trainer selbst. Wie das funktioniert, auch wenn die Halle eine Woche zu ist, steht in einen Trainingsplan für deinen Verein machen.

Dieser Unterschied ist keine technische Nebensache, er bestimmt, wie du das Blatt benutzt. Ein Trainer, der seine Trainings in die App setzen will, macht das einfach in dem Mannschaftskalender seiner eigenen Mannschaft, wo Spieler auch zu- und absagen können; die Karte mit seiner Hallenzeit füllt das nur schon für ihn aus. Der Hallenbelegungsplan steht daneben, als Antwort auf eine andere Frage: nicht „was machen wir am Dienstag“, sondern „wer steht am Dienstag in dieser Halle“.

Vergleich es mit einem Lageplan neben einer Wegbeschreibung. Der Lageplan sagt niemandem, wo er hin muss, aber ohne Lageplan kannst du dir keine Route ausdenken.

Erst die Halle, dann die Blöcke

Du beginnst mit der Halle selbst. Mit dem + rechts oben, Halle hinzufügen, füllst du aus:

• Name: wie ihr die Halle untereinander nennt, nicht der offizielle Name an der Fassade. Wenn alle „die alte Halle“ sagen, dann schreib das rein. Ein Plan mit Namen, die niemand benutzt, wird nicht gelesen.
• Adresse: optional, aber trag sie ein. Genau das braucht jemand, der noch nie da war. Bei der Halle eines Gegners läuft es anders: wie du dafür sorgst, dass die Navigation bei einem Auswärtsspiel an der richtigen Stelle landet, steht in die Adresse der Sporthalle eintragen.
• Anzahl Felder: wie viele Volleyballfelder gleichzeitig in die Halle passen, darunter Wie liegen die Felder?: nebeneinander oder in zwei Reihen. Die App zeichnet sofort, wie die Halle aussieht, und so steht sie später auch im Plan: An jedem Abend siehst du auf einen Blick, welche Felder noch frei sind.
• Mietzeitraum: von wann bis wann ihr die Halle mietet. Optional; die Trainer bekommen diesen Zeitraum mit, wenn sie ihre Hallenzeit einplanen.
• Notiz: das freie Feld, und in der Praxis das nützlichste. Hier steht, was sonst nirgends hinpasst: wo der Schlüssel hängt, welcher Eingang abends offen ist, dass die Netze hinten im Lager liegen, dass die Heizung eine halbe Stunde braucht.

Füg alle Hallen hinzu, in denen ihr irgendetwas macht, auch die Turnhalle der Grundschule, in der nur die jüngste Gruppe (etwa sechs bis zehn Jahre) trainiert. Gerade diese kleinen Standorte sind die Orte, an denen sich niemand auskennt.

Ein Block ist ein Tag, eine Uhrzeit und ein Feld

Wähl oben den Tag; unter dem Grundriss steht dann Block am … hinzufügen mit diesem Tag. Tippst du im Grundriss auf ein freies Feld, beginnt ein neuer Block gleich dort, auf diesem Feld und in diesem Zeitfenster; einen bestehenden Block tippst du an, um ihn zu bearbeiten. Ein Block ist eine feste Stunde an einem festen Tag. Du füllst aus:

• Tag: Montag bis Sonntag.
• Von und Bis: Anfangs- und Endzeit, aus einer Zeitauswahl gewählt, damit nie „halb acht“ in eurem Plan landet. Für einen neuen Block schlägt die App eine Zeit vor, die an den letzten Block des Tages anschließt.
• Felder: Du tippst im Grundriss die Felder an, die der Block nutzt, eins oder mehrere; tippst du keins an, gilt der Block für die ganze Halle. Das ist die Stelle, an der die meisten Pläne scheitern: In einer Halle mit zwei Feldern stehen zwei Mannschaften gleichzeitig, und auf einem A4-Blatt wird daraus eine Zeile mit einem Schrägstrich, den niemand versteht. Im Grundriss stehen sie einfach nebeneinander.
• Art: Teamtraining, Gruppentraining, Spiel oder Sonstiges. Ein Block der Art Spiel reserviert die Halle für Heimspiele; dazu weiter unten mehr.
• Teams: Wähl eine oder mehrere Mannschaften deines Vereins, oder tipp den Namen einer Mannschaft ein, die Koach nicht nutzt. So ein loser Name bekommt später keine Hallenzeit-Karte. Stehen eure Mannschaften noch nicht im Vereinsdashboard, holst du sie mit Teams hinzufügen in einem Zug hinein.
• Beschreibung: optional, für Blöcke ohne Mannschaft. „Freizeitgruppe“, „Freies Spielen“, „Halle vom Turnverein gemietet“.

Auf dem Handy siehst du einen Tag auf einmal, mit einem Grundriss der Halle pro Zeitfenster; auf einem breiten Bildschirm steht die ganze Woche untereinander. Dadurch liest du einen Abend so ab, wie er abläuft. Ein üblicher Dienstag in einer Halle mit einem Feld sieht so aus: 18:30 bis 19:45 die Jugend, 19:45 bis 21:00 Damen 2, 21:00 bis 22:15 Herren 1. Drei Blöcke von fünfundsiebzig Minuten, sauber aneinander, und auf einen Blick sichtbar, dass an dem Abend nichts mehr dazukann.

Wie lang so ein Block sein sollte, hängt vom Alter ab: für die jüngsten Gruppen sind anderthalb Stunden meist zu lang, für eine Seniorenmannschaft eher zu kurz. Legt diese Entscheidung einmal pro Altersgruppe fest, dann müsst ihr sie nicht jede Saison neu verteidigen.

Der Heimspieltag ist ein anderer Plan

Die Abende unter der Woche sind der einfache Teil. Wo es hakt, ist der Tag, an dem zu Hause gespielt wird, denn dann geht es nicht um feste Mannschaften, sondern um eine Reihe Spiele hintereinander, und die dauern länger, als die Leute denken. Rechne mit anderthalb bis zwei Stunden pro Spiel inklusive Einspielen und Aufräumen; wie lange ein Volleyballspiel dauert stellt die Zeiten nebeneinander.

Für den Hallenbelegungsplan musst du diese Spiele nicht einzeln eintragen. Was du sehr wohl festhältst, ist das Zeitfenster: von wann bis wann der Verein an dem Tag über die Halle verfügt, und über wie viele Felder. Ein Block von zum Beispiel 09:00 bis 17:00 über die ganze Halle, mit der Art Spiel. So ein Block bringt keinem Trainer eine Hallenzeit-Karte, und der Tagesplan nutzt ihn als Hallenmiete: Ein Heimspiel, das außerhalb liegt, bekommt eine Warnung.

Dasselbe gilt für die umgekehrte Bewegung. Spielt eine Mannschaft auswärts, geht es nicht um Hallenplatz, sondern um Fahrten, und das ist eine eigene Planung, die du pro Mannschaft mit dem Fahrplan für Auswärtsspiele regelst.

Ein Verantwortlicher, zwei Momente im Jahr

Ein Plan, den niemand pflegt, ist innerhalb einer halben Saison schädlicher als gar kein Plan. Die Leute verlassen sich darauf, werden enttäuscht und rufen wieder an. Vereinbart darum zwei Dinge.

Wer ihn pflegt. Eine Person aus dem Vorstand ist Eigentümer dieses Blattes — meistens die, die die Hallenzeiten regelt. Alle, die Vereinsverwalter sind, kommen dran und können ändern, und das ist Absicht: fährt der Eigentümer in Urlaub, steht der Verein nicht still. Aber eine Person ist verantwortlich für die Frage, ob es noch stimmt.

Wann ihr ihn durchgeht. Zwei feste Momente reichen: einmal kurz bevor die Saison beginnt, wenn die Hallenzeiten stehen und die Mannschaften bekannt sind, und einmal mitten in der Saison, wenn die ersten Verschiebungen hinter euch liegen. Geh dann alle Hallen durch und frag pro Block: steht hier noch die richtige Mannschaft, stimmt die Uhrzeit noch. Das kostet eine halbe Stunde. Hast du etwas geändert, tippe erneut auf Hallenplan festlegen: Nur die Trainer der geänderten Blöcke bekommen eine neue Karte. Fällt nur in einer Woche etwas aus, zum Beispiel weil die Halle in den Herbstferien zu ist, änderst du nicht den festen Plan, sondern nur diese Woche, und gibst es mit Änderung weitergeben weiter.

Löschst du eine Halle, verschwinden die Blöcke, die daran hängen, mit — die App warnt auch davor. Das ist genau das, was du bei einer Halle willst, die ihr nicht mehr mietet, aber es ist kein Weg, mal eben aufzuräumen. Zieht eine Mannschaft in eine andere Halle um, bearbeite oder lösch den Block, aber nicht die Halle.

Was hier steht, gehört schließlich in die größere Geschichte darüber, wie euer Verein läuft. Der Plan selbst steht in der App; die Vereinbarung, dass es ihn gibt, wer ihn verwaltet und wann er durchgesehen wird, gehört ins Vereinshandbuch. Dann bleibt sie auch stehen, wenn der Vorstand wechselt.

Was du davon merkst

Die Wirkung ist klein und langweilig, und das ist der Punkt. Die Fragen, die jetzt bei einer Person landen, verschwinden nicht alle — aber die einfachsten schon. Wer tauschen will, schaut erst selbst. Wer ein zusätzliches Feld sucht, sieht selbst, wo Platz ist. Wer zum ersten Mal zu einer eurer Hallen fährt, liest selbst nach, wo der Eingang ist.

Und am Ende der Saison fängst du nicht wieder mit einem leeren Dokument an. Du öffnest den Plan, der schon da steht, passt die Mannschaften an, die sich verschoben haben, und bist fertig. Das A4-Blatt, das jedes Jahr neu getippt wurde, ist dann einfach ein Blatt, das du pflegst. Der Hallenplan ist einer der Bereiche im Vereins-Dashboard; der ganze Vereinsbereich steht auf Koach für Volleyballvereine.

Häufige Fragen

Weiterlesen

Ausschüsse im Sportverein festhalten: der Verein hinter den Mannschaften Fotos von Jugendmitgliedern: Einwilligung einholen und festhalten Das Vereins-Dashboard deines Volleyballvereins: alles an einem Ort Zwei Mannschaften auf einem Feld trainieren: so klappt es Hallenzeiten verteilen: fair für alle Mannschaften im Verein

200 Volleyball-Übungen mit Animation ansehen Kompletten Trainingsplan über 8 bis 28 Wochen herunterladen