Formularz zgłoszeniowy do klubu: od wypełnionego druku do miejsca w drużynie
Ktoś chce zapisać się do klubu i wypełnia formularz. To była łatwa część. Potem zaczyna się droga przez cztery osoby, które wcale nie rozmawiają ze sobą automatycznie, i gdzieś na tej drodze zgłoszenie leży trzy tygodnie bez ruchu. Ten artykuł jest o tej drodze, a nie o polach formularza.
Formularz to łatwa część
Prawie każdy klub, który chce uporządkować swoje zapisy, zaczyna od formularza: ładniej, cyfrowo, pola w sensownej kolejności. A potem okazuje się, że bałagan nigdy nie wszedł przez formularz. Siedział za nim.
Bo zgłoszenia nie przychodziły jednym kanałem. Przychodziły przez adres na stronie, przez papierową karteczkę, która została w klubówce, i przez trenera zaczepionego po treningu, który pomyślał: to nazwisko zapamiętam. Trzy wejścia, trzy osoby przekonane, że zajmie się tym ktoś inny. Lepszy formularz nic tu nie zmienia: problem zaczyna się dopiero w chwili naciśnięcia Wyślij.
Jakich danych żądać w tym formularzu, to osobne pytanie z dobrą odpowiedzią, której nie będziemy tu powtarzać: pełną listę — dane podstawowe, cztery pytania o zdrowie, zgoda na wykorzystanie wizerunku — znajdziesz w tekście jakich danych zawodników naprawdę potrzebujesz. A na jakiej podstawie i jak długo wolno je przechowywać, opisuje RODO w klubie sportowym. Ten artykuł jest o tym, co dzieje się potem: o drodze od wypełnionego formularza do nazwiska, które we wtorek wieczorem stoi w hali.
Cztery przystanki jednego zgłoszenia
Zgłoszenie w praktycznie każdym klubie przechodzi przez te same cztery przystanki, które rzadko gdzie są spisane. Na każdym przystanku powinien być jeden właściciel i dokładnie jedna rzecz, która powstaje tam i nigdzie indziej.
- Przystanek 1 — sam formularz. Właściciel: osoba, do której trafiają zgłoszenia, najczęściej sekretarz albo osoba prowadząca ewidencję członków. Co powstaje tu i nigdzie indziej: data zgłoszenia oraz potwierdzenie, że zgłoszenie w ogóle istnieje. Wszystko, co potem idzie źle, idzie źle dlatego, że ten przystanek ma nie właściciela, lecz skrzynkę pocztową.
- Przystanek 2 — ewidencja członków i związek. Właściciel: osoba prowadząca ewidencję. Co tu powstaje: numer członkowski oraz, jeśli klub gra w rozgrywkach, zgłoszenie do związku, do którego klub należy. To wygląda inaczej w każdym kraju — czasem formularz, czasem portal, czasem tygodnie czekania. Tutaj leży też odpowiedź na pytanie, czy ktoś już może grać.
- Przystanek 3 — skarbnik. Właściciel: skarbnik. Co tu powstaje: ustalenie płatnicze. Ile wynosi składka i jak ją pobierać, to opowieść osobna — o tym jest naliczanie składek na drużynę albo na członka. Pułapką jest data początkowa: kto zaczyna w połowie sezonu, rzadko płaci tyle samo, a ta data stoi wyłącznie na przystanku pierwszym.
- Przystanek 4 — trener drużyny. Właściciel: trener. Co tu powstaje: nazwisko w kadrze, numer na koszulce, miejsce w grupie drużynowej. To jedyny przystanek, który nowy zawodnik naprawdę zauważa — i jedyny, na którym nikt nie prowadzi żadnego formularza.
Na każdym przystanku wpisuje się od nowa te same dane: imię, data urodzenia, adres e-mail, cztery razy, w czterech systemach, które nic o sobie nie wiedzą. To dlatego zmiana adresu na trzech listach pozostaje stara. Tych czterech przystanków nie zlikwidujesz — związek ma własny portal, skarbnik własną księgowość. Co możesz zrobić: spisać, kto ma który przystanek, i zmniejszyć liczbę przepisywań.
Luka między zgłoszeniem a przydziałem
Między przystankiem pierwszym a czwartym jest okres, w którym zgłaszający się nie słyszy nic. To najniebezpieczniejsza faza i żaden formularz jej nie rozwiązuje.
Spójrz na pytanie, które w niej siedzi: do której drużyny trafia ta osoba? Przy dorosłym, który wyraźnie gdzieś pasuje, jest to jeden telefon. Przy trzynastolatku, który nigdy w siatkówkę nie grał, jest to wybór między dwiema prawie pełnymi drużynami, dokonywany przez ludzi rozmawiających ze sobą raz w miesiącu. A w tym czasie w domu siedzi ktoś, kto tydzień temu był pełen zapału.
Pomagają trzy rzeczy i żadna z nich nie kosztuje pieniędzy.
- Wyznacz jedną osobę decydującą na kategorię wiekową. Nie komisję, tylko jedną osobę z prawem do powiedzenia tak. Komisja może później jej decyzję zmienić; zgłaszający potrzebuje odpowiedzi teraz.
- Ustalcie maksymalny czas i wpiszcie go w potwierdzenie. Na przykład: w ciągu dwóch dni potwierdzenie odbioru z nazwiskiem osoby, która się tym zajmuje, a w ciągu dwóch tygodni decyzja o drużynie. Wystarczająco krótko, żeby kogoś utrzymać, i wystarczająco długo, żeby wciągnąć w to trenera.
- Wyślij wiadomość przejściową, jeśli się nie udaje. Trzy linijki — pracujemy nad tym, więcej powiemy w przyszłym tygodniu — utrzymują przy klubie praktycznie każdego. Cisza nie.
Jeśli drużyna naprawdę jest pełna, powiedz to od razu, z datą, w której spojrzycie na to ponownie. Lista oczekujących, o której ktoś wie, jest w porządku. Lista oczekujących, na której ktoś stoi, nie wiedząc o tym, kosztuje cię i tego członka, i opowieść, którą on o was rozniesie.
Trening gościnny bez cichego zapisania kogoś do klubu
Większość klubów pozwala najpierw kilka razy potrenować gościnnie. To rozsądne, ale zarazem dokładnie to miejsce, w którym administracja wypada z torów — bo osoba trenująca gościnnie nie jest członkiem, a po jakimś czasie i tak nim zostaje, choć nikt nie wyznaczył na to żadnej chwili.
Przy okresie próbnym pytaj więc o mniej, a nie o więcej. Potrzebujesz: imienia i nazwiska, daty urodzenia, jednego numeru telefonu — własnego albo rodzica — i jednego numeru na wypadek nagłej sytuacji. Żadnych danych bankowych, bo nic jeszcze nie jest pobierane. Żadnego numeru w związku, bo nikt jeszcze nie gra. Żadnego podpisu pod członkostwem, które jeszcze nie istnieje. Jeśli o te rzeczy zapytasz, przechowujesz dane kogoś, kto członkiem nie został.
Potem zapobiegnij milczącemu przejściu jednym ustaleniem: okres próbny ma datę końcową i ktoś w tym dniu dzwoni. Dwa albo trzy treningi wystarczą, żeby wiedzieć, czy się podoba. Wtedy są dwa wyjścia — robi się z tego członkostwo i dopiero wtedy pojawia się pełny formularz, albo sprawa się kończy. Czym trening gościnny jest, a czym nie, opisuje udział bez miejsca w kadrze.
Krótko: nigdy nie pozwól, żeby okres próbny sam z siebie przeszedł w członkostwo. Postaw na nim datę i niech ktoś tego dnia zadzwoni — ten jeden telefon oszczędza zarówno złości o fakturę, jak i zawodnika, który nigdy nie został oficjalnie zapisany.
Dane, których zabraknie później
Trzech rzeczy praktycznie każdy klub potrzebuje dopiero w chwili, w której ich nie ma, a wszystkie trzy da się przy zgłoszeniu zdobyć w dziesięć sekund: numer na wypadek nagłej sytuacji, który nie jest numerem samego zawodnika, drugi kontakt przy młodzieży — drugi rodzic albo opiekun — oraz ustalenie o odbiorze i wspólnych dojazdach po meczu wyjazdowym. To trzecie jest po fakcie najtrudniejsze do odtworzenia i najbardziej drażliwe, kiedy coś pójdzie nie tak.
Co przy zgłoszeniu należy do sprawy, a nigdzie indziej, to pytanie, do kogo te dane trafiają. Numer alarmowy, który stoi wyłącznie w skrzynce sekretarza, nie pomaga trenerowi w hali.
Wyjście, którego nikt nie projektuje
Każdy klub ma drogę zapisu i prawie żaden nie ma drogi wypisu. To ta sama droga w drugą stronę, a szkoda jest większa: przy zgłoszeniu, które utknie, tracisz członka, którego jeszcze nie miałeś, a przy rezygnacji, która utknie, ktoś płaci dalej za sport, którego już nie uprawia.
Wbuduj więc w swój formularz — albo obok niego — jedną rzecz, której zwykle nie ma: drogę z datą końcową. Muszą wydarzyć się cztery rzeczy i są to te same cztery przystanki.
- Rezygnacja zostaje potwierdzona, z datą zakończenia członkostwa. Nie „otrzymaliśmy”, tylko data.
- Członek zostaje wypisany ze związku, jeśli był tam zgłoszony. Jeśli tego nie zrobisz, klub często płaci dalej za kogoś, kogo już nie ma.
- Ostatnia płatność zostaje ustawiona, a kolejna zatrzymana. To najczęstsza skarga byłych członków.
- Trener usuwa nazwisko z drużyny i z grupy drużynowej. Dopóki tego nie zrobi, ktoś stoi jeszcze w ustawieniu i dostaje wiadomości o meczu, na który nie przyjdzie.
Ustalcie też, co dzieje się z danymi, kiedy ktoś odchodzi: co zostaje na potrzeby księgowości, a co sprzątacie. Sedno: to sprzątanie wisi przy rezygnacji, a nie przy dorocznej akcji porządkowej, której i tak nikt nie robi.
Pola, na goło — i ostatni przystanek
Jeśli chcesz zbudować formularz sam, w dowolnym narzędziu, to jest ta naga lista — same nazwy pól; wyjaśnienie każdego z nich stoi w tekście o danych zawodników.
- Osoba: imię, nazwisko, data urodzenia, płeć (opcjonalnie), adres, kod pocztowy, miejscowość.
- Kontakt: adres e-mail, numer telefonu, kontakt na wypadek nagłej sytuacji wraz z imieniem i numerem.
- Przy zawodnikach poniżej 18 lat: imię, adres e-mail i telefon pierwszego rodzica lub opiekuna, to samo dla drugiego, oraz ustalenie o odbiorze i wspólnych dojazdach.
- Sport: czy grał wcześniej, poprzedni klub, preferowana pozycja, rozmiar koszulki, oczekiwany poziom lub drużyna.
- Zdrowie: schorzenie, które trzeba uwzględnić przy wysiłku, leki, które muszą być pod ręką, alergia, wcześniejsza kontuzja.
- Sprawy administracyjne: data rozpoczęcia, dane do płatności, zgoda na regulamin klubu, decyzja o wykorzystaniu wizerunku, numer w związku, jeśli ktoś już go ma.
- Wolontariat: jedno otwarte pytanie wystarczy — co chciałbyś robić.
Taką listę zrobisz w dowolnym darmowym narzędziu do formularzy. Czego nią nie rozwiążesz, to przystanek czwarty: żeby nazwisko naprawdę wylądowało w drużynie. To wciąż mail do trenera, który przepisuje je ręcznie.
W Koach ten ostatni przystanek jest miejscem, w którym przepisywanie się kończy. Koach nie hostuje twojego formularza zgłoszeniowego — z jakiego formularza korzystasz, pozostaje twoim wyborem. Dzieje się natomiast to, że trener wpisuje nowe nazwisko raz, we własnej drużynie, wraz z datą urodzenia i polem Członek od, a w razie potrzeby z etykietą Trenuje gościnnie, dopóki trwa okres próbny. Od tej chwili zarząd widzi tę osobę na liście członków klubu bez tego, żeby ktokolwiek cokolwiek przesyłał. Przyciskiem Zaproś trener wysyła osobisty link; kto go otworzy, zakłada własne konto i zostaje połączony z drużyną. Potem nowy członek sam wpisuje w Edytuj profil swój numer telefonu, kontakt i numer na wypadek nagłej sytuacji — czyli dokładnie te pola, które w skrzynce pocztowej zawsze się starzeją. Przy młodzieży robisz to samo przez Zaproś rodzica, żeby zgłoszenie nieobecności na treningu leżało po stronie rodzica, a nie dziecka bez telefonu.
Dwa warunki do tego należą: drużyna musi być połączona z klubem — zobacz połącz drużynę z właściwym klubem — a zarząd widzi listę członków tylko jako zarządca klubu, jak opisuje zarządzanie klubem siatkarskim. Przystanki drugi i trzeci, związek i skarbnik, istnieją dalej. Ale zgłoszenie nie leży już w skrzynce, czekając, aż ktoś je zauważy.
Częste pytania
Czy przy przejściu na formularz cyfrowy mamy usunąć papierowy druk z klubówki?
Niekoniecznie, ale nie zostawiaj go jako drugiego wejścia. Zrób z papierowego druku pomoc w wypełnianiu, którą ktoś następnie sam przenosi do wersji cyfrowej, albo ustalcie, że osoba, która go przyjmuje, tego samego wieczoru wysyła go na jeden adres. Dwa wejścia, które oba uchodzą za źródło, to dokładnie miejsce, w którym sprawy się gubią.
Kto ma odbierać formularze zgłoszeniowe: sekretarz czy trener?
Jeden adres klubowy, nie prywatny adres jakiejś osoby i nie trener. Trener zmienia się częściej niż adres klubu, a poza tym jest ostatnim przystankiem, nie pierwszym. Warto natomiast, żeby automatycznie dostawał kopię zgłoszeń dotyczących własnej kategorii wiekowej, bo wtedy wie, że ktoś do niego idzie.
Czy ktoś może trenować gościnnie, zanim zostanie członkiem?
W większości klubów tak, ale to, czy jest wtedy ubezpieczony i czy wolno mu już grać w meczach, różni się w zależności od kraju i związku. Zapytaj o to raz w związku, do którego należy twój klub, i wpisz odpowiedź do klubowego zbioru zasad — wtedy nikt nie musi rozstrzygać tego przy każdym przypadku od nowa.
Jak nie dopuścić do tego, żeby zgłoszenie leżało, gdy odbiorca jest na urlopie?
Ustaw na adresie odbiorczym dwie osoby zamiast jednej i ustalcie, że każde zgłoszenie w ciągu dwóch dni dostaje potwierdzenie z nazwiskiem osoby, która się nim zajmuje. Dopóki to potwierdzenie nie zostało wysłane, zgłoszenie jest otwarte — to kontrola, którą wykonujesz jednym spojrzeniem.
