Ausschüsse im Sportverein festhalten: der Verein hinter den Mannschaften
Jeder Verein weiß, wer was macht. Nur steht das selten irgendwo: es steckt im Kopf des Schriftführers, in einer Tabelle, die zwei Vorstandswechsel alt ist, und in einer Nachrichtengruppe, bei der niemand mehr weiß, wer da irgendwann hinzugefügt wurde. Solange dieses Wissen außerhalb der Vereins-App bleibt, bleibt auch der Rest daneben liegen.
Die Liste, die immer neben der App liegen bleibt
Es gibt eine Sache, die ein Verein immer selbst weiterführt, wie gut seine Systeme auch sind: die Liste mit den Leuten. Nicht die Spieler — die stecken in den Mannschaften — sondern die Schicht drumherum. Die vier Leute vom Festausschuss. Die zwei, die das Material verwalten. Der Kassenwart, der keine Mannschaft hat, kein Training gibt und die App nie öffnet, aber bei jeder Sitzung mit am Tisch sitzt.
Diese Schicht fällt bei den meisten Vereinssystemen durchs Raster, und der Grund ist fast immer derselbe: du kannst dort nur Leute eintragen, die selbst ein Konto haben. Also legt der Schriftführer eben doch wieder eine eigene Datei an. Und sobald diese Datei existiert, wird sie die echte Quelle — denn dort stehen alle drin. Der Rest der Vereins-App wird dann höchstens halb benutzt, weil die wichtigste Liste nicht hineinpasst.
Der Reiter Organisation im Vereinsbereich von Koach ist der Ort, an dem diese Schicht sehr wohl hineinpasst. Du hältst dort zwei Dinge fest: Ausschüsse mit ihren Mitgliedern und deren Rolle darin, und freie Gruppen — ein Helferpool, die Leute, die an einem Heimspieltag mit anpacken, die Eltern, die fahren. Ein Koach-Konto braucht dafür niemand: auch ein Mitglied, das sich selbst nie anmeldet, steht vollwertig drin.
Wo die Organisation in der App steht
Du findest sie hinter deinem eigenen Profil. Wer Vereinsverwalter ist, sieht dort die Zeile Vereinsdashboard. Sie öffnet den Vereinsbereich: ein eigener Bildschirm mit oben einer Leiste voller Bereiche — Übersicht, Mitglieder, Teameinteilung, Vereinsdienste, Spieltag, Hallen, Organisation, Beiträge, E-Mail und Administratoren. Schieb diese Leiste nach rechts, bis du bei Organisation bist. Wie du in diesen Vereinsbereich kommst und wen du dort als Verwalter dazunimmst, steht in deinen Volleyballverein verwalten.
Der Reiter selbst ist kurz. Zwei Blöcke untereinander: Ausschüsse und Gruppen. Beide funktionieren genau gleich — eine Karte mit einem Namen, ein Zähler mit der Anzahl der Mitglieder, und darunter die Namen. Der Unterschied liegt in einer Sache: in einem Ausschuss kannst du jemandem eine Rolle geben, in einer Gruppe nicht. Das ist Absicht. Ein Ausschuss hat einen Vorsitzenden; eine Nachrichtengruppe hat das nicht.
Einen Ausschuss anlegen, mit Rollen
Tipp auf + Ausschuss hinzufügen. Unten im Block erscheint ein kleines Formular mit zwei Zeilen: der Name des Ausschusses, und darunter eine zweite Zeile, die die App Rolle (optional) nennt. Diese zweite Zeile darfst du frei ausfüllen und sie steht in der Übersicht hinter der Anzahl der Mitglieder — praktisch für so etwas wie „verwaltet den Schlüssel zum Materialraum“. Tipp auf Speichern und der Ausschuss steht.
Dann die Leute. Unten auf der Karte steht + Jemanden hinzufügen. Dort öffnet sich eine Auswahlliste mit den Mitgliedern des Vereins: die Spieler aller Mannschaften, mit dem Mannschaftsnamen dahinter, damit du zwei Leute mit demselben Vornamen auseinanderhältst. Tippen kannst du dort nicht — du wählst jemanden, der schon in der Mitgliederliste steht. Wählst du jemanden aus, folgt bei einem Ausschuss gleich eine zweite Frage: die Rolle. Du wählst aus Vorsitzende(r), Schriftführer(in), Kassenwart, Mitglied oder Keine Rolle. Diese Auswahl ist ein fester Begriff und kein freies Textfeld — das wirkt wie ein Detail, sorgt aber dafür, dass die Rolle in jeder Sprache richtig auf dem Bildschirm landet und du später nicht drei Schreibweisen desselben Wortes im Verein stehen hast.
Die Mitglieder erscheinen danach als kleine Schaltflächen unter der Karte, mit ihrer Rolle dahinter. Jemanden herausnehmen tust du, indem du auf seinen Namen tippst; es kommt keine Nachfrage, also tipp bedacht. Eine Rolle ändern geht nicht in einem Zug: nimm die Person heraus und füg sie mit der Rolle, die jetzt stimmt, neu hinzu. Die Karte selbst hat eine Schaltfläche Bearbeiten, um den Namen oder diese zweite Zeile anzupassen, und ein Kreuzchen, um den ganzen Ausschuss zu löschen. Letzteres fragt sehr wohl nach, denn die Mitglieder, die daran hängen, verschwinden mit.
Was ein Ausschuss inhaltlich entscheidet, ist eine andere Geschichte — über den schwersten von allen geht es getrennt in der sportlichen Leitung. Hier geht es nur ums Festhalten: wer sitzt drin, und mit welchem Hut auf.
Drei Arten, wie ein Name festhängt
Hinter den Kulissen kann ein Name auf drei Arten an einem Ausschuss oder einer Gruppe hängen, und der Unterschied bestimmt, was der Verein damit weiter anfangen kann.
- Über ein Koach-Konto. Die stärkste Form. Der Name, den du siehst, kommt aus dem Konto: ändert jemand dort seinen Namen, ändert er sich hier mit. Und diese Person ist erreichbar — sie kann Vereinsmail bekommen.
- Über die Mitgliederliste. Jemand, der als Spieler in einer Mannschaft des Vereins steht, sich aber selbst nicht anmeldet. Er gehört vollwertig dazu: er steht im Ausschuss, samt Rolle. Bekommt er später doch ein Konto, erscheint sein Kontoname von selbst.
- Als gespeicherter Name. Beim Hinzufügen speichert Koach auch den Namen so, wie er in dem Moment in der Liste stand. Verschwindet die Spielerzeile später — ein Mitglied hört auf, eine Mannschaft wird aufgelöst — dann bleibt der Name im Ausschuss stehen, statt dass eine leere Zeile übrig bleibt.
Eines ist gut, vorher zu wissen: du wählst immer aus der Mitgliederliste des Vereins. Wer dort gar nicht steht — der Kassenwart, der keine Mannschaft hat und die App nie öffnet — lässt sich in diesem Reiter nicht wählen. Willst du ihn trotzdem in der Übersicht haben, muss er erst als Mitglied des Vereins existieren. Eine Organisationsübersicht, in der ein paar der Ausschussmitglieder fehlen, benutzt nämlich niemand; eine, in der alle stehen, wird von selbst der Ort, an dem man nachschaut.
Kurz: wer kein Koach-Konto hat, steht zwar in der Liste, bekommt aber keine Vereinsmail — beim Versenden zählt so jemand als übersprungen. Die Liste ist also immer vollständiger als der Verteiler; halte das auseinander.
Gruppen: dieselbe Karte, ein anderer Zweck
Der zweite Block, Gruppen, funktioniert genauso, nur ohne Rollen. Du legst so viele an, wie du willst, und die Namen denkst du dir selbst aus: Helferpool, Hallendienst, Fahreltern der jüngsten Mannschaften, Hilfe im Vereinsheim. Dieser freie Charakter ist der Punkt — ein Verein hat immer Verbindungen, die in kein Schema passen.
Sie dienen zwei Dingen gleichzeitig. Erstens sind sie eine Übersicht: du siehst auf einen Blick, wen du fragen kannst, wenn jemand ausfällt. Zweitens sind sie eine Adresse — beim Versenden von Vereinsmail stehen deine Gruppen als eigene Auswahl unter den festen Zielgruppen, sodass eine Nachricht an genau diese Leute geht statt an den ganzen Verein. Wie du eine Nachricht an den ganzen Verein schickst, steht in Vereinsmitteilungen versenden.
Eine Liste gehört hier ausdrücklich nicht hin und steht deshalb einen Reiter weiter: wer pfeifen oder anschreiben kann. Dieser Pool steht unter Spieltag, zusammen mit den Spielen, für die du diese Leute einteilst. Es ist dieselbe Art Nachschlagewerk — Namen, mit pro Person einer Stufe und zwei Schaltern, Kann pfeifen und Kann anschreiben — aber er hängt an der Planung und nicht an der Organisation. Suchst du ihn in Organisation, suchst du an der falschen Stelle.
Was du hineinschreibst, und was du weglässt
Halt dich an Namen, Rollen und eine kurze Beschreibung. Für Telefonnummern oder Adressen gibt es in diesem Reiter kein Feld, und das ist kein Versäumnis: Kontaktdaten gehören zum Mitglied und nicht zum Ausschuss, sonst pflegst du sie an vier Stellen. Was ein Verein von seinen Mitgliedern festhalten darf und wie lange, steht in welche Mitgliederdaten du aufbewahrst.
Achte auch auf die Anzahl. Ein Verein, der für jede Kleinigkeit einen eigenen Ausschuss anlegt, hat nach einer Saison einen Stapel Karten, von denen ein Teil nicht mehr stimmt. Ein Ausschuss ist etwas, das tagt oder eine Verantwortung trägt. Alles darunter ist eine Aufgabe, und Aufgaben verteilst du anders — darum geht es in Dienst leisten oder sich freikaufen.
Und schreib die Namen so, wie sie in der Sitzung klingen. „Aktivitäten“ ist besser als „AK“, denn in zwei Jahren weiß niemand mehr, wofür diese Buchstaben standen.
Ein Moment im Jahr, an dem du es aktualisierst
Eine Organisationsübersicht, die einmal ausgefüllt und danach nie wieder angefasst wird, ist innerhalb von zwei Saisons unbrauchbar. Das Mittel dagegen ist keine Disziplin, sondern ein fester Moment. Geh den Reiter einmal im Jahr durch, kurz nach der Mitgliederversammlung, in der die Vorstandswechsel beschlossen werden: neue Namen rein, ausgeschiedene raus, Rollen richtigstellen. Das ist in einer Sitzung erledigt.
Daneben eine Vereinbarung im Vorstand: wer jemanden für einen Ausschuss anfragt, trägt ihn noch am selben Abend ein. Nicht, weil die App das verlangt, sondern weil das nachträgliche Rekonstruieren von „wer saß da noch mal drin“ genau die Arbeit ist, die niemand macht.
Was du dafür zurückbekommst, ist klein und langweilig und enorm nützlich. Ein neues Vorstandsmitglied sieht auf einem Bildschirm, wie der Verein aufgebaut ist. Ein Trainer, der etwas braucht, weiß, an wen er sich wendet. Und der Verein hat seine eigene Organisation am selben Ort stehen wie seine Mannschaften, statt in einer Datei auf dem Laptop von jemandem, der letztes Jahr aufgehört hat — dieselbe Bewegung wie bei den Mannschaften selbst, beschrieben in von der Papierliste zur digitalen Mannschaftsverwaltung.
Häufige Fragen
Sehen die Spieler und Eltern, was ich hier eintrage?
Nein. Der Reiter Organisation steckt im Vereinsbereich, und den können nur die Verwalter des Vereins öffnen. In der App eines Spielers, eines Elternteils oder eines Trainers taucht die Ausschussliste nirgends auf. Willst du, dass der Verein weiß, wer worin sitzt, musst du das selbst teilen, zum Beispiel mit einer Vereinsmail.
Ich habe aus Versehen jemanden aus einem Ausschuss getippt, geht das zurück?
Nicht mit einer Rückgängig-Schaltfläche: der Name ist sofort weg, ohne Nachfrage. Du fügst ihn über Jemanden hinzufügen neu hinzu und wählst die Rolle wieder dazu. Verloren geht sonst nichts, nur diese eine Zeile war verschwunden.
Kann dieselbe Person in mehreren Ausschüssen und Gruppen stehen?
Ja, und so ist es auch gedacht: jede Karte hat ihre eigene Mitgliederliste. Jemand kann im einen Ausschuss Vorsitzender sein, im anderen einfach Mitglied und daneben in zwei Gruppen stehen. Für die Anzahl der Ausschüsse, Gruppen oder Mitglieder gibt es keine Obergrenze.
Bekommt wirklich jeder in einer Gruppe meine Vereinsmail?
Nicht unbedingt. Wer kein Konto mit Mailadresse hat, zählt beim Versenden als übersprungen, und wer sich früher von der Vereinsmail abgemeldet hat, bekommt sie auch nicht, obwohl er sauber in der Gruppe steht. Steht jemand doppelt in einer Gruppe, sieht Koach ihn als eine Person und die Nachricht geht einmal an ihn.
