Bote del equipo: torneos, equipaciones y salidas sin líos

Llevar el bote del equipo parece una tarea de cinco minutos, hasta que en marzo ya no sabes quién ha pagado el dinero del torneo. Aquí lees qué acuerdos evitan discusiones, cómo es un importe por temporada y cómo ves quién tiene que pagar todavía, sin nombres en el grupo de WhatsApp.

¿Para qué es el bote del equipo y para qué no?

El bote del equipo es el dinero del propio equipo, para lo que no paga el club. Piensa en la inscripción a un torneo, una salida del equipo al final de la temporada, un regalo para los entrenadores o estampar unas camisetas de calentamiento. La cuota de socio, el alquiler del pabellón y los gastos de federación no van en él: eso lo lleva el club, y cómo lo hace lo lees en controlar las cuotas de tu club y cobrar las cuotas del club.

La diferencia importa para los acuerdos. La cuota es obligatoria y la fijan los socios; el bote es un acuerdo dentro del equipo. Lo que cuesta en total una temporada de voleibol a una familia lo tienes en cuánto cuesta el voleibol al mes.

¿Qué acuerdos haces sobre el bote del equipo?

La mayoría de las discusiones sobre un bote no van del importe, sino de lo que no se acordó. Deja claros estos puntos al empezar la temporada, en un único mensaje a todo el equipo o a todas las familias:

• El importe y cuándo. Un importe por temporada, o dos plazos, con una fecha.
• Quién lo gestiona. Mejor dos personas, por ejemplo el capitán y una madre o un padre, para que nadie lleve el dinero solo.
• Para qué es. Una lista corta. Lo que no esté en ella, pasa antes por el equipo.
• Qué pasa si sobra o falta. Pasarlo a la temporada siguiente, devolverlo o poner más.
• Qué pasa si alguien lo deja. Devolver la parte proporcional o no: acuérdalo antes de que pase.
• Excepciones. Si alguien no puede pagarlo, quien gestiona el bote lo resuelve con discreción, sin que el equipo tenga que enterarse.

En un equipo de cantera el bote lo suele llevar una madre o un padre. Cómo encaja ese papel junto al transporte y otras tareas lo lees en las funciones del padre delegado.

Un ejemplo con números para una temporada

Un equipo de diez jugadores acuerda 25 € por jugador. Eso da 250 €. Así se gasta:

Calcula siempre hacia atrás desde los planes, no hacia delante desde un importe redondo. Las equipaciones y los chándales suelen ser más caros y de una sola vez; mejor llévalos aparte como una aportación propia, para que un jugador que llega a mitad de temporada no tenga que poner todo el bote.

Cobrar y saber quién ha pagado

Usa una sola cuenta y una sola forma de pago, por ejemplo una solicitud de Bizum o una transferencia con un concepto claro, como "Bote Sénior Femenino B, temporada". Apunta por persona si ha llegado y en qué fecha. Si el importe es alto para algunas familias, ofrece dos plazos, por ejemplo en septiembre y en enero; eso no lo hace más difícil de controlar para nadie. Manda un solo recordatorio, en privado, y no pongas nunca en el grupo de WhatsApp una lista de quién no ha pagado: lo que alguien debe todavía a veces dice algo de su situación en casa.

Ser transparente con los gastos sí funciona. Después de cada gasto grande cuenta en dos líneas lo que costó y lo que queda en el bote, y guarda los tiques. Así nadie se pregunta en mayo adónde ha ido el dinero. Cierra la temporada con un resumen corto: lo que entró, lo que salió, lo que sobra y qué se hace con ello según lo acordado. Si una persona nueva se hace cargo del bote, recibe ese resumen y los tiques.

¿Qué haces si alguien no paga?

Pasa en todos los equipos alguna vez. Casi siempre es un olvido, a veces es el dinero y muy pocas veces es falta de ganas. El orden que funciona:

1. Un recordatorio personal, una semana después de la fecha acordada, con el importe y cómo se puede pagar. Sin reproches, solo la pregunta.
2. Una conversación si después sigue pendiente. Pregunta si puede, y ofrece plazos si eso ayuda.
3. Condonarlo si alguien de verdad no puede pagarlo. Acordad antes que quienes gestionan el bote pueden decidirlo, y así nadie tiene que dar explicaciones al equipo.

Lo que no haces: dejar a un jugador fuera de un torneo o una salida que ya está pagada, o hablarlo en el grupo. Si después sigue siendo un problema, es un asunto del entrenador o de la junta, no de quien lleva el bote.

El bote del equipo en Koach: Aportaciones

En un club con la suscripción Club, el panel del club tiene el apartado Aportaciones, para el administrador del club y el tesorero. Ahí preparas la caja del equipo, la cuota de un torneo, un fondo de ropa o el dinero de un campus y ves por persona si ha llegado.

1. Crea la aportación. Toca Nueva aportación y rellena el nombre (el campo pregunta "¿Para qué es?"), el importe y la fecha de vencimiento, que por defecto es el día uno del mes siguiente. En Enlace de pago pegas, si quieres, tu propio enlace de pago. Después tocas Añadir aportación.
2. Añade a las personas. En ¿Quién debe pagar? eliges Añadir un equipo entero y después el equipo (o todos los miembros del club), o Añadir a alguien para una sola persona. La app se salta a quien ya está, a los jugadores inactivos y a los jugadores de entrenamiento.
3. Lleva el estado. En cada línea tocas el estado: Pendiente, Pagado o Condonado. En la lista ves para cada aportación cuántas quedan pendientes y cuántas están pagadas.

Jugadores y familias ven sus propias aportaciones pendientes en su panel, en Pendiente de pago, con el importe, la fecha y un botón Pagar si hay un enlace de pago. Las familias ven también lo que tiene pendiente su hijo. Nadie ve lo que debe otra persona.

Lo que Koach no hace: no es un sistema de pago ni una gestión de socios. En la propia app lo pone: "Koach no procesa pagos." El dinero va por tu propio banco, y el tesorero pone una línea en Pagado cuando ha llegado. Koach tampoco lleva un libro de caja con gastos y saldo; eso sigue siendo una lista de quien gestiona el bote.

Lo que cuesta Club está en la página de precios, y qué más hace el panel del club, en la página para clubes. Si tu equipo no juega en un club con Club, para un solo equipo basta con una hoja de cálculo compartida con nombre, importe y fecha de pago. Dónde encaja el bote en toda la temporada lo lees en organiza la temporada de voleibol.

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