Orario delle palestre della società: il prospetto settimanale fisso

In quasi tutte le società l'orario delle palestre esiste come un unico documento, fatto da una sola persona. A inizio stagione viene mandato in giro, poi sparisce nelle caselle di posta di tutti, e da quel momento la domanda «ma quando si allenano le giovanili?» è un messaggio a quella persona. Non è un problema perché l'orario sia complicato. È un problema perché non sta da nessuna parte dove la gente lo possa trovare da sola.

Il foglio che ogni anno viene ribattuto

L'occupazione delle palestre di una società da una stagione all'altra cambia pochissimo. Le stesse palestre, più o meno le stesse sere, più o meno le stesse squadre. Eppure quasi ogni consiglio direttivo ricomincia da capo a ogni stagione: qualcuno apre il file dell'anno prima, corregge tre righe e lo manda in giro. Spesso in un'impaginazione che sul telefono è illeggibile.

Il problema non è la battitura. È che quel documento abita presso una persona sola. Chi ce l'ha lo sa; chi l'ha perso lo chiede. L'allenatore che due mesi dopo vuole scambiare l'orario con un'altra squadra non sa quale blocco sia libero. Il coordinatore che cerca un campo in più per un recupero deve prima scoprire chi sta in palestra quella sera. Tutti chiamano lo stesso numero.

E poi c'è la versione silenziosa dello stesso problema: l'orario non è più valido. A metà stagione si è aggiunta una squadra, un blocco si è spostato di un quarto d'ora e il fine settimana è stato riorganizzato. Il file spedito non ne sa nulla, perché è una fotografia. Quello che ti serve non è una fotografia ma un posto: un unico elenco che aggiorni invece di rimandare.

Che cos'è un orario delle palestre, e che cosa non fa

In Koach quel foglio sta sotto dashboard del club → Palestre, nel gruppo Pianificazione. Il dashboard del club si apre dal tuo profilo, il tondino in alto a destra nell'app. Palestre contiene due cose: le palestre in cui giocate e vi allenate, e per ognuna i blocchi fissi al suo interno, disegnati come pianta della palestra.

Da mettere subito a fuoco: l'orario da solo non pianifica niente. Non finisce nessun allenamento nel calendario di nessuno perché tu hai compilato un blocco qui, e non parte nessun messaggio ai giocatori. Quello che puoi fare, quando è pronto, è pubblicarlo con il pulsante Pubblica l'orario in fondo. A quel punto ogni allenatore di una squadra che sta in un blocco riceve il suo orario di palestra come scheda sulla dashboard, con il pulsante Pianifica come allenamento ricorrente. Se usarlo o no lo decide l'allenatore. Come funziona, anche quando la palestra resta chiusa una settimana, lo trovi in fare l'orario degli allenamenti della società.

La distinzione non è un dettaglio tecnico, decide come lo usi. L'allenatore che vuole mettere i suoi allenamenti nell'app lo fa dove si fa, cioè nel calendario della sua squadra, dove i giocatori possono anche confermare o disdire; la scheda con il suo orario di palestra glielo precompila soltanto. L'orario delle palestre sta accanto, come risposta a un'altra domanda: non «che cosa facciamo martedì», ma «chi c'è martedì in quella palestra».

Pensalo come una piantina accanto a un itinerario. La piantina non dice a nessuno dove deve andare, ma senza piantina un itinerario non lo costruisci.

Prima la palestra, poi i blocchi

Si comincia dalla palestra. Con il + in alto a destra, Aggiungi palestra, compili:

• Nome: come chiamate la palestra tra voi, non il nome ufficiale sulla facciata. Se tutti dicono «la palestra vecchia», scrivi quello. Un orario pieno di nomi che nessuno usa non viene letto.
• Indirizzo: facoltativo, ma mettilo. È esattamente quello che serve a chi non c'è mai stato. Per la palestra di un avversario il discorso è diverso: come fare in modo che il navigatore, in trasferta, arrivi nel posto giusto lo trovi in inserire l'indirizzo della palestra.
• Numero di campi: quanti campi da pallavolo entrano contemporaneamente nella palestra, con sotto Come sono disposti i campi?: affiancati o su due file. L'app disegna subito com'è fatta la palestra, ed è così che poi compare nell'orario: ogni sera vedi in un colpo d'occhio quali campi sono ancora liberi.
• Periodo di affitto: da quando a quando affittate la palestra. Facoltativo; gli allenatori ricevono quel periodo quando pianificano il loro orario.
• Nota: il campo libero, e nella pratica il più utile. Qui va quello che non entra da nessun'altra parte: dov'è la chiave, quale ingresso è aperto la sera, che le reti stanno nel ripostiglio in fondo, che il riscaldamento ha bisogno di mezz'ora.

Aggiungi tutte le palestre in cui fate qualcosa, anche la palestrina della scuola elementare dove si allena solo il minivolley (più o meno dai sei ai dieci anni). Sono proprio quelle sedi piccole i posti in cui nessuno sa orientarsi.

Un blocco è un giorno, un orario e un campo

Scegli in alto il giorno; sotto la pianta compare allora Aggiungi blocco di con quel giorno. Se tocchi un campo libero sulla pianta, un nuovo blocco parte proprio lì, su quel campo e in quella fascia; un blocco esistente lo tocchi per modificarlo. Un blocco è un'ora fissa in un giorno fisso. Compili:

• Giorno: dal lunedì alla domenica.
• Dalle e Alle: l'orario di inizio e di fine, scelto da un selettore, così nel tuo orario non finisce mai un «verso le otto». Per un blocco nuovo l'app propone un orario che si attacca all'ultimo blocco di quel giorno.
• Campi: tocchi sulla pianta i campi che il blocco usa, uno o più; se non ne tocchi nessuno, il blocco vale per tutta la palestra. È il punto su cui la maggior parte degli orari si rompe: in una palestra con due campi ci sono due squadre insieme, e su un foglio A4 diventa una riga sola con una barra che nessuno capisce. Sulla pianta stanno semplicemente una accanto all'altra.
• Tipo: Allenamento di squadra, Allenamento di gruppo, Partita o Altro. Un blocco di tipo Partita riserva la palestra per le partite in casa; più avanti ne parliamo.
• Squadre: scegli una o più squadre della società, oppure scrivi il nome di una squadra che non usa Koach. Un nome libero così non riceverà poi la scheda dell'orario. Se le tue squadre non sono ancora nel dashboard del club, con Aggiungi squadre le metti dentro tutte in una volta.
• Descrizione: facoltativa, per i blocchi che non hanno una squadra. «Amatoriale», «Gioco libero», «Palestra affittata alla società di ginnastica».

Sul telefono vedi un giorno alla volta, con una pianta della palestra per ogni fascia; su uno schermo largo compare tutta la settimana. Così una serata la leggi nell'ordine in cui si svolge. Un martedì tipico in una palestra con un campo solo si legge così: dalle 18:30 alle 19:45 le giovanili, dalle 19:45 alle 21:00 la Femminile 2, dalle 21:00 alle 22:15 la Maschile 1. Tre blocchi da settantacinque minuti, attaccati per bene, e in un colpo d'occhio si vede che quella sera non ci sta più niente.

Quanto debba durare un blocco cambia con l'età: per i gruppi più piccoli un'ora e mezza di solito è troppo, per una squadra senior è piuttosto poco. Fissa quella scelta una volta per fascia d'età e non dovrai difenderla ogni stagione.

La giornata di gara è un altro orario

Le sere infrasettimanali sono la parte facile. Dove si fatica è il giorno in cui si gioca in casa, perché lì non contano le squadre fisse ma una fila di partite una dopo l'altra, e durano più di quanto la gente creda. Conta un'ora e mezza-due ore a partita, riscaldamento e smontaggio compresi; quanto dura una partita di pallavolo mette i tempi in fila.

Per l'orario delle palestre non devi inserire quelle partite una per una. Quello che registri è la fascia: da che ora a che ora quel giorno la società ha la palestra, e su quanti campi. Un blocco unico dalle 09:00 alle 17:00, per esempio, su tutta la palestra, con tipo Partita. Un blocco così non genera la scheda per nessun allenatore, e il piano del giorno lo usa come affitto della palestra: una partita in casa che cade fuori riceve un avviso.

Lo stesso vale per il movimento opposto. Se una squadra gioca fuori non è questione di spazio in palestra ma di trasporto, ed è una pianificazione a parte che gestisci per squadra con i turni auto per le trasferte.

Un solo responsabile, due momenti all'anno

Un orario che nessuno tiene aggiornato, entro mezza stagione fa più danno che nessun orario. La gente ci si fida, resta a bocca asciutta e ricomincia a telefonare. Mettete quindi due cose per iscritto.

Chi lo aggiorna. Una persona del consiglio è la proprietaria di questo foglio — di solito chi si occupa dell'affitto delle palestre. Chiunque sia gestore del club può entrarci e modificare, ed è voluto: se il responsabile va in vacanza, la società non si ferma. Ma una persona sola risponde della domanda se sia ancora giusto.

Quando lo controlli. Bastano due momenti fissi: uno poco prima dell'inizio della stagione, quando l'affitto è chiuso e le squadre si conoscono, e uno a metà stagione, quando i primi spostamenti sono avvenuti. Passa allora tutte le palestre e chiediti per ogni blocco: c'è ancora la squadra giusta, l'orario è ancora quello. Sono trenta minuti. Se hai cambiato qualcosa, tocca di nuovo Pubblica l'orario: solo gli allenatori dei blocchi modificati ricevono una scheda nuova. Se qualcosa salta per una sola settimana, come una palestra chiusa durante le vacanze, non cambiare l'orario fisso ma solo quella settimana, e comunicalo con Comunica la modifica.

Se elimini una palestra spariscono anche i blocchi che le stanno sotto — e l'app avvisa. È quello che vuoi per una palestra che non affittate più, ma non è il modo di fare pulizia. Se una squadra si sposta in un'altra palestra, modifica o elimina il blocco, ma non la palestra.

Quello che sta qui, infine, va inserito nel racconto più ampio di come funziona la vostra società. L'orario sta nell'app; l'accordo che esista, chi lo cura e quando viene ricontrollato sta nel manuale della società. Così regge anche quando cambia il consiglio.

Che cosa cambia davvero

L'effetto è piccolo e noioso, ed è proprio quello il punto. Le domande che oggi arrivano a una persona sola non spariscono tutte — ma le più semplici sì. Chi vuole scambiare, prima guarda da sé. Chi cerca un campo in più, vede da sé dove c'è spazio. Chi guida per la prima volta verso una delle vostre palestre, legge da sé dov'è l'ingresso.

E a fine stagione non ricominci da un documento vuoto. Apri l'orario che c'è già, correggi le squadre che si sono spostate, e hai finito. Quel foglio A4 che ogni anno veniva ribattuto diventa semplicemente un foglio che aggiorni. Il calendario palestre è una delle sezioni della dashboard società; tutta la sezione società sta su Koach per le società di pallavolo.

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