Orario delle palestre della società: il prospetto settimanale fisso
In quasi tutte le società l'orario delle palestre esiste come un unico documento, fatto da una sola persona. A inizio stagione viene mandato in giro, poi sparisce nelle caselle di posta di tutti, e da quel momento la domanda «ma quando si allenano le giovanili?» è un messaggio a quella persona. Non è un problema perché l'orario sia complicato. È un problema perché non sta da nessuna parte dove la gente lo possa trovare da sola.
Il foglio che ogni anno viene ribattuto
L'occupazione delle palestre di una società da una stagione all'altra cambia pochissimo. Le stesse palestre, più o meno le stesse sere, più o meno le stesse squadre. Eppure quasi ogni consiglio direttivo ricomincia da capo a ogni stagione: qualcuno apre il file dell'anno prima, corregge tre righe e lo manda in giro. Spesso in un'impaginazione che sul telefono è illeggibile.
Il problema non è la battitura. È che quel documento abita presso una persona sola. Chi ce l'ha lo sa; chi l'ha perso lo chiede. L'allenatore che due mesi dopo vuole scambiare l'orario con un'altra squadra non sa quale blocco sia libero. Il coordinatore che cerca un campo in più per un recupero deve prima scoprire chi sta in palestra quella sera. Tutti chiamano lo stesso numero.
E poi c'è la versione silenziosa dello stesso problema: l'orario non è più valido. A metà stagione si è aggiunta una squadra, un blocco si è spostato di un quarto d'ora e il fine settimana è stato riorganizzato. Il file spedito non ne sa nulla, perché è una fotografia. Quello che ti serve non è una fotografia ma un posto: un unico elenco che aggiorni invece di rimandare.
Che cos'è un orario delle palestre — e che cosa dichiaratamente non è
In Koach quel foglio sta sotto dashboard del club → Palestre. Il dashboard del club si apre dal tuo profilo, il tondino in alto a destra nell'app. La scheda Palestre contiene due cose: le palestre in cui giocate e vi allenate, e per ognuna i blocchi fissi al suo interno.
Da mettere subito a fuoco: questa è consultazione. Non pianifica niente. Non finisce nessun allenamento nel calendario di nessuno perché tu hai compilato un blocco qui, e non parte nessun messaggio ai giocatori. Il foglio sostituisce esattamente una cosa, cioè quel foglio A4 che ogni anno viene ribattuto da zero — né più né meno.
La distinzione non è un dettaglio tecnico, decide come lo usi. L'allenatore che vuole mettere i suoi allenamenti nell'app lo fa dove si fa, cioè nel calendario della sua squadra, dove i giocatori possono anche confermare o disdire. L'orario delle palestre sta accanto, come risposta a un'altra domanda: non «che cosa facciamo martedì», ma «chi c'è martedì in quella palestra».
Pensalo come una piantina accanto a un itinerario. La piantina non dice a nessuno dove deve andare, ma senza piantina un itinerario non lo costruisci.
Punto chiave: la scheda Palestre non pianifica nulla. È l'occupazione fissa delle vostre palestre, scritta in un posto dove ogni gestore del club la può trovare e aggiornare.
Prima la palestra, poi i blocchi
Si comincia dalla palestra. Con + Aggiungi palestra compili quattro cose:
- Nome della palestra — come la chiamate tra voi, non il nome ufficiale sulla facciata. Se tutti dicono «la palestra vecchia», scrivi quello. Un orario pieno di nomi che nessuno usa non viene letto.
- Indirizzo della palestra — facoltativo, ma mettilo. Compare sotto il nome, ed è esattamente quello che serve a chi non c'è mai stato. Per la palestra di un avversario il discorso è diverso: come fare in modo che il navigatore, in trasferta, arrivi nel posto giusto lo trovi in inserire l'indirizzo della palestra.
- Numero di campi — quanti campi da pallavolo entrano contemporaneamente nella palestra. Quel numero è il tuo metro quando compili i blocchi: se in una sera ci sono già tanti blocchi quanti sono i campi, quella sera è piena.
- Nota — il campo libero, e nella pratica il più utile. Qui va quello che non entra da nessun'altra parte: dov'è la chiave, quale ingresso è aperto la sera, che le reti stanno nel ripostiglio in fondo, che il riscaldamento ha bisogno di mezz'ora.
Aggiungi tutte le palestre in cui fate qualcosa, anche la palestrina della scuola elementare dove si allena solo il minivolley (più o meno dai sei ai dieci anni). Sono proprio quelle sedi piccole i posti in cui nessuno sa orientarsi.
Un blocco è un giorno, un orario e un campo
Sotto ogni palestra c'è + Aggiungi blocco. Un blocco è un'ora fissa in un giorno fisso. Compili:
- Giorno — dal lunedì alla domenica.
- Dalle e Alle — l'orario di inizio e di fine, scelto da un selettore, così nel tuo orario non finisce mai un «verso le otto» e i blocchi restano in ordine.
- Campo — qui scegli Tutta la palestra oppure un numero di campo. È il punto su cui la maggior parte degli orari si rompe: in una palestra con due campi ci sono due squadre insieme, e su un foglio A4 diventa una riga sola con una barra che nessuno capisce. Se invece li metti come due blocchi, sul campo 1 e sul campo 2, il quadro torna subito.
- Squadra — scegli la squadra dall'elenco della società. Se le tue squadre non sono ancora nel dashboard del club, quella è la prima cosa da sistemare; come si costruisce quell'elenco sta in gestire il tuo club di pallavolo.
- Descrizione — facoltativa, per i blocchi che non hanno una squadra. «Amatoriale», «Gioco libero», «Palestra affittata alla società di ginnastica».
I blocchi si mettono sotto la palestra, ordinati per giorno e poi per orario di inizio. Così una serata la leggi nell'ordine in cui si svolge. Un martedì tipico in una palestra con un campo solo si legge così: dalle 18:30 alle 19:45 le giovanili, dalle 19:45 alle 21:00 la Femminile 2, dalle 21:00 alle 22:15 la Maschile 1. Tre blocchi da settantacinque minuti, attaccati per bene, e in un colpo d'occhio si vede che quella sera non ci sta più niente.
Quanto debba durare un blocco cambia con l'età: per i gruppi più piccoli un'ora e mezza di solito è troppo, per una squadra senior è piuttosto poco. Fissa quella scelta una volta per fascia d'età e non dovrai difenderla ogni stagione.
La giornata di gara è un altro orario
Le sere infrasettimanali sono la parte facile. Dove si fatica è il giorno in cui si gioca in casa, perché lì non contano le squadre fisse ma una fila di partite una dopo l'altra, e durano più di quanto la gente creda. Conta un'ora e mezza-due ore a partita, riscaldamento e smontaggio compresi; quanto dura una partita di pallavolo mette i tempi in fila.
Per l'orario delle palestre non devi inserire quelle partite una per una — diventerebbe un'agenda, e questo foglio non lo è. Quello che registri è la fascia: da che ora a che ora quel giorno la società ha la palestra, e su quanti campi. Un blocco unico dalle 09:00 alle 17:00, per esempio, con Campo impostato su Tutta la palestra e come descrizione «Gare in casa». Chi poi distribuisce le partite sa subito quanto spazio c'è.
Lo stesso vale per il movimento opposto. Se una squadra gioca fuori non è questione di spazio in palestra ma di trasporto, ed è una pianificazione a parte che gestisci per squadra con i turni auto per le trasferte.
Un solo responsabile, due momenti all'anno
Un orario che nessuno tiene aggiornato, entro mezza stagione fa più danno che nessun orario. La gente ci si fida, resta a bocca asciutta e ricomincia a telefonare. Mettete quindi due cose per iscritto.
Chi lo aggiorna. Una persona del consiglio è la proprietaria di questo foglio — di solito chi si occupa dell'affitto delle palestre. Chiunque sia gestore del club può entrarci e modificare, ed è voluto: se il responsabile va in vacanza, la società non si ferma. Ma una persona sola risponde della domanda se sia ancora giusto.
Quando lo controlli. Bastano due momenti fissi: uno poco prima dell'inizio della stagione, quando l'affitto è chiuso e le squadre si conoscono, e uno a metà stagione, quando i primi spostamenti sono avvenuti. Passa allora tutte le palestre e chiediti per ogni blocco: c'è ancora la squadra giusta, l'orario è ancora quello. Sono trenta minuti.
Se elimini una palestra spariscono anche i blocchi che le stanno sotto — e l'app avvisa. È quello che vuoi per una palestra che non affittate più, ma non è il modo di fare pulizia. Se una squadra si sposta in un'altra palestra, elimina il blocco, non la palestra.
Quello che sta qui, infine, va inserito nel racconto più ampio di come funziona la vostra società. L'orario sta nell'app; l'accordo che esista, chi lo cura e quando viene ricontrollato sta nel manuale della società. Così regge anche quando cambia il consiglio.
Che cosa cambia davvero
L'effetto è piccolo e noioso, ed è proprio quello il punto. Le domande che oggi arrivano a una persona sola non spariscono tutte — ma le più semplici sì. Chi vuole scambiare, prima guarda da sé. Chi cerca un campo in più, vede da sé dove c'è spazio. Chi guida per la prima volta verso una delle vostre palestre, legge da sé dov'è l'ingresso.
E a fine stagione non ricominci da un documento vuoto. Apri l'orario che c'è già, correggi le squadre che si sono spostate, e hai finito. Quel foglio A4 che ogni anno veniva ribattuto diventa semplicemente un foglio che aggiorni.
Domande frequenti
I miei giocatori vedono questo orario?
No. La scheda Palestre sta nel dashboard del club ed è apribile solo da chi è gestore del club. Giocatori, genitori e allenatori senza quel ruolo non la vedono, non ne finisce niente nel loro calendario e non parte nessun avviso. Se vuoi che una squadra veda gli orari, metti gli allenamenti nel calendario di quella squadra.
Ho eliminato una palestra per sbaglio: si può recuperare?
No, non si può. L'app chiede prima conferma e avvisa che i blocchi sotto quella palestra spariscono con lei, ma dopo l'eliminazione non c'è un cestino da cui ripescarli. Dovrai reinserire la palestra e i suoi blocchi. Se si sposta solo una squadra, elimina il blocco e lascia stare la palestra.
Può tenerlo aggiornato qualcun altro, e costa di più?
Aggiungi quella persona nel dashboard del club come gestore del club; da quel momento può modificare palestre e blocchi senza sottoscrivere lei stessa un abbonamento. Deve però esistere già un account Koach sull'indirizzo e-mail che inserisci, altrimenti ricevi il messaggio che a quell'indirizzo non corrisponde nessun account. Falle quindi prima installare l'app e registrarsi.
Che cosa succede a un blocco se una squadra cambia nome o sparisce?
Il nome della squadra su un blocco viene ripreso ogni volta dall'elenco squadre della società, quindi una squadra rinominata risulta subito giusta nell'orario. Se la squadra sparisce del tutto dalla società, il blocco resta ma senza nome. A quel punto scegli un'altra squadra oppure scrivi nella descrizione a che cosa serve d'ora in poi quell'ora.
