Volleybalafdeling in een omnivereniging: zo organiseer je het

Een volleybalafdeling in een omnivereniging combineert twee voordelen: de sporthal, de verzekering en de kantine van een grote vereniging, en toch een eigen sport met eigen teams. Het lastige is de grens. Wat beslist de afdeling zelf, en wat het hoofdbestuur? Dit artikel helpt je die grens te trekken.

Wat is een volleybalafdeling binnen een omnivereniging?

Een omnivereniging is één vereniging met meerdere sporten onder één dak: volleybal naast bijvoorbeeld badminton, basketbal of gymnastiek. Elke sport is een afdeling met eigen teams, eigen trainers en vaak een eigen afdelingsbestuur. Boven de afdelingen staat het hoofdbestuur. Dat vertegenwoordigt de vereniging naar buiten en draagt de verantwoordelijkheid voor geld, verzekeringen en contracten.

Juridisch is een afdeling meestal geen eigen vereniging, al verschilt dat per land en per club. Wat zij zelf mag beslissen, staat in de statuten en reglementen van de omnivereniging. Lees die stukken dus eerst, ook als iedereen denkt te weten hoe het zit. Het model komt in veel landen voor: in Duitsland is volleybal vaak een Abteilung van een Mehrspartenverein met een Abteilungsleiter aan het hoofd, in Spanje en Italië heet het een sección van een club polideportivo of een sezione van een polisportiva, en in Polen een sekcja van een klub wielosekcyjny.

Wie doet wat in de volleybalafdeling?

Een afdeling hoeft geen kopie te zijn van een volledig verenigingsbestuur. Met vier rollen kun je draaien; in een kleine afdeling doet één persoon er soms twee.

Daarnaast heeft een afdeling vaak een jeugdcoördinator en iemand die de vrijwilligers regelt; in een kleine afdeling zitten die in de technische commissie. Een volledige lijst van functies en taken staat bij de bestuursfuncties van een vereniging, en hoe de technische commissie beslist, lees je bij de technische commissie volleybal.

Welke afspraken maak je met het hoofdbestuur?

De meeste wrijving in een omnivereniging ontstaat niet door ruzie, maar door onduidelijkheid. Wie mag een trainer vragen? Wie betaalt het nieuwe net? Leg daarom deze zes punten vast, liefst op één A4 dat beide besturen kennen:

1. Mandaat. Waarover beslist de afdeling zelf, zoals teams, trainers, kleding en toernooien, en wat gaat langs het hoofdbestuur, zoals contracten, vergoedingen en grote uitgaven?
2. Budget. Hoeveel krijgt de afdeling per seizoen, wie mag uitgeven en tot welk bedrag, en wanneer leg je verantwoording af?
3. Contributie. Int het hoofdbestuur alles en krijgt de afdeling een deel terug, of heft de afdeling een eigen toeslag? Spreek ook af wie extra bijdragen int, zoals kampgeld of een toernooibijdrage.
4. Zaaltijden. Wie verdeelt de uren in de gedeelde sporthal, en wanneer ligt het rooster voor het nieuwe seizoen vast?
5. Ledenadministratie. Meestal houdt het hoofdbestuur die bij voor alle afdelingen. Spreek af hoe nieuwe volleyballers en opzeggingen daar terechtkomen.
6. Communicatie. Welke berichten stuurt de afdeling zelf, en welke gaan via de vereniging als geheel?

Zet de momenten waarop je deze afspraken bijwerkt in de jaarplanning van de afdeling. Welke klussen wanneer in het seizoen vallen, staat in de checklist voor het volleybalseizoen.

Budget, contributie en zaalhuur: wie betaalt wat?

Volleybal is een zaalsport, en zaalhuur is vaak de grootste kostenpost. In een omnivereniging betaalt het hoofdbestuur de huur meestal in één contract voor alle afdelingen. De verdeling over de afdelingen is dan een afspraak tussen besturen. Kies of de volleybalafdeling betaalt naar de uren die ze echt gebruikt, of een vast deel van het totaal, en leg dat vast.

Daarnaast heeft volleybal eigen kosten die andere afdelingen niet hebben: ballen, netten, opleidingen voor scheidsrechters en de afdrachten aan de bond. Die horen in de begroting van de afdeling, zodat het hoofdbestuur ziet waarom volleybal meer of minder kost dan een andere sport. Extra's die maar één team aangaan, zoals een teamkas of kampgeld, houd je los van de contributie. Hoe je dat bijhoudt zonder gedoe, lees je bij de teamkas bijhouden.

Zaaltijden delen met andere afdelingen

De sporthal is gedeeld bezit. Badminton wil dezelfde avonden, basketbal heeft dezelfde lijnen nodig en de gymnastiekafdeling bouwt op zaterdag haar toestellen op. Begin daarom bij het rooster van de hele vereniging, en verdeel pas daarna de uren binnen volleybal. Zet ook de uren van de andere afdelingen in je eigen rooster, zodat je trainers zien waarom een veld bezet is. Hoe je de uren binnen de afdeling eerlijk over de teams verdeelt, staat in een trainingsrooster maken voor je vereniging.

Hoe Koach Club een volleybalafdeling ondersteunt

Koach is gemaakt voor volleybal. Voor een omnivereniging betekent dat: de volleybalafdeling is in Koach de club. De andere afdelingen staan er niet in, en dat hoeft ook niet. Met het abonnement Club krijgt het afdelingsbestuur een clubdashboard met:

• Eén startscherm. Bovenaan staat hoeveel spelers een gekoppeld account hebben, daaronder de onderdelen in de groepen Mensen, Planning, Club en Gegevens, elk met een korte status.
• Een rol per persoon. Onder Beheerders geef je de afdelingsvoorzitter, de penningmeester en de technische commissie elk hun eigen rol: Clubbeheerder, Penningmeester, Bestuurslid of Technisch manager. Je voegt iemand toe met het e-mailadres van zijn Koach-account, en iedereen ziet alleen wat bij die rol hoort.
• Commissies en groepen. Onder Organisatie leg je de technische commissie, de jeugdcommissie of de activiteitencommissie vast, met per persoon een rol: Voorzitter, Secretaris, Penningmeester of Lid. Bij Iemand toevoegen kies je uit de ledenlijst, met een zoekveld op naam of team. Die lijst bestaat uit de spelers van de teams: wie zelf niet in een team staat, zoals een ouder of een bestuurslid dat niet speelt, kun je er niet in zetten. Meer daarover staat bij commissies en groepen vastleggen.
• Zalen. Je zet de sporthal neer als plattegrond met velden en tijdblokken. Elk blok heeft een soort: Teamtraining, Groepstraining, Wedstrijd of Anders. Die laatste gebruik je bijvoorbeeld met de omschrijving Badminton voor de avond waarop een andere afdeling de zaal heeft.
• Bijdragen. De penningmeester houdt extra bijdragen bij en ziet wie nog open staat. Koach verwerkt zelf geen betalingen; je zet er hooguit een betaallink bij.

Wat Koach niet voor de afdeling doet

Koach vervangt de ledenadministratie van de omnivereniging niet. Leden komen in Koach doordat een trainer zijn team invoert of iemand uitnodigt, niet via een koppeling met het ledenbestand van het hoofdbestuur. Ook de contributie-inning blijft waar hij is. Wat de afdeling wel krijgt, is één plek voor alles wat om volleybal draait: teams, trainers, zaaltijden, diensten en commissies. Waar je op let bij een pakket voor de ledenadministratie, staat bij software voor de ledenadministratie.

Club is één abonnement voor de hele afdeling, met onbeperkt teams en trainers; spelers en ouders gebruiken de app gratis. Op Club zit geen proefperiode. Wat het abonnement precies omvat, staat op de pagina voor clubs, waar je ook contact opneemt.

Veelgestelde vragen

Verder lezen

Bestuursfuncties vereniging: wie doet wat in je volleybalclub Technische commissie volleybal: wie beslist wat, en wanneer Commissies vastleggen sportvereniging: de club achter de teams

Bekijk 200 volleybaloefeningen met animatie Download een compleet trainingsplan van 8 tot 28 weken