Commissioni della società sportiva: il club dietro le squadre
Ogni società sa chi fa che cosa. Solo che quasi mai è scritto da qualche parte: sta in testa al segretario, in un foglio di calcolo vecchio di due cambi di consiglio e in una chat dove nessuno ricorda più chi sia stato aggiunto e quando. Finché quella conoscenza resta fuori dall'app della società, anche tutto il resto le resta accanto.
L'elenco che resta sempre fuori dall'app
C'è una cosa che una società continua sempre a tenersi da parte, per quanto buoni siano i suoi sistemi: l'elenco delle persone. Non i giocatori — quelli stanno nelle squadre — ma lo strato attorno. Le quattro persone della commissione attività. Le due che gestiscono il materiale. Il tesoriere, che non ha una squadra, non allena, non apre mai l'app e però siede a ogni riunione.
Quello strato nella maggior parte dei gestionali resta fuori, e il motivo è quasi sempre lo stesso: puoi inserirci solo persone che hanno un account. Così il segretario si rifà comunque il suo file. E appena quel file esiste diventa la fonte vera — perché lì ci sono tutti. Il resto dell'app della società viene allora usato a metà, perché l'elenco più importante non ci sta dentro.
La scheda Organizzazione, nell'ambiente società di Koach, è il posto dove quello strato ci sta eccome. Ci registri due cose: le commissioni con i loro membri e il ruolo di ciascuno, e i gruppi liberi — un bacino di volontari, chi dà una mano nella giornata di gara, i genitori che accompagnano. Per questo non serve un account Koach: anche un socio che non entra mai nell'app ci sta dentro a pieno titolo.
Dove sta l'organizzazione nell'app
La trovi dietro il tuo profilo. Chi è gestore del club vede lì la riga dashboard del club. Da lì si apre l'ambiente società: una schermata a parte con in alto una barra di sezioni — Panoramica, Membri, Composizione squadre, Turni del club, Giornata, Palestre, Organizzazione, Contributi, E-mail e Amministratori. Fai scorrere quella barra verso destra fino a Organizzazione. Come si entra in quell'ambiente e chi ci metti come gestore lo trovi in gestire il tuo club di pallavolo.
La scheda in sé è corta. Due blocchi uno sotto l'altro: Commissioni e Gruppi. Funzionano esattamente allo stesso modo — una scheda con un nome, un contatore con il numero di membri e sotto i nomi. La differenza sta in una cosa sola: in una commissione puoi dare un ruolo a qualcuno, in un gruppo no. Ed è voluto. Una commissione ha un presidente; una chat di gruppo no.
Creare una commissione, con i ruoli
Tocca + Aggiungi commissione. In fondo al blocco compare un piccolo modulo con due righe: il nome della commissione e sotto una seconda riga che l'app chiama Ruolo (facoltativo). Quella seconda riga la compili come vuoi e finisce nel riepilogo dopo il numero di membri — comoda per qualcosa come «tiene la chiave del magazzino». Tocca Salva e la commissione è lì.
Poi le persone. In fondo alla scheda c'è + Aggiungi qualcuno. Si apre un elenco con i membri della società: i giocatori di tutte le squadre, con il nome della squadra di fianco così distingui due persone che si chiamano uguale. Scrivere non si può — scegli qualcuno che è già nell'elenco soci. Quando scegli una persona, in una commissione arriva subito la seconda domanda: il ruolo. Scegli tra Presidente, Segretario, Tesoriere, Membro o Nessun ruolo. Quella scelta è una voce fissa e non un campo libero — sembra un dettaglio, ma è quello che fa comparire il ruolo scritto bene in ogni lingua e che ti evita di ritrovarti tre grafie della stessa parola nella tua società.
I membri compaiono poi come pulsantini sotto la scheda, con il ruolo di fianco. Per togliere qualcuno tocchi il suo nome; non c'è conferma, quindi tocca con calma. Cambiare un ruolo non si fa in un gesto solo: togli la persona e la riaggiungi con il ruolo giusto. La scheda stessa ha un pulsante Modifica per cambiare il nome o quella seconda riga, e una crocetta per eliminare l'intera commissione. Quest'ultima la conferma la chiede, perché i membri collegati vengono rimossi con lei.
Che cosa decida una commissione nel merito è un altro discorso — della più pesante di tutte parla a parte la commissione tecnica. Qui si tratta solo di registrare: chi c'è dentro, e con quale cappello.
Tre modi in cui un nome resta registrato
Dietro le quinte un nome può essere agganciato a una commissione o a un gruppo in tre modi, e la differenza decide che cosa la società ci può fare.
- Tramite un account Koach. La forma più forte. Il nome che vedi arriva dall'account: se quella persona lo cambia lì, cambia anche qui. Ed è raggiungibile — può ricevere le mail della società.
- Tramite l'elenco soci. Qualcuno che risulta giocatore in una squadra della società ma non entra mai nell'app. Fa parte del gruppo a pieno titolo: sta nella commissione, ruolo compreso. Se più avanti si crea un account, il nome dell'account compare da solo.
- Come nome salvato. Quando lo aggiungi, Koach conserva anche il nome così com'era in elenco in quel momento. Se la riga del giocatore più avanti sparisce — un socio smette, una squadra viene sciolta — il nome resta comunque nella commissione, invece di lasciare una riga vuota.
Una cosa è bene saperla prima: scegli sempre dall'elenco soci della società. Chi lì non c'è proprio — il tesoriere che non ha una squadra e non apre mai l'app — in questa scheda non lo puoi scegliere. Se lo vuoi comunque nel quadro, deve prima esistere come socio della società. Un quadro dell'organizzazione in cui mancano un paio di membri delle commissioni non lo userà nessuno; uno in cui ci sono tutti diventa da solo il posto dove si va a guardare.
Punto chiave: chi non ha un account Koach resta comunque nell'elenco ma non riceve le mail della società — in fase di invio risulta saltato. L'elenco è quindi sempre più completo della lista dei destinatari; tienili distinti.
Gruppi: stessa scheda, scopo diverso
Il secondo blocco, Gruppi, funziona allo stesso modo ma senza ruoli. Ne crei quanti ne vuoi e i nomi te li inventi tu: bacino volontari, responsabili di palestra, genitori che accompagnano le squadre più giovani, aiuto in segreteria. Quel carattere libero è il punto — una società ha sempre legami che non stanno in nessuna casella.
Servono a due cose insieme. Primo, sono un quadro: vedi in un colpo d'occhio chi puoi chiamare quando qualcuno salta. Secondo, sono un indirizzo — quando mandi una mail della società, i tuoi gruppi compaiono come scelta a parte accanto ai destinatari fissi, così scrivi esattamente a quelle persone invece che a tutta la società. Come si manda un messaggio a tutto il club sta in le comunicazioni del club.
Un elenco che qui non ci sta, e che infatti vive una scheda più in là: chi può arbitrare o segnare. Quel bacino sta sotto Giornata, insieme alle partite per cui assegni quelle persone. È la stessa specie di consultazione — nomi, con per ciascuno un livello e due interruttori, Può arbitrare e Può segnare — ma è agganciato alla pianificazione e non all'organizzazione. Se lo cerchi in Organizzazione, cerchi nel posto sbagliato.
Che cosa ci metti, e che cosa lasci fuori
Resta su nomi, ruoli e una breve descrizione. In questa scheda non c'è un campo per i numeri di telefono o gli indirizzi, e non è una dimenticanza: i dati di contatto stanno sul socio e non sulla commissione, altrimenti finisci per aggiornarli quattro volte. Che cosa una società possa e non possa conservare dei suoi soci, e per quanto tempo, sta in quali dati dei soci conservi.
Occhio anche al numero. Una società che crea una commissione per ogni piccolo compito, dopo una stagione si ritrova una pila di schede di cui una parte non è più vera. Una commissione è qualcosa che si riunisce o che porta una responsabilità. Tutto quello che sta sotto è un compito, e i compiti si dividono in un altro modo — ne parla svolgere il turno o riscattarlo.
E scrivi i nomi come suonano in riunione. «Attività» è meglio di «CA», perché tra due anni nessuno ricorderà più che cosa volessero dire quelle lettere.
Un momento all'anno in cui lo aggiorni
Un quadro dell'organizzazione compilato una volta e mai più toccato, in due stagioni è inservibile. Il rimedio non è la disciplina ma un momento fisso. Passa la scheda una volta all'anno, poco dopo l'assemblea dei soci in cui si chiudono i cambi in consiglio: nomi nuovi dentro, nomi usciti fuori, ruoli rimessi a posto. È fatta in una seduta.
E poi un accordo dentro il consiglio: chi chiede a qualcuno di entrare in una commissione, quella sera stessa lo inserisce. Non perché lo pretenda l'app, ma perché ricostruire dopo «chi c'era, poi?» è precisamente il lavoro che non fa nessuno.
Quello che ne ricavi è piccolo, noioso e utilissimo. Un nuovo consigliere vede in una schermata come è fatta la società. Un allenatore che ha bisogno di qualcosa sa a chi rivolgersi. E la società ha la propria organizzazione nello stesso posto in cui ha le sue squadre, invece che in un file sul portatile di qualcuno che ha smesso l'anno scorso — lo stesso movimento fatto con le squadre, raccontato in dalla lista soci cartacea alla gestione digitale della squadra.
Domande frequenti
I giocatori e i genitori vedono quello che compilo qui?
No. La scheda Organizzazione sta nell'ambiente società, che è apribile solo dai gestori del club. Nell'app di un giocatore, di un genitore o di un allenatore l'elenco delle commissioni non compare da nessuna parte. Se vuoi che la società sappia chi sta dove, devi condividerlo tu, per esempio con una mail del club.
Ho tolto qualcuno da una commissione per sbaglio: si recupera?
Non con un pulsante annulla: il nome sparisce subito, senza richiesta di conferma. Lo riaggiungi con Aggiungi qualcuno e riscegli il ruolo. Non si perde nient'altro, era sparita solo quella riga.
La stessa persona può stare in più commissioni e gruppi?
Sì, ed è proprio l'idea: ogni scheda ha il suo elenco di membri. Una persona può essere presidente in una commissione, semplice membro in un'altra e stare inoltre in due gruppi. Non c'è un massimo al numero di commissioni, gruppi o membri.
Tutti quelli che stanno in un gruppo ricevono davvero la mia mail del club?
Non per forza. Chi non ha un account con indirizzo e-mail in fase di invio risulta saltato, e chi in passato si è disiscritto dalle mail della società non la riceve, anche se sta regolarmente nel gruppo. Se qualcuno compare due volte in un gruppo, Koach lo considera una persona sola e il messaggio gli arriva una volta.
