Mitgliederliste des Volleyballvereins führen: alle Mannschaften auf einem Bildschirm
Wie viele Mitglieder hat der Verein im Moment? Es ist die einfachste Frage der Vorstandssitzung und meistens die langsamste. Jemand verspricht, bei den Trainern nachzufragen, und drei Wochen später liegt eine Liste vor, die schon wieder hinterherhinkt. In Koach steht diese Liste längst da: Der Reiter Mitglieder zeigt alle Spieler aller Mannschaften auf einmal.
Warum niemand die echte Zahl kennt
Ein Verein führt seine Mitgliederliste selten an einer einzigen Stelle. Der Kassenwart hat eine Datei mit denen, die Beitrag zahlen, der Spielleiter eine Liste mit denen, die in der Liga eingesetzt werden dürfen, und jeder Trainer hat auf dem Handy die Gruppe seiner eigenen Mannschaft. Diese drei laufen langsam auseinander, weil sie zu verschiedenen Zeitpunkten aktualisiert werden: Ein Spieler, der mitten in der Saison aufhört, verschwindet innerhalb einer Woche aus der Mannschaftsgruppe, steht bis zum Saisonende noch in der Beitragsdatei und wurde in der dritten nie eingetragen.
Die Folge kennst du. Niemand lügt, und trotzdem stimmt keine einzige Zahl. Die Frage „Wie viele Mitglieder haben wir?“ bekommt drei Antworten, und die Frage „Wer spielt eigentlich in dieser neuen Damenmannschaft?“ gar keine. Der Vorstand tut dann, was Vorstände tun: eine Runde bei den Trainern mit der Bitte, ihre Liste doch mal durchzuschicken. Das kostet eine Woche, ergibt sieben verschiedene Formate, und in drei Monaten fängt es von vorne an.
Der Ausweg ist nicht noch eine Datei, sondern eine Stelle, an der die Daten schon stehen. Trainer pflegen ihren Kader in Koach, weil sie ihn selbst brauchen — für die Aufstellung, die Anwesenheit, das Spiel. Wer diese Arbeit über alle Mannschaften des Vereins zusammenzählt, hat die Mitgliederliste bereits. Dieses Zusammenzählen erledigt der Reiter Mitglieder, und zwar in dem Moment, in dem du ihn öffnest.
Wo die Liste steht
Die Mitgliederliste sitzt im Vereinsbereich, nicht im Mannschaftsbildschirm. Geh auf Profil und tippe auf Vereins-Dashboard. Oben erscheint eine Leiste mit den Bereichen des Vereins — Übersicht, Mitglieder und alles Weitere, was zu deiner Rolle gehört. Tippe auf Mitglieder, und die Liste wird geladen.
Diesen Einstieg siehst du nur als Vereinsadministrator. Ein Trainer, der seine eigene Mannschaft pflegt, kommt hier nicht her — er braucht die Liste des Vereins auch nicht. Wer Vereinsadministrator ist und wie du jemanden dazunimmst, steht in deinen Volleyballverein verwalten. Es zählen nur die Mannschaften, die tatsächlich mit deinem Verein verknüpft sind; eine Mannschaft, die den Vereinsnamen noch nicht eingetragen hat, steht nicht dabei.
Was du danach siehst, hat kein Vorstand eingegeben. Es ist die Summe dessen, was die Trainer diese Woche ohnehin getan haben. Fügt ein Trainer heute einen neuen Spieler hinzu, steht der morgen in der Vorstandssitzung einfach drin — ohne dass jemand einen Export gezogen oder eine Datei weitergeleitet hat.
Was pro Mitglied dort steht
Jede Zeile beginnt mit dem Namen des Mitglieds: Vor- und Nachname, so wie der Trainer sie eingetragen hat. Darunter kann eine zweite Zeile stehen, und die verrät dir sofort das Wichtigste:
- Eine E-Mail-Adresse. Das Mitglied hat ein eigenes Koach-Konto, und mit dieser Adresse meldet es sich an. Du musst also nicht erst fragen, ob jemand erreichbar ist.
- Kein Konto. Der Spieler steht zwar in der Mannschaft, hat die App aber nie selbst verknüpft. Oft ist das ein junger Spieler; manchmal ist es eine Einladung, die zwischen den Stühlen gelandet ist. Stehen mehrere davon hintereinander, ist das eine Aufgabe für den Trainer: Spieler über einen Link einladen ist für ihn schnell erledigt.
- Elternteil: Name. Bei Jugendspielern stehen die verknüpften Eltern darunter, mit ihrer eigenen Adresse dahinter. Bei minderjährigen Mitgliedern ist das genau die Zeile, die du suchst, wenn etwas geregelt werden muss. Wie diese Verknüpfung entsteht, liest du in Eltern zu deinem Team hinzufügen.
Rechts neben dem Namen kann ein kleines Etikett mit dem Status des Mitglieds stehen. Steht dort nichts, ist der Spieler ganz normal aktiv; steht dort etwas — verletzt, abwesend, nicht aktiv — hat der Trainer das so gesetzt. Für einen Vorstand ist das nützlicher, als es klingt. Eine Mannschaft, die auf dem Papier zwölf Mitglieder hat und in der Praxis zu acht trainiert, erkennst du hier auf einen Blick, und das ist ein Gespräch über eine Aushilfe oder eine Spielgemeinschaft wert, bevor sich die Sache durch eine Kündigung von selbst erledigt.
Hinter einem Namen kann außerdem Mittrainierend stehen. Das ist jemand, der bei den Trainings mitmacht, ohne zum festen Kader zu gehören, etwa im Aufbau zu einer neuen Saison. Für deine Mitgliederverwaltung ist das ein wesentlicher Unterschied: Ein Mittrainierender ist meistens noch kein zahlendes Mitglied, du willst ihn also sehen, aber nicht einfach mitzählen.
Nach Name oder Mannschaft suchen
Ganz oben steht ein einziges Feld: Nach Name oder Mannschaft suchen. Es sucht in beidem gleichzeitig. Tippst du einen Namen, bleibt diese Person übrig; tippst du einen Teil eines Mannschaftsnamens, bleibt diese ganze Mannschaft übrig. Mehr Knöpfe gibt es nicht, und das ist Absicht — eine Filterreihe mit fünf Möglichkeiten ist langsamer, als einfach zu tippen, was du suchst.
Darunter steht die Mitgliederzahl des Vereins. Das ist die Zahl, nach der die Vorstandssitzung gefragt hat, und sie ist keine Momentaufnahme von vor einer Weile. Sie bleibt auf der Gesamtzahl stehen, auch während du suchst — sie zählt also den ganzen Verein und nicht das, was dein Suchwort zufällig übrig lässt.
Die Liste selbst ist nach Mannschaft gruppiert, sortiert nach Mannschaftsnamen. Du scrollst also nicht alphabetisch durch dreihundert Namen, sondern an den Mannschaften entlang, die du kennst, mit den Spielern jeweils darunter. Das passt dazu, wie ein Verein über sich selbst spricht: Niemand fragt „Wie viele Mitglieder zwischen M und P?“, alle fragen „Wie steht Damen 3 da?“.
Eines ist gut zu wissen: Wer in zwei Mannschaften spielt, steht zweimal in der Liste — einmal unter jeder Mannschaft. Das ist kein Fehler, sondern so gewollt. Pro Mannschaft stimmt der Status getrennt: Dieselbe Person kann in der einen aktiv und in der anderen verletzt oder nicht aktiv sein. Zählst du Mitglieder, zählst du also Plätze in Mannschaften; willst du Köpfe zählen, schau kurz auf die Doppelten. Ein Verein weiß meistens ganz genau, wer das ist.
Die Liste ist nur zum Lesen, und das ist Absicht
In diesem Bildschirm kannst du nichts ändern. Keinen Namen anpassen, keinen Spieler löschen, keine Adresse korrigieren. Das fühlt sich anfangs wie eine Einschränkung an und ist in Wirklichkeit der Grund, warum die Liste stimmt.
Mitgliederdaten brauchen einen Eigentümer, und das ist der Trainer der Mannschaft. Er sieht den Spieler wöchentlich, er weiß, wer aufgehört hat und wer sich verletzt hat, und er passt es an, weil er es selbst für die Aufstellung am kommenden Wochenende braucht. Könnte der Vorstand ebenfalls hineinschreiben, bekämst du genau das Problem zurück, für das dieser Bildschirm gemacht wurde: zwei Leute, die dieselbe Zeile pflegen, und niemand, der weiß, welche Version die letzte ist.
Stimmt etwas nicht, ist der Weg also: den Trainer dieser Mannschaft kurz anrufen. Er passt es in seinem eigenen Mannschaftsbildschirm an — über den Spieler und Spieler bearbeiten — und beim nächsten Öffnen der Mitgliederliste steht es richtig da. Das ist dieselbe Arbeitsweise wie im übrigen digitalen Mannschaftsmanagement: Daten werden dort eingegeben, wo sie entstehen, nicht dort, wo sie gelesen werden.
Zwei Dinge fehlen hier deshalb bewusst. Trainer stehen nicht in dieser Liste — es ist eine Liste der Spieler, nicht aller Menschen, die im Verein unterwegs sind. Und ein Elternteil hat keine eigene Zeile; es steht unter dem Kind, zu dem es gehört, denn genau deswegen ist es in der App.
Wer Kontaktdaten sehen darf, entscheidet der Server
Das ist der heikelste Bildschirm des ganzen Vereinsbereichs. Dort stehen Namen, Adressen und die Kontaktdaten der Eltern minderjähriger Mitglieder, quer über alle Mannschaften hinweg — genau die Art von Liste, die du nicht überall herumliegen haben willst.
Koach kennt hier deshalb zwei Stufen. Die erste öffnet die Tür: Namen und Mannschaften. Die zweite entscheidet, ob die Kontaktdaten mitkommen: die E-Mail-Adressen, die Verknüpfung mit einem Konto und die Eltern. Welche Stufe zu welcher Rolle gehört, steckt in der Rolle selbst. Die wählst du im Reiter Administratoren, wo du zu einer E-Mail-Adresse auch eine Rolle einstellst: Jede Vereinsrolle darf die Namen und Mannschaften sehen, aber nicht jede bekommt die Kontaktdaten dazu.
Wichtiger ist die Frage, wie es funktioniert. Darf eine Rolle die Kontaktdaten nicht sehen, werden sie nicht im Bildschirm versteckt: Sie werden gar nicht erst ans Gerät geschickt. Was nicht da ist, kann auch nicht über einen Screenshot, ein geteiltes Gerät oder jemanden, der technisch geschickter ist als gedacht, nach außen gelangen. Der Bildschirm zeigt dann eben Namen, Mannschaften und Status — eine völlig brauchbare Mitgliederliste für die meisten Fragen, die ein Vorstand hat.
Sind die Adressen doch dabei, steht das auch da: Hinter der Mitgliederzahl erscheint der Satz „Diese Liste enthält Kontaktdaten. Gib sie nicht außerhalb des Vorstands weiter.“ Keine juristische Warnung, nur eine Erinnerung in dem Moment, in dem sie zählt. Was der Verein darüber hinaus regeln muss — auf welcher Rechtsgrundlage du Mitgliederdaten aufbewahrst, wie lange, und was passiert, wenn etwas schiefgeht — steht in die DSGVO in deinem Sportverein.
Kurz gesagt: Nutze diesen Bildschirm zum Nachschauen, nicht zum Exportieren. Eine Liste, die du in eine Tabelle abtippst, ist ab diesem Moment eine zweite Wahrheit — und die hinkt garantiert hinter der ersten her.
Was es dir bringt
Der eigentliche Unterschied liegt nicht in der Funktion, sondern in dem, was verschwindet. Keine Runde mehr bei den Trainern für einen aktuellen Überblick. Keine Datei, die eine Person pflegt und die stillsteht, sobald diese Person eine Saison aussetzt. Keine Diskussion darüber, welche Zahl die richtige ist.
Stattdessen öffnest du kurz vor der Sitzung das Vereins-Dashboard, tippst auf Mitglieder und liest vor, was da steht. Dauert eine Minute, und es stimmt — denn es ist dieselbe Arbeit, die die Trainer diese Woche ohnehin gemacht haben.
Häufige Fragen
Wer kann die Mitgliederliste des Vereins einsehen?
Nur Vereinsadministratoren. Du öffnest sie über Profil → Vereins-Dashboard → Mitglieder. Ein Trainer, der nur seine eigene Mannschaft verwaltet, sieht diesen Einstieg nicht und pflegt einfach seine eigene Spielerliste.
Kann ich in der Mitgliederliste Daten ändern?
Nein, die Liste ist nur zum Lesen. Änderungen macht der Trainer der jeweiligen Mannschaft in seinem eigenen Mannschaftsbildschirm, über den Spieler und Spieler bearbeiten. So bleibt es bei einem Eigentümer pro Angabe und es laufen keine zwei Versionen nebeneinander her.
Warum steht jemand zweimal in der Liste?
Weil er in zwei Mannschaften spielt. Ein Spieler existiert pro Mannschaft, damit Status, Rückennummer und Anwesenheit je Mannschaft getrennt stimmen. Er steht also unter beiden Mannschaften, möglicherweise mit unterschiedlichem Status.
Warum sehe ich bei manchen Mitgliedern keine E-Mail-Adresse?
Dafür gibt es zwei Gründe. Entweder hat das Mitglied kein eigenes Konto verknüpft — dann steht „Kein Konto“ unter dem Namen. Oder deine Rolle im Verein gibt keinen Zugang zu Kontaktdaten; die werden dann gar nicht erst mitgeschickt, und es steht nichts da.
Stehen Trainer und Eltern auch in der Mitgliederliste?
Trainer nicht: Das hier ist eine Liste der Spieler pro Mannschaft. Verknüpfte Eltern stehen zwar in der Liste, aber nicht als eigene Zeile — sie stehen unter dem Kind, zu dem sie gehören, mit Namen und Adresse.
