Bestuursfuncties vereniging: wie doet wat in je volleybalclub

Bestuursfuncties in een vereniging verdelen is meer dan namen op een lijst zetten. Wie voorzitter, secretaris of penningmeester wordt, krijgt ook gegevens van leden in handen, in een volleybalclub vaak van kinderen. Hier staat per functie wat iemand doet, en welke rol hij in de clubapp krijgt zodat hij precies ziet wat hij nodig heeft.

Welke bestuursfuncties heeft een vereniging?

De meeste verenigingen hebben een dagelijks bestuur van drie mensen: een voorzitter, een secretaris en een penningmeester. Daaromheen zitten bestuursleden met een eigen portefeuille, of commissies die aan het bestuur rapporteren. Hoeveel functies je nodig hebt, hangt af van de omvang van je club. Bij een handvol teams doet één persoon er vaak twee; een grote club heeft voor de jeugd en de wedstrijden een eigen commissie. Wat er formeel in je statuten staat en wie namens de club tekent, verschilt per land en per vereniging; daarover gaat dit artikel niet. Het gaat over de taakverdeling, en over de vraag die daar bij een clubapp meteen uit volgt: wie moet wat kunnen zien?

Deze functies kom je in een volleybalclub vaak tegen:

• Voorzitter: leidt het bestuur en de ledenvergadering, bewaakt de koers en is het gezicht naar buiten.
• Secretaris: post, mail en verslagen, de ledenlijst en de berichten aan de leden.
• Penningmeester: begroting, contributie, achterstanden en de financiële verantwoording.
• Technische zaken: trainers, het trainingsbeleid en de teamindeling, vaak met een technische commissie.
• Jeugdzaken: de jeugdteams, hun trainers en het contact met de ouders.
• Wedstrijdzaken: het wedstrijdprogramma, de zalen en wie er fluit, telt of zaalwacht heeft.
• Vrijwilligers: wie welke dienst draait, van de bar tot de opbouw van de zaal.
• Vertrouwenscontactpersoon: geen bestuursfunctie, wel een rol die het bestuur aanstelt.

Wil je op één blad zien hoe bestuur, commissies en teams zich tot elkaar verhouden, zet het dan in een organogram van je vereniging.

De taken per bestuursfunctie, en wat ieder nodig heeft

Voorzitter

De voorzitter zit de vergaderingen voor, houdt het beleid bij elkaar en spreekt namens de club met de gemeente, de bond en sponsors. Hij hoeft niet alles zelf te doen, maar moet wel overzien hoe het met de teams gaat: heeft elk team een trainer, komen de spelers, stroomt de jeugd door. Daarvoor heeft hij zicht op alle teams nodig, niet op de contributie per lid.

Secretaris

De secretaris is het geheugen van de club. Hij beantwoordt de post en de mail, maakt de verslagen van bestuur en ledenvergadering en houdt bij wie er lid is. Ook de meeste berichten aan de leden komen van hem. Daarvoor heeft hij de contactgegevens nodig en een manier om alle leden tegelijk te bereiken. Vaak is hij ook degene die de clubapp inricht en anderen toegang geeft.

Penningmeester

De penningmeester maakt de begroting, bewaakt de uitgaven, houdt bij wie zijn contributie nog moet betalen en legt aan het eind van het jaar verantwoording af, vaak nadat een kascommissie de boeken heeft nagekeken. Hij heeft namen, contactgegevens en bedragen nodig. Wat hij niet nodig heeft: de notities van een trainer over een speler, of de teamindeling voor volgend seizoen. Hoe je de bijdragen in een app bijhoudt zonder boekhoudpakket, staat in contributie bijhouden in je volleybalvereniging.

Technische zaken en jeugd

De bestuurder technische zaken gaat over het volleybal zelf: welke trainer welk team krijgt, hoe de teams worden ingedeeld en wat er in de trainingen gebeurt. In een grotere club doet een technische commissie het werk en zit één van hen in het bestuur. Voor de jeugd is er vaak een eigen coördinator, die de jeugdtrainers begeleidt en de ouders te woord staat; wat die er allemaal bij krijgt, staat in de taken van een jeugdcoördinator. Om mee te lezen in de teams heeft geen van beiden de contactgegevens van leden nodig. Wie ook de indeling maakt of ouders belt, heeft een ruimere rol nodig.

Wedstrijdzaken en vrijwilligers

De wedstrijdsecretaris stemt de thuiswedstrijden af op de zalen, regelt verzette wedstrijden en zorgt dat bij elke thuiswedstrijd de officials klaarstaan die de club zelf levert: een teller, een zaalwacht en in veel competities ook een scheidsrechter. De vrijwilligerscoördinator verdeelt de rest van de diensten: de bar, de opbouw, de clubdag. Beide functies draaien op roosters en op eerlijkheid, want iedereen wil weten wie al aan de beurt is geweest. Ze hebben de ledenlijst nodig en het overzicht van zalen en diensten, niet de financiën.

Vertrouwenscontactpersoon

De vertrouwenscontactpersoon is het aanspreekpunt bij ongewenst gedrag. Het bestuur stelt hem aan, maar hij zit er bij voorkeur niet in: wie een klacht heeft over een bestuurder of een trainer, moet terechtkunnen bij iemand die daar los van staat. Hij werkt vertrouwelijk en één op één, en heeft dus juist geen toegang nodig tot de notities van trainers of de adressen van alle leden. Meer over de rol en wie je ervoor kiest, lees je bij de vertrouwenscontactpersoon in je sportvereniging.

Afdelingsleider volleybal in een omnivereniging

Is volleybal één afdeling van een vereniging met meer sporten, dan zit er een hoofdbestuur boven alle afdelingen. Dat regelt meestal de ledenadministratie en de contributie centraal. De afdelingsleider volleybal, of een klein afdelingsbestuur, doet de rest: trainers, teams, zalen en wedstrijden. Voor de volleyballers is hij daarmee voorzitter, secretaris en technisch coördinator tegelijk, tot hij die taken verdeelt.

Welke rol in Koach Club past bij welke bestuursfunctie?

In Koach Club voeg je bestuursleden toe met een van vijf rollen: Clubbeheerder, Penningmeester, Bestuurslid, Technisch manager en Vertrouwenscontactpersoon. De rol is geen etiket: hij bepaalt welke onderdelen van het clubdashboard iemand ziet. Zo verdeel je ze over de functies hierboven.

Twee keuzes maak je zelf. Een jeugdcoördinator of technisch coördinator die alleen meeleest, is Technisch manager; deelt hij ook de teams in, dan heeft hij de rol Bestuurslid nodig, want de Teamindeling hoort bij die rol en niet bij de technisch manager. En iedereen heeft per club één rol. Is iemand secretaris en penningmeester tegelijk, kies dan Clubbeheerder: alleen die rol ziet zowel de bijdragen als de teamindeling.

Waarom de rol bepaalt wat iemand ziet

In veel clubs krijgt het hele bestuur dezelfde toegang tot alles: de gedeelde map, de ledenlijst, het wachtwoord van het clubaccount. Dat gaat goed tot er iemand vertrekt en zijn kopieën houdt, of tot de vertrouwenscontactpersoon de e-mailadressen en ouders van alle jeugdleden kan inzien zonder dat hij die ooit nodig heeft. In een volleybalclub gaat het vaak ook om gegevens van minderjarigen. Dan is de vraag wie wat in handen heeft geen formaliteit.

In Koach Club staat de verdeling niet alleen op het scherm. Een onderdeel waar je rol geen recht op heeft, staat niet in de balk van het clubdashboard, en elke opvraag wordt op de server nog eens tegen je rol getoetst. Een technisch manager ziet in het Teamlogboek per team de aanwezigheid, wat er van het programma is gedaan, het verslag van de trainer en de notities over spelers. Hij verandert niets en ziet geen contactgegevens. Waarom die rol zo is gesneden, lees je in de technisch manager als clubrol.

Wat een bestuurslid in Koach nodig heeft

Een bestuurslid heeft een Koach-account nodig, maar geen eigen team en geen eigen abonnement: de clubrol valt onder het clubabonnement. De clubbeheerder voegt hem onder Beheerders toe op het e-mailadres van dat account, kiest de Rol en tikt op Beheerder toevoegen. Heeft het bestuurslid geen eigen team, dan staat de knop Clubdashboard meteen op het eerste scherm na het inloggen; coacht hij zelf ook een team, dan vindt hij die knop onder Profiel. Het dashboard toont alleen de onderdelen die bij zijn rol horen. De stappen, en wat er gebeurt als iemand van rol wisselt of vertrekt, staan in clubbeheerders toevoegen.

Commissies, zoals een technische commissie of een jeugdcommissie, leg je in Koach vast onder Organisatie. En wat het bestuur door het jaar heen moet regelen, van trainers tot zalen, staat in de checklist voor het volleybalseizoen.

Gedeelde map, ledenadministratie of clubapp?

Er zijn drie gangbare manieren om het bestuur bij de informatie te laten, en ze hebben elk hun sterke kant.

• Een gedeelde map met spreadsheets. Gratis, en iedereen kan ermee werken. Alleen: wie erbij kan, kan een bestand ook downloaden en doorsturen, en zo bestaat een ledenlijst na een seizoen in een handvol versies.
• Een pakket voor ledenadministratie. Sterk waar het voor gemaakt is: inschrijving, lidmaatschap en het innen van contributie. Wat er in de trainingen van een team gebeurt, zit er doorgaans niet in.
• Een clubapp met rollen, zoals Koach Club. Bestuur, trainers, spelers en ouders in één omgeving, met per rol wat iemand ziet. Koach is alleen voor volleybal en gaat over de teams en het werk rond de teams.

Je kunt ook combineren: de ledenadministratie en het innen van de contributie in het systeem dat de vereniging al heeft, de teams en het bestuurswerk rond de teams in Koach.

Wat Koach niet voor het bestuur doet

• Geen ledenadministratie. Er is geen import van ledenlijsten: de trainer zet zijn spelers erin of nodigt ze uit.
• Geen betalingen. Onder Bijdragen houd je bij wie wat moet betalen en zet je je eigen betaallink erbij; Koach verstuurt en ontvangt geen geld.
• Geen statuten, notulen of jaarstukken. Die bewaar je waar je ze nu bewaart. Juridisch advies geeft Koach ook niet, en Koach stuurt niets naar de bond.
• Geen clubdashboard voor gewone leden. Een lid zonder clubrol ziet de clubmeldingen, zijn eigen diensten en zijn eigen openstaande bijdragen.

Wat kost Koach Club voor het bestuur?

Club kost € 9,99 per maand, of € 8,33 per maand als je per jaar betaalt, voor onbeperkt teams en trainers. Bestuursleden met een clubrol betalen niets extra, en spelers en ouders gebruiken de app gratis. Op Club zit geen proefperiode: via de pagina voor clubs vraag je een kennismaking aan, en dan zetten we de club samen met je op. Coach je zelf een team, dan probeer je de app eerst 14 dagen gratis met dat team. Alle bedragen staan op de prijzenpagina.

Veelgestelde vragen

Verder lezen

Clubbeheerders toevoegen: de vijf rollen en waar ze voor bedoeld zijn De technisch manager: de clubrol die meeleest in de teams Taken jeugdcoördinator: acht teams die je niet ziet Organogram vereniging: voorbeeld en sjabloon in PDF en Word

Bekijk 200 volleybaloefeningen met animatie Download een compleet trainingsplan van 8 tot 28 weken