Grafik hal w klubie siatkarskim: stały rozkład tygodnia
W praktycznie każdym klubie grafik hal istnieje jako jeden dokument zrobiony przez jedną osobę. Na początku sezonu idzie w obieg, potem znika w skrzynkach pocztowych, a od tego momentu pytanie „kiedy właściwie trenuje młodzież” to wiadomość do tej jednej osoby. To nie jest złe dlatego, że grafik jest skomplikowany. To jest złe dlatego, że nie stoi nigdzie, gdzie ludzie sami mogliby go znaleźć.
Kartka A4, którą co roku pisze się od nowa
Podział hal w klubie zmienia się z sezonu na sezon minimalnie. Te same hale, mniej więcej te same wieczory, mniej więcej te same drużyny. A mimo to prawie każdy zarząd co roku zabiera się do tego od początku: ktoś otwiera zeszłoroczny plik, poprawia trzy wiersze i rozsyła go dalej. Często w układzie, którego na telefonie nie da się przeczytać.
Problem nie leży w pisaniu. Leży w tym, że dokument mieszka u jednej osoby. Kto go ma, ten wie; kto go zgubił, ten pyta. Trener, który dwa miesiące później chce się zamienić z inną drużyną, nie wie, który blok jest wtedy wolny. Koordynator szukający dodatkowego boiska na mecz zaległy musi najpierw ustalić, kto tego wieczoru stoi w hali. Wszyscy dzwonią pod ten sam numer.
Jest jeszcze cicha wersja tego samego problemu: grafik przestaje się zgadzać. W połowie sezonu doszła jedna drużyna, jeden blok przesunął się o kwadrans, a weekendowa część dnia jest podzielona inaczej. Rozesłany plik nic o tym nie wie, bo jest zdjęciem jednej chwili. To, czego chcesz, to nie zdjęcie, tylko miejsce: jedna lista, którą się poprawia, zamiast wysyłać ją od nowa.
Czym grafik hal jest — i czym stanowczo nie jest
W Koach ta kartka siedzi w Panel klubu → Hale. Panel klubu otwierasz ze swojego profilu, z kółka w prawym górnym rogu aplikacji. Zakładka Hale zawiera dwie rzeczy: hale, w których gracie i trenujecie, oraz stałe bloki w każdej z nich.
Od razu warto mieć jasność: to jest wykaz do wglądu. Nic się z niego nie planuje. Żaden trening nie trafi nikomu do kalendarza dlatego, że wpiszesz tu blok, i żadna wiadomość nie pójdzie do zawodników. Ta kartka zastępuje dokładnie jedną rzecz, czyli tę luźną kartkę A4, którą teraz co roku pisze się od nowa — ani mniej, ani więcej.
To rozróżnienie nie jest techniczną ciekawostką, tylko decyduje o tym, jak z tego korzystasz. Trener, który chce mieć swoje treningi w aplikacji, wpisuje je zwyczajnie w kalendarzu własnej drużyny, gdzie zawodnicy mogą się też zapisywać i wypisywać. Grafik hal stoi obok i odpowiada na inne pytanie: nie „co my robimy we wtorek”, tylko „kto we wtorek stoi w tej hali”.
Porównaj to z planem budynku obok opisu drogi. Plan nikomu nie mówi, dokąd ma iść, ale bez planu nie da się wymyślić trasy.
Krótko: zakładka Hale niczego nie planuje. To stały podział waszych hal, zapisany w miejscu, w którym każdy administrator klubu może go znaleźć i poprawić.
Najpierw hala, potem bloki
Zaczynasz od samej hali. Pod + Dodaj halę wpisujesz cztery rzeczy:
- Nazwa hali — tak, jak nazywacie ją między sobą, a nie tak, jak stoi na tablicy nad wejściem. Jeśli wszyscy mówią „stara sala”, to właśnie to wpisz. Grafik z nazwami, których nikt nie używa, nie jest czytany.
- Adres hali — pole nieobowiązkowe, ale wypełnij je. Trafia pod nazwę hali, a to dokładnie to, czego potrzebuje ktoś, kto nigdy tam nie był. Przy hali przeciwnika sprawa wygląda inaczej: jak zadbać, żeby nawigacja przy meczu wyjazdowym wyprowadziła we właściwe miejsce, opisuje tekst o tym, jak wpisać adres hali.
- Liczba boisk — ile boisk do siatkówki mieści się w hali jednocześnie. Ta liczba jest twoją miarą przy wypełnianiu bloków: jeśli danego wieczoru stoi już tyle bloków, ile jest boisk, to ten wieczór jest pełny.
- Notatka — pole dowolne, a w praktyce najbardziej przydatne. Wpisujesz tu to, co nigdzie indziej nie pasuje: gdzie wisi klucz, które wejście jest wieczorem otwarte, że siatki leżą w schowku z tyłu, że ogrzewanie potrzebuje pół godziny.
Dodaj wszystkie hale, w których cokolwiek robicie, także salę gimnastyczną przy szkole podstawowej, gdzie trenuje wyłącznie najmłodsza grupa, mniej więcej od szóstego do dziesiątego roku życia. To właśnie te małe miejsca są tymi, w których nikt nie zna drogi.
Blok to dzień, godzina i boisko
Pod każdą halą stoi + Dodaj blok. Blok to jedna stała godzina jednego stałego dnia. Wpisujesz:
- Dzień — od poniedziałku do niedzieli.
- Od i Do — godzina rozpoczęcia i zakończenia, wybierana z zegara, żeby w grafiku nigdy nie wylądowało „wpół do ósmej”, a bloki zostały we właściwej kolejności.
- Boisko — tu wybierasz Cała hala albo jeden numer boiska. To pole, na którym najczęściej wykładają się grafiki: w hali z dwoma boiskami stoją naraz dwie drużyny, a na kartce A4 robi się z tego jeden wiersz z ukośnikiem, którego nikt nie rozumie. Wpisz je jako dwa bloki, na boisku 1 i na boisku 2, a obraz od razu się zgadza.
- Drużyna — wybierasz drużynę z listy swojego klubu. Jeśli waszych drużyn nie ma jeszcze w panelu klubu, to pierwsza rzecz do załatwienia; jak zbudować tę listę, opisuje zarządzanie klubem siatkarskim.
- Opis — nieobowiązkowy, dla bloków bez drużyny. „Rekreacja”, „Granie otwarte”, „Hala wynajęta przez klub gimnastyczny”.
Bloki ustawiają się pod halą, posortowane według dnia, a w drugiej kolejności według godziny rozpoczęcia. Dzięki temu czytasz wieczór tak, jak on przebiega. Typowy wtorek w hali z jednym boiskiem wygląda tak: 18:30 do 19:45 młodzież, 19:45 do 21:00 kobiety 2, 21:00 do 22:15 mężczyźni 1. Trzy bloki po siedemdziesiąt pięć minut, jeden przy drugim, i od razu widać, że tego wieczoru nic już nie wejdzie.
Jak długi taki blok powinien być, zależy od wieku: dla najmłodszych grup półtorej godziny jest zwykle za dużo, dla drużyny seniorskiej raczej za mało. Ustal to raz dla każdej grupy wiekowej, a nie będziesz musiał bronić tej decyzji co sezon od nowa.
Dzień meczowy to zupełnie inny grafik
Wieczory w tygodniu to łatwiejsza część. Zgrzyta tam, gdzie gra się u siebie, bo wtedy nie chodzi o stałe drużyny, tylko o serię meczów pod rząd, a te trwają dłużej, niż ludziom się wydaje. Licz od półtorej do dwóch godzin na mecz, razem z rozgrzewką i sprzątaniem; tekst o tym, ile trwa mecz siatkówki, układa te czasy w rząd.
Do grafiku hal nie musisz wpisywać tych meczów sztuka po sztuce — zrobiłby się z tego kalendarz, a ta kartka nim nie jest. To, co wpisujesz, to przedział: od której do której godziny klub dysponuje halą tego dnia i na ilu boiskach. Jeden blok, na przykład od 09:00 do 17:00, z Boiskiem ustawionym na Cała hala i opisem „Mecze u siebie”. Kto potem rozdziela mecze, od razu wie, ile jest miejsca.
To samo dotyczy ruchu w drugą stronę. Gdy drużyna gra na wyjeździe, nie chodzi o miejsce w hali, tylko o dojazd, a to osobne planowanie, które prowadzisz przy drużynie za pomocą grafiku dojazdów na mecze wyjazdowe.
Jeden właściciel, dwa momenty w roku
Grafik, którego nikt nie pilnuje, w pół sezonu robi się szkodliwszy niż brak grafiku. Ludzie mu ufają, wychodzą na tym źle i znowu zaczynają dzwonić. Ustalcie więc dwie rzeczy.
Kto go prowadzi. Jedna osoba z zarządu jest właścicielem tej kartki — zwykle ta, która załatwia wynajem hal. Każdy, kto jest administratorem klubu, ma do niej dostęp i może zmieniać, i tak ma być: gdy właściciel wyjedzie na urlop, klub nie staje. Ale za pytanie, czy grafik wciąż się zgadza, odpowiada jedna osoba.
Kiedy się go sprawdza. Wystarczą dwa stałe momenty: raz tuż przed startem sezonu, gdy wynajem jest już dogadany, a drużyny znane, i raz w połowie sezonu, gdy pierwsze przesunięcia są już za wami. Przejdź wtedy przez wszystkie hale i przy każdym bloku zapytaj: czy stoi tu jeszcze właściwa drużyna, czy godzina wciąż się zgadza. To pół godziny pracy.
Gdy usuwasz halę, znikają razem z nią wiszące przy niej bloki — aplikacja zresztą o tym uprzedza. To dokładnie to, czego chcesz przy hali, której już nie wynajmujecie, ale to nie jest sposób na szybkie zrobienie porządku. Jeśli drużyna przenosi się do innej hali, usuń blok, a nie halę.
To, co tu stoi, należy wreszcie do szerszej opowieści o tym, jak wasz klub działa. Sam grafik siedzi w aplikacji; ustalenie, że w ogóle istnieje, kto go prowadzi i kiedy się go sprawdza, należy do podręcznika klubu. Wtedy zostaje na miejscu także wtedy, gdy zmienia się zarząd.
Co z tego masz
Efekt jest mały i nudny, i o to właśnie chodzi. Pytania, które dziś trafiają do jednej osoby, nie znikną wszystkie — ale te najprostsze owszem. Kto chce się zamienić, najpierw sprawdza sam. Kto szuka dodatkowego boiska, sam widzi, gdzie jest miejsce. Kto pierwszy raz jedzie do jednej z waszych hal, sam czyta, gdzie jest wejście.
A na koniec sezonu nie zaczynasz od pustego dokumentu. Otwierasz grafik, który już stoi, poprawiasz drużyny, które się przesunęły, i gotowe. Kartka A4, którą co roku pisano od nowa, jest wtedy po prostu kartką, którą się aktualizuje.
Częste pytania
Czy moi zawodnicy też widzą ten grafik?
Nie. Zakładka Hale siedzi w panelu klubu i mogą ją otworzyć wyłącznie osoby będące administratorami klubu. Zawodnicy, rodzice i trenerzy bez uprawnień klubowych jej nie widzą, nic z niej nie trafia do ich kalendarza i żadne powiadomienie nie wychodzi. Jeśli chcesz, żeby drużyna znała godziny, wpisz treningi do kalendarza tej drużyny.
Usunąłem halę przez pomyłkę — da się to cofnąć?
Nie, tego cofnąć się nie da. Aplikacja najpierw prosi o potwierdzenie i uprzedza przy tym, że bloki pod tą halą znikną razem z nią, ale po usunięciu nie ma kosza, z którego dałoby się je wyjąć. Wpisujesz wtedy halę i jej bloki od nowa. Jeśli przenosi się tylko drużyna, usuń blok i zostaw halę.
Czy grafik może prowadzić ktoś inny i czy to kosztuje dodatkowo?
Dodajesz tę osobę w panelu klubu jako administratora klubu; potem może zmieniać hale i bloki bez wykupywania własnego abonamentu. Musi jednak już istnieć konto Koach na adresie e-mail, który wpisujesz, inaczej dostaniesz komunikat, że pod tym adresem nie ma konta. Niech więc najpierw zainstaluje aplikację i się zarejestruje.
Co dzieje się z blokiem, gdy drużyna zmienia nazwę albo znika?
Nazwa drużyny przy bloku jest za każdym razem pobierana na nowo z listy drużyn klubu, więc drużyna po zmianie nazwy sama staje w grafiku poprawnie. Jeśli drużyna zniknie z klubu całkiem, blok zostaje, ale bez nazwy przy nim. Wybierz wtedy inną drużynę albo wpisz w opisie, czemu ta godzina odtąd służy.
