Organogram vereniging: voorbeeld en sjabloon in PDF en Word

Een organogram van je vereniging laat in één oogopslag zien wie er over wat gaat, van de ledenvergadering en het bestuur tot de commissies en de teams. Hieronder lees je hoe zo'n schema is opgebouwd, download je een gratis voorbeeld en sjabloon, en zie je hoe je dezelfde structuur in Koach Club vastlegt.

Wat staat er in een organogram van een vereniging?

Een organogram is een schema van wie in de vereniging waarvoor staat en aan wie hij verantwoording aflegt. Het past op één A4 en leest van boven naar beneden. Bij een volleybalvereniging zie je bijna altijd dezelfde vier lagen:

1. De algemene ledenvergadering. Bovenaan, omdat de leden het bestuur kiezen en de jaarcijfers goedkeuren. Ernaast hangt de kascommissie, die de cijfers van de penningmeester controleert.
2. Het bestuur. Meestal een voorzitter, een secretaris en een penningmeester, aangevuld met bestuursleden voor bijvoorbeeld technische zaken en de jeugd. Naast het bestuur staat de vertrouwenscontactpersoon: het aanspreekpunt bij ongewenst gedrag.
3. De commissies. Het bestuur stelt ze in, en elke commissie heeft één aanspreekpunt. Denk aan een technische commissie, wedstrijdzaken, sponsoring en communicatie, activiteiten en vrijwilligers, en een jeugdcommissie.
4. De teams. Onderaan, elk met een trainer en bij jeugdteams vaak een teamouder. Elk team valt onder één commissie, meestal de technische commissie voor de senioren en de jeugdcommissie voor de jeugd.

De lijnen zijn net zo belangrijk als de vakken. Een doorgetrokken lijn betekent "valt onder": de commissie legt verantwoording af aan het bestuur, de trainer aan de commissie. Een stippellijn betekent dat iemand onafhankelijk werkt, naast de lijn. Dat geldt voor de kascommissie, die juist de penningmeester controleert, en voor de vertrouwenscontactpersoon, bij wie een lid terechtkan zonder via het bestuur te gaan. Wat elke bestuursfunctie precies doet, staat in de bestuursfuncties van een vereniging.

Organogram vereniging: voorbeeld en sjabloon downloaden

Je hoeft niet bij een leeg vel te beginnen. Het sjabloon hieronder is gratis, zonder account en zonder dat je je e-mailadres achterlaat. Je mag het vrij gebruiken, kopiëren en aanpassen, ook als je club geen Koach gebruikt.

• Organogram vereniging om te printen (PDF, A4 liggend): drie pagina's met een ingevuld voorbeeld, een organogram om zelf in te vullen en een lijst wie is wie.
• Organogram vereniging in Word (.docx): om zelf aan te passen, met het bestuur, vijf commissies, zes teams en een tabel wie is wie.

Wat er op de drie pagina's van de PDF staat:

• Pagina 1, het voorbeeld. Een ingevuld organogram: de ledenvergadering met de kascommissie, het bestuur met vijf functies, de vertrouwenscontactpersoon, vijf commissies en zes teams, van Dames 1 tot de jeugd tot 12 jaar. Onderaan staan drie tips.
• Pagina 2, het invulsjabloon. Dezelfde opbouw met lege vakken. Bovenaan vul je de naam van de vereniging, het seizoen en de datum in. Per commissie is er plek voor een contactpersoon en de leden, per team voor de teamnaam en de trainer.
• Pagina 3, wie is wie. Een tabel met één regel per functie en kolommen voor naam, e-mail, telefoon en de datum tot wanneer iemands termijn loopt.

Zo vul je het organogram van je vereniging in

1. Begin met wat vastligt. Pak de statuten en de laatste notulen van de ledenvergadering erbij en zet eerst het bestuur en de kascommissie in de vakken.
2. Schrap wat je niet hebt. Geen sponsorcommissie? Laat dat vak leeg of zet er jullie eigen commissie in. Een organogram beschrijft hoe het is, niet hoe het zou moeten.
3. Eén aanspreekpunt per vak. Bij een commissie vul je één contactpersoon in en daarnaast de leden. Een rij namen zonder aanspreekpunt vertelt een trainer niet wie hij moet bellen.
4. Hang elk team onder één commissie. Schrijf bij elk team de trainer en bij jeugdteams de teamouder. Dan weet iedere trainer bij wie hij terechtkan voor ballen, zaaltijd of een nieuwe speler.
5. Houd contactgegevens van het schema af. Telefoonnummers en e-mailadressen horen op de pagina wie is wie, zodat het organogram zonder privégegevens op de website kan. Vraag wel of iemands naam erop mag.
6. Zet er een datum op. Vul "Bijgewerkt op" in en werk het organogram bij na elke ledenvergadering en zodra er een trainer stopt.

Zelf tekenen, een sjabloon of een clubsysteem?

Er zijn grofweg drie manieren om de structuur van je vereniging vast te leggen. Ze sluiten elkaar niet uit.

• Zelf tekenen in een kantoor- of tekenprogramma. Je bepaalt elk vak en elke lijn zelf, maar een vak erbij betekent vaak alle lijnen opnieuw rechtzetten.
• Een sjabloon invullen, zoals hierboven. Je hebt snel iets om op te hangen, maar het blijft een momentopname: stopt er een trainer, dan moet iemand het bestand aanpassen.
• Vastleggen in een clubsysteem. Dan is de structuur geen plaatje maar de manier waarop het systeem werkt: wie welke rol heeft, bepaalt wat hij ziet en mag.

Wij maken Koach, dus lees de rechterkolom als onze eigen beschrijving. Gecontroleerd in de app in oktober 2026.

Het eerlijke advies: gebruik allebei. Het organogram is voor de leden, de website en de nieuwe trainer. Het clubsysteem is voor het werk zelf, zodat de penningmeester bij de bijdragen kan en de technische commissie bij de trainingsverslagen, zonder dat iedereen alles ziet.

Zo leg je dezelfde structuur vast in Koach Club

Koach is een app voor volleybaltrainers. Met het Club-abonnement komt daar een clubomgeving bij, het Clubdashboard, dat je opent via Profiel en dan Clubdashboard. Elke laag van het organogram heeft daar een eigen plek. Een overzicht van alle onderdelen staat in het clubdashboard van je vereniging.

Bestuur en vertrouwenscontactpersoon: een clubrol

Het bestuur krijgt in Koach een rol met eigen rechten. Koach Club kent vijf clubrollen: Clubbeheerder, Bestuurslid, Penningmeester, Vertrouwenscontactpersoon en Technisch manager. Je kent ze toe in het tabblad Beheerders, op het e-mailadres van iemands Koach-account. De penningmeester ziet de Bijdragen, maar niet de notities van trainers. De vertrouwenscontactpersoon ziet namen en teams, maar geen contactgegevens of financiën. Een clubrol valt onder het clubabonnement, dus een bestuurslid heeft geen eigen team of abonnement nodig. Hoe je iemand toevoegt, staat in clubbeheerders toevoegen.

Commissies en groepen: het tabblad Organisatie

De commissies uit je organogram zet je in het tabblad Organisatie, onder Commissies. Elk lid van een commissie krijgt daar een rol: Voorzitter, Secretaris, Penningmeester, Lid of Geen rol. Daaronder staan de Groepen, voor verbanden die geen commissie zijn, zoals een vrijwilligerspool of de spelers die helpen bij thuiswedstrijden. Naar een groep stuur je gericht een clubmail. Daarvoor koppelt de clubbeheerder eenmalig het domein van de club, en wie geen Koach-account heeft, krijgt de mail niet. Hoe je commissies en groepen aanmaakt, staat stap voor stap in commissies vastleggen.

Technische commissie: meelezen in de teams

De technische commissie wil weten hoe het in de teams gaat zonder elke trainer te bellen. Geef de technisch manager of de voorzitter van die commissie daarom de clubrol Technisch manager. Die rol leest mee in het Teamlogboek: per team de gegeven trainingen, met de aanwezigheid, wat er van het programma is gedaan, het verslag van de trainer en zijn notities over spelers. Bovenaan staan per team de signalen, zoals een training zonder verslag. De rol verandert niets en ziet geen contactgegevens. Meer over die rol staat bij de technisch manager als clubrol; wat een technische commissie verder beslist, lees je bij de technische commissie.

Teams en trainers: die komen uit de app zelf

De onderste laag van het organogram hoef je in Koach niet over te typen. De teams van de club staan op het clubaccount, en collega-trainers sluiten aan met de Clubcode. In het Overzicht van het Clubdashboard zie je per team het aantal spelers, de gekoppelde accounts, de geplande afspraken en de opkomst. Met Club en minstens twee teams staat in Profiel ook het Clubrapport: alle teams waar je trainer van bent, onder elkaar. Komt er een team bij, dan staat het er meteen in: het overzicht komt uit de teams zelf, niet uit een bestand.

Wat Koach Club niet doet

• Geen organogram als plaatje. Koach tekent geen schema en heeft geen printversie van je structuur. Daarvoor is het sjabloon.
• Niet zichtbaar voor alle leden. Het tabblad Organisatie zien alleen de rollen Clubbeheerder en Bestuurslid. Spelers, ouders en trainers zien niet wie er in welke commissie zit. Wil je dat iedereen het weet, hang dan het organogram op de website en in de zaal.
• Commissieleden kies je uit de spelers. Leden van een commissie of groep kies je in de app uit de ledenlijst, en daarin staan de spelers van de clubteams. Een ouder of trainer die zelf niet speelt, staat daar niet in en kun je er dus niet in zetten. Een clubrol kan wel: daarvoor is alleen een Koach-account nodig.
• Geen ledenvergadering en geen ledenadministratie. Koach houdt geen notulen, stemmingen of bestuurstermijnen bij en vervangt je ledenadministratie niet. Onder Bijdragen houd je bij wie wat moet betalen, maar innen doet Koach niet.
• Alleen volleybal. Is je vereniging een omnivereniging, dan dekt Koach de volleybalafdeling en niet de andere sporten.

Voor wie past Koach Club, en wat kost het?

Koach Club past bij een volleybalvereniging met meerdere teams die de structuur uit het organogram ook in het dagelijkse werk wil terugzien: het bestuur met eigen rechten, de technische commissie die meeleest in de teams, de penningmeester bij de bijdragen. Het past niet als je alleen een schema voor de website zoekt (dan is het sjabloon genoeg) of een ledenadministratie met contributie-inning.

Club kost € 9,99 per maand voor de hele vereniging, of € 8,33 per maand bij jaarbetaling, met onbeperkt teams en trainers op het clubaccount. De vijf clubrollen zitten erbij, en spelers en ouders gebruiken Koach gratis. Op Club zit geen proefperiode: je laat je gegevens achter op de clubpagina en we zetten de club samen met je op. Alle bedragen staan op de prijzenpagina. Wat er aan het begin van een seizoen verder op de lijst van het bestuur staat, vind je in de checklist voor het volleybalseizoen.

Veelgestelde vragen

Verder lezen

Commissies vastleggen sportvereniging: de club achter de teams Clubbeheerders toevoegen: de vijf rollen en waar ze voor bedoeld zijn Het clubdashboard van je volleybalvereniging: alles op één plek Bestuursfuncties vereniging: wie doet wat in je volleybalclub

Bekijk 200 volleybaloefeningen met animatie Download een compleet trainingsplan van 8 tot 28 weken