Teamkas bijhouden: toernooien, tenues en uitjes zonder gedoe

Teamkas bijhouden klinkt als een klusje van vijf minuten, tot je in maart niet meer weet wie het toernooigeld al heeft overgemaakt. Hier lees je welke afspraken ruzie voorkomen, hoe een seizoensbedrag eruitziet en hoe je ziet wie nog moet betalen, zonder namen in de groepsapp.

Waarvoor is een teamkas, en waarvoor niet?

Een teamkas is het geld van het team zelf, voor wat de club niet betaalt. Denk aan de inschrijving voor een toernooi, een teamuitje aan het einde van het seizoen, een cadeau voor de trainers, of het bedrukken van inspeelshirts. De contributie, de zaalhuur en de bondskosten horen er niet in: die regelt de club, en hoe die te werk gaat, lees je in contributie bijhouden in je vereniging en contributie innen.

Het verschil is belangrijk voor de afspraken. De contributie is verplicht en vastgesteld door de leden; een teamkas is een afspraak binnen het team. Wat een seizoen volleybal een gezin in totaal kost, staat in wat kost volleybal per maand.

Welke afspraken maak je over de teamkas?

De meeste ruzie over een teamkas gaat niet over het bedrag, maar over wat niet is afgesproken. Leg deze punten aan het begin van het seizoen vast, in één bericht aan het hele team of aan alle ouders:

• Het bedrag en wanneer. Eén bedrag per seizoen, of twee termijnen, met een datum.
• Wie het beheert. Liefst twee mensen, bijvoorbeeld de aanvoerder en een ouder, zodat niemand alleen over het geld gaat.
• Waarvoor het is. Een korte lijst. Wat er niet op staat, gaat eerst langs het team.
• Wat er gebeurt bij een overschot of tekort. Doorschuiven naar volgend seizoen, terugbetalen of bijleggen.
• Wat als iemand stopt. Terugbetalen naar rato of niet: spreek het af voordat het speelt.
• Uitzonderingen. Kan iemand het niet betalen, dan regelt de beheerder dat stil, zonder dat het team het hoeft te weten.

Bij een jeugdteam beheert vaak een ouder de kas. Hoe die rol past naast vervoer en andere taken, lees je bij de taken van een teamouder.

Een rekenvoorbeeld voor één seizoen

Een team van tien spelers spreekt € 25 per speler af. Dat geeft € 250. Zo wordt het besteed:

Reken altijd terug vanaf de plannen, niet vooruit vanaf een rond bedrag. Tenues en trainingspakken zijn vaak duurder en eenmalig; houd die liever apart als een eigen bijdrage, zodat een speler die halverwege instroomt niet de hele kas hoeft bij te leggen.

Geld innen en bijhouden wie betaald heeft

Gebruik één rekening en één manier van betalen, bijvoorbeeld een betaalverzoek uit je bank-app met een duidelijke omschrijving, zoals "Teamkas Dames 2, seizoen". Houd per persoon bij of het binnen is en op welke datum. Is het bedrag voor sommige gezinnen hoog, bied dan twee termijnen aan, bijvoorbeeld in september en januari; dat maakt het voor niemand moeilijker om bij te houden. Stuur één herinnering, persoonlijk, en zet nooit een lijst met wie nog niet betaald heeft in de groepsapp: wat iemand nog moet betalen, zegt soms iets over de thuissituatie.

Open zijn over de uitgaven werkt wel. Deel na elke grote uitgave kort wat het kostte en wat er nog in de kas zit, en bewaar de bonnetjes. Dan vraagt niemand zich in mei af waar het geld gebleven is. Sluit het seizoen af met een kort overzicht: wat er binnenkwam, wat eruit ging, wat er over is en wat daarmee gebeurt volgens de afspraak. Draagt een nieuwe beheerder de kas over, dan krijgt die dat overzicht en de bonnetjes mee.

Wat doe je als iemand niet betaalt?

Het komt in elk team een keer voor. Meestal is het vergeten, soms is het geld, en heel soms is het onwil. De volgorde die werkt:

1. Eén persoonlijke herinnering, een week na de afgesproken datum, met het bedrag en hoe je kunt betalen. Geen verwijt, gewoon de vraag.
2. Een gesprek als het daarna nog open staat. Vraag of het lukt, en bied termijnen aan als dat helpt.
3. Kwijtschelden als iemand het echt niet kan opbrengen. Spreek vooraf af dat de beheerders dat mogen beslissen, dan hoeft niemand zich te verantwoorden tegenover het team.

Wat je niet doet: een speler uitsluiten van een toernooi of uitje dat al betaald is, of het in de groep bespreken. Blijft het daarna een probleem, dan is het een zaak voor de trainer of het bestuur, niet voor de beheerder van de kas.

De teamkas in Koach: Bijdragen

Bij een club met het abonnement Club staat in het clubdashboard het onderdeel Bijdragen, voor de clubbeheerder en de penningmeester. Daar zet je een teamkas, toernooibijdrage, kledingfonds of kampgeld neer en zie je per persoon of het binnen is.

1. Maak de bijdrage aan. Tik op Nieuwe bijdrage en vul de naam in (het veld vraagt "Waarvoor is het?"), het bedrag en de vervaldatum, die standaard op de eerste van volgende maand staat. Bij Betaallink plak je desgewenst een eigen betaallink, bijvoorbeeld een betaalverzoek uit je bank-app. Daarna tik je op Bijdrage toevoegen.
2. Zet de mensen erop. Onder Wie moet betalen? kies je Heel team toevoegen en dan het team (of alle clubleden), of Iemand toevoegen voor één persoon. Wie er al op staat, niet-actieve spelers en meetrainers slaat de app over.
3. Houd de status bij. Per regel tik je op de status: Open, Betaald of Kwijtgescholden. In de lijst zie je per bijdrage hoeveel er nog open staan en hoeveel er betaald zijn.

Spelers en ouders zien hun eigen openstaande bijdragen op hun dashboard onder Nog te betalen, met het bedrag, de datum en een knop Betalen als er een betaallink bij staat. Ouders zien ook wat er voor hun kind openstaat. Niemand ziet wat een ander nog moet betalen.

Wat Koach niet doet: het is geen betaalsysteem en geen ledenadministratie. In de app staat het zelf: "Koach verwerkt geen betalingen." Het geld gaat via je eigen bank, en de penningmeester zet een regel op Betaald als het binnen is. Een kasboek met uitgaven en saldo houdt Koach ook niet bij; dat blijft een lijstje bij de beheerder.

Wat Club kost, staat op de prijzenpagina, en wat het clubdashboard verder doet op de pagina voor clubs. Speelt je team niet bij een club met Club, dan is een gedeeld spreadsheet met naam, bedrag en datum van betaling voor één team prima. Waar de teamkas in het hele seizoen past, lees je in het volleybalseizoen organiseren.

Veelgestelde vragen

Verder lezen

Contributie bijhouden in je volleybalvereniging, zonder boekhoudpakket Contributie innen bij een vereniging: incasso, betaalverzoek of overschrijving Teamouder: de taken op een rij, van vervoer tot het slotfeest

Bekijk 200 volleybaloefeningen met animatie Download een compleet trainingsplan van 8 tot 28 weken