Controlar las cuotas de tu club de voleibol sin programa de contabilidad
A mitad de temporada llega la pregunta que ningún tesorero puede esquivar: ¿quién falta por pagar? La respuesta está en una hoja de cálculo que era correcta en septiembre, al lado de una lista de socios que desde entonces se ha movido. De volver a juntar esas dos listas va este artículo.
Por qué la hoja de cálculo siempre va con retraso
El problema de llevar un archivo aparte no es que sea una hoja de cálculo. El problema es que es una segunda lista de socios. El día que la creas es correcta. Después pasa lo de siempre en un club: alguien lo deja, alguien cambia de equipo en enero, se apunta una chica de quince años, una familia se muda. Esos cambios llegan a la secretaría, porque de ahí cuelgan los equipos y los entrenamientos. No llegan al archivo del tesorero, porque ese archivo está en otro ordenador.
Dos meses más tarde una de las dos listas sigue siendo correcta y la otra no, y la diferencia solo sale a la luz cuando alguien recibe un recordatorio de pago por un niño que dejó de jugar hace medio año. Eso cuesta credibilidad: después de un único recordatorio injusto, en la siguiente ronda te contesta todo el mundo menos las personas que de verdad tienen que pagar.
La solución no es un programa más grande. Para la mayoría de los clubes la solución es que la lista de pagos esté en el mismo sitio que la lista de socios, y que no tengas que copiarla a mano. Para eso está en Koach la pestaña Aportaciones. La abres desde tus ajustes, en el Panel del club, la misma pantalla donde están los miembros, las instalaciones y los administradores del club.
La unidad es la aportación, no la columna
En una hoja de cálculo cada pago es una columna al lado del nombre: cuota, ropa, torneo, campus. Aquí le das la vuelta. Creas una aportación y le cuelgas personas. Pulsa Añadir aportación y rellenas cuatro cosas:
- ¿Para qué es? — el nombre que verá el socio. Sé concreto: «Cuota 2026/27» se entiende, «Cuota» a secas dejará de entenderse dentro de dos temporadas.
- Importe — la cantidad estándar de esta aportación. Da igual que escribas coma o punto: las dos se leen bien.
- Fecha límite — el día en que quieres tenerlo cobrado. También aparece en la pantalla del socio, así que no tienes que comunicarla por separado.
- Enlace de pago — opcional, y más abajo verás por qué este campo importa más de lo que parece. El enlace tiene que empezar por http:// o https://; cualquier otra cosa se rechaza, precisamente porque alguien va a pulsarlo.
Una aportación por cada cosa que quieras seguir por separado. La cuota de esta temporada es una aportación. La equipación es otra. La inscripción al torneo y el dinero del campus son una cada una. También cabe aquí el importe con el que se compra un turno de voluntariado, si en tu club existe esa figura: cómo se monta ese sistema y cuánto puede costar está en hacer la tarea o pagarla.
Si hay dos tarifas distintas, eso es una segunda aportación y no una anotación al lado de un nombre. Un club con tarifa reducida para menores de doce años crea, por tanto, dos aportaciones con su propio importe y mete en cada una los equipos que le corresponden. Cómo se fijan esos importes es otra conversación, y esa la tenemos en calcular la cuota: por equipo o por jugador.
Quién entra en la lista: un equipo entero o nombres sueltos
Abre una aportación y verás dos botones: Añadir un equipo entero y Añadir a alguien. El primero es el motivo por el que haces todo esto. Se abre una lista con los equipos del club y, arriba del todo, la opción de coger a todos a la vez. Eliges, y cada persona que esté activa en esa selección aparece como una línea propia. Los jugadores que marcaste antes como no activos se quedan fuera: no tienen que pagar cuota y, por tanto, tampoco deben acabar en los recordatorios.
El botón es deliberadamente aburrido en el caso raro: quien ya está en la lista no vuelve a entrar. Si añades un equipo del que ya estaba la mitad, la app te dice cuántas líneas se han añadido, y si no había nadie nuevo te dice simplemente que todos estaban ya. Así puedes volver a pulsar el botón después de cada alta sin que nadie quede cobrado dos veces. En un club grande puede que tengas que pulsar dos veces: pasan como mucho quinientas personas de golpe.
Con Añadir a alguien metes nombres sueltos. Eliges de la lista de socios del club, con el equipo al lado, y esa es exactamente la lista que necesitas: un socio que solo tiene que pagar una de las dos aportaciones, alguien que se incorporó más tarde, el único jugador de su equipo que va al torneo. Quien no tiene cuenta propia en Koach aparece igualmente en esa lista: para estar en el listado de pagos no hace falta poder entrar en la app.
En resumen: añade un equipo cuando esté cerrado del todo. Lo que cambie después se arregla volviendo a pulsar el botón y quitando de vez en cuando una línea suelta, no creando una aportación nueva.
Tres estados, y ninguno más
Detrás de cada nombre hay un selector con tres estados: Pendiente, Pagado y Condonado. Esa es toda la contabilidad. Pones a alguien en pagado cuando ves el ingreso en la cuenta, y el contador de arriba —tantos pendientes, tantos pagados— se mueve al instante. Esos dos números son justo lo que hace falta en una reunión de junta, y están ahí sin que tengas que sumar nada.
El tercer estado es el más importante, y es el que falta en casi todas las hojas de cálculo. Siempre hay casos en los que decides que no hace falta pagar: una familia que este año no puede, un jugador que se incorporó a mitad de temporada, alguien que hizo su turno en lugar de comprarlo. Si te limitas a borrar esa línea, dentro de tres meses ya no se distingue una decisión de un descuido. Si la pones en condonado, el nombre se queda, deja de contar como pendiente, y quien te sustituya como tesorero verá que está así a propósito.
Si marcas una línea como pagada por error, la devuelves a pendiente sin más; la fecha que la app guardó al marcarla desaparece con ella. Lo que no debes hacer es borrar una línea para «dejarlo limpio». La equis que hay al lado es para el error de verdad: alguien que nunca debió estar ahí.
Koach no toca el dinero
Esta es la frase más importante del artículo, y también está escrita encima de la propia pantalla: aquí no se cobra nada. Koach no procesa pagos, no retiene dinero y no transfiere nada a vuestra cuenta. Lo que llevas aquí es un registro, exactamente igual que si lo llevaras en papel, solo que al lado de la lista de socios correcta.
El cobro lo sigue organizando el club como siempre. En el campo Enlace de pago pones el enlace que corresponda: un Bizum, una solicitud de pago de vuestro banco, la pasarela de la web del club, lo que sea habitual en vuestro país. Si el enlace está puesto, el socio ve un botón Pagar que le lleva directamente ahí. Si no lo está, solo ve cuánto debe y le contáis vosotros cómo pagarlo.
Esa separación es intencionada. Lo que sí ayuda es que el importe, la fecha y el enlace estén en un mismo sitio, para que nadie tenga que buscar el número de cuenta en un correo antiguo. Y si quieres avisar a todo el club de que la ronda de cobro empieza, para eso está un aviso del club, no quince mensajes sueltos de WhatsApp.
Lo que ve el socio, y lo que no
Quien tiene una línea pendiente ve en su propia pantalla de inicio un bloque Pendiente de pago: el total y, debajo, cada aportación con su nombre, su importe, su fecha límite y el botón Pagar si hay enlace. Un padre o una madre ve ahí también las líneas de sus hijos, con el nombre de cada uno. En cuanto está todo marcado, el bloque desaparece solo: nada de un recuadro vacío con un cero dentro.
Igual de importante es lo que no aparece. Un socio ve únicamente sus propias líneas pendientes y las de sus hijos, nunca las de un compañero de club. Tampoco puede marcarse como pagado a sí mismo; eso sigue siendo trabajo del tesorero, porque si no la contabilidad se convierte en una lista de deseos. Y el estado que le pongáis a una línea es cosa vuestra: si condonas a alguien, su línea desaparece de su lista sin ningún mensaje que diga que se le ha condonado. Esa conversación la tienes tú, no una pantalla.
No es un detalle menor. Una cuota sin pagar dice algo sobre la situación de una familia, y ese es exactamente el tipo de dato con el que un club se mete en un lío si acaba donde no debe. Qué datos de los socios deberíais guardar y durante cuánto tiempo está en qué datos de socios guardar.
Las cuentas siguen ahí cuando cambia la lista de socios
Al final de temporada toca ordenar: los equipos se rehacen y los jugadores que lo han dejado salen de la lista. En una hoja de cálculo que cuelga de los nombres, ese es el momento en el que la contabilidad del año pasado empieza a llenarse de agujeros en silencio. Aquí no. Si un jugador desaparece de la lista de socios, su línea se queda en la aportación tal cual, con el nombre que tenía y el estado que le diste. Puedes limpiar con tranquilidad sin tener que hacer antes una copia de lo que quedaba pendiente.
Hay una cosa que sí funciona al revés, y es a propósito: si borras una aportación entera, se van con ella todas sus líneas. La app te lo pregunta una vez más. Sin la aportación, una línea no significa nada: sabrías que alguien debía algo, pero no de qué. Si quieres conservar una ronda ya cerrada, deja la aportación donde está; la lista se ordena por fecha límite, así que siempre sabes dónde encontrarla, y no molesta.
Así, en un par de temporadas construyes un histórico: qué aportaciones hubo, con qué rapidez se pagaron y dónde estuvieron las condonaciones. Ese es el material con el que se discuten las tarifas del año siguiente; para eso mira también cuánto cuesta el voleibol al mes.
La pestaña Aportaciones forma parte del panel del club y entra en la suscripción Club, de 9,99 euros al mes para todo el club. Quién puede verla lo decide el propio club: un administrador puede nombrar a un tesorero que abra solo esta parte y no el resto del panel. Para un tesorero, la ventaja no es que salga más barato que un programa de contabilidad. La ventaja es que la lista de nombres con la que trabaja es la misma lista que la de la secretaría, y que no tiene que hacer nada para que siga siéndolo.
Preguntas frecuentes
¿Se avisa automáticamente a alguien cuando lo pongo en la lista?
No. No sale ningún correo ni ningún aviso cuando añades un equipo o un nombre a una aportación. La línea aparece en silencio en la pantalla de inicio del socio y no ocurre nada más. Si quieres que la gente sepa que la ronda de cobro ha empezado, envía tú un aviso del club: así también te ahorras la pregunta de dónde hay que pagar.
Tengo en la lista a un socio sin cuenta propia. ¿Ve él su línea?
No. Una persona solo ve lo que tiene pendiente si la línea está vinculada a su cuenta, a su ficha de jugador o a un hijo suyo. Una línea que solo lleva un nombre escrito existe para tu contabilidad y no aparece en ninguna pantalla. Es deliberado: un mismo nombre no significa una misma persona, y enseñar por error la deuda de otro es peor que una línea que no ve nadie.
He borrado una aportación entera sin querer. ¿Se puede recuperar?
No, y por eso la app te lo pregunta antes. Con la aportación desaparecen todos los nombres que colgaban de ella, incluidos los que ya habían pagado, y no hay papelera de la que sacarlos. Si quieres quitarte de encima una ronda ya cerrada, deja la aportación donde está: baja sola al final de la lista y no molesta.
¿Koach se queda con una parte de la cuota?
No. Por Koach no pasa ni un euro: el enlace de pago es vuestro y el dinero va directamente a la cuenta del club. No hay porcentaje, ni comisiones por transacción, ni liquidaciones que esperar. Lo que pagáis es la suscripción Club, y ahí entra el panel del club completo.
