Calcular la cuota de voleibol: ¿por equipo o por socio?
En muchos clubes la cuota nace así: se coge la del año pasado y se le añade un pequeño porcentaje. Entonces ya nadie sabe de dónde sale la cifra, y en la asamblea de socios nadie puede explicarla. Este artículo trata de la cuota de club que pagan tus socios, no de software ni de suscripciones. Hace visible la cuenta que hay debajo, y esa cuenta empieza por una distinción: ¿qué costes van por equipo y cuáles por socio?
Dos tipos de coste, y por qué esa diferencia lo decide todo
La mayoría de las discusiones sobre la cuota se atascan en si el alquiler del pabellón es o no demasiado caro. Esa es la pregunta equivocada y, además, una pregunta que se resuelve de forma distinta en cada país: en un municipio el club paga el pabellón a precio de mercado y en otro recibe sus horas casi gratis del ayuntamiento o de un colegio. Lo que sí es igual en todas partes es otra cosa: la manera en que los costes se mueven.
Cada gasto de un club cae exactamente en uno de estos dos cajones:
- Costes que van por equipo. No cambian si entra o se va un jugador: la franja de entrenamiento en el pabellón, las horas de partido, la inscripción del equipo en la federación, los costes de árbitro y anotador de tus partidos en casa, la compensación del entrenador y el lote de balones de ese equipo.
- Costes que van por socio. Escalan uno a uno con el número de socios: la aportación por socio a la federación, el seguro de accidentes y de responsabilidad civil, la licencia del jugador allí donde exista, y la parte de la equipación que se amortiza por jugador.
Por qué esa diferencia pesa tanto: el primer cajón suele ser el mayor, y es fijo. Un equipo de siete y otro de catorce alquilan el mismo pabellón, se inscriben en la misma competición y tienen el mismo entrenador. Solo dividen esa factura entre un número distinto. En cuanto la cifra está cerrada empieza el segundo trabajo, que es llevar el control de quién ha pagado sin necesidad de un programa de contabilidad.
La cuenta, escrita
Toma un equipo sénior y una temporada. Las cifras de abajo son ejemplos: pon las tuyas, porque las tarifas de pabellón, las aportaciones a la federación y las compensaciones arbitrales varían según la federación, el municipio y el país. El patrón, en cambio, se mantiene, pongas lo que pongas.
Costes que van por equipo:
- Franja de entrenamiento: 1,5 horas por semana × 34 semanas × 20 € por hora = 1.020 €
- Horas de partido en casa: 9 partidos × 2 horas × 20 € = 360 €
- Inscripción del equipo en la competición: 150 €
- Costes de árbitro y anotador en casa: 9 × 25 € = 225 €
- Compensación del entrenador: 600 €
- Balones y material de equipo: 120 €
En total, 2.475 € por equipo y temporada. Además, los costes que van por socio: aportación federativa 35 €, seguro 5 €, licencia y amortización de equipación 10 €, en total 50 € por socio.
¿Cuánto sale eso por jugador con cuatro tamaños de plantilla distintos?
- 7 jugadores: 354 € de parte de equipo + 50 € = 404 € por socio
- 9 jugadores: 275 € de parte de equipo + 50 € = 325 € por socio
- 12 jugadores: 206 € de parte de equipo + 50 € = 256 € por socio
- 14 jugadores: 177 € de parte de equipo + 50 € = 227 € por socio
Un equipo de siete cuesta por socio casi el doble que uno de catorce: 404 € frente a 227 €, un factor de 1,8. Y esa diferencia no viene de que esos siete jugadores usen más. Usan exactamente lo mismo, pero con menos gente.
¿Quién paga de más y quién paga de menos?
Supón que ese mismo club tiene ocho equipos y 88 socios, once de media por equipo. Una tarifa única para todos sale entonces a 275 € por socio: ocho veces 2.475 € de costes de equipo más 88 veces 50 € de costes por socio, dividido entre 88.
Calcula ahora dos equipos con esa tarifa única. El equipo de catorce le cuesta al club 3.175 € y aporta 3.850 €: un superávit de 675 €, es decir, 48 € por socio que este equipo paga de más. El equipo de siete cuesta 2.825 € y aporta 1.925 €: un déficit de 900 €, es decir, 129 € por socio que este equipo paga de menos. Entre el socio con más suerte y el que menos hay 177 € por temporada, sobre una cuota de 275 €.
Eso no es un error. Es una elección, solo que una elección que nadie ha tomado nunca, porque nadie la ha calculado. En cuanto sí la calculas, puedes defenderla: "los equipos grandes ayudan a pagar los pequeños, porque si no nos quedamos sin tercer equipo" es una postura perfectamente válida en una asamblea. "Siempre lo hemos hecho así", no.
Ese denominador es donde se tuercen la mayoría de los presupuestos. Los clubes calculan con el fichero de socios de junio y descubren en noviembre que tres equipos son en la práctica de ocho personas. Quien lleva por equipo cuántos jugadores están realmente activos —en Koach ese número aparece por equipo en el panel del club, mira gestionar tu club de voleibol— tiene a mano todo el año la variable más importante del presupuesto. Y que quede claro: el coste de una app así queda por completo fuera de esta cuenta y va en la partida de medios del club, no en los costes de equipo; qué es eso está en cuánto cuesta Koach.
Por qué el alquiler del pabellón nunca va por socio
El pabellón se factura normalmente por hora y por pista, y no alquilas media pista porque tu equipo sea la mitad de grande. Lo mismo vale para la inscripción del equipo, el árbitro y el entrenador: bloques que contratas enteros o no contratas.
De ahí sale una regla práctica para la comisión técnica que parece no tener nada que ver con el dinero y tiene todo que ver: la forma más barata de mantener baja la cuota es llenar los equipos. Dos equipos de siete cuestan juntos 4.950 € de costes de equipo; un equipo de catorce cuesta 2.475 €. Fusionar no es, por tanto, un ahorro de unas monedas, sino reducir a la mitad la mayor partida de gasto. Quién decide si dos equipos se juntan y cuándo se toma esa decisión está en quién decide qué en tu club. Toma esa decisión antes del plazo de inscripción; después te quedas atado a la factura toda la temporada.
Al revés funciona igual de bien: cada jugador que añades a un equipo existente que no está lleno le cuesta al club solo la parte por socio —en nuestro ejemplo, 50 €— mientras paga la cuota completa. El noveno jugador de un equipo de ocho es, en lo económico, el mejor socio que puedes captar esta temporada.
Idea clave: divide tu presupuesto una vez en dos columnas —costes por equipo y costes por socio— y reparte la primera columna entre el número real de jugadores de cada equipo. Ese único folio responde en cinco minutos a tres preguntas a las que si no dedicas tres reuniones: ¿es justa nuestra tarifa?, ¿qué equipo subvenciona a qué equipo?, y ¿qué es lo que cuesta tanto en realidad?
Tres decisiones de política que salen de la cuenta
- Una tarifa única para todos. Sencilla de cobrar, ya sea por domiciliación, solicitud de pago o transferencia, sencilla de explicar y solidaria: los equipos pequeños siguen existiendo porque los llenos ayudan a pagarlos. Elígelo a conciencia y pon la cifra de esa solidaridad en la memoria del presupuesto. Inconveniente: cuantos más equipos se quedan cortos, más pesa esto sobre cada vez menos gente.
- Un recargo o un descuento según el tamaño del equipo. Los equipos por debajo de un límite acordado (por ejemplo nueve jugadores) pagan un recargo por socio; los que pasan de doce, un descuento. Es lo más justo de cara al socio individual y da a los equipos un motivo para captar por su cuenta. Inconveniente: castigas a los jugadores por algo sobre lo que apenas tienen influencia, y una baja en enero puede empujar a todo un equipo a otra categoría. Fija por eso el tamaño del equipo en una única fecha de referencia por temporada.
- Un importe fijo por equipo más una parte personal por socio. El club factura al equipo un importe fijo (los costes de equipo) y a cada socio, además, su propia parte. El equipo reparte el importe entre sus miembros. Esto encaja exactamente con cómo se producen los costes, y los equipos empiezan enseguida a mirar de otra forma las horas de pista y los torneos. Inconveniente: es la variante administrativamente más pesada y necesitas en cada equipo a alguien que lleve la caja, una tarea que en la práctica acaba en el delegado de equipo.
Hay una cuarta vía que suele olvidarse: dejar la tarifa como está y resolver el problema donde está. Un equipo de siete rara vez es un asunto financiero y casi siempre es un asunto de socios.
Tramos: base, sénior y recreativos
En cuanto tienes las dos columnas puedes calcular, por tipo de equipo, cuánto vale un tramo, en lugar de estimarlo.
Los recreativos son los más baratos, y la diferencia es más que un escaloncito. Un grupo recreativo suele entrenar una vez por semana, no juega competición y por tanto no tiene inscripción de equipo, ni horas de partido, ni costes de arbitraje. En nuestro ejemplo desaparecen así 150 €, 360 € y 225 €: quedan 1.740 € de costes de equipo en lugar de 2.475 €, y sin entrenador remunerado, 1.140 €. Repartido entre catorce participantes son 124 € y 81 € por persona respectivamente, frente a 177 € de un equipo sénior de catorce, y a eso se suma que la aportación federativa para socios que no compiten suele ser menor. Una tarifa recreativa bastante más baja no es, por tanto, un favor sino un resultado, y así se puede explicar a los séniores que pagan la cifra más alta. Qué necesita además un grupo así está en entrenar con recreativos.
La base es más peliaguda. Los equipos de base entrenan a menudo dos veces por semana, necesitan más acompañamiento y tienen plantillas más cortas; por eso sus costes por socio están con frecuencia por encima de los de los séniores, mientras que suelen pagar la tarifa más baja. Se puede elegir eso perfectamente; ahora bien: llámalo entonces una elección y no un cálculo, y di de dónde sale el dinero (los séniores, un patrocinador o el bar). No olvides en esa partida la formación de tus entrenadores de base: cuesta dinero en el presupuesto y no se ve por ninguna parte en la tarifa (mira captar y retener entrenadores).
Hay dos cosas que no van en la cuota básica: jugar además en un segundo equipo y los torneos. Un socio que juega en dos equipos no le cuesta al club una segunda parte por socio —ya es socio y ya está asegurado—, pero sí una parte de una franja de equipo extra. Un recargo por el importe de esa parte de equipo es justo; una segunda cuota completa, no. Y no todos los equipos van a torneos, así que liquida las inscripciones aparte con los equipos que participan. La regla: todo lo que no contrata cada equipo no debe ir en la tarifa que paga cada equipo.
Descuento familiar: aplícalo sobre la parte correcta
Un descuento familiar se acuerda rápido y casi nunca se calcula. Un veinte por ciento de descuento para el segundo y el tercer hijo de una misma familia suena modesto; con quince familias con dos hijos jugando y una tarifa de base de 200 €, son 600 € menos de ingresos por temporada, y esa cifra tiene que salir de otro sitio.
La cuenta te da además enseguida la forma más limpia: haz el descuento sobre la parte de equipo y no sobre la parte por socio. Ese segundo hijo le cuesta al club igualmente su propia aportación federativa, su propio seguro y su propia licencia —ahí no hay nada que ahorrar—, mientras que la parte de equipo sí puede suavizarse si la familia aporta dos veces. Así el descuento se mantiene, pero es explicable y le cuesta menos al club. Lo que los padres gastan además de la cuota en zapatillas, rodilleras y equipación está en qué necesita tu hijo para jugar al voleibol; súmalo en tu comunicación, porque los padres también lo suman.
Llevar una subida a la asamblea de socios
En una subida de cuota, la presentación suele pesar más que el importe. Cinco pasos:
- Manda la cuenta con el orden del día, al menos dos semanas antes. Un folio, dos columnas, seis partidas. Quien ve las cifras esa misma noche no puede comprobarlas y vota antes en contra.
- Di la diferencia por mes, no por año. 24 € al año son 2 € al mes. Las dos cosas son ciertas; la segunda es la que nota el socio.
- Enseña primero lo que ya has hecho. Una hora de pista recortada, un patrocinador más, un contrato de energía renegociado. Sin esa lista, la sala lee la subida como el camino fácil.
- Pon al lado una alternativa de verdad. No "si no, no llegamos", sino "sin subida hay una franja de entrenamiento menos para todo el club, o un equipo que no inscribimos". Una elección entre dos cosas concretas genera apoyo; una elección entre una subida y una vaguedad, no.
- Vota una sola propuesta. Presentar tres variantes es aplazar con pasos extra. Elegid una como junta y explicad el razonamiento.
Mete en esa misma carta una línea sobre la ayuda discreta: quien en casa no pueda asumirlo escribe a un nombre y recibe pago fraccionado o ayuda de un fondo, y eso queda entre esas dos personas. Incluye esa frase siempre, aunque ese año no la use nadie. El dinero es una de las razones por las que los niños desaparecen en silencio (mira mi hijo quiere dejar el voleibol) y casi ningún padre la menciona por iniciativa propia.
Qué dice el entrenador cuando sube la cuota
No eres el tesorero, pero eres quien está a pie de pista cuando llega la pregunta. Con tres frases basta, y puedes decirlas literalmente así:
- "La cuota pasa desde el 1 de enero de 251 € a 275 €: son dos euros al mes."
- "Es por el alquiler del pabellón, no por cosas nuevas; ha subido este año y afecta a todos los equipos que entrenan."
- "Si en casa no os cuadra, escribid a Lucía, de la junta. Hay una ayuda prevista y queda entre vosotros."
Y tres cosas que no haces: negociar el importe, disculparte en nombre de la junta y opinar sobre lo que la junta debería haber hecho. Si un padre quiere el desglose, remítelo al presupuesto de la asamblea: por eso mismo esas dos columnas caben en un folio.
Preguntas frecuentes
¿Qué costes van por equipo y cuáles por socio?
Por equipo van la franja de entrenamiento y de partido en el pabellón, la inscripción del equipo en la federación, los costes de árbitro y anotador, la compensación del entrenador y el lote de balones. Por socio van la aportación federativa, el seguro, la licencia y la amortización de la equipación. El primer grupo suele ser con diferencia el mayor y no cambia si entra o se va un jugador.
¿Por qué un equipo pequeño sale más caro por jugador?
Porque los costes de equipo son fijos y se reparten entre menos gente. En el ejemplo de arriba, un equipo de siete cuesta 404 € por socio y uno de catorce 227 €, un factor de 1,8, y eso que los dos contratan exactamente el mismo pabellón, la misma competición y el mismo entrenador.
¿Tienen que pagar todos los equipos la misma tarifa?
Se puede, pero sabiendo lo que significa: los equipos llenos ayudan a pagar los que están a medias. En el ejemplo, un equipo de catorce paga 48 € de más por socio y uno de siete 129 € de menos. Es una elección perfectamente válida mientras la tomes a conciencia y la menciones en la memoria del presupuesto.
¿Cuánto descuento se puede dar a los recreativos?
Calcúlalo en vez de estimarlo. Un grupo recreativo suele entrenar una vez por semana, no juega competición y por tanto no tiene inscripción de equipo, horas de partido ni costes arbitrales; en el ejemplo quedan 1.740 € de costes de equipo en lugar de 2.475 €, y sin entrenador remunerado, 1.140 €. Entre catorce participantes son 124 € u 81 € por persona, frente a 177 € en un equipo sénior de catorce: así tienes una tarifa que puedes fundamentar en lugar de defender.
¿Cómo se presenta una subida de cuota en la asamblea?
Manda la cuenta dos semanas antes, di la diferencia por mes en lugar de por año, enseña lo que ya has ahorrado y pon al lado una alternativa concreta (por ejemplo, una franja de entrenamiento menos). Somete después a votación exactamente una propuesta; presentar tres variantes invita a aplazar.
¿Cuánto cuesta un socio que juega en dos equipos?
No le cuesta al club una segunda parte por socio —ya es socio, ya está asegurado y ya tiene licencia—, pero sí una parte de una franja de equipo extra. Un recargo por el importe de esa parte de equipo es justo; cobrar una segunda cuota completa, no.
