Organigramm Verein: Beispiel und Vorlage als PDF und Word

Ein Organigramm für deinen Verein zeigt auf einen Blick, wer wofür zuständig ist, von der Mitgliederversammlung und dem Vorstand bis zu den Ausschüssen und den Teams. Hier liest du, wie so ein Organigramm aufgebaut ist, lädst ein kostenloses Beispiel und eine Vorlage herunter und siehst, wie du dieselbe Struktur in Koach Club abbildest.

Was gehört in ein Organigramm für den Verein?

Ein Organigramm zeigt, wer im Verein wofür steht und wem er Rechenschaft schuldet. Es passt auf ein A4-Blatt und liest sich von oben nach unten. In einem Volleyballverein siehst du fast immer dieselben vier Ebenen:

1. Die Mitgliederversammlung. Ganz oben, weil die Mitglieder den Vorstand wählen und den Jahresabschluss genehmigen. Daneben stehen die Kassenprüfer, die die Zahlen des Kassenwarts kontrollieren.
2. Der Vorstand. Meist Vorsitz, Schriftführung und Kassenwart, ergänzt um Vorstandsmitglieder etwa für den Sport (Sportwart) und die Jugend (Jugendwart). Neben dem Vorstand steht die Vertrauensperson: die Ansprechperson bei Fehlverhalten.
3. Die Ausschüsse. Der Vorstand richtet sie ein, und jeder Ausschuss hat eine Ansprechperson. Typisch sind ein Sportausschuss, der Spielbetrieb, Sponsoring und Öffentlichkeitsarbeit, Veranstaltungen und Ehrenamt sowie ein Jugendausschuss.
4. Die Teams. Ganz unten, jedes mit einem Trainer und bei Jugendteams oft mit einem Elternvertreter. Jedes Team gehört zu einem Ausschuss, meist zum Sportausschuss für die Erwachsenen und zum Jugendausschuss für die Jugend.

Die Linien sind genauso wichtig wie die Kästen. Eine durchgezogene Linie bedeutet "untersteht": Der Ausschuss ist dem Vorstand verantwortlich, der Trainer dem Ausschuss. Eine gestrichelte Linie bedeutet, dass jemand unabhängig arbeitet, neben der Linie. Das gilt für die Kassenprüfer, die ja gerade den Kassenwart prüfen, und für die Vertrauensperson, an die sich ein Mitglied wenden kann, ohne über den Vorstand zu gehen. Was jedes Vorstandsamt genau macht, steht unter den Vorstandsämtern im Verein.

Organigramm Verein: Beispiel und Vorlage herunterladen

Du musst nicht mit einem leeren Blatt anfangen. Die Vorlage unten ist kostenlos, ohne Konto und ohne dass du deine E-Mail-Adresse hinterlässt. Du darfst sie frei nutzen, kopieren und anpassen, auch wenn dein Verein Koach nicht nutzt.

• Organigramm Verein zum Ausdrucken (PDF, A4 quer): drei Seiten mit einem ausgefüllten Beispiel, einem Organigramm zum Ausfüllen und einer Liste Wer ist wer.
• Organigramm Verein in Word (.docx): zum Anpassen, mit Vorstand, fünf Ausschüssen, sechs Teams und einer Tabelle Wer ist wer.

Das steht auf den drei Seiten der PDF:

• Seite 1, das Beispiel. Ein ausgefülltes Organigramm: die Mitgliederversammlung mit den Kassenprüfern, der Vorstand mit fünf Ämtern, die Vertrauensperson, fünf Ausschüsse und sechs Teams, von Damen 1 bis zur Jugend unter 12 Jahren. Unten stehen drei Tipps.
• Seite 2, die Vorlage zum Ausfüllen. Derselbe Aufbau mit leeren Feldern. Oben trägst du den Namen des Vereins, die Saison und das Datum ein. Pro Ausschuss gibt es Platz für eine Ansprechperson und die Mitglieder, pro Team für den Teamnamen und den Trainer.
• Seite 3, Wer ist wer. Eine Tabelle mit einer Zeile pro Funktion und Spalten für Name, E-Mail, Telefon und das Datum, bis zu dem jemandes Amtszeit läuft.

So füllst du das Organigramm deines Vereins aus

1. Fang mit dem an, was feststeht. Nimm die Satzung und das letzte Protokoll der Mitgliederversammlung zur Hand und trag zuerst den Vorstand und die Kassenprüfer ein.
2. Streich, was ihr nicht habt. Kein Sponsoringausschuss? Lass das Feld leer oder setz euren eigenen Ausschuss hinein. Ein Organigramm beschreibt, wie es ist, nicht wie es sein sollte.
3. Eine Ansprechperson pro Feld. Bei einem Ausschuss trägst du eine Ansprechperson ein und daneben die Mitglieder. Eine Reihe Namen ohne Ansprechperson sagt einem Trainer nicht, wen er anrufen soll.
4. Häng jedes Team unter einen Ausschuss. Schreib zu jedem Team den Trainer und bei Jugendteams den Elternvertreter. Dann weiß jeder Trainer, an wen er sich bei Bällen, Hallenzeiten oder einem neuen Spieler wendet.
5. Halte Kontaktdaten aus dem Organigramm heraus. Telefonnummern und E-Mail-Adressen gehören auf die Seite Wer ist wer, damit das Organigramm ohne private Daten auf die Website kann. Frag trotzdem, ob jemandes Name darauf stehen darf.
6. Setz ein Datum darauf. Füll "Stand vom" aus und aktualisiere das Organigramm nach jeder Mitgliederversammlung und sobald ein Trainer aufhört.

Selbst zeichnen, eine Vorlage oder ein Vereinssystem?

Es gibt grob drei Wege, die Struktur deines Vereins festzuhalten. Sie schließen sich nicht aus.

• Selbst zeichnen in einem Office- oder Zeichenprogramm. Du bestimmst jedes Feld und jede Linie selbst, aber ein zusätzliches Feld heißt oft, alle Linien neu auszurichten.
• Eine Vorlage ausfüllen, wie die oben. Du hast schnell etwas zum Aufhängen, aber es bleibt eine Momentaufnahme: Hört ein Trainer auf, muss jemand die Datei anpassen.
• In einem Vereinssystem abbilden. Dann ist die Struktur kein Bild, sondern die Art, wie das System arbeitet: Wer welche Rolle hat, bestimmt, was er sieht und darf.

Wir entwickeln Koach, lies die rechte Spalte also als unsere eigene Beschreibung. Geprüft in der App im Oktober 2026.

Der ehrliche Rat: Nutze beides. Das Organigramm ist für die Mitglieder, die Website und den neuen Trainer. Das Vereinssystem ist für die eigentliche Arbeit, damit der Kassenwart an die Beiträge kommt und der Sportausschuss an die Trainingsberichte, ohne dass jeder alles sieht.

So bildest du dieselbe Struktur in Koach Club ab

Koach ist eine App für Volleyballtrainer. Mit dem Club-Abo kommt eine Vereinsumgebung dazu, das Vereins-Dashboard, das du über Profil und dann Vereins-Dashboard öffnest. Jede Ebene des Organigramms hat dort ihren eigenen Platz. Einen Überblick über alle Bereiche findest du unter dem Vereins-Dashboard für deinen Verein.

Vorstand und Vertrauensperson: eine Vereinsrolle

Der Vorstand bekommt in Koach eine Rolle mit eigenen Rechten. Koach Club kennt fünf Vereinsrollen: Vereinsadministrator, Vorstandsmitglied, Kassenwart, Vertrauensperson und Technischer Manager. Du vergibst sie im Reiter Administratoren, über die E-Mail-Adresse des Koach-Kontos der Person. Der Kassenwart sieht die Beiträge, aber nicht die Notizen der Trainer. Die Vertrauensperson sieht Namen und Teams, aber keine Kontaktdaten und keine Finanzen. Eine Vereinsrolle läuft über das Club-Abo, ein Vorstandsmitglied braucht also kein eigenes Team und kein eigenes Abo. Wie du jemanden hinzufügst, steht unter Vereinsadministratoren hinzufügen.

Ausschüsse und Gruppen: der Reiter Organisation

Die Ausschüsse aus deinem Organigramm legst du im Reiter Organisation an, unter Ausschüsse. Jedes Ausschussmitglied bekommt dort eine Rolle: Vorsitzende(r), Schriftführer(in), Kassenwart, Mitglied oder Keine Rolle. Darunter stehen die Gruppen, für Zusammenschlüsse, die kein Ausschuss sind, etwa ein Helferpool oder die Spieler, die bei Heimspielen mithelfen. An eine Gruppe schickst du gezielt eine Vereins-E-Mail. Dafür verknüpft der Vereinsadministrator einmalig die Domain des Vereins, und wer kein Koach-Konto hat, bekommt die E-Mail nicht. Wie du Ausschüsse und Gruppen anlegst, steht Schritt für Schritt unter Ausschüsse anlegen.

Sportausschuss: in den Teams mitlesen

Der Sportausschuss will wissen, wie es in den Teams läuft, ohne jeden Trainer anzurufen. Gib der sportlichen Leitung oder dem Vorsitz dieses Ausschusses deshalb die Vereinsrolle Technischer Manager. Diese Rolle liest im Teamprotokoll mit: pro Team die gehaltenen Trainings, mit der Anwesenheit, was vom Programm erledigt wurde, dem Bericht des Trainers und seinen Notizen zu Spielern. Oben stehen pro Team die Signale, etwa ein Training ohne Bericht. Die Rolle ändert nichts und sieht keine Kontaktdaten. Mehr zu dieser Rolle steht unter dem Technischen Manager als Vereinsrolle; was ein Sportausschuss sonst entscheidet, liest du unter dem Sportausschuss.

Teams und Trainer: die kommen aus der App selbst

Die unterste Ebene des Organigramms musst du in Koach nicht abtippen. Die Teams des Vereins liegen auf dem Vereinskonto, und Trainerkollegen treten mit dem Vereinscode bei. In der Übersicht des Vereins-Dashboards siehst du pro Team die Zahl der Spieler, die verknüpften Konten, die geplanten Termine und die Anwesenheit. Mit Club und mindestens zwei Teams steht im Profil außerdem der Vereinsbericht: alle Teams, die du trainierst, untereinander. Kommt ein Team dazu, steht es sofort darin: Die Übersicht kommt aus den Teams selbst, nicht aus einer Datei.

Was Koach Club nicht macht

• Kein Organigramm als Bild. Koach zeichnet kein Organigramm und hat keine Druckversion deiner Struktur. Dafür ist die Vorlage da.
• Nicht für alle Mitglieder sichtbar. Den Reiter Organisation sehen nur die Rollen Vereinsadministrator und Vorstandsmitglied. Spieler, Eltern und Trainer sehen nicht, wer in welchem Ausschuss sitzt. Sollen es alle wissen, häng das Organigramm auf die Website und in die Halle.
• Ausschussmitglieder wählst du aus den Spielern. Mitglieder eines Ausschusses oder einer Gruppe wählst du in der App aus der Mitgliederliste, und darin stehen die Spieler der Vereinsteams. Ein Elternteil oder Trainer, der selbst nicht spielt, steht nicht darin, und du kannst ihn deshalb nicht hinzufügen. Eine Vereinsrolle geht dagegen schon: Dafür reicht ein Koach-Konto.
• Keine Mitgliederversammlung und keine Mitgliederverwaltung. Koach führt keine Protokolle, Abstimmungen oder Amtszeiten und ersetzt deine Mitgliederverwaltung nicht. Unter Beiträge hältst du fest, wer was zahlen muss, aber den Beitragseinzug übernimmt Koach nicht.
• Nur Volleyball. Ist dein Verein ein Mehrspartenverein, deckt Koach die Volleyballabteilung ab und nicht die anderen Sportarten.

Für wen passt Koach Club, und was kostet es?

Koach Club passt zu einem Volleyballverein mit mehreren Teams, der die Struktur aus dem Organigramm auch in der täglichen Arbeit wiederfinden will: den Vorstand mit eigenen Rechten, den Sportausschuss, der in den Teams mitliest, den Kassenwart bei den Beiträgen. Es passt nicht, wenn du nur ein Organigramm für die Website suchst (dann reicht die Vorlage) oder eine Mitgliederverwaltung mit Beitragseinzug.

Club kostet 9,99 € im Monat für den ganzen Verein, oder 8,33 € im Monat bei jährlicher Zahlung, mit unbegrenzt vielen Teams und Trainern auf dem Vereinskonto. Die fünf Vereinsrollen sind dabei, und Spieler und Eltern nutzen Koach kostenlos. Für Club gibt es keinen Testzeitraum: Du hinterlässt deine Daten auf der Vereinsseite, und wir richten den Verein gemeinsam mit dir ein. Alle Beträge stehen auf der Preisseite. Was zu Saisonbeginn sonst noch auf der Liste des Vorstands steht, findest du in der Checkliste für die Volleyballsaison.

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