Formulario de inscripción del club: del formulario enviado a un sitio en el equipo
Alguien quiere hacerse socio y rellena un formulario. Esa es la parte fácil. Después empieza un recorrido por cuatro personas que no se hablan solas, y en algún punto de ese recorrido el alta se queda parada tres semanas. Este artículo va de ese recorrido, no de los campos.
El formulario es la parte fácil
Casi todos los clubes que quieren poner orden en sus altas empiezan por el formulario: más limpio, digital, los campos en un orden lógico. Y entonces resulta que el desorden nunca entró por el formulario. Estaba detrás.
Porque las altas no llegaban por un solo canal. Llegaban por la dirección de la web, por un papel que se quedó en el bar del club, y por un entrenador al que abordaron después del entrenamiento y que pensó: ese nombre me lo apunto luego. Tres entradas, tres personas que dan por hecho que lo coge otro. Un formulario mejor no cambia nada de eso: el problema empieza justo cuando alguien toca Enviar.
Qué datos pides en ese formulario es otra pregunta, con una buena respuesta que no vamos a repetir aquí: la lista completa —datos básicos, las cuatro preguntas de salud, el permiso de imagen— está en qué datos de tus jugadores necesitas de verdad. Y con qué base puedes guardar esos datos y durante cuánto tiempo está en la protección de datos en tu club deportivo. Este artículo va de lo que viene después: el camino del formulario relleno hasta un nombre que el martes por la noche está en la pista.
Las cuatro paradas de un alta
Un alta pasa en casi todos los clubes por las mismas cuatro paradas, que casi nunca están escritas en ninguna parte. En cada parada debería haber un responsable, y exactamente una cosa que nace ahí y en ningún otro sitio.
- Parada 1 — el formulario. Responsable: la persona a la que llegan las altas, normalmente el secretario o la secretaría de socios. Lo que nace aquí y en ningún otro sitio: la fecha de alta y la confirmación de que el alta existe. Todo lo que sale mal después sale mal porque esta parada no tiene un responsable, sino un buzón.
- Parada 2 — la secretaría de socios y la federación. Responsable: la secretaría de socios. Lo que nace aquí: el número de socio y, si tu club juega competición, la inscripción en la federación a la que pertenece el club. Eso cambia de un país a otro: a veces un formulario, a veces un portal, a veces semanas de espera. Aquí está también la respuesta a si esa persona ya puede jugar.
- Parada 3 — el tesorero. Responsable: el tesorero. Lo que nace aquí: el acuerdo de pago. Cuánto se cobra y cómo se cobra es una historia aparte; de eso va calcular la cuota por equipo o por jugador. La trampa es la fecha de inicio: quien empieza a mitad de temporada rara vez paga lo mismo, y esa fecha solo existe en la parada 1.
- Parada 4 — el entrenador del equipo. Responsable: el entrenador. Lo que nace aquí: el nombre en la plantilla, el dorsal, el sitio en el grupo del equipo. Es la única parada que el nuevo jugador nota, y la única en la que nadie lleva un formulario.
En cada parada se vuelven a teclear los mismos datos: nombre, fecha de nacimiento, correo, cuatro veces, en cuatro sistemas que no saben nada unos de otros. Por eso un cambio de dirección se queda viejo en tres sitios. Esas cuatro paradas no las vas a eliminar: una federación tiene su propio portal, un tesorero su propia contabilidad. Lo que sí puedes es escribir quién tiene cada parada, y reducir el número de veces que algo se copia a mano.
El hueco entre inscrito y encuadrado
Entre la parada 1 y la parada 4 hay un periodo en el que quien se ha inscrito no sabe nada. Es la fase más peligrosa, y no la resuelve ningún formulario.
Mira la pregunta que hay dentro: ¿en qué equipo entra esta persona? Con un adulto que encaja de forma evidente, eso es una llamada. Con un chaval de 13 años que no ha jugado nunca al voleibol, es una decisión entre dos equipos que están casi llenos, tomada por gente que se ve una vez al mes. Mientras tanto hay alguien en casa esperando, que la semana pasada estaba entusiasmado.
Tres cosas ayudan, y ninguna de las tres cuesta dinero.
- Nombrad a una sola persona que decida por grupo de edad. No una comisión: una persona con potestad para decir que sí. La comisión ya podrá revocar su decisión más tarde; quien se ha inscrito necesita una respuesta ahora.
- Acordad un plazo máximo y ponedlo en la confirmación. Por ejemplo: en dos días un acuse de recibo con el nombre de quien lo lleva, y en dos semanas una respuesta sobre el equipo. Corto como para retener a alguien, holgado como para poder consultarlo con un entrenador.
- Manda un mensaje intermedio si no llegáis. Tres líneas —seguimos con ello, la semana que viene te contamos más— mantienen a bordo a casi cualquiera. El silencio no.
Si el equipo está lleno de verdad, dilo ya, con una fecha en la que lo vuelvas a mirar. Una lista de espera de la que alguien sabe está bien. Una lista de espera en la que alguien está sin saberlo te cuesta el socio y, además, lo que ese socio cuenta por ahí.
Entrenar de prueba sin que nadie se haga socio en silencio
La mayoría de los clubes dejan que alguien entrene unas cuantas veces primero. Es sensato, pero es también justo el sitio donde la administración descarrila, porque quien viene a probar no es socio, y al cabo de un tiempo acaba siéndolo sin que nadie haya señalado un momento para eso.
En un periodo de prueba, por tanto, pide menos y no más. Lo que necesitas: nombre, fecha de nacimiento, un teléfono de la propia persona o de su familia, y un teléfono de emergencia. Ni datos bancarios, porque todavía no se cobra nada. Ni número de federación, porque todavía no se juega. Ni firma bajo un alta que aún no existe. Si pides esas cosas, estás guardando datos de alguien que no ha llegado a ser socio.
Evita después el silencio con un solo acuerdo: un periodo de prueba tiene fecha de fin, y alguien llama ese día. Con dos o tres entrenamientos basta para saber si gusta. A partir de ahí hay uno de dos desenlaces: se convierte en un alta, y solo entonces aparece el formulario completo, o se acaba. Qué es y qué no es un jugador de prueba está en entrenar sin estar en la plantilla.
En resumen: no dejes nunca que un periodo de prueba se convierta solo en un alta. Ponle una fecha y que alguien llame ese día: esa llamada evita a la vez una factura indignada y un jugador que nunca llegó a estar inscrito.
Los datos que echas de menos después
Hay tres cosas que casi todos los clubes necesitan justo el día en que faltan, y las tres se piden en diez segundos al darse de alta: un teléfono de emergencia que no sea el del propio jugador, el segundo contacto en categorías de base —el otro progenitor o tutor— y el acuerdo sobre quién recoge y quién lleva en coche a la vuelta de un partido fuera. Ese tercero es el más difícil de reconstruir a posteriori y el más delicado si algo sale mal.
Lo que corresponde al alta y a ningún otro sitio es la pregunta de a quién llegan esos datos. Un teléfono de emergencia que solo está en el buzón del secretario no le sirve de nada al entrenador que está en la pista.
La salida que nadie diseña
Todos los clubes tienen un camino de alta y casi ninguno tiene un camino de baja. Es el mismo camino al revés, y el daño es mayor: con un alta que se atasca pierdes un socio que aún no tenías; con una baja que se atasca hay alguien que sigue pagando por un deporte que ya no practica.
Monta por eso dentro de tu formulario, o al lado, una cosa que casi nunca está: una ruta de fecha de fin. Tienen que pasar cuatro cosas, y son las mismas cuatro paradas.
- La baja se confirma, con la fecha en que termina el alta. No «lo hemos recibido», sino una fecha.
- El socio se da de baja en la federación si estaba inscrito allí. Si no lo hacéis, el club suele seguir pagando por alguien que ya no está.
- Se fija el último cobro y se detiene el siguiente. Es la queja más habitual de los socios que se van.
- El entrenador saca el nombre del equipo y del grupo del equipo. Mientras eso no pase, esa persona sigue en la alineación y recibe mensajes sobre un partido al que no va a ir.
Acordad también qué pasa con los datos cuando alguien se va: qué guardáis por la contabilidad y qué borráis. La clave: esa limpieza va pegada a la baja, no a una operación de limpieza anual que no hace nadie.
Los campos, en crudo, y la última parada
Si quieres montar tú el formulario, con la herramienta que sea, esta es la lista en crudo: solo los nombres; la explicación de cada campo está en el artículo sobre los datos de los jugadores.
- Persona: nombre, apellidos, fecha de nacimiento, sexo (opcional), dirección, código postal, localidad.
- Contacto: correo electrónico, teléfono, contacto de emergencia con nombre y número.
- En menores de 18 años: nombre, correo y teléfono del primer progenitor o tutor, lo mismo del segundo, y el acuerdo de recogida o de coche compartido.
- Deporte: ha jugado antes sí/no, club anterior, posición preferida, talla de camiseta, nivel o equipo deseado.
- Salud: afección que haya que tener en cuenta con el esfuerzo, medicación que deba estar a mano, alergia, lesión anterior.
- Administración: fecha de inicio, datos de pago, conformidad con el reglamento del club, elección sobre el uso de imágenes, número de federación si ya lo tiene.
- Voluntariado: con una pregunta abierta basta — qué te gustaría hacer.
Esa lista la sacas adelante con cualquier programa gratuito de formularios. Lo que no resuelves con él es la parada 4: que el nombre acabe de verdad dentro de un equipo. Eso sigue siendo un correo a un entrenador que lo copia a mano.
En Koach esa última parada es el punto donde se acaba el copiar a mano. Koach no aloja tu formulario de inscripción: qué formulario uses sigue siendo cosa tuya. Lo que sí pasa es que el entrenador mete el nombre nuevo una sola vez en su propio equipo, con la fecha de nacimiento y un campo Miembro desde, y si hace falta la etiqueta Jugador de entrenamiento mientras siga en periodo de prueba. A partir de ese momento la junta ve a esa persona en la lista de socios del club sin que nadie reenvíe nada. Con Invitar, el entrenador manda un enlace personal; quien lo abre crea su propia cuenta y queda vinculado al equipo. Después, el nuevo socio rellena él mismo en Editar perfil su teléfono, su contacto de emergencia y el número correspondiente: exactamente los campos que en un buzón envejecen siempre. En categorías de base haces lo mismo con Invitar a un padre o madre, para que desapuntar a alguien de un entrenamiento dependa de la familia y no de un niño sin móvil.
Van dos condiciones con ello: el equipo tiene que estar vinculado al club —mira vincular tu equipo al club correcto— y la junta solo ve la lista de socios como administradora del club, tal como se describe en gestionar tu club de voleibol. Las paradas 2 y 3, federación y tesorero, siguen existiendo igual. Pero el alta ya no se queda en un buzón esperando a que alguien la vea.
Preguntas frecuentes
¿Tenemos que quitar el formulario de papel del club si pasamos a digital?
No necesariamente, pero no lo dejéis existir como segunda entrada. Convertid el papel en una ayuda para rellenar que luego la propia persona pasa a digital, o acordad que quien lo recoja lo mande esa misma tarde a una única dirección. Dos entradas que valen las dos como fuente es exactamente donde se tuerce todo.
¿Quién debe recibir el formulario de inscripción: el secretario o el entrenador?
Una dirección del club, no la dirección privada de una persona y no la del entrenador. Un entrenador cambia más a menudo que una dirección del club, y además es la última parada, no la primera. Sí es práctico que reciba una copia automática de las altas de su grupo de edad, para que sepa que va a llegar alguien.
¿Puede alguien entrenar antes de ser socio?
En la mayoría de los clubes sí, pero si está asegurado y si ya puede jugar partidos cambia de un país y de una federación a otra. Preguntádselo una vez a la federación a la que pertenece vuestro club y dejad la respuesta por escrito en el manual del club: así nadie tiene que improvisarla caso por caso.
¿Cómo evito que un alta se quede parada porque quien la recibe está de vacaciones?
Poned a dos personas en la dirección de entrada en lugar de una, y acordad que toda alta reciba en dos días una confirmación con el nombre de quien la lleva. Mientras esa confirmación no se haya mandado, el alta sigue abierta: es un control que haces de un vistazo.
