Modulo di iscrizione: dal modulo compilato a un posto in squadra
Qualcuno vuole iscriversi e compila un modulo. Quella è la parte facile. Poi comincia un percorso che passa da quattro persone che non si parlano automaticamente, e da qualche parte lungo quel percorso l'iscrizione resta ferma tre settimane. Questo articolo parla di quel percorso, non dei campi da compilare.
Il modulo è la parte facile
Quasi tutte le società che vogliono mettere ordine nelle iscrizioni cominciano dal modulo: più pulito, digitale, campi in un ordine sensato. E poi si scopre che il disordine non era mai passato dal modulo. Stava dietro.
Perché le iscrizioni non arrivavano da un solo canale. Arrivavano dall'indirizzo sul sito, da un foglietto di carta rimasto in sede, e da un allenatore fermato dopo l'allenamento che ha pensato: questo nome me lo ricordo. Tre ingressi, tre persone convinte che se ne occupi l'altra. Un modulo migliore non cambia niente di tutto questo: il problema comincia solo quando si tocca Invia.
Quali dati chiedere in quel modulo è una domanda a parte con una buona risposta che qui non ripetiamo: l'elenco completo — dati di base, le quattro domande sulla salute, il consenso per foto e video — sta in quali dati dei giocatori ti servono davvero. E su quale base puoi conservarli e per quanto tempo, lo trovi in il GDPR per la tua società sportiva. Questo articolo parla di quello che viene dopo: la strada dal modulo compilato a un nome che il martedì sera sta in palestra.
Le quattro tappe di una singola iscrizione
Un'iscrizione, in quasi tutte le società, passa dalle stesse quattro tappe, che raramente sono scritte da qualche parte. Per ogni tappa dovrebbe esserci un responsabile, e una sola cosa che nasce lì e da nessun'altra parte.
- Tappa 1 — il modulo. Responsabile: la persona a cui arrivano le iscrizioni, di solito il segretario o la segreteria soci. Quello che nasce qui e nient'altrove: la data di iscrizione e la conferma che l'iscrizione esiste. Tutto quello che va storto più tardi va storto perché questa tappa non ha un responsabile ma una casella di posta.
- Tappa 2 — la segreteria soci e la federazione. Responsabile: la segreteria soci. Quello che nasce qui: il numero di tessera e, se la società gioca un campionato, il tesseramento presso la federazione a cui la società è affiliata. Cambia da paese a paese — a volte è un modulo, a volte un portale, a volte settimane di attesa. Qui sta anche la risposta alla domanda se una persona può già giocare.
- Tappa 3 — il tesoriere. Responsabile: il tesoriere. Quello che nasce qui: l'accordo sul pagamento. Quanto si paga e come si incassa è un discorso a parte — ne parla calcolare la quota: per squadra o per socio. La trappola è la data di partenza: chi comincia a stagione iniziata raramente paga la stessa cifra, e quella data sta soltanto nella tappa 1.
- Tappa 4 — l'allenatore della squadra. Responsabile: l'allenatore. Quello che nasce qui: il nome nella rosa, il numero di maglia, il posto nel gruppo della squadra. È l'unica tappa che il nuovo giocatore nota davvero — ed è l'unica in cui nessuno tiene un registro.
A ogni tappa gli stessi dati vengono ridigitati: nome, data di nascita, indirizzo e-mail, quattro volte, in quattro sistemi che non sanno niente l'uno dell'altro. È il motivo per cui un cambio di indirizzo resta vecchio in tre posti. Quelle quattro tappe non le elimini — una federazione ha il suo portale, un tesoriere la sua contabilità. Quello che puoi fare: scrivere per ogni tappa chi ce l'ha, e ridurre il numero di volte in cui si ricopia.
Il vuoto fra iscritto e assegnato
Fra la tappa 1 e la tappa 4 c'è un periodo in cui chi si è iscritto non sente niente. È la fase più pericolosa, e nessun modulo la risolve.
Guarda la domanda che ci sta dentro: in quale squadra va questa persona? Con un adulto che ci sta chiaramente dentro, è una telefonata. Con un ragazzino di tredici anni che non ha mai giocato a pallavolo, è una scelta fra due squadre entrambe quasi piene, presa da persone che si parlano una volta al mese. Nel frattempo a casa c'è qualcuno che aspetta e che la settimana scorsa era entusiasta.
Tre cose aiutano, e nessuna delle tre costa soldi.
- Indica una sola persona che decide per fascia d'età. Non una commissione, una persona con il potere di dire di sì. La commissione potrà sempre rivedere la sua scelta più avanti; chi si è iscritto ha bisogno di una risposta adesso.
- Concorda un tempo massimo e scrivilo nella conferma. Per esempio: entro due giorni una conferma di ricezione con il nome di chi se ne occupa, ed entro due settimane la risposta sulla squadra. Abbastanza breve da tenere qualcuno legato, abbastanza larga da coinvolgere un allenatore.
- Manda un messaggio intermedio se non ce la fai. Tre righe — ci stiamo ancora lavorando, la prossima settimana ti facciamo sapere — tengono a bordo praticamente tutti. Il silenzio no.
Se la squadra è davvero piena, dillo subito, con una data in cui ci guardi di nuovo. Una lista d'attesa di cui una persona è al corrente va benissimo. Una lista d'attesa su cui qualcuno sta senza saperlo ti costa il socio e anche il racconto che quella persona ne farà in giro.
Provare senza diventare soci per inerzia
Quasi tutte le società fanno prima fare qualche allenamento di prova. È una cosa saggia, ma è anche esattamente il punto in cui l'amministrazione deraglia — perché chi viene a provare non è un socio, e dopo un po' lo diventa comunque, senza che nessuno abbia scelto un momento in cui succede.
In un periodo di prova, quindi, chiedi meno cose, non di più. Ti serve: nome, data di nascita, un numero di telefono della persona stessa o di un genitore, e un numero per le emergenze. Nessun dato bancario, perché non si incassa ancora niente. Nessun numero di tesseramento, perché non si gioca ancora. Nessuna firma sotto un'iscrizione che non esiste ancora. Se quelle cose le chiedi lo stesso, ti ritrovi a conservare i dati di una persona che socio non lo è diventato.
Poi evita il silenzio con un accordo solo: un periodo di prova ha una data di fine, e in quella data qualcuno telefona. Due o tre allenamenti bastano per capire se piace. A quel punto ci sono due esiti — o diventa un'iscrizione, e solo allora passa il modulo completo, o finisce lì. Che cos'è e cosa non è chi viene a provare sta in allenarsi senza far parte della rosa.
In breve: non lasciare mai che un periodo di prova diventi un'iscrizione da solo. Mettici una data e fai telefonare qualcuno quel giorno — quella singola telefonata evita sia una fattura contestata sia un giocatore che non è mai stato iscritto davvero.
I dati che ti mancheranno più avanti
Tre cose servono a quasi tutte le società esattamente nel momento in cui mancano, e tutte e tre all'iscrizione si raccolgono in dieci secondi: un numero per le emergenze che non sia quello del giocatore stesso, il secondo contatto per i minori — l'altro genitore o chi ne fa le veci — e l'accordo su chi accompagna e chi riporta a casa dopo una trasferta. Il terzo è quello più difficile da ricostruire dopo, e il più delicato quando va storto.
Quello che appartiene all'iscrizione e a nient'altro è la domanda su dove finiscono. Un numero per le emergenze che sta solo nella casella di posta del segretario, all'allenatore in palestra non serve a niente.
L'uscita che nessuno progetta
Ogni società ha un percorso di iscrizione e quasi nessuna ha un percorso di disdetta. È lo stesso percorso al contrario, e il danno è più grande: con un'iscrizione che si blocca perdi un socio che non avevi ancora, con una disdetta che si blocca qualcuno continua a pagare per uno sport che non fa più.
Costruisci quindi dentro il tuo modulo — o accanto — una cosa che di solito non c'è: un percorso di uscita. Devono succedere quattro cose, e sono le stesse quattro tappe.
- La disdetta viene confermata, con la data in cui l'iscrizione finisce. Non «l'abbiamo ricevuta», ma una data.
- Il socio viene cancellato dalla federazione se lì era tesserato. Se non lo fai, spesso la società continua a pagare per una persona che se n'è andata.
- Viene fissato l'ultimo pagamento e fermato il successivo. È il reclamo più frequente di chi se n'è andato.
- L'allenatore toglie il nome dalla squadra e dal gruppo. Finché non lo fa, quella persona è ancora in formazione e riceve messaggi su una partita a cui non verrà.
Mettetevi d'accordo anche su cosa succede ai dati quando qualcuno se n'è andato: cosa conservi per la contabilità e cosa cancelli. Il punto: quella pulizia sta attaccata alla disdetta, non a una grande pulizia annuale che non fa nessuno.
I campi, nudi — e l'ultima tappa
Se vuoi costruirti un modulo da solo, con qualunque strumento, questa è la lista nuda — solo i nomi; la spiegazione campo per campo sta nell'articolo sui dati dei giocatori.
- Persona: nome, cognome, data di nascita, sesso (facoltativo), indirizzo, CAP, città.
- Reperibilità: indirizzo e-mail, numero di telefono, contatto per le emergenze con nome e numero.
- Per i minori di 18 anni: nome, e-mail e telefono del primo genitore o tutore, gli stessi dati per il secondo, e l'accordo su chi accompagna o riporta a casa.
- Sport: ha già giocato sì/no, società precedente, ruolo preferito, taglia della maglia, livello o squadra desiderata.
- Salute: patologie di cui tenere conto sotto sforzo, farmaci da avere a portata di mano, allergie, infortuni precedenti.
- Amministrazione: data di inizio, dati per il pagamento, accettazione del regolamento della società, scelta su foto e video, numero di tesseramento se la persona ne ha già uno.
- Volontariato: basta una domanda aperta — che cosa ti piacerebbe fare.
Quella lista la realizzi con qualsiasi strumento gratuito per moduli. Quello che non risolvi è la tappa 4: che il nome finisca davvero dentro una squadra. Quella resta una mail a un allenatore che poi ricopia.
In Koach quell'ultima tappa è il punto in cui si smette di ricopiare. Koach non ospita il tuo modulo di iscrizione — quale modulo usare resta una tua scelta. Quello che succede, invece, è che l'allenatore mette il nuovo nome una volta sola nella propria squadra, con una data di nascita e il campo Membro dal, e se serve l'etichetta Aggregato finché è ancora un periodo di prova. Da quel momento il direttivo vede quella persona nell'elenco soci della società senza che nessuno inoltri niente. Con Invita l'allenatore manda un link personale; chi lo apre crea il proprio account e viene collegato alla squadra. Dopodiché il nuovo socio, sotto Modifica profilo, inserisce da solo il proprio telefono e il contatto per le emergenze — esattamente i campi che in una casella di posta invecchiano sempre. Con i più giovani fai lo stesso con Invita un genitore, così la disdetta per un allenamento sta in capo al genitore e non a un ragazzino senza telefono.
Due condizioni fanno parte del pacchetto: la squadra deve essere collegata alla società — vedi collegare la squadra alla società giusta — e il direttivo vede l'elenco soci solo come amministratore della società, come descritto in gestire la tua società di pallavolo. Le tappe 2 e 3, federazione e tesoriere, restano dove sono. Ma l'iscrizione non aspetta più in una casella di posta che qualcuno la veda.
Domande frequenti
Se passiamo al digitale dobbiamo togliere il modulo di carta dalla sede?
Non per forza, ma non lasciarlo esistere come secondo ingresso. Fai del modulo di carta un aiuto alla compilazione che poi la persona ricopia da sola nel modulo digitale, oppure stabilite che chi lo riceve lo mandi la sera stessa a un solo indirizzo. Due ingressi che valgono entrambi come fonte sono esattamente il punto in cui si sbaglia.
Chi deve ricevere il modulo di iscrizione: il segretario o l'allenatore?
Un indirizzo della società, non l'indirizzo privato di una persona e non l'allenatore. Un allenatore cambia più spesso di un indirizzo della società, ed è l'ultima tappa, non la prima. È però utile che riceva in automatico una copia delle iscrizioni della sua fascia d'età, così sa che sta arrivando qualcuno.
Si può fare qualche allenamento prima di essere iscritti?
Nella maggior parte delle società sì, ma se in quel periodo la persona è assicurata e se può già giocare le partite cambia da paese a paese e da federazione a federazione. Chiedilo una volta sola alla federazione a cui la società è affiliata e metti la risposta nel regolamento interno: così non deve ripensarci nessuno, caso per caso.
Come evito che un'iscrizione resti ferma se chi la riceve è in ferie?
Metti due persone sull'indirizzo di ricezione invece di una, e stabilite che ogni iscrizione riceva entro due giorni una conferma con il nome di chi se ne occupa. Finché quella conferma non è partita, l'iscrizione è aperta — ed è un controllo che fai con un'occhiata sola.
