Horario de pabellones del club de voleibol: fijar el cuadrante semanal
En prácticamente todos los clubes el horario de pabellones existe como un único documento, hecho por una sola persona. Se manda al empezar la temporada, después desaparece en el correo de cada uno, y a partir de ahí la pregunta «¿cuándo entrenaban los juveniles?» es un mensaje a esa persona. Y no es grave porque el horario sea complicado. Es grave porque no está en ningún sitio donde la gente pueda mirarlo sola.
El folio que se vuelve a escribir cada año
El reparto de pabellón de un club apenas cambia de una temporada a otra. Los mismos pabellones, más o menos las mismas tardes, más o menos los mismos equipos. Y aun así, casi todas las juntas vuelven a empezar de cero cada curso: alguien abre el archivo del año pasado, cambia tres líneas y lo manda. Muchas veces con un formato que en un móvil no hay quien lea.
El problema no está en escribirlo. Está en que el documento vive en manos de una sola persona. Quien lo tiene, lo sabe; quien lo ha perdido, pregunta. El entrenador que dos meses después quiere cambiar la hora con otro equipo no sabe qué bloque está libre. La coordinadora que busca una pista extra para un partido aplazado tiene que averiguar primero quién ocupa el pabellón esa tarde. Todo el mundo llama al mismo número.
Y luego está la versión silenciosa del mismo problema: que el horario ya no es correcto. A mitad de temporada ha entrado un equipo, un bloque se ha movido un cuarto de hora y el fin de semana está repartido de otra forma. El archivo que se mandó no sabe nada de eso, porque es una foto fija. Lo que quieres no es una foto, sino un sitio: una lista que actualizas en vez de volver a enviar.
Qué es un horario de pabellones y qué no es, en absoluto
En Koach esa hoja está en Panel del club → Pabellones. El panel del club se abre desde tu perfil, el círculo de arriba a la derecha de la app. La pestaña Pabellones contiene dos cosas: los pabellones donde jugáis y entrenáis, y los bloques fijos que hay dentro de cada uno.
Importante tenerlo claro desde el principio: esto es consulta. Aquí no se planifica nada. Porque tú rellenes un bloque no aparece ningún entrenamiento en la agenda de nadie, y tampoco sale ningún mensaje hacia los jugadores. La hoja sustituye exactamente una cosa: ese folio suelto que ahora se vuelve a escribir cada año. Ni más ni menos.
Esa distinción no es un tecnicismo, determina cómo se usa. Un entrenador que quiere meter sus entrenamientos en la app lo hace en el calendario de su propio equipo, donde además los jugadores se apuntan y se dan de baja. El horario de pabellones va al lado, como respuesta a otra pregunta: no «qué hacemos nosotros el martes», sino «quién está el martes en ese pabellón».
Compáralo con un plano al lado de unas indicaciones de ruta. El plano no le dice a nadie adónde tiene que ir, pero sin plano no se puede pensar una ruta.
En resumen: la pestaña Pabellones no planifica nada. Es el reparto fijo de tus pabellones, escrito en un sitio donde cualquier administrador del club puede encontrarlo y actualizarlo.
Primero el pabellón, luego los bloques
Empiezas por el pabellón. Con + Añadir pabellón rellenas cuatro cosas:
- Nombre del pabellón — como lo llamáis entre vosotros, no el nombre oficial de la fachada. Si todo el mundo dice «el pabellón viejo», pon eso. Un horario con nombres que nadie usa no se lee.
- Dirección del pabellón — opcional, pero rellénala. Queda debajo del nombre, y es justo lo que necesita alguien que no ha estado nunca allí. Con el pabellón de un rival la cosa va distinta: cómo conseguir que el navegador te lleve al sitio correcto en un partido fuera lo tienes en rellenar la dirección del pabellón.
- Número de pistas — cuántas pistas de voleibol caben a la vez en el pabellón. Ese número es tu medida al rellenar los bloques: si una tarde ya tiene tantos bloques como pistas hay, esa tarde está llena.
- Nota — el campo libre y, en la práctica, el más útil. Aquí pones lo que no encaja en ningún otro sitio: dónde está la llave, qué entrada se abre por la tarde, que las redes están en el trastero del fondo, que la calefacción necesita media hora.
Añade todos los pabellones donde hagáis algo, incluido el gimnasio del colegio en el que solo entrena el grupo más pequeño (de unos seis a diez años). Precisamente esas instalaciones pequeñas son las que nadie sabe encontrar.
Un bloque es un día, una hora y una pista
Debajo de cada pabellón está + Añadir bloque. Un bloque es una hora fija en un día fijo. Rellenas:
- Día — de lunes a domingo.
- Desde y Hasta — la hora de inicio y de fin, elegidas en un selector de hora, para que en tu horario nunca acabe apareciendo «sobre las ocho» y los bloques se mantengan ordenados.
- Pista — aquí eliges Pabellón completo o un número de pista. Este es el campo en el que naufragan la mayoría de horarios: en un pabellón de dos pistas hay dos equipos a la vez, y en un folio eso se convierte en una línea con una barra que no entiende nadie. Si los pones como dos bloques, en la pista 1 y en la pista 2, la imagen queda clara al instante.
- Equipo — elige el equipo de la lista de tu club. Si tus equipos todavía no están en el panel del club, eso es lo primero que hay que resolver; cómo se monta esa lista lo tienes en gestionar tu club de voleibol.
- Descripción — opcional, para bloques que no tienen equipo. «Recreativos», «Juego libre», «Pabellón alquilado por el club de gimnasia».
Los bloques quedan debajo del pabellón, ordenados por día y después por hora de inicio. Así lees una tarde tal como transcurre. Un martes cualquiera en un pabellón de una sola pista tiene esta pinta: de 18:30 a 19:45 los juveniles, de 19:45 a 21:00 el femenino 2, de 21:00 a 22:15 el masculino 1. Tres bloques de setenta y cinco minutos, encadenados sin huecos, y a simple vista se ve que esa tarde ya no cabe nada más.
Cuánto debe durar un bloque depende de la edad: para los grupos más pequeños hora y media suele ser demasiado, y para un equipo sénior más bien se queda corto. Fija esa decisión una vez por categoría de edad y no tendrás que volver a defenderla cada temporada.
La jornada de partidos es otro horario
Las tardes entre semana son la parte fácil. Donde aprieta es el día en el que se juega en casa, porque entonces no hablas de equipos fijos sino de una serie de partidos seguidos, y duran más de lo que la gente cree. Cuenta con hora y media o dos horas por partido, calentamiento y recogida incluidos; cuánto dura un partido de voleibol pone los tiempos en fila.
Para el horario de pabellones no tienes que meter esos partidos uno a uno — eso sería una agenda, y esta hoja no lo es. Lo que sí dejas fijado es la franja: desde qué hora hasta qué hora dispone el club del pabellón ese día, y sobre cuántas pistas. Un solo bloque, por ejemplo de 09:00 a 17:00, con Pista puesta en Pabellón completo y como descripción «Programa en casa». Quien después reparta los partidos sabrá de entrada cuánto espacio hay.
Lo mismo vale para el movimiento inverso. Si un equipo juega fuera, la cuestión no es el espacio en pista sino el transporte, y esa es una planificación aparte que resuelves por equipo con los turnos de coche para los partidos fuera.
Un solo responsable, dos momentos al año
Un horario que nadie mantiene es, en medio año, más dañino que no tener horario. La gente se fía, se lleva el chasco y vuelve a llamar. Así que acordad dos cosas.
Quién lo mantiene. Una persona de la junta es la dueña de esta hoja, normalmente quien gestiona el alquiler de los pabellones. Cualquiera que sea administrador del club puede entrar y modificar, y eso es a propósito: si esa persona se va de vacaciones, el club no se para. Pero hay una sola responsable de que siga siendo correcto.
Cuándo se repasa. Bastan dos momentos fijos: uno justo antes de que empiece la temporada, cuando el alquiler está cerrado y los equipos son conocidos, y otro a mitad de temporada, cuando ya han pasado los primeros cambios. Entonces recorres todos los pabellones y preguntas por cada bloque: ¿sigue siendo este el equipo correcto?, ¿la hora sigue bien? Eso cuesta media hora.
Si eliminas un pabellón, desaparecen con él los bloques que cuelgan de él — la app también avisa de ello. Es justo lo que quieres con un pabellón que ya no alquiláis, pero no es la manera de hacer limpieza general. Si un equipo se muda a otro pabellón, elimina el bloque, no el pabellón.
Y lo que aquí se cuenta encaja, por último, en la historia más amplia de cómo funciona vuestro club. El horario en sí está en la app; el acuerdo de que existe, quién lo gestiona y cuándo se repasa va en el manual del club. Así sigue en pie también cuando cambie la junta.
Qué se nota
El efecto es pequeño y aburrido, y ese es justamente el punto. Las preguntas que ahora llegan a una sola persona no desaparecen todas, pero sí las más simples. Quien quiere cambiar la hora mira antes él mismo. Quien busca una pista extra ve solo dónde queda hueco. Quien conduce por primera vez a uno de vuestros pabellones lee él mismo por qué puerta se entra.
Y al final de la temporada no empiezas otra vez con un documento en blanco. Abres el horario que ya está, ajustas los equipos que se han movido y listo. El folio que se volvía a escribir cada año pasa a ser, sin más, una hoja que actualizas.
Preguntas frecuentes
¿Ven mis jugadores también este horario?
No. La pestaña Pabellones está dentro del panel del club y solo la pueden abrir quienes son administradores del club. Los jugadores, los padres y los entrenadores sin gestión de club no la ven, no aparece nada en su agenda y no sale ninguna notificación. Si quieres que un equipo vea los horarios, pon los entrenamientos en el calendario de ese equipo.
He eliminado un pabellón sin querer, ¿puedo recuperarlo?
No, no se puede. La app pide confirmación primero y avisa de que los bloques de ese pabellón desaparecen con él, pero una vez eliminado no hay papelera de la que sacarlos. Entonces vuelves a introducir el pabellón y sus bloques. Si lo que se muda es solo un equipo, elimina el bloque y deja el pabellón donde está.
¿Puede mantener el horario otra persona, y eso cuesta más?
Añades a esa persona en el panel del club como administrador del club; a partir de ahí puede modificar pabellones y bloques sin contratar su propia suscripción. Eso sí, tiene que existir ya una cuenta de Koach con el correo que introduzcas; si no, te saldrá el aviso de que no hay ninguna cuenta con esa dirección. Pídele primero que instale la app y se registre.
¿Qué le pasa a un bloque si un equipo cambia de nombre o desaparece?
El nombre del equipo de un bloque se vuelve a leer cada vez de la lista de equipos de tu club, así que un equipo renombrado aparece bien en el horario por sí solo. Si el equipo desaparece del todo del club, el bloque se queda pero ya sin nombre al lado. Elige entonces otro equipo, o escribe en la descripción para qué sirve esa hora a partir de ahora.
