Komisje w klubie sportowym: klub, który stoi za drużynami
Każdy klub wie, kto co robi. Tyle że rzadko gdziekolwiek to stoi: siedzi w głowie sekretarza, w arkuszu starszym o dwie zmiany zarządu i w grupie na komunikatorze, o której nikt już nie pamięta, kogo kiedyś do niej dodano. Dopóki ta wiedza zostaje poza aplikacją klubową, poza nią zostaje też cała reszta.
Lista, która zawsze leży obok aplikacji
Jest jedna rzecz, którą klub zawsze prowadzi sam, choćby jego systemy były nie wiadomo jak dobre: lista ludzi. Nie zawodników — ci siedzą w drużynach — tylko warstwy wokół nich. Cztery osoby z komisji imprez. Dwie, które opiekują się sprzętem. Skarbnik, który nie ma drużyny, nie prowadzi treningów i aplikacji nigdy nie otwiera, ale przy każdym zebraniu siedzi przy stole.
Ta warstwa w większości systemów klubowych wypada za burtę, a powód jest prawie zawsze ten sam: da się w nie wpisać wyłącznie osoby, które same mają konto. Sekretarz robi więc mimo wszystko własny plik. A gdy tylko ten plik istnieje, staje się prawdziwym źródłem — bo wszyscy stoją właśnie tam. Reszta aplikacji klubowej jest wtedy używana najwyżej w połowie, bo najważniejsza lista się w niej nie mieści.
Zakładka Organizacja w części klubowej Koach jest miejscem, w którym ta warstwa się mieści. Zapisujesz w niej dwie rzeczy: komisje wraz z ich członkami i rolą każdego z nich, oraz dowolne grupy — pulę wolontariuszy, osoby pomagające w dniu meczowym, rodziców, którzy wożą na wyjazdy. Konto Koach nie jest do tego potrzebne: także członek, który sam nigdy się nie loguje, stoi tam na pełnych prawach.
Gdzie organizacja siedzi w aplikacji
Znajdziesz ją za swoim własnym profilem. Kto jest administratorem klubu, widzi tam wiersz Panel klubu. Otwiera on część klubową: osobny ekran z paskiem sekcji u góry — Przegląd, Członkowie, Podział na zespoły, Dyżury klubowe, Dzień meczowy, Hale, Organizacja, Składki, E-mail i Administratorzy. Przesuń ten pasek w prawo, aż dojdziesz do Organizacji. Jak wejść do tej części klubowej i kogo dodać tam jako administratora, opisuje zarządzanie klubem siatkarskim.
Sama zakładka jest krótka. Dwa bloki jeden pod drugim: Komisje i Grupy. Oba działają dokładnie tak samo — kafelek z nazwą, licznik z liczbą członków, a pod nim nazwiska. Różnica sprowadza się do jednego: w komisji można komuś nadać rolę, w grupie nie. To celowe. Komisja ma przewodniczącego; grupa na komunikatorze nie ma.
Jak założyć komisję i nadać role
Dotknij + Dodaj komisję. Na dole bloku pojawia się mały formularz z dwoma wierszami: nazwa komisji, a pod nią drugi wiersz, który aplikacja nazywa Rola (opcjonalnie). Ten drugi wiersz wypełniasz dowolnie i trafia on w podglądzie za liczbę członków — przydatny do czegoś w rodzaju „opiekuje się kluczem do magazynku ze sprzętem”. Dotknij Zapisz i komisja stoi.
Teraz ludzie. Na dole kafelka jest + Dodaj osobę. Otwiera się tam lista wyboru z członkami klubu: zawodnicy wszystkich drużyn, z nazwą drużyny obok, żeby rozróżnić dwie osoby o tym samym imieniu. Wpisywać nic nie możesz — wybierasz kogoś, kto już jest na liście członków. Gdy wybierzesz osobę, przy komisji od razu pada drugie pytanie: o rolę. Wybierasz z Przewodniczący, Sekretarz, Skarbnik, Członek albo Bez roli. Ten wybór jest stałym pojęciem, a nie polem tekstowym — wygląda to na drobiazg, ale dzięki temu rola wyświetla się poprawnie w każdym języku i nie kończysz z trzema zapisami tego samego słowa w jednym klubie.
Członkowie pojawiają się potem jako przyciski pod kafelkiem, z rolą przy nazwisku. Kogoś usuwasz, dotykając jego nazwiska; potwierdzenia nie ma, więc dotykaj spokojnie. Zmiana roli nie idzie jednym ruchem: usuwasz osobę i dodajesz ją ponownie z rolą, która teraz się zgadza. Sam kafelek ma przycisk Edytuj do poprawienia nazwy albo tego drugiego wiersza oraz krzyżyk do usunięcia całej komisji. To ostatnie prosi już o potwierdzenie, bo wiszący przy niej członkowie znikną razem z nią.
O czym komisja decyduje merytorycznie, to inna opowieść — o najcięższej z nich mówi osobno tekst o komisji szkoleniowej. Tutaj chodzi wyłącznie o zapisanie: kto w niej siedzi i w jakiej czapce.
Trzy sposoby, na jakie nazwisko jest zapisane
Za kulisami nazwisko może wisieć przy komisji albo grupie na trzy sposoby, a różnica decyduje o tym, co klub może z nim dalej zrobić.
- Przez konto Koach. Najmocniejsza postać. Nazwisko, które widzisz, pochodzi z konta: gdy ktoś zmieni je tam, zmieni się i tutaj. I taka osoba jest osiągalna — może dostać klubową pocztę.
- Przez listę członków. Ktoś, kto figuruje jako zawodnik w drużynie klubu, ale sam się nie loguje. Należy do niej na pełnych prawach: stoi w komisji, z rolą i wszystkim. Jeśli później dostanie konto, jego nazwa z konta pojawi się sama.
- Jako zapisane nazwisko. Przy dodawaniu Koach zapamiętuje też nazwisko w takiej postaci, w jakiej stało wtedy na liście. Jeśli wiersz zawodnika później zniknie — członek odchodzi, drużyna zostaje rozwiązana — nazwisko zostaje w komisji, zamiast zostawić pusty wiersz.
Jedno warto wiedzieć z góry: wybierasz zawsze z listy członków klubu. Kogo tam w ogóle nie ma — skarbnika, który nie ma drużyny i nigdy nie otwiera aplikacji — w tej zakładce nie wybierzesz. Jeśli mimo to chcesz mieć go w zestawieniu, musi najpierw istnieć jako członek klubu. Zestawienie organizacji, w którym brakuje kilku członków komisji, i tak nie będzie przez nikogo używane; takie, w którym stoją wszyscy, samo staje się miejscem, do którego się zagląda.
Krótko: kto nie ma konta Koach, stoi wprawdzie na liście, ale klubowej poczty nie dostanie — przy wysyłce liczy się jako pominięty. Lista jest więc zawsze pełniejsza niż lista wysyłkowa; trzymaj to osobno.
Grupy: ten sam kafelek, inny cel
Drugi blok, Grupy, działa tak samo, tylko bez ról. Zakładasz ich tyle, ile chcesz, i nazwy wymyślasz sam: pula wolontariuszy, dyżur hali, rodzice wożący najmłodsze drużyny, pomoc w barze klubowym. Ta dowolność jest właśnie sensem — klub zawsze ma powiązania, które nie mieszczą się w żadnej rubryce.
Służą one dwóm rzeczom naraz. Po pierwsze są zestawieniem: jednym spojrzeniem widzisz, kogo możesz poprosić, gdy ktoś wypadnie. Po drugie są adresem — przy wysyłce klubowej poczty twoje grupy stoją jako osobny wybór pod stałymi odbiorcami, dzięki czemu wysyłasz wiadomość dokładnie do tych osób, a nie do całego klubu. Jak wysłać jedną wiadomość do całego klubu, opisuje tekst o komunikatach klubowych.
Jedna lista akurat tutaj nie należy i dlatego stoi zakładkę dalej: kto może sędziować lub liczyć. Ta pula siedzi w Dniu meczowym, razem z meczami, do których te osoby przydzielasz. To ten sam rodzaj wykazu — nazwiska, przy każdym poziom i dwa przełączniki, Może sędziować i Może liczyć — ale wisi przy planowaniu, a nie przy organizacji. Jeśli szukasz go w Organizacji, szukasz w złym miejscu.
Co tam wpisujesz, a czego nie
Trzymaj się nazwisk, ról i krótkiego opisu. W tej zakładce nie ma pola na numery telefonów ani adresy, i to nie jest przeoczenie: dane kontaktowe należą do członka, a nie do komisji, bo inaczej aktualizowałbyś je w czterech miejscach. Co klub może, a czego nie może przechowywać o swoich członkach i jak długo, opisuje tekst o tym, jakie dane członków przechowywać.
Uważaj też na liczbę. Klub, który do każdej drobnostki zakłada osobną komisję, ma po jednym sezonie stos kafelków, z których część już się nie zgadza. Komisja to coś, co się zbiera albo niesie odpowiedzialność. Wszystko poniżej to zadanie, a zadania dzieli się inaczej — o tym mówi tekst dyżur czy wykupienie się.
I zapisuj nazwy tak, jak brzmią na zebraniu. „Komisja imprez” jest lepsza niż „KI”, bo za dwa lata nikt już nie będzie wiedział, co te litery znaczyły.
Jeden moment w roku, w którym to aktualizujesz
Zestawienie organizacji wypełnione raz i nigdy więcej jest po dwóch sezonach bezużyteczne. Lekarstwem nie jest dyscyplina, tylko stały termin. Przejdź przez tę zakładkę raz w roku, krótko po walnym zebraniu, na którym domykają się zmiany w zarządzie: nowe nazwiska do środka, te, które odeszły, na zewnątrz, role do porządku. To robota na jedno posiedzenie.
Do tego jedno ustalenie wewnątrz zarządu: kto zaprasza kogoś do komisji, wpisuje go tam jeszcze tego wieczoru. Nie dlatego, że aplikacja tego wymaga, tylko dlatego, że odtwarzanie po fakcie, „kto tam właściwie siedział”, jest dokładnie tą pracą, której nikt nie wykonuje.
To, co dostajesz w zamian, jest małe, nudne i ogromnie przydatne. Nowy członek zarządu widzi na jednym ekranie, jak klub jest poskładany. Trener, który czegoś potrzebuje, wie, do kogo ma iść. A klub ma własną organizację w tym samym miejscu co swoje drużyny, zamiast w pliku na laptopie kogoś, kto rok temu odszedł — ten sam ruch co przy samych drużynach, opisany w tekście od papierowej listy do cyfrowego zarządzania drużyną.
Częste pytania
Czy zawodnicy i rodzice widzą to, co tu wpisuję?
Nie. Zakładka Organizacja siedzi w części klubowej, a tę mogą otworzyć wyłącznie administratorzy klubu. W aplikacji zawodnika, rodzica czy trenera lista komisji nigdzie się nie pojawia. Jeśli chcesz, żeby klub wiedział, kto w czym siedzi, musisz to udostępnić sam, na przykład klubową pocztą.
Wytknąłem kogoś z komisji przez pomyłkę, da się to odzyskać?
Nie przyciskiem cofania: nazwisko znika od razu, bez pytania o potwierdzenie. Dodajesz je ponownie przez Dodaj osobę i przy okazji wybierasz rolę. Poza tym nic nie ginie, zniknął tylko ten jeden wiersz.
Czy ta sama osoba może być w kilku komisjach i grupach?
Tak, i o to właśnie chodzi: każdy kafelek ma własną listę członków. Ktoś może być w jednej komisji przewodniczącym, w drugiej zwykłym członkiem, a poza tym stać w dwóch grupach. Nie ma żadnego maksimum liczby komisji, grup ani członków.
Czy każdy w grupie naprawdę dostanie moją klubową pocztę?
Niekoniecznie. Kto nie ma konta z adresem e-mail, przy wysyłce liczy się jako pominięty, a kto wcześniej wypisał się z klubowej poczty, też jej nie dostanie, choćby stał w grupie jak należy. Jeśli ktoś figuruje w grupie podwójnie, Koach widzi jedną osobę i wiadomość idzie do niej raz.
