Riscuotere le quote in una società sportiva: addebito, link di pagamento o bonifico
L'importo della quota è fissato, il bilancio è approvato e sono tutti d'accordo. Poi si scopre che il lavoro vero comincia proprio lì: i soldi devono anche arrivare, da centinaia di persone insieme, e da una parte di loro non arrivano da sé. Questo articolo parla di quella seconda metà — la forma con cui riscuoti, il ritmo con cui solleciti e la conversazione con chi non paga.
Riscuotere è una scelta, non un lavoretto
Nella maggior parte delle società non è mai stato deciso come si riscuote. È una cosa cresciuta da sé: il tesoriere di dieci anni fa faceva così, e chi è venuto dopo ha continuato. È un peccato, perché la forma decide tutto il resto — quante serate ci lascia il tesoriere, quanto in fretta il bilancio è coperto, e come suona la richiesta per la famiglia che si vede arrivare il conto.
Nessuna forma è buona su tutti e tre i fronti; spostano lavoro e sicurezza avanti e indietro fra la società e il socio. Quale divisione vi convenga dipende da tre domande oneste. Quanto lavoro manuale regge il tuo tesoriere con il tempo che ha davvero? Quanto vuoi essere sicuro che a una certa data i soldi ci siano? E quanta libertà lasci al socio? Dell'importo in sé questo articolo non parla — quello sta in calcolare la quota: per squadra o per tesserato.
Tre modi per far arrivare i soldi
Il mandato di addebito diretto. Il socio autorizza una volta sola la società a prelevare l'importo dal suo conto, e da lì in poi succede alla data stabilita senza che nessuno debba fare niente. Il lavoro sta quasi tutto all'inizio: raccogliere quell'autorizzazione da ogni tesserato e conservare i dati come si deve. Dopo, a ogni tornata, resta pochissimo, e i soldi ci sono il giorno stesso. Il punto debole sono i cambiamenti. Se un socio non comunica il nuovo IBAN, l'addebito va a vuoto e te ne accorgi solo dopo la data. E se qualcuno smette a metà stagione, devi fermare tu l'addebito — altrimenti prelevi soldi a chi socio non è più, ed è uno dei pochi errori che fanno arrabbiare davvero. Per il socio questa forma è comoda se altrimenti se ne dimenticherebbe, e scomoda se è in difficoltà: l'importo sparisce in un momento che non sceglie lui. Per questo la data va annunciata prima.
La richiesta di pagamento, o un link di pagamento a ogni tornata. La società manda il link a ogni giro di incasso e il socio paga in pochi tocchi. Prima non c'è niente da organizzare — non gestisci dati bancari del socio, quindi non c'è nessun IBAN che possa scadere, e se qualcuno smette a metà stagione semplicemente non gli mandi più il link. In cambio il lavoro torna ogni volta: mandare, tenere il conto di chi ha pagato, pescare chi manca. La maggior parte arriva in pochi giorni, con una coda che dura settimane. Per il socio è la forma più gradevole — decide lui quando — ma gli arriva anche un compito in più, e un compito si può rimandare.
Il bonifico lasciato all'iniziativa del socio. La società comunica l'importo, l'IBAN e la data ultima, e il socio fa da sé. Prima non c'è niente da organizzare e niente da gestire: è tutta lì l'attrattiva. Il conto arriva dopo, perché devi abbinare i pagamenti ai nomi, e una parte arriva senza una causale utile o dal conto di uno zio. È di gran lunga la forma più lenta: non impegna a niente, quindi scivola in fondo alla pila. In una società piccola funziona benissimo; da qualche centinaio di tesserati in su la riconciliazione diventa un lavoro a sé.
Molte società combinano: l'addebito come regola, la richiesta di pagamento per chi non vuole darlo. Va benissimo, a una condizione: resta un'unica contabilità in cui stanno tutti e due i gruppi. Due forme con due elenchi è esattamente il modo in cui si finisce per scrivere due volte alla stessa persona.
Un unico versamento o più rate?
In quasi tutte le società la tornata delle quote coincide con l'inizio della stagione. Si capisce — la palestra e l'iscrizione al campionato vanno pagate in anticipo — ma per una famiglia è il momento più caro dell'anno: nelle stesse settimane arrivano anche le scarpe, le ginocchiere, la cassa della squadra e la quota per un torneo. Quel conto per intero sta in quanto costa la pallavolo al mese.
Le rate risolvono quel picco, e non è poco. Quello che non fanno: abbassare il totale. E alla società costano lavoro, perché ogni momento di incasso moltiplica tutto — due rate sono due invii, due giri di solleciti e due riconciliazioni. La regola pratica: le rate sono sostenibili se l'addebito è automatico, e diventano pesanti appena il socio deve fare qualcosa ogni volta. Quattro rate a colpi di bonifico non sono un'agevolazione ma un secondo lavoro. Per questo la via di mezzo funziona meglio: un'unica tornata come regola, il pagamento dilazionato su richiesta. Così l'amministrazione in più la porta solo chi ne ha bisogno.
Decidi con la stessa attenzione anche in che punto dell'anno riscuoti. Riscuotere prima della prima partita mette la partecipazione e il pagamento nello stesso gesto; riscuotere quando la stagione va avanti da mesi toglie quel terreno — stai chiedendo soldi per una cosa a cui qualcuno partecipa già da un pezzo.
Quello che stabilisci prima non lo devi discutere dopo
Ogni eccezione che inventi sul momento, la stagione dopo è un precedente. Per questo il consiglio direttivo decide una volta sola su quattro cose, e il tesoriere le ripete parola per parola in ogni comunicazione:
- L'importo e a che cosa si riferisce. Quale periodo, quale categoria d'età, e se esiste una tariffa ridotta. Non: «la quota che sapete».
- Una sola data ultima. Una data vera, non «nel corso delle prossime settimane». Senza una data nessuno può essere in ritardo, e quindi nessuno è in ritardo.
- Che cosa succede se non si paga. Quando arriva il primo sollecito, quando qualcuno telefona, e se c'è una conseguenza finale — sì o no.
- Chi decide. Una funzione, non «il consiglio». Il tesoriere decide su proroghe e piani di rientro; il consiglio decide soltanto la linea che ci sta dietro.
È l'ultimo punto a fare la differenza più grossa: appena è chiaro chi decide, nessuno va a fare pressione sul consigliere che per caso conosce, e il tesoriere non tratta — rimanda alla regola.
In breve: metti nero su bianco una conseguenza solo se sei disposto ad applicarla. Un limite che nessuno fa rispettare insegna alla società, nel giro di una stagione sola, che la data ultima è un suggerimento.
Il ritmo dei solleciti: quattro contatti
La maggior parte delle società sollecita troppo spesso e in modo troppo vago: cinque e-mail dello stesso tono, a tutti quanti. L'effetto è il contrario di quello voluto — chi ha pagato si spazientisce, chi non ha pagato ha smesso di leggere dopo la seconda. Quattro contatti bastano, ognuno con un tono più personale e un gruppo più piccolo. Il quarto è una telefonata.
- L'annuncio, con largo anticipo sulla data — due settimane sono una buona distanza. Importo, data ultima, come si paga, e la frase sull'agevolazione di cui si parla più sotto. A tutti.
- Il primo sollecito, poco dopo la data ultima. Asciutto e neutro, solo a chi risulta ancora scoperto. Parti dal presupposto che se ne siano dimenticati, perché è quasi sempre così. Niente «siamo spiacenti di dover constatare».
- Il secondo sollecito, due o tre settimane più tardi. Più personale, con il nome dentro, e con l'indicazione che il tesoriere è raggiungibile se c'è qualcosa sotto. Ancora nessuna minaccia.
- La telefonata. Non una terza e-mail.
Quel punto di svolta è la parte più importante del ritmo. Chi dopo due giri per iscritto non risponde, non risponderà neanche al terzo: vuol dire che c'è sotto qualcos'altro. Difficoltà di soldi, una separazione, un trasloco, o il fastidio per una faccenda che non c'entra niente. Roba che viene fuori solo parlando. Una telefonata rende quindi di solito più di una terza e-mail — ed è anche l'unico modo per sapere se serve un'agevolazione.
Due regole ferme intorno a tutto questo. La prima: è sempre la stessa persona a scrivere e a telefonare, ed è il tesoriere o qualcuno a cui quel ruolo è stato dato esplicitamente. Mai l'allenatore. Un allenatore che tira fuori il discorso soldi non è più la persona con cui un giocatore parla del suo gioco, e un ragazzino non deve proprio sapere che a casa non si è pagato. La seconda: non mandare mai un sollecito a un gruppo in cui ci sono anche persone in regola — dopo una scivolata del genere, alla tornata successiva ti risponderanno tutti tranne quelli che cercavi. Il che pone una condizione alla tua amministrazione: devi sapere in ogni momento chi è scoperto. Chi può vedere quell'elenco e per quanto tempo lo conservi, per giunta, non è una scelta libera — vedi quali dati dei soci conservi.
Offri l'agevolazione, non aspettare che te la chiedano
Quasi tutte le società hanno qualcosa: pagamento dilazionato, una proroga, a volte un piccolo fondo o un aiuto che viene da fuori. E quasi nessuna lo dice da qualche parte. Il risultato è prevedibile — lo ottiene solo chi ha il coraggio di chiedere. Chi ne ha più bisogno è spesso proprio quello che non chiede, e alla fine della stagione sparisce in silenzio.
Ribalta la cosa e mettila nell'annuncio stesso, con parole normali: che il pagamento dilazionato o una proroga si possono chiedere, a chi bisogna rivolgersi, e che resta una cosa riservata. Due frasi. Perché funzionino davvero servono tre condizioni:
- Un solo referente, con nome e indirizzo diretto. Non l'indirizzo generico della società, di cui nessuno sa chi lo legge.
- Riservato, e dirlo. Nessuna delibera del consiglio che finisce in un verbale, nessuna domanda nel gruppo della squadra.
- Nessun documento da esibire. Chi deve dimostrare di non farcela non si fa avanti.
Che cosa possa contenere un'agevolazione del genere — pagare a rate, una tariffa ridotta, un fondo esterno alla società — sta in il conto di una stagione. Qui si tratta dell'atteggiamento, e anche quello ha una difesa tutta pratica: un socio che smette in silenzio ti costa l'intera quota, un socio che paga a rate due operazioni in più.
Dove il software aiuta e dove no
Nessun sistema riscuote al posto tuo. La forma, il ritmo e la telefonata sono scelte di indirizzo. C'è esattamente un punto in cui il software fa la differenza: le posizioni aperte stanno attaccate all'elenco dei soci invece che a un file per conto suo. Sembra poca cosa ed è tutto il guadagno: niente due sistemi affiancati, e nessun sollecito a una famiglia il cui figlio non gioca più da sei mesi.
In Koach questo sta nella scheda Quote della dashboard della società: una voce con un importo, una data ultima e il tuo link di pagamento, e sotto i nomi con accanto lo stato di ciascuno. Come si crea e si spunta una voce del genere sta in gestire le quote senza gestionale. Per Koach non passa un euro — il link di pagamento è quello della società stessa. La dashboard della società è compresa nell'abbonamento Club da 9,99 euro al mese per l'intera società; vedi gestire la tua società di pallavolo.
Se la tua società lavora con un foglio di calcolo, tutto quello che sta qui sopra funziona altrettanto bene — a una condizione: che il file sia uno solo, e che venga aggiornato dopo ogni modifica all'elenco dei soci. Alla fine la forma che scegli conta meno del fatto che ogni anno sia la stessa.
Domande frequenti
Un socio smette a metà stagione. Devo restituire la quota?
Lo decide la società, ma mettilo per iscritto prima della stagione e non nel momento in cui qualcuno lo chiede. La regola più diffusa è che la quota valga per l'intera stagione, perché anche la società ha impegnato per l'intera stagione la palestra, l'iscrizione al campionato e l'allenatore. Chi fa addebitare a rate deve inoltre fermare attivamente quelle che restano — altrimenti continui a prelevare da chi socio non è più.
Una persona non paga, nemmeno dopo due solleciti e una telefonata. E allora?
A quel punto non è più una questione di incasso ma una decisione. Le strade sono tre: concordare un piano di rientro, condonare l'importo mettendo per iscritto anche il motivo, oppure applicare la conseguenza che avevi annunciato prima. Quello che non si fa è niente. Una posizione aperta che resta lì per un anno diventa da sola una regola, e chi verrà dopo di te non riuscirà più a capire se era una decisione o una dimenticanza.
Può giocare chi non ha pagato?
Lo decide la società, dentro i regolamenti del campionato in cui gioca, e deve stare nella decisione che prendi prima della tornata di incasso — non nella settimana in cui il caso si presenta. Nel settore giovanile è ancora più delicato: il conto è del genitore, ma la conseguenza ricade sul ragazzo. Per questo lì la maggior parte delle società sceglie un colloquio con il genitore invece dell'esclusione.
Un socio comunica un nuovo IBAN. Il mandato va rifatto?
L'autorizzazione in sé è un accordo fra il socio e la società e di solito non è legata a un unico conto, ma che cosa vada fatto esattamente cambia da paese a paese e da banca a banca — verificalo con la vostra. In pratica conta soprattutto questo: il nuovo IBAN dev'essere registrato prima della data del prossimo addebito. Metti quindi in ogni comunicazione una riga che dica che le variazioni vanno segnalate entro una data precisa.
