Cassa della squadra: tornei, divise e uscite senza discussioni

Tenere la cassa della squadra sembra un lavoretto da cinque minuti, finché a marzo non sai più chi ha già versato la quota del torneo. Qui leggi quali accordi evitano le liti, come si presenta una quota per la stagione e come vedi chi deve ancora pagare, senza nomi nella chat di gruppo.

A cosa serve una cassa della squadra, e a cosa no?

La cassa della squadra sono i soldi della squadra stessa, per quello che la società non paga. Pensa all'iscrizione a un torneo, a un'uscita di squadra a fine stagione, a un regalo per gli allenatori o alla stampa delle magliette da riscaldamento. La quota associativa, l'affitto della palestra e i costi federali non ci entrano: li gestisce la società, e come lo fa lo leggi in gestire le quote sociali della società e riscuotere le quote.

La differenza conta per gli accordi. La quota associativa è obbligatoria e la decidono i soci; la cassa della squadra è un accordo dentro la squadra. Quanto costa in tutto a una famiglia una stagione di pallavolo lo trovi in quanto costa la pallavolo al mese.

Quali accordi prendi sulla cassa della squadra?

La maggior parte delle liti sulla cassa non riguarda la cifra, ma quello che non è stato deciso. Fissa questi punti all'inizio della stagione, in un unico messaggio a tutta la squadra o a tutti i genitori:

• La cifra e la scadenza. Una quota a stagione, o due rate, con una data.
• Chi la gestisce. Meglio due persone, per esempio il capitano e un genitore, così nessuno gestisce i soldi da solo.
• A cosa serve. Un elenco breve. Quello che non c'è passa prima dalla squadra.
• Cosa succede con un avanzo o un ammanco. Si riporta alla stagione dopo, si restituisce o si integra.
• Cosa succede se qualcuno smette. Rimborso in proporzione o no: decidetelo prima che succeda.
• Eccezioni. Se qualcuno non può pagare, chi gestisce la cassa lo sistema con discrezione, senza che la squadra debba saperlo.

In una squadra giovanile spesso la cassa la tiene un genitore. Come si combina quel ruolo con i viaggi e gli altri compiti lo leggi in i compiti del genitore referente.

Un esempio di conti per una stagione

Una squadra di dieci giocatori decide una quota di 25 € a testa. Fanno 250 €. Ecco come vengono spesi:

Fai sempre il conto a ritroso partendo dai progetti, non in avanti partendo da una cifra tonda. Divise e tute spesso costano di più e sono una spesa una tantum; tienile piuttosto a parte come contributo separato, così chi arriva a metà stagione non deve ripianare tutta la cassa.

Raccogliere i soldi e sapere chi ha pagato

Usa un solo conto e un solo modo di pagare, per esempio un bonifico o una richiesta di pagamento dall'app della banca, con una causale chiara come "Cassa squadra Under 16, stagione 26/27". Tieni nota per ogni persona se i soldi sono arrivati e in che data. Se per qualche famiglia la cifra è alta, offri due rate, per esempio a settembre e a gennaio; non complica il conto a nessuno. Manda un solo promemoria, personale, e non mettere mai nella chat di gruppo un elenco di chi non ha ancora pagato: quanto deve ancora qualcuno a volte dice qualcosa sulla sua situazione a casa.

Essere trasparenti sulle spese invece funziona. Dopo ogni spesa importante condividi in breve quanto è costata e quanto resta in cassa, e conserva gli scontrini. Così a maggio nessuno si chiede dove sono finiti i soldi. Chiudi la stagione con un breve resoconto: quanto è entrato, quanto è uscito, quanto resta e cosa se ne fa secondo gli accordi. Se la cassa passa a una nuova persona, riceve quel resoconto e gli scontrini.

Cosa fai se qualcuno non paga?

Succede in ogni squadra prima o poi. Di solito è una dimenticanza, a volte sono i soldi, e molto raramente è cattiva volontà. L'ordine che funziona:

1. Un promemoria personale, una settimana dopo la data concordata, con la cifra e come si può pagare. Nessun rimprovero, solo la richiesta.
2. Una chiacchierata se poi resta ancora aperto. Chiedi se ce la fa, e offri delle rate se aiuta.
3. Condonare se qualcuno davvero non riesce. Decidete prima che chi gestisce la cassa può farlo, così nessuno deve giustificarsi davanti alla squadra.

Cosa non fai: escludere un giocatore da un torneo o da un'uscita già pagati, o parlarne nel gruppo. Se resta un problema, è una questione per l'allenatore o per il consiglio, non per chi tiene la cassa.

La cassa della squadra in Koach: Contributi

In una società con l'abbonamento Club, nella dashboard della società c'è la sezione Contributi, per il gestore del club e il tesoriere. Lì prepari una cassa squadra, una quota torneo, un fondo abbigliamento o una quota camp e vedi per ogni persona se i soldi sono arrivati.

1. Crea il contributo. Tocca Nuovo contributo e inserisci il nome (il campo chiede "Per cosa è?"), l'importo e la scadenza, che di serie è il primo del mese successivo. In Link di pagamento puoi incollare un tuo link di pagamento, per esempio una richiesta di pagamento dall'app della banca. Poi tocca Aggiungi contributo.
2. Aggiungi le persone. Sotto Chi deve pagare? scegli Aggiungi tutta la squadra e poi la squadra (o tutti i membri della società), oppure Aggiungi qualcuno per una persona sola. Chi c'è già, i giocatori non attivi e i giocatori aggregati l'app li salta.
3. Aggiorna lo stato. Per ogni riga tocchi lo stato: Aperto, Pagato o Condonato. Nell'elenco vedi per ogni contributo quanti sono ancora aperti e quanti pagati.

Giocatori e genitori vedono i propri contributi aperti nella dashboard sotto Ancora da pagare, con l'importo, la data e un pulsante Paga se c'è un link di pagamento. I genitori vedono anche quello che è aperto per il figlio. Nessuno vede quanto deve ancora pagare un altro.

Cosa non fa Koach: non è un sistema di pagamento né un gestionale dei tesserati. Lo dice l'app stessa: "Koach non gestisce pagamenti." I soldi passano dalla tua banca, e il tesoriere mette una riga su Pagato quando sono arrivati. Un libro cassa con spese e saldo Koach non lo tiene; quello resta un elenco di chi gestisce la cassa.

Quanto costa Club è sulla pagina dei prezzi, e cos'altro fa la dashboard della società sulla pagina per le società. Se la tua squadra non gioca in una società con Club, per una sola squadra va benissimo un foglio di calcolo condiviso con nome, importo e data del pagamento. Dove si inserisce la cassa della squadra nella stagione lo leggi in organizzare la stagione di pallavolo.

Domande frequenti

Continua a leggere

Gestire le quote sociali della società di pallavolo senza gestionale Riscuotere le quote in una società sportiva: addebito, link di pagamento o bonifico Compiti del genitore referente: dai viaggi alla festa finale

Guarda 200 esercizi di pallavolo animati Scarica un programma di allenamento completo da 8 a 28 settimane