Horario de pabellones del club de voleibol: fijar el cuadrante semanal

En prácticamente todos los clubes el horario de pabellones existe como un único documento, hecho por una sola persona. Se manda al empezar la temporada, después desaparece en el correo de cada uno, y a partir de ahí la pregunta «¿cuándo entrenaban los juveniles?» es un mensaje a esa persona. Y no es grave porque el horario sea complicado. Es grave porque no está en ningún sitio donde la gente pueda mirarlo sola.

El folio que se vuelve a escribir cada año

El reparto de pabellón de un club apenas cambia de una temporada a otra. Los mismos pabellones, más o menos las mismas tardes, más o menos los mismos equipos. Y aun así, casi todas las juntas vuelven a empezar de cero cada curso: alguien abre el archivo del año pasado, cambia tres líneas y lo manda. Muchas veces con un formato que en un móvil no hay quien lea.

El problema no está en escribirlo. Está en que el documento vive en manos de una sola persona. Quien lo tiene, lo sabe; quien lo ha perdido, pregunta. El entrenador que dos meses después quiere cambiar la hora con otro equipo no sabe qué bloque está libre. La coordinadora que busca una pista extra para un partido aplazado tiene que averiguar primero quién ocupa el pabellón esa tarde. Todo el mundo llama al mismo número.

Y luego está la versión silenciosa del mismo problema: que el horario ya no es correcto. A mitad de temporada ha entrado un equipo, un bloque se ha movido un cuarto de hora y el fin de semana está repartido de otra forma. El archivo que se mandó no sabe nada de eso, porque es una foto fija. Lo que quieres no es una foto, sino un sitio: una lista que actualizas en vez de volver a enviar.

Qué es un horario de pabellones y qué no hace

En Koach esa hoja está en Panel del club → Pabellones, en el grupo Planificación. El panel del club se abre desde tu perfil, el círculo de arriba a la derecha de la app. Pabellones contiene dos cosas: los pabellones donde jugáis y entrenáis, y los bloques fijos de cada uno, dibujados como plano del pabellón.

Importante tenerlo claro desde el principio: el horario no planifica nada por sí solo. Porque tú rellenes un bloque no aparece ningún entrenamiento en la agenda de nadie, y tampoco sale ningún mensaje hacia los jugadores. Lo que sí puedes hacer, cuando esté listo, es publicarlo con el botón Publicar horario de abajo. Entonces cada entrenador de un equipo que esté en un bloque recibe su horario de pabellón como tarjeta en su panel, con el botón Programar como entrenamiento recurrente. Si lo usa o no, lo decide el entrenador. Cómo funciona, también cuando el pabellón cierra una semana, lo tienes en hacer el horario de entrenamientos del club.

Esa distinción no es un tecnicismo, determina cómo se usa. Un entrenador que quiere meter sus entrenamientos en la app lo hace en el calendario de su propio equipo, donde además los jugadores se apuntan y se dan de baja; la tarjeta con su horario de pabellón solo se lo deja rellenado. El horario de pabellones va al lado, como respuesta a otra pregunta: no «qué hacemos nosotros el martes», sino «quién está el martes en ese pabellón».

Compáralo con un plano al lado de unas indicaciones de ruta. El plano no le dice a nadie adónde tiene que ir, pero sin plano no se puede pensar una ruta.

Primero el pabellón, luego los bloques

Empiezas por el pabellón. Con el + de arriba a la derecha, Añadir instalación, rellenas:

• Nombre: como lo llamáis entre vosotros, no el nombre oficial de la fachada. Si todo el mundo dice «el pabellón viejo», pon eso. Un horario con nombres que nadie usa no se lee.
• Dirección: opcional, pero rellénala. Es justo lo que necesita alguien que no ha estado nunca allí. Con el pabellón de un rival la cosa va distinta: cómo conseguir que el navegador te lleve al sitio correcto en un partido fuera lo tienes en rellenar la dirección del pabellón.
• Número de pistas: cuántas pistas de voleibol caben a la vez en el pabellón, con debajo ¿Cómo están colocadas las pistas?: en fila o en dos filas. La app dibuja al momento cómo es el pabellón, y así aparece después en el horario: cualquier tarde ves de un vistazo qué pistas quedan libres.
• Periodo de alquiler: desde cuándo y hasta cuándo alquiláis el pabellón. Opcional; los entrenadores reciben ese periodo al programar su horario.
• Nota: el campo libre y, en la práctica, el más útil. Aquí pones lo que no encaja en ningún otro sitio: dónde está la llave, qué entrada se abre por la tarde, que las redes están en el trastero del fondo, que la calefacción necesita media hora.

Añade todos los pabellones donde hagáis algo, incluido el gimnasio del colegio en el que solo entrena el grupo más pequeño (de unos seis a diez años). Precisamente esas instalaciones pequeñas son las que nadie sabe encontrar.

Un bloque es un día, una hora y una pista

Elige arriba el día; debajo del plano aparece entonces Añadir bloque el con ese día. Si tocas una pista libre en el plano, empieza ahí mismo un bloque nuevo, en esa pista y en esa franja; un bloque existente lo tocas para editarlo. Un bloque es una hora fija en un día fijo. Rellenas:

• Día: de lunes a domingo.
• Desde y Hasta: la hora de inicio y de fin, elegidas en un selector de hora, para que en tu horario nunca acabe apareciendo «sobre las ocho». Para un bloque nuevo, la app propone una hora que enlaza con el último bloque de ese día.
• Pistas: tocas en el plano las pistas que usa el bloque, una o varias; si no tocas ninguna, el bloque vale para toda la instalación. Este es el punto en el que naufragan la mayoría de horarios: en un pabellón de dos pistas hay dos equipos a la vez, y en un folio eso se convierte en una línea con una barra que no entiende nadie. En el plano aparecen sin más uno al lado del otro.
• Tipo: Entrenamiento de equipo, Entrenamiento en grupo, Partido u Otro. Un bloque de tipo Partido reserva el pabellón para los partidos en casa; más sobre eso abajo.
• Equipos: elige uno o varios equipos de tu club, o escribe el nombre de un equipo que no usa Koach. Ese nombre suelto no recibirá después tarjeta de horario. Si tus equipos todavía no están en el panel del club, con Añadir equipos los metes todos de una vez.
• Descripción: opcional, para bloques que no tienen equipo. «Recreativos», «Juego libre», «Pabellón alquilado por el club de gimnasia».

En el móvil ves un día cada vez, con un plano del pabellón por franja; en una pantalla ancha aparece toda la semana. Así lees una tarde tal como transcurre. Un martes cualquiera en un pabellón de una sola pista tiene esta pinta: de 18:30 a 19:45 los juveniles, de 19:45 a 21:00 el femenino 2, de 21:00 a 22:15 el masculino 1. Tres bloques de setenta y cinco minutos, encadenados sin huecos, y a simple vista se ve que esa tarde ya no cabe nada más.

Cuánto debe durar un bloque depende de la edad: para los grupos más pequeños hora y media suele ser demasiado, y para un equipo sénior más bien se queda corto. Fija esa decisión una vez por categoría de edad y no tendrás que volver a defenderla cada temporada.

La jornada de partidos es otro horario

Las tardes entre semana son la parte fácil. Donde aprieta es el día en el que se juega en casa, porque entonces no hablas de equipos fijos sino de una serie de partidos seguidos, y duran más de lo que la gente cree. Cuenta con hora y media o dos horas por partido, calentamiento y recogida incluidos; cuánto dura un partido de voleibol pone los tiempos en fila.

Para el horario de pabellones no tienes que meter esos partidos uno a uno. Lo que sí dejas fijado es la franja: desde qué hora hasta qué hora dispone el club del pabellón ese día, y sobre cuántas pistas. Un solo bloque, por ejemplo de 09:00 a 17:00, sobre toda la instalación, con el tipo Partido. Ese bloque no genera tarjeta para ningún entrenador, y el plan del día lo usa como alquiler del pabellón: un partido en casa que quede fuera recibe un aviso.

Lo mismo vale para el movimiento inverso. Si un equipo juega fuera, la cuestión no es el espacio en pista sino el transporte, y esa es una planificación aparte que resuelves por equipo con los turnos de coche para los partidos fuera.

Un solo responsable, dos momentos al año

Un horario que nadie mantiene es, en medio año, más dañino que no tener horario. La gente se fía, se lleva el chasco y vuelve a llamar. Así que acordad dos cosas.

Quién lo mantiene. Una persona de la junta es la dueña de esta hoja, normalmente quien gestiona el alquiler de los pabellones. Cualquiera que sea administrador del club puede entrar y modificar, y eso es a propósito: si esa persona se va de vacaciones, el club no se para. Pero hay una sola responsable de que siga siendo correcto.

Cuándo se repasa. Bastan dos momentos fijos: uno justo antes de que empiece la temporada, cuando el alquiler está cerrado y los equipos son conocidos, y otro a mitad de temporada, cuando ya han pasado los primeros cambios. Entonces recorres todos los pabellones y preguntas por cada bloque: ¿sigue siendo este el equipo correcto?, ¿la hora sigue bien? Eso cuesta media hora. Si has cambiado algo, vuelve a tocar Publicar horario: solo los entrenadores de los bloques cambiados reciben una tarjeta nueva. Si algo cae una sola semana, como un pabellón cerrado en vacaciones, no cambies el horario fijo sino solo esa semana, y comunícalo con Comunicar el cambio.

Si eliminas un pabellón, desaparecen con él los bloques que cuelgan de él — la app también avisa de ello. Es justo lo que quieres con un pabellón que ya no alquiláis, pero no es la manera de hacer limpieza general. Si un equipo se muda a otro pabellón, edita o elimina el bloque, pero no el pabellón.

Y lo que aquí se cuenta encaja, por último, en la historia más amplia de cómo funciona vuestro club. El horario en sí está en la app; el acuerdo de que existe, quién lo gestiona y cuándo se repasa va en el manual del club. Así sigue en pie también cuando cambie la junta.

Qué se nota

El efecto es pequeño y aburrido, y ese es justamente el punto. Las preguntas que ahora llegan a una sola persona no desaparecen todas, pero sí las más simples. Quien quiere cambiar la hora mira antes él mismo. Quien busca una pista extra ve solo dónde queda hueco. Quien conduce por primera vez a uno de vuestros pabellones lee él mismo por qué puerta se entra.

Y al final de la temporada no empiezas otra vez con un documento en blanco. Abres el horario que ya está, ajustas los equipos que se han movido y listo. El folio que se volvía a escribir cada año pasa a ser, sin más, una hoja que actualizas. El horario de pabellón es una de las secciones del panel de club; toda el área de club está en Koach para clubes de voleibol.

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